Внутренний контроль на предприятии

Для успешной работы организации необходим эффективный механизм управления, элементом управления является постоянно действующая система внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации 8.

Система внутреннего контроля состоит из элементов:

- система бухгалтерского учета;

- контрольная среда;

- средства контроля.

Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств, который в свою очередь позволяет формировать достоверную финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Важным элементом контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию документооборота на предприятии и контроль за исполнением требований графика документооборота, осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика документооборота на предприятии это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Для понимания значения графиков в системе контроля необходимо различать статические и динамические графики документооборота.

Статические графики представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно - практически только составом документов, специфических для каждого предприятия.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами. В отличии статического графика здесь имеет место ответственные лица, их роль и ответственность за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.

Контрольная среда - это предмет оценки действий системы контроля экономической системы в целом, через оценку действий руководства по поддержанию внутреннего контроля на предприятия.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности: -

основные принципы и методы управления; -

организационную структуру; -

кадровую политику; -

функциональные обязанности всех участников системы контроля; -

распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий; -

внутреннюю отчетность для целей финансового учета и управления.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;

компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;

все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;

внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

Из перечисленных выше задач руководства предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета: бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние - с системой бухгалтерского управленческого учета.

Именно поэтому в дальнейшем мы будем различать две системы:

систему внутреннего финансового контроля;

систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля - это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля - это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система внутреннего контроля - это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации - циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.

Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны:

элементы метода бухгалтерского финансового учета (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

элементы метода бухгалтерского управленческого учета (выделение центров ответственности, нормирование издержек).

2. Особенности построения системы внутреннего контроля в ООО "Уральское управление строительной экспертизы"

2.1 Построение системы внутреннего контроля в ООО "Уральское управление строительной экспертизы"

В целях соблюдения требований к организации в части осуществления внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности экономический субъект должен выстроить СВК с достаточным уровнем формализации.

В целях формализации системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности организации следует:

? описать существенные бизнес-процессы, влияющие на подготовку финансовой отчетности;

? внедрить, разграничить ответственность за выполнение контрольных процедур и обеспечить их эффективное выполнение;

? проводить периодическую актуализацию элементов СВК;

? осуществлять постоянный мониторинг и регулярную оценку эффективности контрольных процедур.

В организации должны быть разработаны основные нормативные документы, регламентирующие порядок и принципы функционирования системы внутреннего контроля.

Нормативные документы в области внутреннего контроля организации должны определять:

? цели и принципы построения системы внутреннего контроля;

? распределение функций субъектов внутреннего контроля;

? основные шаги и процедуры процесса внутреннего контроля, ответственных и сроки их выполнения (функционирования, совершенствования и диагностики):

* выполнение контролей;

* обновление описания бизнес-процессов системы внутреннего контроля;

* планирование и проведение актуализации документации, содержащей описание системы внутреннего контроля;

* планирование и проведение диагностики (оценки эффективности) системы внутреннего контроля;

* подготовка и предоставление отчетности о состоянии системы внутреннего контроля.

Нормативные документы организации, к которым относятся регламенты взаимодействия подразделений и работников, положения о подразделениях, инструкции и прочие нормативные документы, должны разрабатываться в соответствии с высокоуровневыми нормативными документами (политиками, кодексами и другими документами, которые формируют контрольную среду организации). Нормативные документы, доводятся до сведения работников и последовательно применяются в рамках организации.

Нормативные документы детализируются таким образом, чтобы отражать компоненты системы внутреннего контроля, включая отдельные контрольные процедуры.

Нормативные документы разрабатываются с учетом требований, предъявляемых к организации и функционированию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, пересматриваются и обновляются на регулярной основе с целью отражения изменений в деятельности организации в целом и ее подразделений.

Ключевым элементом для построения СВКФО является эффективное взаимодействие между подразделениями организации. Баранчеев В.П., Гришин В.Н., Гунин В.Н. и др. Рабочая тетрадь к учебнику "Управление организацией": Раздел 4. Инновационный Задания.

Исполнителями контрольных процедур в рамках СВКФО могут являться не только работники бухгалтерии, но и других структурных подразделений (например, коммерческого, капитального строительства, ИТ, материально-технического обеспечения), поскольку отдельные контроли, выполняемые в операционных бизнес-процессах могут, в том числе, прямо или косвенно покрывать риски финансовой отчетности.

