Аудит подсистемы "Управление закупками" системы управления качеством ООО "РУ НПП Агринол"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

На тему: «Аудит подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол»

Введение

В процессе выполнения работы будет проведен аудит подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол». При этом будут выполнены следующие действия:

а) изучены, проанализированы и описаны общие сведения об организации, её структуре и выпускаемой продукции;

б) разработана программа аудита;

в) подготовлены и проведены аудиты адекватности (документации) и соответствия (на местах) и при этом будет выполнено следующее:

-- составлен план аудита;

-- разработан контрольный лист;

-- записаны свидетельства аудита;

-- сформулированы наблюдения;

-- выявлены несоответствия;

г) определены и проанализированы причины несоответствий;

д) разработаны корректирующие действия для устранения причин этих несоответствий;

е) составлен отчет.

1. Описание организации

1.1 Краткие сведения об организации

Наименование организации: ООО «РУ НПП Агринол».

Адрес: Запорожская область, г. Бердянск, ул. Строительная, 3а.

Вид экономической деятельности:

-- производство продуктов нефтепереработки;

-- производство стальных бочек и подобных контейнеров.

ООО «РУ НПП Агринол» основано в августе 2000 года. В начале своей деятельности ООО «РУ НПП Агринол» производило 9 наименований пластичных смазок и 5 наименований минеральных масел. Располагалась организация на площади чуть более 200 м² с количеством персонала 30 человек.

В данный момент ООО «РУ НПП Агринол» занимает одну из лидирующих позиций в Украине среди производителей пластичных смазок, масел, смазочно-охлаждающих технических средств. Штат сотрудников насчитывает более 300 человек. Производственные мощности организации занимают площадь более 2 га. Ассортимент производимой продукции составляет более 300 наименований.

2. Описание продукции

ООО «РУ НПП Агринол» производит продукцию таких видов:

1) Масла:

-- универсальные;

-- трансмиссионные;

-- моторные;

-- гидравлические;

-- энергетические;

-- индустриальные;

-- закалочные.

2) Смазки:

-- Общего назначения для обычных и повышенных температур;

-- автомобильные;

-- многоцелевые;

-- железнодорожные;

-- индустриальные;

-- термостойкие;

-- химическистойкие;

-- буровые;

-- низкотемпературные;

-- канатные;

-- приборные;

-- консервационные;

-- уплотнительные;

-- редукторные.

3) Смазочно-охлаждающие технические средства:

-- водоэмульсионные;

-- масляные.

4) Металлические бочки.

Производство и фасовка всей продукции ООО «РУ НПП Агринол» проводится на собственных мощностях компании.

Продукция сертифицируется в ГП «Запорожский научно-производственный центр стандартизации, метрологии и сертификации».

3. Программа аудита

3.1 Цель программы аудита

Определение степени соответствия подсистемы «Управление закупками» системы управления качества требованиям ДСТУ ISO 9001:2009;

Содействие улучшению системы управления качеством.

3.2 Объем программы аудита

Программу аудита составляет проверка документации и деятельности следующих подразделений организации:

-- отдела маркетинга;

-- финансового отдела;

-- отдела снабжения и сбыта;

-- транспортной службы;

-- отдела технического контроля.

3.3 График реализации этапов аудита

1) с 10.08.2012 по 13.08.2012 -- подготовка аудита адекватности;

2) 15.08.2012 -- аудит адекватности;

3) с 16.08.2012 по 19.08.2012 -- анализ полученных результатов;

4) с 21.08.2012 по 23.08.2012 -- разработка корректирующих действий;

5) с 25.08.2012 по 28.08.2012 -- подготовка аудита соответствия;

6) с 30.08 2012 по 03.09.2012 -- аудит соответствия;

7) с 04.09.2012 по 09.09.2012 -- анализ полученных результатов;

8) с 10.09.2012 по 14.09.2012 -- разработка корректирующих действий.

Ресурсы включают в себя наличие аудиторов, канцелярские принадлежности и компьютер.

4. Подготовка и проведение аудита адекватности системы управления качеством

4.1 Определение целей, критериев и объёма аудита адекватности

Цели аудита:

-- определить степень соответствия подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол» критериям аудита;

-- определить область возможного улучшения системы управления качеством.

