Основные типы служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Основные типы служебных документов



Содержание

Введение

1. Понятие “документ”

2. Типы документов

Заключение

Список литературы



Введение

Актуальность данного реферата обусловлена тем, что в современном мире обычные граждане, разве что работники офисов и тому подобных, не признают важность документов в связи с незнанием их типов, а так же их разновидностей. Ведь начиная с рождения, и заканчивая смертью на различных документах фиксируются важнейшие события: рождение, окончание школы, получение среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Так же правильное оформление важных документов обеспечит юридическую безопасность. Человек проводит на работе большую часть своей жизни, а где как не на работе, человек чаще всего встречается с разнообразной документацией. Актуальность работы так же обусловлена значением роли документа в жизни любого человека.

Целью работы является “дебыдлизация” населения, объяснение понятия “документ”, его основных типов и обучение простым правилам оформления каждого его вида.

В этом реферате показаны материалы которые должны заинтересовать каждого, ведь документ с давних пор является неотъемлемой частью общества.



1. Понятие “документ”

Документ - это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы - тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают значительное место в жизни современного человека. Они регулируют нашу социальную жизнь. Документы описывают самые разнообразные ситуации в жизни человека, и для каждой из них находится свой жанр. Со многими его жанрами каждый гражданин встречается довольно часто в своей жизни. Прежде всего, это жанры обиходно-деловой документации: заявление, расписка, характеристика, объяснительная записка, автобиография, доверенность и т.п.

2. Типы документов

документ тип вид

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков - функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)

3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)

4. информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

1. Личные документы

Заявление -- внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Заявление есть выражение личной воли заявителя. В связи с этим чаще всего заявления оформляются от руки с обязательной подписью заявителя. Текст содержит конкретное указание на то, чего добивается заявитель.

Расположение частей стандартно:

1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой, с указанием социального статуса. Если адресат - название организации, то в вин. падеже : “В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ”. Если должностное лицо - в дат. падеже. Расположение - правый угол листа с отступом в треть строки.

2) Ф.И.О. заявителя - под адресатом с предлогом от или без него также с указанием социального статуса, при необходимости места жительства;

3) в середине строки, если нет предлога от, слово заявление с маленькой буквы, после него ставится точка. Если есть предлог от, то слово Заявление с большой буквы без точки;

4) текст заявления пишется с красной строки: излагается просьба и причина;

5) дата слева, подпись справа.

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения “Я” с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа в центре строки

2) текст с красной строки;

3) дата слева, подпись справа;

4) под датой и подписью предусмотреть место, чтобы заверить документ;

5) иногда указывается организация, куда предоставляют доверенность. Она - в верхнем правом углу листа.

Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности - 3 года.

Автобиография - последовательное описание человеком событий собственной жизни. Близким по стилю изложения является резюме. Оно - в целях саморекламы, чтобы заинтересовать работодателя.

Резюме - это вид ледовой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на ту или иную должность. Международный стандарт предписывает набрать текст на компьютере. Типовое резюме включает следующие показатели:

1) Персональные данные соискателя (Ф.И.О., дата, место рождения, семейное положение, гражданство).

2) Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контакта.

3) Наименование вакансии, на которую претендует автор резюме.

4) Перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организаций. Времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (в случае учебы наименования учебной специальности).

5) Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, проф. переподготовка).

6) Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки, в т.ч. владение компьютером, вождение автомобиля, знание иностр. Языков, загранпоездки и др.)

7) Интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой проф. Деятельности соискателя.

8) Рекомендации (сведения о рекомендациях).

9) Дата, подпись.

Характеристика - официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Содержание характеристики можно разбить на две части -- заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа -- «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника. Во второй - собственно текст.

Текст характеристики состоит из четырех частей:

1) Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).

2) Сведения о деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений).

3) Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскании); отношения в коллективе.

4) Выводы: указание, куда подается характеристика.

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

Характеристики можно условно разделить по критерию - цели предоставления:

· характеристика с места работы

· производственная характеристика работника (сотрудника)

· характеристика ученика

· характеристика студента

· характеристика в суд

· характеристика в ГИБДД

· характеристика в Военкомат

· характеристика с места жительства

· характеристика с места практики

· характеристика с места учебы

В производственной арактеристике должны быть отражены следующие моменты:

· полное (официальное) название организации, в которой работал сотрудник;

· полное название должности(ей), которую он занимал в определенный период работы;

· краткое описание работы;

· оценка трудовой деятельности работника, перечень его успехов и достижений;

· оценка трудовой дисциплины;

· перечень поощрений/наказаний, примененных к работнику в период работы;

· оценка поведенческих качеств работника (по отношению к руководству, к коллегам, к подчиненным и т.п.)

Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

3. Административно-организационные документы

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального - предприятиями, организациями, производственными коллективами и т.п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов: (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии), либо порядок их действий в определённых случаях: (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу: (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio - устройство, наставление):

1)Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации).

2) Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом).

4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов комиссии);

11) гриф утверждения, согласования.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1) наименование организации или ведомства (если есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;

3) наименование структурного подразделения(если есть);

4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания, номер (в течение календарного года);

6) место составления (город);

7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8) текст вводной и основной части;

9) подписи;

10) гриф утверждения, согласования (если нужно).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Бывают информационные и отчетные (по результатам командировки и т.д.).

Текст докладной записки делится на две части: 1) изложение фактов, послуживших причиной её составления; 2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование структурного подразделения(если есть);

2) наименование вида документа - докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа - докладная записка;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись.

Справка - это документы, которые составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Для составления хорошего доклад, необходимо определение цели документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада являются: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

· передавать только краткую, срочную информацию;

· проверять правильность записи обратной связью;

· текст - не более 50 слов;

· не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

· записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

· указание (код) отправителя;

· дата и время передачи;

· длительность передачи;

· номер телефакса, с которого передана информация;

· количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.



Заключение

Значение документа трудно переоценить. Из предложенного материала можно выделить важность как знания, так и оформления, заполнения документов. Знания о множестве видов, входящих в четыре основных типа документов должны быть закреплены основательно, не зазубривая наизусть, но прочно. Как и говорилось ранее, документ является неотъемлемой частью общества.



Список литературы

1. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд.- М.: Флинта: Наука, 2000

4. Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В.,Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию

5. http://libsib.ru

6. http://lektsiopedia.org

Размещено на Allbest.ru

...