Місце комунікації в системі управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Основні поняття

2. Місце комунікації в системі управління

3. Дослідження

4. Приклад з практики

5. Найцікавіше в даній темі

Висновок

Список використаної літератури

1. Основні поняття

Комунікація - процес обміну інформацією та змістовим значенням між двома або більше людьми (тобто передача інформації).

Система управління (англ. control system) -- систематизований набір засобів впливу на підконтрольний об'єкт для досягнення цим об'єктом певної мети. Об'єктом системи керування можуть бути як технічні об'єкти так і люди. Об'єкт системи керування може складатися з інших об'єктів, які можуть мати постійну структуру взаємозв'язків.

Системи керування за участю людей як об'єктів управління часто називають системами менеджменту.

2. Місце комунікації в системі управління

Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури та інформатизації бізнесу. При цьому важливу роль відіграють такі фактори, як інформація та комунікації. Управлінська діяльність ґрунтується на певній інформації, її можна відобразити у вигляді цілісної системи інформаційних взаємодій персоналу фірми.

Сутність управлінської інформації полягає в забезпеченні інтегрованої системи звітності, що дає кожному рівневі управління "потрібну" інформацію в "потрібний" час.

Управлінська робота в основному інтелектуальна. Щоб організація могла чітко працювати, керівник має зробити низку правильних виборів із серії альтернативних можливостей. Вибір однієї з альтернатив -- це рішення. Отже, прийняття рішення -- вибір того, як і що планувати, організовувати, мотивувати, контролювати (функції управління).

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. Отже, основою процесу управління є інформація. Вона перетворилась сьогодні у найважливіший ресурс, який дає змогу організаціям забезпечувати свій розвиток, зміцнювати свої стратегічні позиції.

Серед переліку робіт, які щодня виконує менеджер, робота з інформацією займає 50-90%. Це і опрацювання документів, і заплановані та незаплановані зустрічі, і телефонні розмови, і участь у нарадах та засіданнях тощо. Всі ці дії пов'язані з спілкуванням або іншими словами - комунікаціями.

Оскільки організація -- структурований тип відносин між людьми, вона значною мірою залежить від якості комунікацій та забезпечення ефективного функціонування. Якщо комунікації не будуть ефективними, люди не зможуть домовитися про загальну мету, що становить передумову функціонування організації.

Рис.1. Місце комунікацій (спілкування) у процесі управління

Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обґрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оці нити, чи досягнули цілей організації.

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація багаточисленних нарад).

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

-- принцип повноти інформаційного забезпечення керівника;

-- будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптуватися до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник;

-- математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління і давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів;

-- інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальних зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів;

-- принцип безпосередньої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління під час створення інформаційної системи;

-- принцип створення в будь-якій обстановці інформаційної незалежності керівників різних рівнів;

-- принцип інформаційної рівноправності.

Створення ефективних комунікацій як усередині, так і за межами організації досягається шляхом добре організованого комунікаційного процесу. управлінський інформація комунікація менеджер

Комунікаційний процес визначають як обмін інформацією між двома чи більше людьми. Основна мета такого процесу полягає в забезпеченні розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

Розрізняють такі етапи процесу комунікації:

-- зародження ідеї;

-- кодування і вибір каналу;

-- передача;

-- декодування.

Детальніше розглянемо ці етапи.

1. Перший етап комунікацій починається з формування ідеї або відбирання інформації. Відправник вирішує, яка ідея або повідомлення буде предметом обміну. На жаль, більшість спроб обміну інформацією зриваються на цьому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. У такому разі варто дотримуватись правила: "не розпочинай говорити, не почавши думати".

2. На другому -- відправник має за допомогою символів закодувати ідею в повідомлення; обрати канал, сумісний з типом символів, які він використовував для кодування. До загальновідомих каналів належать: передача мови, письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та ін.).

3. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу.

4. На четвертому -- одержувач повідомлення декодує його. Декодування -- це переведення символів відправника в думки одержувача. Обмін інформацією вважають ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, виконав дії, які чекав від нього відправник.

Важливу роль у комунікаціях відіграє зворотний зв'язок. За наявності такого зв'язку відправник і одержувач обмінюються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний, щоб з'ясувати, в якій мірі повідомлення було сприйняте і зрозуміле. Менеджер, котрий не налагодить зворотного зв'язку для отримання інформації, однак виявить, що ефективність його управлінських дій різко зменшилася.

У комунікаціях існує шум, який може змінити зміст інформації.

Шум -- це будь-який додатковий сигнал, не передбачений джерелом інформації, він створює помилки в передачі. Сюди належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки телетайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення слів та ін.

В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем -- голосові зв'язки, комунікаційним каналом -- повітря, одержувачем -- вухо слухача, користувачем -- його мозок. Шум -- це побічні звуки, що ускладнюють сприйняття повідомлення. Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення її змісту.

3. Дослідження

Вивченням питання становлення і розвитку теорії комунікації та практики управління займалися такі вітчизняні і зарубіжні автори: Г. Бобруль, Р. Дафт, О. Мельник, Л. Джуел, Б. Мільнер, В. Співак, Д. Тапскотт.

Мільнер Б.З. визначає організаційні комунікації як процес, за допомогою якого керівники розвивають надання інформації великій кількості людей всередині підприємства та окремими індивідами та інститутами за її межами. Разом з тим в економічній літературі для позначення даних процесів використовують поняття «корпоративна комунікація». Під корпоративною комунікацією, розуміють процес збору інформації в бізнес-середовищі, формування на цій основі повідомлень і їх передачу з метою одержання певних економічних результатів.

Джуел Л. вказує на те, що «значна частина сучасної літератури з комунікаційного процесу, як і раніше, присвячена комунікаційним зв'язкам між керівником та підлеглим», однак можна констатувати відсутність ґрунтових досліджень в розгляді облікової системи як основної комунікаційної системи підприємства.

Г. Бобруль дає визначення процесу управління організацією - «це процес оцінки і аналізу інформації. Від того, наскільки інформація якісна за змістом, часу і можливості обробки, залежить якість управлінського рішення».

Кожен із авторів в своєму визначенні підприємства підкреслює важливість інформації та комунікації, як невід'ємної частини управлінської діяльності, а також виділяє її виробничий ресурс здатним підвищити діяльність організації.

4. Приклад з практики

Попрацювавши в фінансовій компанії, менеджером, придбавши деякий досвід. Можу впевнено стверджувати, що комунікація є невід'ємним атрибутом в процесі управління.

5. Найцікавіше в даній темі

дослідження свідчать, що спотворення інформації під час передавання її від вищого керівництва до майстрів становить 70%;

доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Висновок

Спілкування є невід'ємним атрибутом процесу управління. Спілкування зв'язує окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем - дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку.

Список використаної літератури

1. Жигалов В.Т., Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. -К.: Вища школа, 1994. -223с.

2. Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачёва Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов / Науч. редактор А.А. Радугин. -М.: Центр, 1998. -432с.

3. Менеджмент организации. Учеб. пособие/ Румянцева З. П. и др. - М.: ИНФРА-М, 1995.

4. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. -Тернопіль: Карт-бланш, 1997. -456с.

5. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. -К.: Вища школа, 1995. -351с.

6. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации/учебное-практическое пособие - М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.

Размещено на Allbest.ru