Аудит проводится в помещениях, занимаемых подразделениями, участвующими в процессе «Управление закупками», а именно:

-- отдела маркетинга;

-- финансового отдела;

-- отдела снабжения и сбыта;

-- транспортной службы;

-- отдела технического контроля.

Данному аудиту подлежит деятельность указанных подразделений связанная только с процессом «Управление закупками».

Аудит проводится 15.08.2012.

Критериями данного аудита являются требования п. 7.4 ДСТУ ISO 9001:2009. управление качество аудит

4.2 План аудита адекватности системы управления качеством

Цель аудита

-- определить степень соответствия подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол» критериям аудита;

-- определить область возможного улучшения системы управления качеством.

Критерии аудита

Требования п. 7.4 ДСТУ ISO 9001:2009.

Объем аудита

Аудит проводится в помещениях, занимаемых подразделениями, участвующими в процессе «Управление закупками», а именно:

-- отдела маркетинга;

-- финансового отдела;

-- отдела снабжения и сбыта;

-- транспортной службы;

-- отдела технического контроля.

Данному аудиту подлежит деятельность указанных подразделений связанная только с процессом «Управление закупками».

Аудит проводится 15.08.2012.

Перечень разделов проверяемого документа, дата аудита и продолжительность каждого его действия

Перечень проверяемых пунктов, Ф.И.О. аудиторов и сопровождающих лиц, дата аудита и продолжительность каждого его действия приведены в таблице 1.

Таблица 1

Раздел (пункт) проверяемого Руководства по качеству	Аудитор	Сопровождающее лицо	Дата	Продолжительность
Закупки	Назарько В.С.	Токин М.Г.	15.08.12	10.00 - 13.00

Расписание совещаний

15.08.12 с 9.00 до 10.00 -- вступительное совещание;

15.08.12 с 13.00 до 14.00 -- заключительное совещание.

Роли и обязанности аудитора и сопровождающих лиц

Аудит в организации проводится одним аудитором (Назарько В.С.). Поэтому все обязанности по его проведению он выполняет сам.

Руководство организации назначило сопровождающего -- начальника отдела маркетинга Токина М.Г., в обязанности которого входит:

а) обеспечение наличия необходимой документации;

б) ознакомление аудитора с правилами техники безопасности на местах и охранных процедур и контроль их выполнения;

в) выступление в качестве свидетеля по поручению проверяемых подразделений.

Ресурсы. Канцелярские принадлежности и компьютер.

Язык. Контактный язык - русский и на этом же языке оформляется отчетная документация по результатам аудита.

Разделы отчета об аудите

Отчет о результатах аудита будет содержать:

-- Ф.И.О аудитора;

-- дату и место проведения проверки;

-- формулировку выявленных несоответствий;

-- предлагаемые корректирующие действия и сроки их внедрения.

Последующие аудиты

При отсутствии значимых несоответствий последующий аудит будет проведен через год.

4.3 Формулирование несоответствий, полученных при аудите адекватности системы управления качеством

В процессе проведения аудита адекватности подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол» несоответствий выявлено не было.

Таблица 2 - Контрольный лист

Критерии аудита (требования ДСТУ ISO 9001:2009)	Свидетельства аудита	Наблюдения
	Кто?	Что?	Где?	Почему?	Когда?	Как?	Регистрация
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Организация должна обеспечивать соответствие закупаемой продукции установленным закупочным требованиям	Отдел снабжения и сбыта	На основе списка закупок и сроков, оговоренных в заявках, составляется «План-график закупок»	СОУ 7.4	В целях соблюдения сроков, качества и количества закупок	Ежемесячно	Путем обработки заявок на закупки от внутренних заказчиков	Форма 7.4 -- 2 «План-график закупок»	Выполняется
Организация должна оценивать и выбирать поставщиков, обращая внимание на их способность поставлять продукцию, соответствующую требованиям	Отдел маркетинга	Сотрудниками отдела маркетинга производится оценка потенциальных поставщиков согласно	Инструкция 7.4.1 «Оценивание поставщиков»	В целях выбора оптимальных поставщиков	Ежегодно	Путем выполнения положений инструкции 7.4.1 «Оценивание поставщиков»	Список утвержденных поставщиков	Выполняется
Необходимо, чтоб в информации относительно закупок было описание продукции, которую необходимо закупить.	Внутренние заказчики	Заполнение заявок на закупки установленной формы	СОУ 7.4	В целях описания необходимых закупок	Ежемесячно	Путем полного заполнения заявок на закупки	Форма 7.4 -- 1 «Заявка на закупку»	Выполняется
Организация должна определить и внедрить инспектирование или другие мероприятия, необходимые для обеспечения уверенности в том, что закупленная продукция удовлетворяет закупочные требования	ОТК	Производит входной контроль закупок	Инструкция 7.4.3 «Входной контроль»	В целях проверки закупок на соответствие требованиям	Каждая партия	Путем выполнения инструкции 7.4.3 «Входной контроль»	Протоколы испытаний	Выполняется

