Довідково-пошукова система документної служби підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕРЖАВНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

"МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ З ПОЛІГРАФІЇ ТА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ"

ДИПЛОМНА РОБОТА

за темою: "Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)"

Виконала: учениця 9 групи Михальська К.О.

Перевірив: викладач Юденкова О.П.

м. Дніпропетровськ - 2014 р.

Зміст

Вступ

1. Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)

1.1 Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом

1.2 Підготовка документів з обмеженим доступом до передання на архівне зберігання

1.3 Складання й оформлення описів справ, а також актів про відбір для зниження документів, що не підлягають зберіганню

1.4 Оформлення справ з обмеженим доступом

1.5 Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання

1.6 Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах

2. Документування процесів кадрового руху в середині підприємства: переведення, зміщення, відпустки

2.1 Розпорядчі документи

2.2 Підготовка й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників

2.3 Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

3. Організація комп'ютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця

Висновки

Список використаної літератури

Додаток

Вступ

Роль інформаційних технологій у системі адміністративного управління. Інформаційна і комп'ютерна техніка - основа сучасного діловодства та документознавства.

Сучасний науково-технічний прогрес відбувається на основі інформатики і комп'ютерної техніки. Вони визначають характерні риси так званих "інформаційних технологій".

З точки зору документознавства та ІД, нова комп'ютерна техніка - це якісно новий клас технічних засобів, що використовуються для опрацювання документів. Не важко встановити всі переваги комп'ютера порівняльним аналізом між цим приладом і рештою технічних засобів, що використовуються в документознавстві та ІД. Найголовніше можна об'єднати в пункти:

ь комп'ютер - це перший універсальний засіб, за допомогою якого опрацьовують документи. При цьому щодо часу і точності опрацювання документів він не має конкурентів;

ь комп'ютер - це універсальний засіб, за допомогою якого з'явилася можливість переходу до комп'ютерного діловодства;

ь комп'ютер - це засіб наукового прогнозування. Немає іншого подібного феномена, до якого так сильно прагнула б кожна людина, як до набуття можливості заздалегідь знати, що буде, якщо...

Комп'ютер - якісно новий засіб із точки зору документознавства, оскільки він об'єднує в одному всі можливості використання решти засобів документознавства і діловодства.

Крім удосконалення самої комп'ютерної техніки (наприклад, так звані комп'ютери V покоління), досить перспективним є поєднання комп'ютерної техніки з відео, голографією тощо.

Словом, комп'ютерна техніка як засіб документознавства та інформаційної діяльності - це надійна основа розвитку не лише сучасних, але й майбутніх прогресивних інформаційних технологій.

Отже, щоб відповідати сучасним вимогам суспільства для документознавства та ІД, необхідно впроваджувати і використовувати ІКТ. Це перш за все комп'ютерна техніка і інформатика, що швидко розвиваються. З впровадженням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій з'являються нові можливості, необхідні для вирішення ряду проблем сучасного документознавства.

Технічне оснащення сучасного діловодства та інформаційної діяльності представлено сукупністю технічних засобів збирання, накопичення, зберігання, опрацювання, передавання, подання даних, засобів опрацювання документів, оргтехніки та засобів зв'язку для здійснення інформаційного обміну між користувачами.

Досягнення ефективності ІД передбачає виконання деякого набору вимог, що ставляться до комплексу технічних засобів (КТЗ), основою яких є:

ь мінімізація трудових і вартісних витрат на вирішення всього комплексу задач;

ь реалізація інтегрованого опрацювання даних за рахунок інформаційної, технічної, програмної сумісності різних технічних пристроїв;

ь забезпечення користувачів зв'язком через термінальні пристрої з розподіленими банками даних високої надійності;

ь наявність захисту даних від несанкціонованого доступу;

ь реалізація КТЗ, що випускає вітчизняна промисловість;

ь гнучкість структури КТЗ, тобто перспективне включення в його склад нових, більш досконалих технічних засобів за мірою освоєння їх промисловістю;

ь мінімізація капітальних витрат на придбання КТЗ, їх поточну експлуатацію.

Ефективне здійснення ІД базується на комплексному використанні сучасних технічних засобів опрацювання даних і методів технологізації процесів розв'язування задач. Основою подальшого розвитку автоматизації ІД у різних галузях є сучасні інформаційно-комунікаційні технології, що орієнтуються на використання останніх досягнень електронної техніки, зокрема високопродуктивних, швидкодіючих комп'ютерів і сучасних засобів зв'язку.

