Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: «Организация как открытая система»

Введение

Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Живой системой можно назвать растение, животное, человека, т.е. любой объект белковой формы существования. Понятно, что организация не является таким объектом, следовательно, она не живая система. Но любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент существует для того, чтобы придавать организации свойства живущей системы, развивать ее. Формирование эффективных систем менеджмента возможно лишь на основе применения эффективных форм его организации, узаконивающих методы управления.

На рубеже 1970-х годов переломной для всей управленческой мысли явилась четко сформулированная идея о том, что организация - это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде, и главные причины того. Что происходит внутри организации, следует искать вне ее. 70-80-е годы прошли в интенсивных поисках взаимосвязей между типами среды и различными формами управления. [23]

Цель - рассмотрение особенностей организации как открытой системы, а также выявление преимуществ и ограничений организации как открытой системы.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Организация как открытая система» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов, связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость. Руководителям необходимо понять взаимозависимость между отдельными частями организации и между организацией и средой, окружающей ее, изучить сущность целостности и системности, т.е. организацию некоторого устойчивого объекта, целостность которого есть система.

Организация взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.

Цель - рассмотрение особенностей организации как открытой системы, а также выявление преимуществ и ограничений организации как открытой системы.

Задачи:

1. Определить понятие «системы» и «открытой системы» организации;

2. Выявить особенности модели организации как открытой системы;

3. Определить преимущества и ограничения организации как открытой системы.

Структура курсовой работы:

Данная курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованных источников. В первой главе рассматриваются такие понятия, как организация, системы и их признаки. Дается полная характеристика организации как открытой системы. Уделяется внимание ее преимуществам и ограничениям. Во второй главе представлена организация конкретного открытого типа, такая как ООО «Айгуль». Раскрывается ее сущность как открытой организации.

Глава 1. Понятие и сущность организации. Организация как открытая система

1.1 Понятие «Организации»

Организация это:

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3. объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур, и правил (социальная организация).

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация или процесс организации не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения. [24]

Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах. Можно представить себе множество разновидностей организации, начиная с организации, охватывающей деятельность отдельной личности, и кончая организацией сильно формализованного типа, например, Правительство России, а также большое разнообразие социальных организаций, которые находятся между этими двумя крайними случаями.

Однако все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации - это

1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща);

3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

В данной курсовой работе, в первую очередь, будет рассматриваться более формализованная, крупная организации, которую можно определить так: «Организация - это система средств и методов, с помощью которых большое число занятых сложными задачами людей, настолько большое, что исключается возможность личных контактов каждого лица с каждым, связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного, систематического установления и последующего достижения взаимно согласованных целей».

Это определение подчеркивает постоянную взаимосвязь между людьми, совместно работающими для достижения определенных целей. Но социальную организацию можно определить и так: «Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении».

Очевидно сходство между определением социальной, т.е. человеческой, организации и открытой системы с нечетко выраженной структурой потому, что открытой называют систему, постоянно осуществляющую обмен веществом, энергией и информацией со средой.

Поведение организации, в противоположность поведению личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способна достичь их.

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей -- выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д. [25]

1.2 Понятие систем, признаки

Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой. [17] Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и так далее, в зависимости от оснований классификации систем.

Существование и функционирование систем обусловлено рядом закономерностей: целостностью, интегративностью, коммуникативностью, иерархичностью, осуществляемостью и другими.

Основные признаки системы: наличие множества элементов, единая цель для всех элементов, наличие связей между ними, целостность, определенная структура и иерархичность, относительная самостоятельность элементов.

Свойства систем:

- Стремление к сохранению своей структуры (далее будет рассмотрен объективный закон организации -- закон самосохранения);

- Потребность в управлении (у человека, животного, общества, стада животных и большого социума существуют определенные потребности);

- Сложная зависимость системы от свойств, входящих в нее элементов и подсистем (свойства системы могут не совпадать со свойствами ее элементов). Например, эффективные системы создают синергетический эффект.

В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Подсистема -- это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится.

Рассмотрим основные разновидности систем. Главным является деление систем на технические, биологические и социальные.

Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются: работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения в технической системе зависит от профессионализма специалиста, его принимающего.

Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста -- правильно выбрать это лучшее решение.

Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Такие системы характеризуются еще большим разнообразием, чем биологические. Так как сознание человека быстро и по-разному реагирует на различные ситуации, набор решений расширяется, а неопределенность усиливается. [18]

Все три системы взаимодействуют друг с другом. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая -- техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной -- субъект и объект управления.