В частности, для покрытия отдельных рисков финансовой отчетности может потребоваться информация от структурных подразделений для правильного отражения операций, основанных на суждении руководства (например, начисление резерва под обесценение активов, оценка сроков полезного использования основных средств, оценочных сроков погашения задолженности, деление по сегментам бизнеса), или ожидаемые (будущие) события, способные оказать влияние на финансовые результаты или раскрытия в отчетности текущего периода (например, события после отчетной даты, планируемые существенные операции по продаже части бизнеса, выплате дивидендов или заключению новых существенных договоров).

В организации должны быть определены и формализованы порядок и процедуры осуществления всех форм мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, включая:

? цели, границы проведения мониторинга;

? виды мониторинга;

? порядок планирования и порядок осуществления всех видов мониторинга (техники и инструменты);

? способы и методы документирования результатов;

? порядок предоставления отчетности о текущем состоянии системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности заинтересованным пользователям.

Мониторинг системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности предусматривает:

? осуществление постоянного мониторинга за выполнением контрольных процедур руководством организации и руководителями подразделений;

? проведение самооценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности структурными подразделениями;

? проведение на регулярной основе мониторинга и выборочного тестирования наиболее рискованных операций;

? проведение независимой оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности и отдельных ее компонент внутренним аудитом организации;

? своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности до заинтересованных лиц.

Критериями достоверности финансовой отчетности являются:

? существование - транзакции и события, отраженные в финансовой отчетности, фактически произошли и имеют отношение к организации;

? полнота - все транзакции и события, все активы и обязательства, которые должны быть отражены в финансовой отчетности, отражены в ней; все расшифровки строк финансовой отчетности, которые должны быть включены в состав финансовой отчетности, включены в нее;

? оценка - элементы финансовой отчетности отражены в правильном стоимостном и количественном выражении;

? права и обязательства - организация имеет права на отраженные в финансовой отчетности активы и несет обязательства по отраженным в отчетности долгам;

? представление и раскрытие - порядок отражения информации в финансовой отчетности соответствует применяемым стандартам бухгалтерского учета (в том числе, операции отражены на правильных счетах и корректно классифицированы, все необходимые раскрытия сделаны).

2.2 Построение системы контроля над бизнес-процессами на предприятии

3.1 Актуализация описания системы внутреннего контроля и оценка его эффективности

В организации должен быть разработан порядок определения и изменения границ системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, а также порядок актуализации ее описания.

Границы системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности первоначально определяются в организации на финансовый год. Необходимость изменения границ должна анализироваться не реже одного раза в год. В случае изменения границ соответствующая документация должна быть обновлена и доработана (описания новых существенных бизнес-процессов, перечень рисков и контрольных процедур и т.д.).

Вне зависимости от изменения границ системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности в организации следует, как минимум, ежегодно проводить актуализацию описания системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности или подтверждать отсутствие изменений. Лукичева, Л.И. Управление персоналом: Учебное пособие / Л.И. Лукичева; Под ред. Ю.П. Анискин. - М.: Омега-Л, 2013. - 263 c.

Актуализация описания контролей корпоративного уровня, СВК по бизнес-процессам, общих ИТ контролей выполняется на основании информации от владельцев бизнес-процессов и исполнителей контрольных процедур, а также на основании нормативных документов (проектов/рабочих версий нормативных документов).

Ответственными за актуализацию описания системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности являются все работники и руководство организации, деятельность которых связана с рисками финансовой отчетности. Руководству организации следует определить порядок проведения актуализации описания СВК, порядок взаимодействия работников в процессе актуализации, порядок предоставления информации, порядок документирования изменений и доведения до сведения работников обновленных версий документации.

Организациям следует осуществлять мониторинг системы внутреннего контроля, в том числе системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.

Целью мониторинга является определение состояния системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности:

? оценить, насколько СВКФО обеспечивает выполнение поставленных перед ней целей и задач;

? определить уровень существенности недостатков СВКФО.

Мониторинг системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности предусматривает: (5)

? осуществление руководством подразделений постоянного мониторинга выполнения контрольных процедур в подотчетных им подразделениях;

? проведение самооценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности в подразделениях;

? проведение на регулярной основе мониторинга и выборочного тестирования наиболее рискованных операций работниками и руководством организации;

? осуществление периодических проверок выполнения контрольных процедур и проверок соответствия операций требованиям законодательства и положениям нормативных документов организации силами независимого подразделения (например, внутреннего аудита);

? своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности высшего руководства и Совета директоров в рамках вертикали управления.