Характерними рисами сучасних комп'ютерів є висока продуктивність, різноманітність способів опрацювання і подання даних - двійкове, десяткове, символьне, при великому діапазоні їх зміни і високій точності подання тощо.

Головна тенденція розвитку обчислювальної техніки в наш час є подальший розвиток галузей застосування ПК і, як наслідок - перехід від окремих машин до їх систем - обчислювальних систем, комп'ютерних мереж, комплексів різноманітної конфігурації з широким діапазоном функціональних характеристик.

Найбільш перспективні територіально розподілені багатомашинні системи, що створюються на основі комп'ютерної мережі, що орієнтується не стільки на чисельне опрацювання даних, скільки на комунікаційно-інформаційні послуги, електронну пошту, систему телеконференцій та довідково-інформаційні системи.

1. Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)

1.1 Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом

Закінчені в діловодстві документи з обмеженим доступом і справи постійного та тривалого зберігання перебувають в режимно-секретному органі (РСО) державного органу, підприємства, організації та установи протягом двох років, а відтак передаються до секретного архівного підрозділу за описами справ.

Терміни їх зберігання в секретному архівному підрозділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (Держкомархів України) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади.

У разі реорганізації або ліквідації підприємства, установи, організації для вирішення питання про подальше зберігання архівних документів обмеженого доступу наказом керівника підприємства, установи, організації створюється у встановленому порядку комісія.

Облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Деркомархівом України, інструкціями та іншими нормативними актами з питань архівної справи й охорони державної таємниці.

Основними обліковими документами в секретному архівному підрозділі є: книга обліку надходження і вибуття документів з обмеженим доступом, описи справ та документів, книга обліку надходження й вибуття страхового фонду та фонду використання, список фондів, лист фонду, картка фонду за формами СА 1-СА 5, СА 10-СА 13 (додатки № 2.1.13-2.1.17, 2.1.22-2.1.25).

Крім того, у справу постійного, тривалого зберігання вмішуються засвідчувальний аркуш (додаток 2.1.27) та внутрішній опис (додаток 2.1.28). За кожним фондом ведеться справа фонду.

На випадок стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо секретний архівний підрозділ розробляє необхідні заходи.

Документи з обмеженим доступом, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки в приміщенні секретного архівного підрозділу на замовлення за формою СА 6 (додаток 2.1.18), підписані керівником відповідного структурного підрозділу підприємства, установи, організації (для документів особливої важливості - керівником підприємства, установи, організації) та погоджені керівником РСО або його заступником.

Цілком таємні й таємні документи видаються на робочі місця на замовлення через працівників РСО.

Документи особливої важливості на робочі місця виконавцям не видаються.

Видача цілком таємних і таємних документів із секретного архівного підрозділу фіксується у книзі видачі справ за формою СА 7 (додаток 2.1.19). Одержані з секретного архівного підрозділу в тимчасове користування документи беруться на облік у РСО, про що робиться запис у журналі справ, одержаних із секретного архівного підрозділу за формою СА 8 (додаток 2.1.20).

Перевірка наявності документів з обмеженим доступом та справ проводиться в секретному архівному підрозділі не рідше ніж один раз на 5 років.

Розсекречування або зміна грифу обмеження доступу до документів і справ, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, проводиться відповідно до Закону України "Про державну таємницю" та нормативних актів Державного комітету України з питань державних секретів і технічного захисту інформації (Держкомсекретів).

Документи особливої важливості до державних архівних установ не передаються до закінчення терміну обмеження їх використання відповідно до Закону України "Про державну таємницю". Після закінчення зазначеного терміну документи розсекречуються або гриф їх обмеження зменшується у встановленому порядку і вони передаються до державних архівних установ.

1.2 Підготовка документів з обмеженим доступом до передання на архівне зберігання

Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання охоплює:

· організацію та проведення експертизи цінності документів;

· складання й оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

· створення науково-довідкового апарату;

· оформлення справ.

Як і у поточному діловодстві, експертиза цінності документів з обмеженим доступом і справ проводиться згідно з Положенням про принципи й критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.1995 № 853, Інструкцією про порядок відбору та передачі документів з обмеженим доступом на архівне зберігання.