Существуют и другие классификации систем:

- открытые и закрытые,

- искусственные и естественные,

- детерминированные и стохастические,

- жесткие и мягкие.

Системы можно разделить на закрытые и открытые. Закрытые системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Для большинства организаций такое существование невозможно. Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.

Искусственные системы создаются человеком для выполнения определенных программ или целей. Например, конструкторское бюро, клуб любителей пива, компьютер, спутниковый комплекс.

Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.

Детерминированные (предсказуемые) системы работают по заранее заданным правилам, с заранее известным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство стандартизированной продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются тем, что и входные воздействия внешней и (или) внутренней среды и выходные результаты практически нельзя спрогнозировать. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в лотерею.

Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.

Жесткие системы -- как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы. [19]

Системы также бывают простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация обладает всеми признаками системы.

1.3 Организация как открытая система

Преимущества и ограничения

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построении лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды. Без границы не существует системы, и граница определяет то, где начинается или заканчивается система и подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. [20] Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции. Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Организации свойственен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже, несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается, тем не менее, способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа - руководители высшего уровня, обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. В ходящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений. [21]

Открытые системы добиваются примирения двух часто конфликтующих курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в свою очередь предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредотачивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они долго смогут существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1. Общими чертами организаций является наличие хотя бы одного человека, одной цели, направленной на удовлетворение потребностей или интересов человека или общества.

2. Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей.

3. С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию.

4. Организация должна отражать внутреннюю и внешнюю среду.

5. Выяснена необходимость рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой- либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

Глава 2. Анализ типографии: ООО «Мир полиграфии»

2.1 ООО «Мир полиграфии» как открытая система

типография управленческий трудовой руководящий

ООО «Мир Полиграфии» является типографией по производству широкопрофильной полиграфической продукции. Начиная от визиток и заканчивая огромными тиражами. Как и в любом открытом обществе, в ООО «Мир Полиграфии» имеется социальная потребность, объект потребности и субъект потребности. Социальные потребности - материальные. Объект потребности -журналы, газеты, плакаты. Субъект потребности - заказчики, конечные потребители (покупатели).

Характеристика организации:

* Коммерческая

* Внебюджетная

* Хозяйственная

* Формальная

* Головная

* Маленькая

* Постоянная

Статика и динамика [22] - в статике организация может находиться достаточно долго, и для типографии она может представлять собой предоставление услуг фотопечати, печать газет, журналов, плакатов. Динамикой для типографии может служить покупка новых компьютеров, станков для печати, переход на новую технологию, например, новая компьютерная программа создания верстки журнала.

Организация также имеет вход, что происходит внутри организации и выход. На входе организации будут: станки для печати, рабочие, бумага.

Внутри организации: работа над заказами по печати журналов и всевозможных газет. На выходе - готовая продукция: фотографии, журналы, газеты, плакаты.

Организационные отношения - взаимодействия и противодействия внутри организации и с внешней средой. Внутри компании организационные отношения носят характер заранее спланированного взаимодействия, начальство или рекламные агенты получают из внешней среды новые заказы, после чего принятые заказы разделяются по отделам, где они по готовности отправляются в цех для печати.

Система - Подсистема - Элемент

Система - вся организация. Подсистема - бухгалтерия, хозяйственный отдел, отдел рекламы. Элемент - работник.

Подсистема и элемент, их функциональная связь - бухгалтерия, которая рассчитывает заработную плату работнику, а тот, в свою очередь, предоставляет в бухгалтерию свои данные (ИНН, паспортные данные, другие документы).

Система двух подсистем, их функциональная связь - рекламный отдел и отдел по разработке заказа: после того, как рекламный отдел получил заказ, он направляется рекламным отделом в отдел по разработке, где он непосредственно реализуется.

Связь элемента организации с подсистемой из внешней среды - транспортный отдел внешней среды взаимодействует с отделом по закупке товаров для получения нового сырья.

Связь элемента организации с системой из внешней среды - менеджер по продажам взаимодействует с внешними организациями, предлагая свои услуги.

Проблемы организации: по информации - технология смешивания красок, обслуживания станков. По ресурсам - нехватка станков и оборудования. По кадрам - квалифицированные работники. Экономическая - поиск новых заказчиков.

