Порядок описания документов в архивах в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АРХИВНЫЕ ОПИСИ И КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 Архивные описи как вид архивных справочников

1.2 Порядок составление справочного аппарата к описи

2. ПОРЯДОК ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В АРХИВАХ

2.1 Описание документов и дел в архивах

2.2 Организация дел и документов в пределах описи

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что любой архив начинается с описи, и необходимость соблюдения общих принципов и правил составления описей, является важным моментом в работе делопроизводителя. Описи дел составляются по форме, установленной «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий страны.

Цель курсовой работы - рассмотреть порядок описания документов в архивах в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации.

Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Дать определение архивные описи как виду архивных справочников

2. Рассмотреть порядок составление справочного аппарата к описи

3. Проанализировать описание документов и дел в архивах.

4. Дать характеристику организации дел и документов в пределах описи.

Объект исследования в этой работе представляет собой углубленный процесс, отражающий изучения порядка описания документации , хранящейся в архивах.

Предмет исследования - процесс составления описи документов в архивах организации

Методологическая база исследования - изучение нормативной документации, использующейся в процессе организации хранения документов, а также научной и учебной литературы, материалов периодической печати по закрепленной теме.

При выполнении работы была изучена и использована следующая литература: Кузнецова И. Н «Делопроизводство», а также статья Андреевой И. Н. Систематизация документов и формирование дел, напечатанная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера», изучены методические рекомендации: «Составление архивных описей», в которых раскрываются основные практические аспекты составления архивных описей. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).

Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

В издании «Делопроизводство» под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой [18] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.

В учебном пособии М.В. Кирсановой «Курс делопроизводства»[19] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В курсовой работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»[6] , где подробно описано понятие системы документации.

Курсовая работа состоит из введения, 2-х глав, заключения, библиографического списка, 5 приложений и списка источников литературы.

В главе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Глава 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания, так же представлена организация дел и документов в пределах описи.

1. АрхивнЫЕ ОПИСИ И Классификация архивной документации

1.1 Архивные описи как вид архивных справочников

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетная (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда, в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообраователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к ХШ в.

Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, необходимо рассмотреть организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

1. Разработки схемы классификации дел фонда.

2. Распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

1. Межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

2. Внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат», опубликовано в 1994 году.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировке и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.

Историческая справка состоит из трех разделов:

1. Истории фондообразователя.

2. Истории фонда.

3. Характеристики документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

- даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- изменения в названии и деятельности организации;

- задачи и функции организации и их изменения;

- масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

- структура организации и ее изменения (с указанием дат).

Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

- время поступления фонда в архив организации;

- степень сохранности документов;

- изменения в составе и объеме документов фонда;

- указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

- основные виды документов;

- указывают на особенности документирования в данной организации;

- дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

· титульный лист;

· оглавление;

· предисловие;

· список сокращений;

· указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

- исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение - фондообразователь;

- дату образования и подчиненность учреждения - фондообразователя;

- функции, масштаб деятельности, структуру учреждения -фондообразователя и их изменения;

- организацию системы делопроизводства;

- даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения - фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им. архивный опись справочник документ

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими ( как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

1.2 Порядок составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

- титульный лист;

- оглавление;

- предисловие;

- список сокращений;

- указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

- исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение - фондообразователь;

- дату образования и подчиненность учреждения - фондообразователя;

- функции, масштаб деятельности, структуру учреждения -фондообразователя и их изменения;

- организацию системы делопроизводства;

- даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения - фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими ( как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе - заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель_____________________

Дата - 00.00.00

Исходя из материала, изложенного в главе 1, можно сделать следующие выводы:

1. Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

2. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетная (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

3. Необходимым условием при составлении описи дел является оформление справочного аппарата к описи, так как он выполняет две важные функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

2. ПОРЯДОК ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В АРХИВАХ

2.1 Описание документов и дел в архивах

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание. В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

- название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- аннотация;

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов -- это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат; составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты для входящей регистрации, для исходящих и внутренних -- дата составления иди подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

- дата заведения в первом учреждении;

- дата поступления в другое учреждение;

- дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби. Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр -- это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и аннотацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные,

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

- вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

- автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

- корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразователь);

- предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулированы)

-территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которыми переписывался фондообразователь);

- время (событий или составления документов);

- формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так-же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coдержание документов.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения. Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

В обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

2.2 Организация дел и документов в пределах описи

Для описания управленческой документации употребляется 3 формы описей.

1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (Приложение 1). Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой № 5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении № 2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годах, за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации (Приложение 3).

3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации (Приложение 4).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации.

В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе, за который включены дела в опись. Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2013 год, то следующий составляется на 2014 год и т. д.

В соответствии с пунктом 3.7.9 «Основных правил работы архивов организаций» заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

По завершении описания единицы хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи. Схема систематизации является каркасом внутренней организации документов фонда и закрепляется описью дел фонда. Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспонденского, географического, авторского.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации для продолжения производства;
- планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, в алфавитном порядке их фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или алфавитном порядке.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем - единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец - единицы хранения, датированные только годом.