Усі члени експертної комісії (ЕК) мають безпосередньо стосуватися питань і документів, що розглядаються на засіданнях комісії, та мати допуск до державної таємниці відповідної форми.

Експертиза цінності документів з обмеженим доступом проводиться щороку після завершення року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу й РСО підприємства, установи, організації. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури справ конфіденційних документів підприємства, установи, організації на наступний рік.

Під час проведення експертизи цінності документів з обмеженим доступом у РСО підприємства, установи, організації здійснюється відбір документів постійного, тривалого зберігання для передавання до секретного архівного підрозділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСО підприємства, установи, організації, відбір для знищення справ з обмеженим доступом і документів тимчасового зберігання за попередні роки, терміни зберігання яких закінчилися.

Водночас із цим перевіряється якість та повнота чинної номенклатури справ з обмеженим доступом підприємства, установи, організації, правильність визначення термінів зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ, додержання встановленого порядку оформлення й формування документів у справі. Експерти також зобов'язані звертати увагу на відповідність грифів обмеження доступу до документів відомостям, що містяться в них, і разі потреби вносити пропозиції щодо їхньої зміни.

Відбір документів з обмеженим доступом для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку через перегляд кожного аркуша справ.

Експертиза цінності документів через перегляд тільки їх заголовків категорично забороняється.

До проведення експертизи цінності всі документи з обмеженим доступом мають бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку документів з обмеженим доступом за відповідний період відпрацьовані.

Під час перегляду аркушів справ постійного зберігання вилучаються дублетні примірники документів, чернетки, документи тимчасово зберігання, а також такі, що не відповідають змісту справи, які відібрано для зберігання.

Водночас із відбором справ з обмеженим доступом постійного та тривалого зберігання для передавання до секретного архівного підрозділу в РСО підприємства, установи проводиться відбір справ і документів, терміни зберігання яких закінчилися. При цьому враховують такі позначки в переліку документів або номенклатурі справ, як "ЕПК" (Експертно-перевірна комісія), "Доки не мине потреба", "За умови проведення ревізії", "До заміни новими" тощо.

Під час проведення експертизи цінності виявляються особливо цінні документи з обмеженим доступом.

Виявлення цих документів проводиться на підставі правил і рекомендацій, які розробляються Держкомархівом України, та переліків особливо цінних документів, затверджених відповідними міністерствами, відомствами за погодженням з державними архівними установами.

Під час проведення експертизи цінності надто великих і складних за змістом комплексів справ на кожну справу, відібрану для постійного зберігання, складається робоча картка за формою СА 9 (додаток 2.1.21), в якій мають бути зазначені назва структурного підрозділу, обліковий номер, граничні дати документів, заголовок, кількість аркушів.

Якщо у справу постійного зберігання підшито документи тимчасового зберігання, у картках зазначаються номери аркушів документів постійного зберігання та їхня загальна кількість у справі. У разі неправильного вміщення документа до справи на нього слід заводити окрему картку з метою подальшого визначення місця зберігання цього документа.

На особливо цінні документи складаються окремі картки.

1.3 Складання й оформлення описів справ, а також актів про відбір для зниження документів, що не підлягають зберіганню

Результати експертизи цінності документів з обмеженим доступом оформляються у вигляді описів справ постійного, тривалого зберігання, описів особливо цінних справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Описи справ за формами СА 10-СА 12 (додатки 2.1.22-2.1.24) складаються відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Описуючи справи з обмеженим доступом, варто мати на увазі таке:

· описи справ постійного і тривалого зберігання складаються окремо;

· розділи опису справ складаються за роками, а всередині розділів - за структурними підрозділами підприємства, установи, організації;

· заголовки справ вносяться до опису, як правило, в тій послідовності, в якій їх розміщено в номенклатурі справ;

· науково-дослідна, проектна, конструкторська, геологічна, медична та інша спеціальна документація входить до окремих описів справ. Схема їхньої побудови узгоджується з державною архівною установою, до якої мають надходити документи з обмеженим доступом; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером;

· якщо справа складається с кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться підряд справи з однаковими заголовками, наводиться повністю заголовок першої справи, а решта справ позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи подаються в опису в повному викладі, наприклад: "те саме, т. 3, за липень - вересень, 150 арк.". На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються в точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи;

· порядок нумерації справ у описі - наскрізний, тобто в першій справі в новому річному розділі зведеного опису має бути порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу;

· справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються до розділу опису за роком їх заведення в діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів зазначається заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а в графі "Примітка" робиться позначка "Див. спр. № ___". Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в описі проставляється кількість аркушів справи (в розділі, де вона облікована);

· наприкінці розділу опису робиться підсумковий запис, у якому зазначається (цифрами й літерами) кількість справ, що є в цьому розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюють особливості нумерації справ у описі (літерні або пропущені номери справ);

· на страхові копії складається окремий опис за формою СА 13 (додаток 2.1.25), у якому мають бути річні розділи із вкладеними до них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кількість справ, скопійованих за рік. У підсумковому записі також зазначається (в разі зміни обсягів) наростаючий підсумок - загальна кількість виготовлених та скопійованих справ;

· гриф обмеження доступу до описів та їхніх розділів має відповідати ступеню обмеження відомостей, що містяться в них.

Описи (їх розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються в чотирьох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їх посад та проставляються дати складання; погоджуються з керівниками РСО й секретного архівного підрозділу, розглядається і схвалюється ЕК підприємства, установи, організації та подаються на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання підприємством, установою, організацією складається передмова та в разі потреби - покажчики, зміст, список скорочень.

Потреба й порядок складання науково-довідкового апарату описів визначається державною архівною установою, до якої мають надходити документи з обмеженим доступом.

Описи (їхні розділи) справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках, підписуються їх укладачами із зазначенням посад, які вони обіймають, та затверджуються ЕК підприємства, установи, організації.

Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період. документування кадровий обмежений зберігання

Акти на справи й документи в діловодстві складаються працівниками РСО, розглядаються водночас з описами справ на засіданні ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

У секретному архівному підрозділі акти про відбір справ для знищення складаються його працівниками, погоджуються з відповідними ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

1.4 Оформлення справ з обмеженим доступом

Закінчені в діловодстві справи постійного й тривалого зберігання під час підготовки їх до передання в секретний архівний підрозділ оформлюються працівниками РОС, які з ними працювали. У разі потреби до цієї роботи залучаються працівники відповідних структурних підрозділів, які мають у встановленому порядку доступ до документів і виконують її з методичною допомогою та під контролем фахівців з секретного архівного підрозділу.

Справи постійного й тривалого зберігання мають бути повністю оформлені відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку справи має бути внутрішній опис, а в кінці - засвідчувальний аркуш.

Вилучення окремих документів з обмеженим доступом із справ (дублетних документів, тимчасового зберігання тощо) та повне оформлення справ здійснюється перед затвердженням описів справ за відповідний період, разом із цим:

· вилучені із справ документи з обмеженим доступом вміщують у папки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшивають до відповідної справи;

· у внутрішніх описах документів справ проти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (номер і дата складання акта про знищення), що засвідчується підписами двох працівників РСО;

· особливо цінні документи з обмеженим доступом забороняється вміщувати в конверти, які підшиваються в справи.

1.5 Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання

Документи з обмеженим доступом і справи, які були створені в процесі діяльності підприємства, установи, організації та попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, входять до складу Національного архівного фонду України. Ці документи, незалежно від належності, часу створення, місця зберігання, техніки та способу закріплення інформації, підлягають передаванню до відповідної державної архівної установи.

Справи з обмеженим доступом постійного, тривалого зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.

Страхові копії фонду зберігання, позитивні мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінних документів передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Держкомархівом України.

Справи з обмеженим доступом тимчасового зберігання передаванню до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються в РСО й після закінчення термінів зберігання знищуються у встановленому порядку. Як виняток, а також якщо є можливість, за рішенням керівництва підприємства, установи, організації такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.

Передавання справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою справ з обмеженим доступом за відповідний період часу, як правило, за рік та оформлюється актом приймання-передавання.

В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписує представник РСО та працівник секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали приймання-передавання справ, погоджує керівник секретного архівного підрозділу та затверджує керівник РСО.

На справи особливої важливості тимчасового зберігання складається опис, аналогічний за формою опису справ тривалого зберігання.

Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу в тому вигляді, в якому вони були оформлені в поточному діловодстві.

Під час приймання до секретного архівного підрозділу справ з обмеженим доступом перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількості аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним у описі. При цьому на першому примірнику опису проти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивки робиться позначка "V".

Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості та облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам у описі.

