Создание основных документов предприятия

1.2.2 Критерии оценки эффективности работы с документами

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный "багаж" документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота - трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов. На практике его реализуют лишь в некоторых крупных организациях, так как стоимость подобного исследования для среднего и малого бизнеса (СМБ) часто сопоставима с общей стоимостью внедрения системы электронного документооборота.

Рассмотрим основные критерии оценки эффективности системы делопроизводства предприятия.

Значительным экономическим показателем системы делопроизводства и электронного документооборота является трудозатраты (экономия живого труда) на основные виды работ по информационному и документационному обеспечению управления.

Если система эффективная, в первую очередь, снижаются трудозатраты и время на доставку документов адресату, на традиционные операции по обработке документов, справочно-информационную работу, поиск документов и т.п., а также непроизводительные затраты времени на поиск информации или документа (от нескольких часов до минут и секунд). За счет ускорения документопотоков повышаются оперативность и четкость работы сотрудников, улучшается качество работы с документами в организации в целом. В конечном счете, это позволяет более оперативно и обоснованно принимать управленческие решения, реагировать на изменения рынка и получать от этого материальную выгоду.

Таким образом, в условиях использования эффективной системы делопроизводства изменяется структура трудозатрат и происходит их перераспределение. Например, на стадии освоения новой технологии документооборота может несколько возрасти трудоемкость при внесении информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов), а также при их сканировании. Однако на других этапах работы с документами значительно (многократно) сокращается время на справочно-информационную работу (информация о ходе исполнения документа, ознакомление с его файлом, со связанными документами и т.п.), снижаются трудозатраты не только секретарского персонала, но и руководителей и специалистов.

При внедрении системы документооборота эффективность делиться на две части: прямой и косвенный.

Прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т.д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает система документооборота (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффективная система делопроизводства позволяет на новой основе решать вопросы централизации и децентрализации выполнения конкретных видов работ. При этом возможно изменение организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных. Например, может быть максимально децентрализована регистрация исходящих документов (по принципу "в каком подразделении документ подписан, там же он регистрируется и хранится"). Таким образом, может быть выстроен технологический процесс, обеспечивающий оптимальное перераспределение трудозатрат по работе с документами в организации и повышение эффективности работы. Поэтому суммарные трудозатраты в организации на работы по документационному обеспечению в условиях эффективной системы делопроизводства будут ниже, чем до внедрения нововведения.

Экономия овеществленного труда при внедрении эффективной системы делопроизводства проявляется в основном при использовании элементов электронного документооборота и выражается в снижении затрат на копирование документов (в том числе расхода бумаги), уменьшении избыточного хранения копий одних и тех же данных на различных серверах и освобождении части объема серверов и т.п.

В качестве аргумента эффективности перехода от традиционного документооборота к электронному часто высказывается мнение о том, что использование электронных документов должно приводить к физическому сокращению объема архивов бумажных документов (освобождению служебных площадей и полок для хранения документов). Важно учитывать, что этот параметр оценки в различных организациях может проявляться по-разному. В том случае, если в деятельности организации преобладают документы оперативного характера и не нужно их хранить в течение длительного времени на бумажном носителе, от использования бумажных документов можно отказаться (продумав при этом вопросы юридической значимости хранимых электронных документов) и в результате освободить часть площадей архива. Если в организации образуется значительный объем управленческих документов на бумажном носителе с нормативно установленными длительными сроками хранения их подлинников, то при использовании в работе электронных копий этих документов уменьшить физический объем бумажных документов в архиве пока не удастся. Однако, в случае если речь идет о копиях бумажных документов (например, нормативных актов, приказов и т.п.), тогда действительно нет необходимости их хранить в подразделениях и на рабочих местах сотрудников, а следует пользоваться их электронными версиями в созданной информационной системе.

Следует отметить, что использование единой технологии, охватывающей все подразделения, четкое определение и нормативное закрепление ответственности, освоение принципов документооборота и структуры управления способствуют формированию у сотрудников восприятия организации как целостной системы, что является неотъемлемым атрибутом корпоративной культуры. Это обстоятельство содействует и адаптации новых сотрудников. Существенное значение имеют также возрастание требований к квалификации персонала, увеличение числа работников, владеющих новыми информационными технологиями.