Проблема развития - не хватает денег на аренду нового цеха.

Проблема сохранения - увеличение платы за заказ из-за увеличения стоимости сырья.

Особенности организации - наличие объекта управления, наличие единого центра управления.

2.2 Модель организации

Модель «организация - машина». Данная модель хорошо подходит под определение этой организации. Типографию, со стороны, можно рассматривать как механизм, построенный на многоуровневой административной иерархии (генеральный директор - финансовый директор - бухгалтерия - отдел заказов - производственный цех) с формализованными связями, работающий для достижения одной цели - получение прибыли.

Достоинства:

- хороший темп работы за счет ярко выраженной иерархической структуры.

- централизованное управления.

- четкое разделение труда и обязанностей между работниками.

Недостатки:

- невозможность проявления инициативы на местах для развития компании.

Социотехническая модель - не подходит для данной организации, так как даже если технология производства для компании поменяется, то внутренние взаимодействия и взаимоотношения отделов и отдельных работников не поменяются, а останутся прежними.

Достоинства:

Более лучший подход к новой технологии, что возможно, позволит более активно развивать производство.

Недостатки:

В условиях современной жизни и сильного развития технологий, а также их быстрой смене, что не позволит компании стабильно работать, а будет приводить к постоянным проблемам по переорганизации внутреннего взаимодействия.

Персонал типографии состоит из директора, управляющего, двух операторов, семи приемщиков. Конкурентами предприятия являются организации «Прототип», «Крокус», «Арбат».

Рассмотрим, как влияют внешние факторы на развитие фирмы ООО «Мир Полиграфии».

Существует три поставщика фото реактивов «Deep Apple», «Lomond», «Xerox». Поставщик товаров выбирается по принципу наиболее дешевой цены на товары. Фирма ООО «Мир Полиграфии» вынуждена была снизить цены на оказание услуг под воздействием конкуренции, так как ее конкуренты снижали цены для того, чтобы привлечь покупателей. Надо отметить, что в данном виде деятельности организации очень заметно влияние потребителей. Спрос на данный вид услуг выше в летний и в зимний период. Также на деятельность данной фирмы влияет человеческий фактор, так как для лучшего качества продукции и более высокой производительности требуются операторы определенной квалификации. При более низкой квалификации их производительность снижается, что сказывается на деятельности всей организации. Примером косвенного фактора, оказавшего влияние на деятельность данной организации является августовский кризис 1998 года, после которого фирма ООО «Мир Полиграфии» была вынуждена повысить цены на свои услуги.

Исходя из теории, описанной в 1 Главе настоящей курсовой работы фирма ООО «Мир Полиграфии» является открытой системой. И для того, чтобы правильно организовать управление данной организацией, необходимо учитывать такие внешние факторы, как выбор поставщика, трудовых ресурсов, наличие конкурентов и естественно, не забывать о внутренних факторах.

Данная типография является открытой, так как между системой и средой происходит обмен (ввод, вывод). Под вводом подразумевается все, что поступает в систему извне. Под выводом - переработанный материал в форме визиток плакатов.

Типографическая система есть социально обусловленная целостность взаимодействующих на основе сотрудничества между собой, окружающей средой и материальными ценностями участников типографического процесса, направленная на получение материала. Это - относительно устойчивая совокупность элементов, организационного соединения людей, сфер их действия, порядка выполнения функций, пространственно - временных связей, отношений, способов взаимодействия и структуры деятельности в интересах достижения определенных целей и результатов. Каждая отдельно взятая техническая система является сложной потому, что сама в своем составе имеет подсистемы в виде групп, классов и т.п., но и сама эта система входит в качестве подсистемы в систему технического обслуживания.

Для открытой типографической системы характерны высокая степень индивидуализма, минимум стремления членов коллектива к поддержанию как внутренних, так и внешних границ.

Под внутренними границами могут подразумеваться, например, границы между администрацией и сотрудниками, между старшими и младшими сотрудниками, и т.д. Под внешними границами имеется в виду то, что отделяет коллектив от остального общества.

Относительная открытость и закрытость влияют на процессы, происходящие в системе. В рамках технических учреждений это видно довольно отчетливо.

Типография, имеющая характер сравнительно замкнутой системы с четко очерченными границами по отношению к окружению, характеризуется в частности тем, что имеет слабые контакты с внешним миром, редкую смену персонала, редко или никогда не участвует в обмене опытом, отвергает новые идеи, идеологии и методы развития. Типографическая структура открытого типа динамична, открыта опыту, имеет широкие контакты с внешним миром.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1. ООО «Мир Полиграфии» является открытой системой, так как происходит взаимодействие с внутренней и внешней средой.