У разі виявлення розбіжностей записів у описі з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) до опису вносяться відповідні зміни, які в графі "Примітка" під словами "Виправленому вірити" засвідчуються підписами осіб, що приймають і передають справи, та датою внесення змін.

У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це негайно повідомляють керівникові РСО для вжиття заходів щодо їх розшуку.

Усі вади у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передавання до секретного архівного підрозділу, усувають працівники РСО - передавача документів.

Наприкінці кожного примірника опису зазначаються цифрами та літерами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата приймання-передавання. Кожний примірник опису підписують особи, які прийняли й передали справи.

Справи, залишені в РСО для подальшої роботи (перехідні, справи, пов'язані з виробничою потребою, тощо), оформлюються актом про надавання справ у тимчасове користування за формою СА 14 (додаток 2.1.26).

Приймання-передавання справ з обмеженим доступом здійснюється в приміщенні РСО. Прийняті справи з обмеженим доступом, мікрофільми (мікрофіші) пакують у тару, яку опечатує працівник секретного архівного підрозділу, й доставляють до секретного архівного підрозділу працівники РСО в супроводі працівника секретного архівного підрозділу.

Документи особливої важливості кладуть у конверти, папки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника підприємства, установи, організації або виконавця, який безпосередньо стосується цих документів. На упаковці цих документів мають бути попереджувальні написи про те, хто має право їх розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.

Якщо обсяги справ, які підлягають передаванню до секретного архівного підрозділу, великі, дозволяється здійснювати їх приймання із оформленням секретним архівним підрозділом разової розписки.

1.6 Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах

Для зберігання, обліку та використання документів з обмеженим доступом у державних архівних установах створюються окремі підрозділи, які підпорядковуються безпосередньо керівникові державної архівної установи.

Основними завданнями секретних підрозділів державних архівних установ є приймання, облік, забезпечення схоронності та використання документів з обмеженим доступом, які були створені в процесі діяльності підприємст, установ, організацій, що перебувають у сфері чи зоні комплектування відповідної державної архівної установи.

Цілком таємні й таємні документи, передані на державне зберігання, можуть видаватися державними архівними установами для користування дослідникам за наявності в них довідки встановленої форми про допуск до таких документів та письмового дозволу керівника підприємства, установи, організації, що передала документи на зберігання, або її правонаступника.

1.7. Державна статистична звітність з питань державної таємниці

Наказом Міністерства статистики України від 04.10.1996 №290 відповідно до п. 11 Положення про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.1995 № 609, передбачено державну статистичну звітність з питань державної таємниці.

За поданням Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації, затверджені такі форми державної статистичної звітності:

№ 1-СЗ "Звіт про стан охорони державної таємниці" (річна);

№ 2-СЗ "Звіт про стан охорони державної таємниці" (річна).

Форми державної статистичної звітності № 1-СЗ, узведенні згідно з п.11 Положення про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної Республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.1995 № 609, поширюються на виробничі, науково-виробничі об'єднання, підприємства (зокрема - спільні), організації та установи, незалежно від форм власності, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, які мають дозвіл (ліцензію) на право здійснення такої діяльності.

Форми державної статистичної звітності № 2-СЗ - на міністерства, відомства, Уряд Автономної Республіки Крим, місцеві органи державної виконавчої влади, виконкоми Рад.

Заповнюючи звіт, слід керуватися Законом України "Про державну таємницю" Зводом відомостей, що становлять державну таємницю України, Розгорнутим переліком відомостей, що становлять державну таємницю, щодо міністерства, відомства та іншого органу державної виконавчої влади.

Звіти подаються щороку 1-ого лютого після звітного періоду за підпорядкованістю. Підприємства, установи, організації, які не підпорядковуються іншим підприємствам, установам, організаціям, у цей термін надсилають статистичні звіти відповідно Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним державним адміністраціям міст Києва та Севастополя.

Звіт підписується керівником, який несе відповідальність за повноту звіту й достовірність даних, своєчасне його подання на адресу.