5. Подготовка и проведение аудита соответствия системы управления качеством

5.1 Определение целей, критериев и объёма аудита соответствия

Цели аудита:

-- определить степень соответствия подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол» критериям аудита;

-- определить область возможного улучшения системы управления качеством.

Аудит проводится в помещениях, занимаемых подразделениями, участвующими в процессе «Управление закупками», а именно:

-- отдела маркетинга;

-- финансового отдела;

-- отдела снабжения и сбыта;

-- транспортной службы;

-- отдела технического контроля.

Данному аудиту подлежит деятельность указанных подразделений связанная только с процессом «Управление закупками».

Аудит проводится с 30.08 2012 по 03.09.2012.

Критериями данного аудита являются требования п.16.4 Руководства по качеству ООО «РУ НПП Агринол», СОУ 7.4.

5.2 План аудита соответствия системы управления качеством

Цель аудита

-- определить степень соответствия подсистемы «Управление закупками» системы управления качеством ООО «РУ НПП Агринол» критериям аудита;

-- определить область возможного улучшения системы управления качеством.

Критерии аудита

Критериями данного аудита являются требования п.16.4 Руководства по качеству ООО «РУ НПП Агринол», СОУ 7.4.

Объем аудита

Аудит проводится в помещениях, занимаемых подразделениями, участвующими в процессе «Управление закупками», а именно:

-- отдела маркетинга;

-- финансового отдела;

-- отдела снабжения и сбыта;

-- транспортной службы;

-- отдела технического контроля.

Данному аудиту подлежит деятельность указанных подразделений связанная только с процессом «Управление закупками».

Аудит проводится с 30.08 2012 по 03.09.2012.

Дата, место и продолжительность проведения действий по аудиту

Проверяемые подразделения организации и процессы, дата проведения аудита и его продолжительность, а также Ф.И.О. аудиторов и сопровождающих лиц приведены в таблице 3.

Таблица 3

Проверяемые процессы	Место проведения аудита	Аудитор	Сопровождающий	Дата	Продолжительн.
Планирование закупок	Отдел снабжения и сбыта	Назарько В.С.	Коверный Д.В.	30.08.12	10.00 -- 12.00
Выбор поставщиков	Отдел маркетинга	Назарько В.С	Токин М.Г.	31.08.12	09.00 -- 12.00
Заключение договора	Финансовый отдел	Назарько В.С	Медведева Е.А.	31.08.12	13.00 -- 15.00
Получение закупок	Отдел снабжения и сбыта	Назарько В.С	Коверный Д.В.	03.09.12	09.00 -- 12.00
Проверка закупок	ОТК	Назарько В.С	Горбачева Т.В.	03.09.12	13.00 -- 15.00

Расписание совещаний

30.08.12 с 9.00 до 10.00 -- вступительное совещание.

03.09.12 с 16.00 до 17.00 -- заключительное совещание.

Роли и обязанности аудитора и сопровождающих лиц

Аудит в организации проводится одним аудитором (Назарько В.С.). Кроме этого, руководство организации назначает сопровождающих (см. табл. 3). В их обязанности входит:

а) установление контактов в проверяемых подразделениях и времени для проведения опроса;

б) организация посещений конкретных подразделений;

в) обеспечение ознакомления и соблюдения аудитором правил, касающихся техники безопасности на местах и охранных процедур;

г) выступление в качестве свидетелей по поручению проверяемой организации;

д) разъяснение или помощь в сборе информации.

Ресурсы

Выделение соответствующих финансовых ресурсов.

Представитель организации

Представителем организации является представитель руководства по качеству.

Язык

Контактный язык - русский и на этом же языке предоставляется отчетная документация по аудиту.

Разделы отчета об аудите

Отчет об аудите будет содержать:

-- Ф.И.О. аудитора;

-- дату и место проведение проверки;

-- формулировку выявленных несоответствий;

-- предлагаемые корректирующие действия и сроки их внедрения.

Последующие аудиты

При отсутствии существенных несоответствий последующий аудит будет проведен через год.

5.3 Формулирование несоответствий, выявленных при аудите соответствия системы управления качеством

В процессе аудита было выявлено одно несоответствие по п. 6.3.3 СОУ 7.4 относительно порядка действий при обнаружении фактической недостачи закупок, а именно:

-- в некоторых «Актах недостачи» по форме 7.4 было выявлено отсутствие подписей внутреннего заказчика, либо его уполномоченного представителя, как этого требует п. 6.3.3 СОУ 7.4.

5.4 Определение и анализ причин несоответствий, выявленных при аудите соответствия системы управления качеством

Определение причин несоответствий путем построения причинно-следственной диаграммы

Анализ причин несоответствий путем построения диаграммы Парето

Ранжирование причин несоответствий представлено в таблице 4:

Таблица 4

Причина	Балл	Весовой коэффициент, %
Не определена ответственность внутренних заказчиков	5	27,78
Отсутствие формального контроля со стороны нач. ОСС	4	22,22
Непонимание важности	3	16,67
Не ознакомлен с методикой	2	11,11
Невнимательность	2	11,11
Неполное описание	1	5,56
Нечеткое описание	1	5,56
Сумма	18	100

5.5 Разработка корректирующих действий для устранения причин несоответствий, выявленных при аудите соответствия системы управления качеством

Для устранения причин выявленных при аудите несоответствий необходимо провести следующие корректирующие действия:

1) необходимо внести изменения в СОУ 7.4 -- 01:

а) дополнить раздел 5 СОУ 7.4 -- 01 пунктом «Ответственность внутренних заказчиков», в котором указать их ответственность при выявлении фактической недостачи закупок и за заполнение утвержденных форм;

б) дополнить ответственностью за контроль полноты и четкости ведения записей качества подчиненных руководителей подразделений в пунктах 5.2.1.1 -- 5.2.1.5 СОУ 7.4 -- 01;

2) начальникам отделов маркетинга, снабжения и сбыта, технического контроля, финансового отдела и транспортной службы -- провести собрания персонала и донести до всего персонала указанных отделов важность четкого ведения записей качества для эффективного функционирования системы управления качеством. Протоколы собраний с подписями присутствующих передать представителю руководства по качеству:

3) представителю руководства по качеству -- провести собрание начальников отделов маркетинга, снабжения и сбыта, технического контроля, финансового отдела и транспортной службы, а также начальников подразделений ООО «РУ НПП Агринол», которые являются внутренними заказчиками закупок и ознакомить их с внесенными изменениями в СОУ 7.4 -- 01 в порядке установленном в СОУ 4.2.3 (2) «Управление документацией».

Библиография

1. ДСТУ ISO 9000 - 2001. Система управління якістю. Основні положення. Словник . - К.: ДЕРЖСТАНДАРТ, 2001.

2. ДСТУ ISO 9001:2009. Система управління якістю. Вимоги. - К.: ДЕРЖСТАНДАРТ, 2009.

3. ДСТУ ISO 19011 - 2004. Настанова щодо аудиту систем управління якістю та/або екологічного менеджменту. - К.: ДЕРЖСТАНДАРТ, 2004.

4. Трофимов К.Б. Методика аудита системы управления качеством. - Х: Нац. аэрокосм. ун-т «ХАИ», 2004.

5. Рудь В.В. Методы улучшения качества. - Х: Нац. аэрокосм. ун-т «ХАИ», 2000.

Размещено на Allbest.ru

...