Организациям следует определить процессы и процедуры осуществления всех форм мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, включая порядок проведения оценки, оформления результатов и представления их органам управления.

В процедуры мониторинга целесообразно включить такую информацию как цели, границы и техники проведения оценки, а также методы документирования результатов и регулярность предоставления отчетности о системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности заинтересованным пользователям.

Высшее руководство несет ответственность перед Советом директоров за осуществление мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности и предоставление Совету директоров заключения в отношении осуществления контрольных процедур надлежащим образом.

Совет директоров, в свою очередь, несет ответственность за регулярное рассмотрение результатов мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности Полякова, О.Н. Управление персоналом: Учебник / И.Б. Дуракова, Л.П. Волкова, Е.Н. Кобцева, О.Н. Полякова. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 570 c.

В рамках оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности организациям следует оценивать как операционную эффективность, так и эффективность дизайна контрольных процедур. Например, руководителю структурных подразделений и их работники могут проводить оценку контрольных процедур по следующим критериям:

? позволяет ли контроль предотвратить / обнаружить негативные последствия от возможной реализации рисков, на которые направлен данный контроль;

? выполняется ли данный контроль в соответствие с описанием и в течение всего оцениваемого периода;

? имеются ли документальные свидетельства выполнения контроля;

? формализована ли данная процедура (если да, то каким образом: нормативные документы, должностные инструкции, устное распоряжение, не формализована).

В организации должен быть разработан механизм оценки и формирования вывода об эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.

Организациям следует разрабатывать внутренние нормативные документы, регламентирующие порядок проведения оценки и устанавливающие критерии эффективности контрольных процедур, а также порядок документирования результатов оценки.

В рамках своей деятельности структурному подразделение по внутреннему аудиту может проводить, в том числе, оценку эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности на предмет ее соответствия поставленным целям, задачам и заданным критериям. Оценка эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности проводится путем выполнения аудиторских проверок в рамках утвержденного плана деятельности структурного подразделения по внутреннему аудиту, а также посредством проведения дополнительных проверок по инициативе Совета Директоров, Комитета по аудиту и высшего руководства организации.

Результаты оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности должны быть задокументированы надлежащим образом и могут быть использованы при подготовке годового отчета. Высшее руководство может включать в годовой отчет дополнительную информацию, касающуюся системы внутреннего контроля в организации, если сочтет ее значимой для целей раскрытия заинтересованным лицам. Тебекин, А.В. Управление персоналом: Учебник / А.В. Тебекин. - М.: КноРус, 2013. - 624 c

Публичное раскрытие информации о состоянии системы внутреннего контроля организации и о системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности является хорошей практикой ведения бизнеса и может способствовать повышению инвестиционной привлекательности организации.

По итогам проведенной оценки (на основании выявленных недостатков) руководители структурных подразделений должны разрабатывать план мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности для тех областей, за которые они являются ответственными.

Например, формирование плана корректирующих мероприятий может осуществляться следующим образом:

? для каждого недостатка контрольной процедуры (выявленных по результатам оценки эффективности дизайна и операционной эффективности) разрабатываются мероприятия по их устранению.

? мероприятия могут разрабатываться для одного либо группы контролей и быть направлены как на совершенствования дизайна/операционной эффективности контроля, так и общей его эффективности бизнес-процесса.

? мероприятия агрегируются (если возможно) по структурному подразделению и ранжируются по приоритетности внедрения. Ранжирование осуществляется на основе критичности недостатков.

? определяются работники, ответственные за внедрение осуществление мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.

? определяются ресурсы, необходимые для внедрения осуществления мероприятий.

? определяются сроки внедрения реализации мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.

В организации следует выстроить процесс мониторинга выполнения мероприятий и устранение недостатков, выявленных по итогам оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.

Отслеживание статуса выполнения мероприятий может проводиться, например, посредством опроса ответственных работников подразделения и/или получения отчетов о внедрении мероприятий и на основании плана мероприятий, разработанного по итогам оценки, а также путем выборочной проверки устранения недостатков (на основании проверки документов или путем наблюдения за выполнением операций или пр.)

3.2 Отчетность в области системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности