Проблемні аспекти дослідження документ них комунікацій та впровадження електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОБЛЕМНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТНИХ КОМУНІКАЦІЙ ТА ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Д.В. Ахбаш

На сьогодні, основною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність, бо не уявляється можливими розвиток виробництва, нові досягнення матеріального та духовного життя, накопичення соціальної пам'яті, та, взагалі, інтелектуальна еволюція людства без спілкування та обміну інформацією між індивідами. Дослідники прогресу в соціумі довели, що соціальна комунікація - це міцний фундамент матеріального виробництва та необхідна умова прогресу будь-якого виду суспільного устрою. А саме документна комунікація є найважливішою підсистемою соціальних комунікацій, чим й обумовлюється актуальність обраної теми.

Слід зауважити, що поняття «документна комунікація» останнім часом стало звичним і широковживаним. Проте це поняття і термін, що його позначає, тлумачаться і формулюються різними авторами по-різному. Наприклад, аспірантка Харківської державної академії культури Шелестова А.М. визначає його так: «документа комунікація являє собою процеси та засоби обміну інформацією в суспільстві за допомогою документів» [5]. Звідси виходить, що з точки зору комунікаційного процесу документ є засобом передавання інформації та невід'ємною складовою цього процесу, а також слугує джерелом інформації, якщо документ розглядати з позиції реципієнта.

Відомий дослідник у сфері бібліотекознавства, документології, книгознавства та інформатики Ю.М. Столяров сформулював закон документаційного супроводу соціальних комунікацій, суть якого полягає в тому, що кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документальними, оскільки кожен із них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, опрацюванням та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо [3, с. 5].

В свою чергу професор А. А. Соляник наголошує на тому, що документні комунікації слід вивчати через призму їх основних складових: документних потоків та масивів. А вчений та фахівець в області бібліотекознавства, бібліографознавства, інформатики й теорії соціальних комунікацій А.В. Соколов детермінує поняття документних комунікацій як комунікаційну діяльності тільки в якості безпосереднього листування між комунікантом та реципієнтом [5].

Дослідниця та вчений Г.М. Швецова-Водка взагалі поставила питання: «документна» чи «документальна» комунікація. Вона зазначає, що елементарна структура соціальної інформаційної комунікації передбачає, як мінімум, три елементи: комуніканта, реципієнта і канал комунікації між ними. Документ може посідати саме місце каналу комунікації. Тому, на її думку, систему, в якій одним із елементів є документ, пропонується називати «документальною», а не «документною» [4, с.38].

З викладеного вище можна побачити неоднозначність в розумінні і в тлумаченні дослідниками такого поняття як «документні комунікації». Цьому аспекту присвячено достатню кількість дослідницьких робіт, що ще раз може підтвердити актуальність обраної теми.

Розвиваючи далі тему цієї роботи, слід звернути увагу на те, що багато дослідників в області документознавства та соціальних комунікацій тісно пов'язують існування документних комунікацій з електронною комунікацією в цілому. Це зрозуміло, беручи до уваги сучасний розвиток інформаційних технологій. Вчений та дослідник Г. М. Швецова-Водка, аналізуючи зміст електронної комунікації, зазначає, що змінюється лише форма зберігання та розповсюдження документованої інформації: замість паперового носія використовуються електронні, але і паперова форма не зникає: електронні документи у разі потреби легко переводяться на паперову основу [4, с. 39].

На сьогодні, зазнали значних змін документальні комунікації установ будь-якої форми власності. Це ґрунтується на тому, що в процесі управління почали використовуватися автоматизовані, електронні системи комунікацій (а не паперові масиви інформації). Саме електронні документні комунікації є базисом процесу електронного документообігу, бо Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг обіг електронних документів» тлумачить поняття «електронний документообіг» як і «обіг електронних документів» [2].

Організовуючи електронні документні комунікації, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) - вітчизняною чи зарубіжною. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, які отримує організація, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця, який або сам виконує документ, або передає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання [1, с.21]. Саме за вертикальним принципом побудовані системи діловодства в усіх вітчизняних державних установах.

Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхідні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів [1, с.22].

Необхідно вказати на те, що практична реалізація процесу автоматизації документної комунікації в будь-якій установі вимагає відповідних умінь і знань спеціалістів у сфері діловодства та інформатизації, а також використання значних фінансово-економічних ресурсів.

Отже, аналізуючи викладене вище, слід відзначити зростаючу роль вивчення документних комунікацій. По-перше, на сьогодні досі немає чіткого визначення цього процесу. По-друге, автоматизація документообігу, тобто налагодження електронної документної комунікації - одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств та організацій будь-якої форми власності. При цьому постає питання аналізу потреб організації, її фінансових можливостей, а головне - доцільності впровадження саме цієї системи. Крім того, дискусійним залишається питання зникнення паперових документів. Хоча більшість дослідників та вчених все ж таки згодні в тому, що електронна комунікація сьогодні не може повністю відмінити документальну, вони взаємодоповнюють одна одну.

документний комунікація автоматизація електронний

ЛІТЕРАТУРА

1. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерій вибору / Г. Перехрест // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-25.

2. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003: [Електронний ресурс] // Відомості Верховної Ради України. - 2003. - № 36. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15

3. Столяров Ю. М. Соціальні комунікації: розвиток в інформаційному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної академії культури: зб. наук. пр. - 2000. - Вип. 2. - С. 4-7.

4. Швецова-Водка Г. Складові системи документальних комунікацій / Г. Швецова-Водка // Бібліотечний вісник. - 2011. - №.1. - С. 37-42.

5. Шелестова А. Електронно-документальна комунікація сучасного університету: тенденції розвитку: [Електронний ресурс] / А. Шелестова. - 2010. - Режим доступу: http://irbis-nbuv.gov.ua/cgi-bin/irbis_nbuv/cgiirbis_64.exe?C21COM=2&I21DBN=UJRN&P21DBN=UJRN&IMAGE_FILE_ DOWNLOAD=1&Image_file_name=PDF/vkp_2010_9_10.pdf

Размещено на Allbest.ru