2. Документування процесів кадрового руху в середині підприємства: переведення, зміщення, відпустки

2.1 Розпорядчі документи

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

* № П-1 (наказ про прийом на роботу);

* № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

* № П-6 (наказ про надання відпустки);

* № П-7 (список №_ про надання відпустки);

* № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А 4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А 4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

* повне найменування установи, організації; назву виду документа - розпорядження, наказ;

* дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

* місце складання чи видання (м. Трускавець);

* номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

* заголовок до тексту;

* текст;

* підстава;

* підпис керівника;

* на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі - посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

2.2 Підготовка й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням розпорядження, наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування до шести місяців, тощо). Розпорядження, наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з розпорядженням, наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі № П 2-ДС робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П 2-ДС пишеться копія наказу.

Для того, щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

* роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

* ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

* визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

* проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

Накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу в тій самій установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження, наказу керівника та згоди працівника.

У розпорядчій частині розпорядження, наказу вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (службова потреба, для заміни відсутнього, тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання розпорядження, наказу. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки № П 2-ДС і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці № П 2-ДС.

Слід також пам'ятати, що переведення працівника допускається тільки за його письмовою згодою.

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (підстави припинення трудових відносин вказані у ст. 36 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

* за підстав, викладених у законі (ст. 36 КЗпП України та ст.30 Закону України "Про державну службу";

* за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про звільнення складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України, Закону України "Про державну службу") та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко. Далі - підстава видання розпорядження, наказу. Складаючи розпорядження, наказ про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.96. В особовій картці № П 2 - ДС у рядку: "Дата і причина звільнення" пишеться дата і причина звільнення, і працівник обов'язково ставить свій підпис.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків особового складу у зв'язку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи розпорядження, накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗпП України, постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 15.03.94 № 170).

Контракт обов'язково укладається в письмовій формі, яка затверджена наказом Міністерства праці України від 15.04.94 № 23 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1992 р. № 84/293).

Працівник, який приймається на роботу за контрактом, власноручно заповнює два примірники договору і підписує їх. Після підписання керівником один примірник з підписом керівника і печаткою видається працівнику. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті.

Він є підставою для укладення трудового договору та видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

Крім того, слід зазначити, що контракт укладається тільки в тому разі, коли працівник належить до категорії працівників, що, згідно із законодавством, працюють за контрактом (постанова Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 6 листопада 1992 року).

2.3 Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

Статтею 45 Конституції України передбачено: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи в даній установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються керівником установи, організації за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків ураховуються інтереси установи, організації, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається за рішенням керівника, у порядку передбаченому законодавством.

На підставі затвердженого графіка відпусток та заяви працівника в установі, організації видається наказ або розпорядження.

У наказі, розпорядженні слід вказати прізвище, ім'я, по батькові, посаду працівника, вид, дату початку та строк відпустки, а також робочий рік, за який надається щорічна відпустка. Наказ видається у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується керівником установи, організації, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

3. Організація комп'ютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця

Організація управління у наш час неможлива без застосування інформаційних технологій. Практично всі працівники сфери управління в установах, організаціях, на підприємствах і фірмах використовують у своїй діяльності комп'ютери, але далеко не всі мають достатнє уявлення про можливості використання сучасних комп'ютерних технологій, вміють ефективно їх використовувати.

Спрощення і прискорення підготовки документів, можливості зберігання і опрацювання великих об'ємів даних, доступу до них із будь-якої точки земної кулі стали базою інформаційної революції.

Сьогодні комп'ютери стають основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання і передавання даних. Поява комп'ютера спричинила такі ж зміни в офісній роботі, як поява телефону і друкарської машинки століттям раніше.

Впровадження комп'ютерів у діловодство створює нові якісні можливості для документаційного забезпечення управління, дозволяє поставити діловодство на сучасний рівень науково-технічного прогресу, кардинально підвищити продуктивність і якість управління.

Людина завжди прагнула залишити комусь свої знання, передати накопичений досвід. Розвиток людства спричинив розвиток документа як засобу матеріалізації даних. Від наскальних розписів люди приходять до клинописних табличок, виготовляють папірус, пергамент і, нарешті, папір. Люди пишуть гусячим пером, винаходять металеве перо. Потім для масового розмножування документів з'являються типографії. Але механізація підготовки окремого документа прийшла значно пізніше. Документи ще довго пишуться від руки і тільки винайдення друкарської машинки, що отримала поширення в кінці XIX століття під назвою "ремінгтон", принесло механізацію у цей процес. Потім з'явилися електричні друкарські машинки, що дозволило підвищити швидкість друкування і полегшити працю друкарок, особливо друкування кількох екземплярів документів під копіювальний папір. Паралельно у 2-й половині XX століття з'являються перші ЕОМ, призначені для виконання складних обчислень. Перший комп'ютер, що називався ENIAC, створений у 1946 році й важив 30 тонн. У 1968 році у всьому світі нараховувалося лише 30 000 комп'ютерів. В основному це були великі універсальні ЕОМ і "міні-комп'ютери" розміром із холодильник. Програми вводилися за допомогою перфокарт і дозволяли виконати лише досить нескладні розрахунки.