Контроль технологической дисциплины использования системы делопроизводства обеспечивает повышение ответственности пользователей за информационные ресурсы и соблюдение установленных требований к работе с информацией, устранение неэффективных процедур работы с документами, обусловленных "традициями" подразделений.

Благодаря эффективному применению системы документооборота поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки информации, доведения документов до исполнителей. В результате можно свести к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в том, что они получают достоверную информацию. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации и ее корпоративной культуры, так как часто о работе организации судят именно по работе с документами.

Социально-экономический эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:

- увеличение скорости работы органов государственной власти и местного самоуправления с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;

- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает административные барьеры;

- повышение прозрачности и управляемости административной системы;

- повышение качества индивидуального труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения органов власти,

- и как следствие всего перечисленного - повышение качества обслуживания населения.

Эффективность системы электронного документооборота можно оценить при помощи следующих показателей:

- экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

- экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

- экономия времени на поиск документа.

Таким образом, к основным показателям, характеризующим эффективность системы делопроизводства, относятся экономическая выгода, выражаемая в денежных величинах, а также экономия времени и трудозатрат, снижение объема обрабатываемой документации.

Cognitive Technologies (компания, которая является признанным лидером в области реализации проектов по разработке и внедрению Программного Обеспечения в России), Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН) разработали методику оценки эффективности организации корпоративного документооборота. Ее использование позволяет получить качественную и что самое главное количественную оценку эффективности организации работы с документами. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. Процесс тестирования и оценки эффективности документооборота реализован с помощью технологии Flash.

Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме online) и последующую обработку собранной информации. Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование - для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий.

Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота. Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.

Целевой аудиторией тестирования являются руководители небольших организаций и руководители департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуется выбрать в качестве обследуемого характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.

При прохождении тестирования необходимо отвечать на вопросы в Flash-программе, связанные с организацией работы с документами. В некоторых случаях количество возможных ответов ограничено. Это касается количества сотрудников, которые являются основными участниками бизнес-процессов в подразделении (организации) и количества поручений, выданных сотруднику. Эти ограничения введены намеренно, так как не влияют на общую картину, но позволяют не перегружать тестирование.

Так как тестирование имеет статус "экспресс", то при ответе на некоторые вопросы тестируемым будет необходимо дать не точный вариант ответа, а наиболее подходящий из предложенных. К примеру, если на вопрос "Как осуществляется контроль исполнения служебных заданий в Вашей организации?" тестируемый хочет ответить, что выполнение задания фиксируется секретарем в какой-либо программе (не из комплекта MS Office) или средствами электронной почты, то выбор ответа "Выполнение задания фиксируется секретарем средствами MS Office" будет в данном случае наиболее подходящим.

Также стоит отметить, что прохождение данного тестирования подразумевает некоторую честность от тестируемого. Ввод недостоверной информации приведет к получению результатов тестирования, не отражающих реального положения дел. Например, когда речь идёт о выполнении поручений сотрудником, тестируемому лучше удостовериться в выставляемых ответах, просмотрев свои записи или уточнив эти сведения у сотрудника, чем по памяти и с желанием быстрее пройти тестирование указывать то, что только кажется верным.

Честный подход особенно касается шага в тестировании, где необходимо найти документы (получить доступ к их бумажному или электронному виду), фиксируя необходимое время на поиск. Не стоит проводить эту процедуру "мысленно", а действительно заняться поиском необходимых документов. Если вы чувствуете, что не готовы к такому, а хотите просто быстрее пройти все шаги, то результат оценки вашей организации не будет объективным.

Результаты тестирования представляют собой комплексную оценку эффективности (в процентах), диаграммы со сравнительными характеристиками предприятия по ключевым показателям и графики, демонстрирующие количественную оценку затрат на работу с документами при использовании бумажных и электронных технологий документооборота. Необходимо отметить, что для построения диаграмм и графиков используются усредненные значения месячного документооборота. Эти данные были получены в ходе практического исследования предприятий малого и среднего бизнеса, использующих различные технологии работы с документами.