2. Для открытой системы данного типа характерны высокая степень индивидуализма, минимум стремления членов коллектива к поддержанию как внутренних, так и внешних границ.

3. Данная система является сложной. Модель: организация - машина

4. Структура данного типа динамична, открыта опыту, имеет широкие контакты с внешним миром.

Глава 3. Перспективы направления развития организации ООО «Айгуль»

3.1 Разработка путей решения проблемы, существующей в организации ООО «Айгуль»

Управленческий и финансовый анализ организации выявил только одну наиважнейшую проблему предприятия - совершенствование кадровой политики.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.

Совершенствование политики управления персоналом можно реализовать по следующим направлениям:

Планирование людских ресурсов по существу представляет собой применение процедур планирования для комплектации штатов и персонала. На исследуемом предприятии не практикуется стабильное планирование потребности в трудовых ресурсах, за исключением случаев открытия новых филиалов, когда планируется вся деятельность нового подразделения, в том числе и трудовая.

Планирование должно включать в себя следующие этапы:

- Оценка наличных ресурсов.

- Оценка будущих потребностей.

- Разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников. Эта работа должна проводиться буквально по всем специальностям - конторским, производственным, техническим, административным. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма, расширение сферы деятельности организации. Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников.

К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры, направление заключивших контракт людей на специальные курсы при колледжах. Также рекомендуется приглашать местное население подавать в отдел кадров заявления на возможные в будущем вакансии.

Внутренний набор - набор внутри своей организации. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к фирме. Можно полагать, что если работники верят в существование зависимости их служебного роста от степени эффективности работы, то они будут заинтересованы в более производительном труде. Возможным недостатком подхода к решению проблемы исключительно за счет внутренних резервов является то, что в организацию не приходят новые люди со свежими взглядами, что может привести к застою.

Отбор кадров

Эффективный отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов.

К трем наиболее широко применяемым методам сбора информации, требующейся для принятия решения при отборе, относятся испытания, собеседования и центры оценки.

В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах.

Определение заработной платы и льгот

Вид и количество вознаграждений, предлагаемых организацией, имеют важное значение для оценки качества трудовой жизни. Различные исследования показывают, что вознаграждения влияют на решения людей о поступлении на работу, на прогулы, на решения о том, сколько они должны производить, когда и стоит ли вообще уйти из организации. При хорошей работе, которая дает чувство удовлетворения, количество прогулов имеет тенденцию к снижению. Когда же работа неприятна, число прогулов значительно возрастает.

Структура заработной платы в организации определяется с помощью анализа обследования уровня заработной платы, условий на рынке труда, а также производительности и прибыльности организации. Помимо заработной платы организация должна предоставлять своим работникам различные дополнительные льготы. Конечно, такие льготы как оплаченные отпуска, оплата больничных, страхование здоровья и жизни, а также пенсионное обеспечение, являются составной частью любой постоянной работы. К прочим видам льгот относятся субсидируемые предприятием столовые и кафетерии, ссуды с пониженной процентной ставкой на получение образования детей сотрудников, детские учреждения, программы физического оздоровления и др.

Поскольку ООО «Айгуль» - торговая организация, для мотивации сотрудников предлагается заработная плата по следующей схеме: оклад + сдельно-премиальные вознаграждения. Это может послужить мотивацией для более эффективной работы торгового персонала. Также предусматривается введение дополнительной услуги для персонала - продукция фирмы с 5%-скидкой.

Профессиональная ориентация и социальная адаптация в коллективе.

Первым шагом к тому, чтобы сделать труд работника как можно более производительным, является профессиональная ориентация и социальная адаптация в коллективе. Если руководство заинтересовано в успехе работника на новом месте, оно должно всегда помнить, что организация - это общественная система, а каждый работник - это личность.

Организации предлагается целый ряд способов, как официальных, так и неофициальных, для того, чтобы ввести человека в свое общество. Формально, во время найма на работу организация дает человеку информацию о себе с тем, чтобы ожидания кандидата были бы реалистичны. За этим идет обучение специальным трудовым навыкам и собеседование на тему, что считается эффективной работой. При этом целесообразно проводить периодическое анкетирование сотрудников для распознавания их целей и потребностей.