Исходя из главы 2 можно сделать следующие выводы:

1. Описание документов и дел в организации осуществляется только при соблюдении основных правил и норм, разработанных на основе нормативной документации.

2. Описание управленческой документации производится на осоновании 3 формы описей:

- форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве;

- форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации;

- форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прежде чем документация отправляется на архивное хранение дел, осуществляется опись бумаг. Это своего рода справочник, в котором собраны заголовки дел. Благодаря нему можно обеспечить систематизацию документов, с которыми должны быть проведены архивные работы, раскрыто их содержание и быстро найдены нужные виды материалов.
Проанализировав материал, изложенный в данной курсовой работы можно сделать выводы:

1. Для составления описи дел существует специальная форма. Обязательно должен присутствовать титульный лист, а если необходимо - то и подтитульный, на котором перечисляются все изменения в подчиненности и названии организации. Также составляется оглавление, предисловие, представляющее собой подобие исторической справки, список сокращенных терминов и указатели. Законченная опись должна быть утверждена основным лицом организации, а затем согласована с экспертной комиссией.

2. Опись документов, отправленных на архивное хранение, представляет собой совокупность годовых разделов. Она составляется отдельно для дел временного и постоянного периода сохранности, документов, которые являются специфическими для данного производства, дел по личному составу, ведомственных изданий служебного типа. Описательная статья содержит в себе информацию о каждом деле. Она включает в себя перечень элементов, установленных формально, а именно:

- номер;

- индекс;

- заголовок, который должен соответствовать заглавию дела;

- дату;

- количество страниц;

- срок хранения;

- примечания.

3. Опись документов, отправленных на архивное хранение, должна составляться в 2-х экземплярах. Первый из них отправляется вместе со всеми описанными делами в архив, а вторая часть будет находиться в структурном подразделении.

4. Опись документов, которая была передана в ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

5. Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.

Таким образом, только при соблюдении всех вышеперечисленных условий, работа делопроизводителя организации по составлению архивных описей документов может быть выполнена успешно.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I ИСТОЧНИКИ

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ ст. 1 (с изменениями от 27 июля 2010 г.) // СПС «Гарант».

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12 марта 2007 г. Область применения // СПС «Гарант».

4. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002 // СПС «Гарант». 118с

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986 // СПС «Гарант»

6. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «Гарант»

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. «О Федеральном архивном агентстве» // СПС «Гарант».

8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: [утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18 января 2007 г. № 19 (с изм. от 16 февраля 2009 г)] // СПС «Гарант».

II ЛИТЕРАТУРА

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001

2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001.

4. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.

5. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

6. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427с.

7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2004г, 137 с.

8. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

10. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.

11. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000.

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

13. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. - М, 1998., Высш. шк. - С. 443.

14. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.

15. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература,1990

16. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. - М., 2001.

17. Оськина Р.Д. Оформление дел. - М., 1999. - Изд-во «Альфа».

18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2004.

19. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

20. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. - М., «ЮНИТИ», 2000.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ

Наименование организации Фонд № _____________ ОПИСЬ № ___________ дел постоянного хранения за ______________ год	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела (структурного подразделения организации) № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с № __________________________ по № _________________________ в том числе: литерные номера: _______________________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _________________ № _______ от _________________ № ______

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ

Наименование организации Фонд № ___________ ОПИСЬ № __________ дел по личному составу за _____________ год	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с № __________________________ по № _______________________, в том числе: литерные номера: ________________________________________________________ пропущенные номера: _____________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи (инспектор по кадрам) Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от __________ № ___________	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от __________ № ___________

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации Фонд № ___________ ОПИСЬ № _________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за _____________ год	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела (структурного подразделения организации) № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 7 В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с № _______________________ по № _______________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________________ пропущенные номера: _____________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ____________ № __________

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Наименование организации АКТ ___________ № ___________ _________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
На основании __________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________________ (название фонда) № п/п Заголовок дела или групповой заголовок для документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого _______________________ ед. хр. за ____________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________________ № ________________________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _______________ № ____________ Документы в количестве _________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) весом ___________ кг сданы в ____________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ № _________ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № ______________________ № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед. хр. Примечание 1 2 3 4 5 6 Итого ______________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата

Форма внутренней описи документов дела

Код гос. архива _________ Код организации ________
____________________________________________________________________	Ф. № ____________
____________________________________________________________________	Оп. № ____________
____________________________________________________________________	Д. № ____________
____________________________________________________________________ (Наименование архивного учреждения) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (Наименование организации и структурного подразделения) ДЕЛО № _____ ТОМ № ____ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (Заголовок дела) _________________________________________________________________________ (Крайние даты) На ____________ листах Хранить ______________
Ф. № ___________
Оп. № __________
Д. № ___________

Размещено на Allbest.ru

...