З кінця 1960-х років на базі великих ЕОМ (мейнфреймів, прикладом яких є обчислювальні машини серії ЕС), починають впроваджуватися автоматизовані системи управління (АСУ). Використання цих систем дозволяло робити централізоване опрацювання даних галузі або великого підприємства. АСУ-контроль, АСУ-кадри тощо активно впроваджувалися у сферу управління.

Робота з документами завжди потребувала великих витрат зусиль і часу у зв'язку з необхідністю передруковувати сторінку чи навіть весь великий документ за необхідності випадку внесення до нього незначних виправлень. Поява електронних друкарських машинок, обладнаних запам'ятовуючим пристроєм на кілька сторінок тексту, частково вирішувало цю проблему. Але тільки поява персональних комп'ютерів спричинила кардинальні зміни у процесі підготовки документів і діловодства в цілому.

Висновки

У своїй дипломній роботі я розглянула дві теми.

Перша тема - "Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)" розкриває вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом; підготовку документів з обмеженим доступом до передання на архівне зберігання; складання й оформлення описів справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню; оформлення справ з обмеженим доступом; передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання; зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах та розглядає державну статистичну звітність з питань державної таємниці.

З перерахованих тем, ми дізналися про те, що облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Держкомархівом України, інструкціями та іншими нормативними актами з питань архівної справи й охорони державної таємниці. Відбір документів з обмеженим доступом для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку через перегляд кожного аркуша справ.

Також, я дізналася, що підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання охоплює:

· організацію та проведення експертизи цінності документів;

· складання й оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

· створення науково-довідкового апарату;

· оформлення справ.

Зазначене свідчить, що основними державними органами, які контролюють вище наведені питання, на підставі постанов, наказів, положень та ін., є Кабінет Міністрів України, Міністерство статистики України, Державний комітет України з питань державних секретів та технічного захисту інформації та Держкомархів України.

Друга тема - "Документування процесів кадрового руху в середині підприємства: переведення, зміщення, відпустки" розглядає розпорядчі документи; підготовку й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників та порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки.

З детального розглядання другої теми, я зробила висновок, що до розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток.

Також, я дізналася, що згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи в даній установі, організації.

У моїй дипломній роботі додатково розглянуто організацію комп'ютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця. У цій темі ми знайомимося з історією появи комп'ютерів та їх впровадження у сучасне життя.

Список використаної літератури

1. Діденко А.Н. - Сучасне діловодство: Навч. посібник. - Либідь, 1998. - 256 с.

2. Прокопенко В.І. - Трудове право. Підручник, Фірма "Консум", Харків, 1998. - 479 с.

3. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. - Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оіяна-Нова, 2001. - 392 с.

4. Мітяєв К.Г. - История и организация делопроизводства в СССР. Електрон. ресурс. - Спосіб доступу: URL http//www.books.google.com.ua - Заголовок з екрану.

5. ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". - К.: Держстандарт 2005.

6. Беспянська Г.В. - Справочинство: Навч. посібник для дистанційного навчання / За наук. Ред. В.В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006-489 с.

Додаток

ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

"__ " 200 року № _______

Про переведення Клімчука О.В.

1. Перевести Клімчука Олександра Валентиновича з посади провідного спеціаліста організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації на посаду консультанта організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації 1 серпня 200_ року, за його згодою, з посадовим окладом згідно штатного розпису, як такого, що перебував у кадровому резерві на цю посаду.

2. Присвоїти Клімчуку О.В. 10 ранг державного службовця.

3. Зберегти Клімчуку О.В. раніше встановлені надбавки за вислугу років та високі досягнення у праці.

Підстава: доповідна начальника організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації від 21.07.200_ р., заява Клімчука О.В. від 22.07.200_ р.

Голова облдержадміністрації Миколайчук В.А.

Размещено на Allbest.ru

...