Особливості кадрового діловодства у вищих навчальних закладах України

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

У період зміни курсу розвитку держави, коли відбуваються кардинальні зміни у всіх сферах людської діяльності: політичній, економічній соціальній та інший, і навіть якщо зміни не проводяться у вигляді прямих реформ, то принаймні причинно-слідчі дії проходять у вигляді впровадження певних інноваційних технологій. Процес документно-інформаційного забезпечення управління не стоїть осторонь інноваційних впроваджень, що мають на меті не лише оптимізацію роботи організації в цілому, а й вплинути на її економічну стабільність, питанням яке дуже гостро постає в організаціях, що належать до невиробничої сфери - лікарні, навчальні заклади, облікові бюро та ін. державні установи.

Процес управління включає основні типові документаційні операції, що взаємодіють між суб'єктами та об'єктами: збір та опрацювання документаційної інформації; підготовка рішень та розпоряджень; прийняття рішень та їх документаційне забезпечення; доведення рішень до виконавців; виконання рішень; контроль за виконанням; збір інформації про виконавця; передача інформації по вертикалі та горизонталі; збереження та пошук інформації. Кожна з цих операцій може бути реалізована документаційно як традиційними методами, так і за допомогою комп'ютерних систем та технологій. Здійснення документування роботи відділу кадрів у вищих навчальних закладах (ВНЗ) є безпосереднім віддзеркаленням і фіксацією взаємодії трудових стосунків працівників як в середині організації, так і поза її межами, оскільки кожне ВНЗ є як самостійною структурною одиницею на ринку сучасної освіти, так і невід'ємною складовою організації вищої школи держави в цілому. кадровий документування трудовий навчальний

Певні відомості про документаційне забезпечення кадрової служби можна знайти в працях В.А. Блощинської, А.Н. Діденка, Н.Г. Горгоюк та ін. Так, А.В. Корж розглядає документознавство з точки зору право-ділової сфери, вносить огляд основних груп документів та їх похідних, що створюються та функціонують в судах, органах внутрішніх справ та інших органах влади. Ю.І. Палеха висвітлює питання безпосереднього створення і оформлення документів, етапи організації діловодного процесу, наводить розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, пояснює основні принципи систематизації документації, особливості керування документацією.

Незважаючи на те, що кадрове діловодство розглядається багатьма дослідниками та вченими з різних аспектів, проте ще багато лишається проміжних частин з питаннями без відповідей, коли доводиться здійснювати вирішення поширених і повторювальних питань без наукового обґрунтування, що може призвести щонайменше до нестабільної роботи організації чи установи, або як найгірший варіант - до ліквідації організації. Чітко організоване кадрове діловодство у ВНЗ повинно бути взірцем для роботи кадрових служб іншого типу організацій, оскільки кожен майбутній фахівець, виконавець роботи будь-якого рівня складності починає своє кваліфікаційне формування з здійснення освітнього процесу у ВНЗ.

Складність роботи ВК у ВНЗ полягає в тому, що працівники служби поєднують законодавчі та організаційні аспекти одночасно з двох сфер: трудової та освітньої. Основними функціями класичної кадрової служби є такі як: оформлення прийому, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, облік особового складу зберігання і заповнення трудових книжок, ведення документації по діловодству, контроль за виконання керівниками підрозділів наказів і розпоряджень по роботі з особовим складом, вивчення руху кадрів, аналіз текучості кадрів. Значущість ролі кадрового діловодства в ВНЗ незаперечна, оскільки кожна з наведених складових виконується у двох напрямках - викладач (працівник-інструмент) і студент (працівник-об'єкт).

У різних ВНЗ України, в залежності від специфіки його функціонування (галузь) та кількості структурних підрозділів (кафедр, факультетів) кадрове діловодство реалізує повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення, та як результат роботи закладу - проведеної освітньої діяльності - продукує нові. Відділи кадрів у ВНЗ повинні постійно знаходити можливість для реалізації поєднання освіти з наукою та виробництвом з метою підготовки конкурентоспроможного людського капіталу для високотехнологічного та інноваційного розвитку країни, самореалізації особистості, забезпечення потреб суспільства, ринку праці та держави у кваліфікованих фахівцях.

На сучасному етапі від правильної організації документно-інформаційного забезпечення управління та максимально автоматизованого діловодства залежить ефективність управління в цілому, а впровадження в освітній процес новітніх технологій, проведення реформ в освіті в цілому вимагає від ВНЗ України незалежно від рівня їхньої акредитації ефективного управління документопотоками, що безпосередньо проявляється в роботі відділу кадрів.

З появою нових критеріїв до організаційної структури ВНЗ питання про впровадження інформаційних систем кадрового діловодства стає все більш актуальним. До питань, які потребують особливої уваги при моделюванні, можна віднести наступне:

- при збільшенні кількості студентства здійснюється прямо пропорційне збільшення співробітників і навпаки (масштабування організації);

- структурні підрозділи (відділи), не маючи достатньої інформації про діяльність один одного або інформації загального призначення, не можуть ефективно працювати через незлагодженість, як наслідок знижується якість послуги надання освіти, контроль над виконанням службових обов'язків (як викладача так і студента) ускладнюється (контроль за виконанням);

- документна фіксація співпраці орієнтованої на зовнішнє середовище (підприємства, виробництво);

- оптимізація організації навчального процесу; - контроль за якістю отриманих/наданих знань;

- цілісна підтримка життєдіяльності ВНЗ (господарча частина, матеріальна база, інші структурні підрозділи);

- новостворена модель повинна полегшити, удосконалити роботу працівника, стати єдиним джерелом достовірної інформації про кадровий склад, а не призвести до дублювання паперових операцій за допомогою різнонаправлених програмних продуктів.

Отже, всі напрями діяльності, що мають безпосереднє відношення до управління персоналом, відрізняються від інших сфер і мають свої особливості, лише достатнє документаційне забезпечення та врахування особливостей організації кадрового діловодства у ВНЗ України сприяє ефективній повноправовій роботі підприємства.

Размещено на Allbest.ru