Итоговая оценка эффективности работы с документами на предприятии дается "Коэффициентом комплексной оценки эффективности документооборота". Сравнение значения этого коэффициента с показателями, соответствующими различным способам организации документооборота, позволяет сделать вывод о текущем уровне работы с документами.

Для расчета коэффициентов оценки используются наиболее распространенные методы измерения: метод балльной оценки и метод коэффициентов. Их применение считается целесообразным при проведении опросов сотрудников с помощью так называемых "вопросников" для выяснения "проблем" организации работы предприятия и разработки путей их решения.

На диаграммах показываются сравнительные характеристики предприятия по ключевым показателям, характеризующим работу с документами (коэффициенты эффективности бизнес-процессов, исполнительской дисциплины, управления персоналом и информационной безопасности). Коэффициенты могут принимать значения от 0 до 1. Полученные в ходе оценки значения предприятия можно оперативно сравнить с показателями организаций: не ведущих учета документов; работающих в соответствии с нормами делопроизводства; использующих технологии электронного документооборота. По высоте столбца, относящегося к тестируемому предприятию, можно определить, насколько текущее положение соответствует тому или иному способу организации работы с документами, сильные и слабые стороны управления предприятием, и насколько эффективно используются возможности текущих методов организации документооборота.

Необходимо также заметить, что под экономическим эффектом от внедрения системы электронного документооборота понимается:

Прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);

Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

Полный контроль над документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Кроме этого работа с документами в электронном виде позволяет: существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы; снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники; сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов.

Таким образом, такая технология оценки эффективности системы делопроизводства позволит руководителям по-новому взглянуть на организацию работы с документами, и увидеть какое влияние документооборот как инструмент управления имеет на результаты деятельности конкретного предприятия.

2. 2. Практическая часть

2.1 Оформление акта приемки-передачи

2.2 Оформление выписки из протокола

ВЫПИСКА из протокола №516 заседания учёного совета факультета "Безопасности жизнедеятельности" ДВГУПС

от "30" марта 2015 года

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

- Проректор по учебной работе, качеству образования - первый проректор Гаврилович И.А.

- Проректор по довузовскому и дополнительному профессиональному образованию Агрова О.В.

- Доцент кафедры Техносферная безопасность Иванов С.В.

- Доцент кафедры Техносферная безопасность Литвиненко А.С.

- Доцент кафедры Техносферная безопасность Микшун М.А.

- Доцент кафедры Техносферная безопасность Пипутко А.А.

- Зав. кафедрой Техносферная безопасность Немировец А.В.

- Кандидат технических наук Директор Сахалинского филиала ДВГУПС Сергач А.С.

- Кандидат технических наук Директор Амурского филиала ДВГУПС Булкин В.П.

- Кандидат технических наук Директор Приморского филиала ДВГУПС. Лыткина М.А

1. СЛУШАЛИ: зав. кафедрой Техносферная безопасность Немировец А.В. о работе профессора кафедры Техносферная безопасность Кончина А.В. за период с 01.05.2005 г. по 30.03.2015 г. в связи с представлением его к присвоению учёного звания профессора по кафедре Техносферная безопасность.

ВЫСТУПИЛИ:

На момент представления аттестационных документов Кончин А. В.

1. Имеет учёную степень доктора наук.

2. Успешно работает в должности профессора в течение одного года.

3. Имеет стаж научно-педагогической работы 10 лет, из них 5 лет педагогической работы в вузах. Работает в университете 3 года.

4. За последние три года является автором учебника и трёх учебно-методических пособий.

5. За последние три года является автором монографии и трёх научных работ.

6. Подготовил в качестве научного руководителя двух учеников, которым присуждены учёные степени.

7. Читает курсы лекций на высоком профессиональном уровне.

8. Профиль педагогической работы соискателя учёного звания профессора по кафедре Техносферная безопасность соответствует основному направлению деятельности данной кафедры и отражено в её названии.

ПОСТАНОВИЛИ: Ходатайствовать перед Ученым советом университета о представлении к присвоению ученого звания профессора по кафедре Техносферная безопасность Кончина Артема Вячеславовича

(Ф.И.О. соискателя)

ГОЛОСОВАЛИ: "За" - 9; "Против" - 0; "Воздержались" - 1.