В ходе неофициального общения, новые работники узнают неписаные правила организации, кто обладает реальной властью, каковы реальные шансы на продвижение по службе и рост вознаграждения, какой уровень производительности считают достаточным коллеги по работе. Нормы, отношение к работе и ценности, принятые в неформальных группах, могут работать либо в поддержку, либо против официальных целей и установок организации.

Подготовка кадров

Организации имеют постоянную потребность в обеспечении высокой производительности труда работников. Одним из способов достижения этой цели является набор и отбор наиболее квалифицированных и способных новых работников. Однако этого не достаточно. Руководство должно также проводить программы систематического обучения и подготовки работников, помогая полному раскрытию их возможностей в организации.

Подготовка представляет собой обучение работников навыкам, позволяющим поднять производительность их труда. Конечная цель обучения заключается в обеспечении своей организации достаточным количеством людей с навыками и способностями, необходимыми для достижения целей организации.

Обучение полезно и требуется в трех основных случаях. Во-первых, когда человек поступает в организацию. Во-вторых, когда служащего назначают на новую должность или когда ему поручают новую работу. В-третьих, когда проверка установит, что у человека не хватает определенных навыков для эффективного выполнения своей работы.

Обучение - это большая, специализированная область. Специфические методы обучения весьма многочисленны, причем их нужно приспосабливать к требованиям профессии и организации. Некоторые основные требования, обеспечивающие эффективность программ обучения, сводятся к следующему:

- Для обучения нужна мотивация. Люди должны понимать цели программы, каким образом обучение повысит их производительность и, тем самым, их собственное удовлетворение своей работой.

- Руководство должно создать климат, благоприятствующий обучению. Это подразумевает поощрение учащихся, их активное участие в процессе обучения, поддержку со стороны преподавателей, желание отвечать на вопросы.

- Если навыки, приобретаемые посредством обучения, являются сложными, то процесс обучения следует разбить на последовательные этапы. Участник программы должен иметь возможность отработать на практике навыки, приобретенные на каждом этапе обучения, и уже только затем двигаться дальше.

- Учащиеся должны почувствовать обратную связь по отношению к результатам обучения, необходимо обеспечить положительное закрепление пройденного материала.

Оценка результатов деятельности

Оценка результатов деятельности требует, чтобы руководители собирали информацию о том, насколько эффективно каждый работник выполняет делегированные ему обязанности. Сообщая эти сведения своим подчиненным, руководитель информирует их о том, как хорошо они справляются со своей работой и дает им возможность исправить свое поведение, если оно не соответствует принятому. Вместе с тем, оценка результатов деятельности позволяет руководству определить наиболее выдающихся работников и реально поднять уровень их достижений, переводя их на более привлекательные должности, использовать премирование в качестве мотивации этих и других сотрудников в перспективе на будущее. Оценку результатов трудовой деятельности в исследуемой организации рекомендуется проводить один раз в квартал.

3.2 Подготовка руководящих кадров

Подготовка сводится к развитию навыков и умений, необходимых служащим для эффективного выполнения своих должностных обязанностей или производственных заданий в будущем. На практике систематические программы подготовки наиболее часто используют для того, чтобы готовить руководителей к продвижению по службе. Для успешной подготовки руководящих кадров, как и для обучения вообще, нужен тщательный анализ и планирование.

Посредством оценки результатов деятельности организация, прежде всего, должна определить способности своих менеджеров (тестирование, деловые игры, анализ деятельности). Затем, на основе анализа содержания работы, руководство должно установить - какие способности и навыки требуются для выполнения обязанностей на всех должностях в организации. Это позволяет организации выяснить, кто из руководителей обладает наиболее подходящей квалификацией для занятия тех или иных должностей, а кто нуждается в обучении и переподготовке.

Подготовка руководящих кадров должна вестись для того, чтобы руководящие работники овладели умениями и навыками, требующимися для реализации целей организации. Так же есть необходимость удовлетворения потребностей более высокого уровня: профессионального роста, успеха, испытания своих сил.

