Функціонування системи керування документаційними процесами в установах: організаційний аспект

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ В УСТАНОВАХ: ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ АСПЕКТ

М.С. Литвиненко

м. Маріуполь

Стратегічна мета вітчизняних організацій, установ та підприємств - модернізація технологічних процесів, впровадження новітніх прогресивних технологій керування та випуску високоякісної продукції заради конкурентоспроможними в жорстких умовах відкритого ринку [1]. Сьогодні однією з головних умов реалізації цієї мети є документування діяльності за вимогами системи керування документаційними процесами. Отже, для розвитку установи необхідно ввести процес безперервного поліпшення керування документаційними процесами управлінської діяльності як постійну складову культури діловодства установи.

Зазвичай в процесі покращанні системи керування документаційними процесами комплекс робіт зводиться до вивчення документованих положень і вимог стандарту. Краще почати з переваг, які обіцяє система управління, а потім посилатись на нормативні документи. Для цього недостатньо відпрацьовувати наявні стандарти і оптимізувати існуючі процеси; мова йде про те, щоб реалізувати глибокі зміни.

Особливістю покращання управління в досліджуваному контексті є: а) наявність розроблених термінів і визначень, методичних рекомендацій щодо використання; б) наявність моделей, вимог (таким чином, реінжиніринг бізнес-процесів проводиться не з позицій абсолютно «чистого листа»); в) ефективність системи управління часто оцінюється затратами, пов'язаними з її якістю.

Удосконалення системи управління установою має проводитись на підставі єдиних принципів і з використанням проектного багатопрофільного підходу [2, с.49].

Зміна принципів: 1) орієнтація на замовника; 2) лідерство; 3) залучення працівників; 4) процесний підхід; 5) системний підхід до управління організацією; 6) постійне покращання; 7) прийняття рішень на основі фактів; 8) взаємовигідні відносини з партнерами.

Вищезазначене дозволяє націлити організацію на оптимальне забезпечення задоволеності всіх зацікавлених сторін (споживача, власника, персоналу, постачальника, суспільства). Вся діяльність організації повинна бути сфокусована на отримання прибутку. Скорочення обов'язкових процедур у версії ISO 9001 за умов одночасної зміни (введення нових) принципів управління якістю, а, головним чином, вимога щодо документування додаткових даних призвело до того, що ревізії необхідно піддати всі діючі процедури. Для цього необхідно скористатися матрицею зв'язків вимог старих і нових редакцій стандартів ISO серії 9000. Оскільки змінені принципи, то матриця зв'язків неоднозначно інтерпретує відмінності у вимогах [3]. Структура та ієрархія документації системи управління якістю за вимогами міжнародного стандарту складається таким чином: настанови, процедури, записи.

На основі аналізу документів щодо їх використання в конкретній організації (підрозділах) необхідно визначити перелік обов'язкових і необхідних для ефективної діяльності документованих процедур, необхідних організації для підтвердження відповідності. Тут враховується фундаментальний принцип: «інформація згадується тільки один раз, а в інших місцях - тільки посилання».

Необхідно вже з нових позицій поглянути на: ефективність навчання персоналу (вищого керівництва, менеджерів, фахівців, внутрішніх аудиторів тощо); проблему єдності термінології; проведення аналізу невідповідностей вимогам документації системи управління; розробку пакета «Настанов» (з якості, з екології і нарешті з керування документацією) та їх повний перегляд для підтвердження кожного нормативного документа і кожної його нової редакції.

Організація функціонування системи керування документаційними процесами та її покращення розглядається на основі процесно-орієнтованої моделі - взаємодії застосовуваних в установі робочих процесів.

Процеси керування включають керування: інноваціями, фінансами, персоналом, охороною праці, екологічною безпекою.

Процеси забезпечення включають обслуговування: обладнання, інфраструктури, метрологічне забезпечення, інформаційне забезпечення.

Процеси керування і забезпечення визначають відповідальних працівників установи. Ці працівники з уведенням в дію системи керування документаційними процесами несуть персональну відповідальність за якісне виконання всіх видів робіт у межах підрозділу та звітують на нарадах «День якості» і «Година якості».

Представник з питань забезпечення якості в підрозділі призначається відповідно до розпорядження уповноваженого з питань забезпечення якості [4]. Разом з уповноваженим із забезпечення якості представник здійснює практичну реалізацію політики в галузі якості у своєму підрозділі.

Уповноважений з питань забезпечення якості несе відповідальність за діяльність організації щодо забезпечення ефективного функціонування системи в межах процесного розгортання характеристик управлінської діяльності (див. рис. 1). Уповноважений із забезпечення якості здійснює методичне керування, координацію та контроль щодо створення, впровадження та ведення системи керування документаційними процесами відповідно до функціональних зв'язків.

Повинні бути встановлені показники для виміру якості процесів, оцінки їх результативності та керування цими процесами. Усі процеси повинні бути забезпечені необхідними ресурсами. Система автоматизованого опрацювання даних повинна інформувати власників процесів та відповідальних осіб у процесах виробництва продукції. Система необхідна також для моніторингу процесів виробництва та прийняття управлінських рішень.

Виконання процесів систематично перевіряється та вимірюється на різних рівнях функціональної та інтегральної ієрархії установи. Дані вимірів аналізуються для розробки коригувальних і попереджуючих дій, спрямованих на досягнення запланованих результатів і на покращення процесів.

Рис. 1. Процесне розгортання характеристик управлінської діяльності [5].

У кожному структурному підрозділі установи розробляються заходи щодо поліпшення діяльності підрозділу як на поточний рік, так і на 5 років. На їхній основі розробляються загальні для установи заходи.

Стратегічні плани організації з поліпшення керування документаційними процесами установи розробляються на основі процесноорієнтованого керування. Відповідно до цього підходу, для кожного підрозділу установи мають бути доведені настанови у формі наказу директора установи.

Отже, проблема організації функціонування системи керування документаційними процесами є комплексною: науковою, технічною, економічною та соціальною. У її розв'язанні повинні брати участь висококваліфіковані фахівці, які вільно володіють сучасними методами документування управлінської інформації, незалежно від того, у якому секторі вони працюють: державному чи приватному, на великих установих чи в малому та середньому бізнесі, оскільки загальні принципи документування та забезпечення якості не залежать від розміру установи.

стратегічний документаційний управління установа

ЛІТЕРАТУРА

1. Загорецька О.М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми / О.М. Загорецька, Л.В. Кузнєцова, С.Г. Кулешов // Архіви України. - 2001. - № 1-2. - С. 11-20.

2. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С.Г. Кулешов - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

3. Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів (ISO 9000:2005, IDT): ДСТУ ISO 9000:2007. - Вид. офіц. - К. : Держспоживстандарт України, 2008. - 29 с.

4. Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность): слов.-справ. / Авт.-сост. В.А. Ильганаева. - Х.: КП «Городская типография», 2009. - 391 с.

5. Information and documentation. Management systems for records. Requirements: ISO 30301:2011. - Published 09.11.2011. - Sydney, 2011. - 32 p.

Размещено на Allbest.ru