II. СЛУШАЛИ: зав. кафедрой Техносферная безопасность Немировец А.В. о работе доцента кафедры Деменка П.А. за период с 01.05.2007 г. по 30.03.2015 г. в связи с представлением к присвоению ему учёного звания доцента по кафедре Техносферная безопасность.

ВЫСТУПИЛИ:

На момент представления аттестационных документов Деменок П.А.

1. Имеет учёную степень кандидата наук.

2. Успешно работает в должности доцента в течение одного года.

3. Имеет стаж научно-педагогической работы 5 лет, из них 3 года педагогической работы в вузах. Работает в университете 3 года.

4. За последние три года является автором (соавтором) учебника и двух учебно-методических пособий.

5. За последние три года является автором (соавтором) монографии (главы в монографии) и двух научных работ.

6. Читает курсы лекций на высоком профессиональном уровне.

7. Профиль педагогической работы соискателя учёного звания доцента по кафедре Техносферная безопасность соответствует основному направлению деятельности данной кафедры и отражено в её названии.

ПОСТАНОВИЛИ: Ходатайствовать перед Ученым советом университета о представлении к присвоению ученого звания доцента по кафедре Техносферная безопасность Деменка Павла Андреевича.

ГОЛОСОВАЛИ: "За" - 9; "Против" - 1; "Воздержались" - 0.

Председатель учёного совета факультета

Безопасности жизнедеятельности Д.И. Емельянов

Секретарь учёного совета факультета

Безопасности жизнедеятельности А.И Смоляк.

Заключение

В ходе работы мной были раскрыты и усвоены следующие вопросы: "Устав предприятия. Положение о структурном подразделении (организации, учреждения)", "Роль работы с документами в повышении эффективности управления".

В ходе практической части работы были оформлены таким документы как: акта приемки-передачи и выписка из протокола.

Список используемых источников и литературы

1. Электронный ресурс http://elib.me/organizatsiya-biznesa-istoriya/chto-takoe-ustav-43255.html (Дата обращения 30.03.2015 г.)

2. Электронный ресурс http://www.hrm100.ru/polozhenie-o-strukturnyx-podrazdeleniyax (Дата обращения 30.03.2015 г.)

3. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).

5. Федеральный закон Российской Федерации "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ (с изм. от 01.12.2007 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - 1 января. - №1. - Ст. 1.

6. Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Рос. газета - 2002. - №6.

7. Федеральный закон Российской Федерации от 1 мая 2005 г №53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". // Собр. законодательства Российской Федерации. - 2006.

8. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собр. законодательства Российской Федерации. - 25.10.2004. - №43.

9. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 №152-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собр. законодательства РФ. - 2006. - Ст. 11.

10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998. - 84 с.

11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.

12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. - М.: Изд-во стандартов, 2007.

13. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" // Рос. газета. - 2009. - 24 июля (№4937).

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - 76 с.

15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительно власти: утв. М-вом культуры и массовых коммуникаций РФ 08.11.2005. №536. - М., 2006.

16. Основные правила работы архивов организаций. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 157 с.

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. - 2005. - №2.

18. Квалификационный справочник должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих / Мин - во труда и соц. развития РФ. - М., 2005. - 416 с.

19. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации от 26. 12. 1994 №367).

20. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн. для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей. -3 изд., перераб. и доп. / В.И. Андреева. - М., 2006. - 222 с.

21. Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. - Омега-Л, 2006. - 172 с.

22. Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - №2. - С. 3-9.

23. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 192 с.

24. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. Пособие для вузов / А.Н. Белов. - М.: Эксмо, 2006. - 624 с.

25. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

26. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Термика, 2006. - 125 с.

27. Быкова Т.А. Делопроизводство: учеб. Для вузов / Т.А. Быкова. - М.: МЦФЭР, 2006. - 558с.

28. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке / Т.А. Быкова // Справоч. секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №10. - С. 44-49.

29. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №9. - С. 34-40.

30. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга / И.Н. Васильева, Д.Б. Григорович, И.Ю. Юртаев: учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник, 2009. - 104 с.

Размещено на Allbest.ru