Подготовка управленческих кадров может проводиться путем организации лекций, дискуссий в составе небольших групп, разбора конкретных деловых ситуаций, чтения литературы, деловых игр и ролевого тренинга. Вариантами этих методов являются организуемые ежегодно курсы и семинары по проблемам управления. Другим широко применяемым методом является ротация по службе (широко применяется в японском менеджменте). Перемещая руководителя низового звена из отдела в отдел на срок от трех месяцев до одного года, организация знакомит нового руководителя со многими сторонами деятельности. В результате, менеджер познает разнообразные проблемы различных отделов, уясняет необходимость координации, неформальную организацию и взаимосвязь между целями различных подразделений. Такие знания жизненно необходимы и для успешной работы на более высоких должностях, но особенно полезны для руководителей низших уровней управленческой иерархии.

Повышение качества трудовой жизни

Высокое качество трудовой жизни должно характеризоваться следующим:

- Работа должна быть интересной.

- Рабочие должны получать справедливое вознаграждение и признание своего труда.

- Рабочая среда должна быть чистой, с низким уровнем шума и хорошей освещенностью.

- Надзор со стороны руководства должен быть минимальным, но осуществляться всегда, когда в нем возникает необходимость.

- Рабочие должны принимать участие в принятии решений, затрагивающих их и работу.

- Должны быть обеспечены гарантия работы и развитие дружеских взаимоотношений с коллегами.

- Должны быть обеспечены средства бытового и медицинского обслуживания.

Для обеспечения качества трудовой жизни планируется проводить ежемесячный контроль за всеми вышеперечисленными пунктами, проводить собрания работников с целью выявления технологических, трудовых и психологических проблем в коллективе.

Заключение

Таким образом, можно сделать вывод, что организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую и з многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация является открытой системой, зависящей от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.

Также было определено, что с точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

Поведение организации, в противоположность поведению личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способна достичь их.

На примере ООО «Мир Полиграфии» было определено, что данная организация -- это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде.

Перспективы направления развития организации ООО «Айгуль» выявили только одну острую проблему управления организацией - проблема управления кадрами и организации эффективности использования трудовых ресурсов. В заключительной главе отчета эта проблема была рассмотрена более подробно и показаны возможные проблемы ее решения и совершенствования кадровой политики с точки зрения менеджмента организации и в соответствии с ее основными целями.

Список использованных источников

1. Анфилатов В.С. Системный анализ в управлении / В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. - М.: Финансы и статистика, 2009.

2. Архипова Н. И. Исследование Систем Управления. - М.: ПРИОР, 2007

3. Баранников А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. - М. Гриф МО РФ; 2006. - 304 с.

4. Богданов А. А. Текстология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х книгах: Кн.1\2. - Москва: Экономика, 2009. - 304

5. Волкова В. Н., Денисов А. А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник для студентов вузов. - СПб.: СПбГТУ, 2007. - 510с.

6. Иванова Т.Ю. Теория Организации; Учебное пособие/Т.Ю.Иванова,

В. И. Приходько - СПБ.; Питер, 2006. -270с

7. Иванов М. Организация как открытая система. //Менеджмент сегодня. - 2008

8. Латфуллин Г. Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2006.

9. Мескон М. и др. Основы менеджмента: Учебник / М. Мескон, М. Альберт,

Ф. Хедоури: Пер. с англ. - М.: Дело, 2006.

10. Мильнер Б. З. Теория Организации. Учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп.-М.; ИНФРА - М, 2007. 480-с

11. Олянич Д.Б. Теория организации. - М.; Издательство «Феникс», 2008

12. Рогожин С. В., Рогожина Т. В. Теория организации. - М.: Экзамен, 2006. - 126 с.

13. Смирнов Э. А. Теория Организации. - М.: ИНФРА, 2008. - 236 с.

14. Фролов С. С. Социология организаций. М., 2007.

15. Холл Р. Х. Организации: структуры, процессы, результаты. СПб.: Питер, 2001.

16.Швиндина А. А., Основы менеджмента. - Сумы:2007

17. Иванова Т. Ю. Теория Организации: Учебное пособие/Т.Ю. Иванова, В.И. Приходько - СПб.: Питер, 2006. - 270 с.

18. Виханский О. С., Наумов А. И. «Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник - 2-е изд.» - М.: Фирма Гардарика. 2006г.

19. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента», 2007г.

20. Б. З. Мильнер. «Теория Организации». Учебник для вузов.2-е изд., перераб. И доп. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 480 с.

21. Баранников А. Ф. Теория Организации: учебник для вузов/А. Ф. Баранников. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006. - 700 с.

22. Швиндина А. А., Основы менеджмента. - Сумы: кафедра управления СумГУ, 2007.

Размещено на Allbest.ru

...