История делопроизводства в России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

История делопроизводства в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - «выписать», а после исполнения - «вклеить в столб» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.

Указы, жалованные грамоты, акты - это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль над исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копиисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 №435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984-1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ).

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.

Систематизация документов в организации

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т.п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

документация делопроизводство приказной боярский

Основное назначение номенклатуры дел - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач делопроизводственной службы. Ведь очень часто для анализа работы компании и принятия верных решений в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. Но возможно ли в куче различных разрозненных бумаг, скопившихся в офисе за годы активной работы, быстро найти нужный? Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов.

В первую очередь, это подразумевает под собой комплектование документов в дела. Дело - это совокупность различной документации, относящейся к одному участку или периоду работы организации. Документация подшивается в отдельную обложку с заголовком - этикеткой. Дела же, в свою очередь, регистрируются в специальном перечне с обязательным указанием наименования и срока хранения. Данный перечень носит название «номенклатура дел». По истечении определенных сроков, дела, соответственно правилам, установленным в нормативных документах, передаются либо в архив организации, либо в государственный архив.

Систематизация документов включает в себя не только правильную формальную регистрацию, но и такой аспект, как физическая сохранность документации. Для этого бумаги подшиваются в специальные папки-регистраторы или твердые обложки. К тому же, с момента заведения дела и до момента его сдачи в архив, рекомендуется хранить документы в специально отведенных местах. За обеспечение сохранности документов в организациях, как правило, отвечают сотрудники отдела делопроизводства.

Систематизация документов применяется не только для дел постоянного хранения, но и для дел, срок хранения которых менее 10 лет (дела временного хранения).

Систематизация документов значительно облегчает процесс работы. Данная процедура способствует возможности оперативного обращения к любому нужному документу и сводит риск потери важных бумаг почти к нулю

Список литературы

1. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М., 1996. 67 с.

2. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 1994. 66 с.

3. Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному коллективному и одноличному письмоводству. СПб. 1857. Ч. 2. Изд.1.

4. Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб. 1854.

5. Государственные учреждения России XVI-XVIII в. М. 1991.

6. Гальперин Г.Б. Форма управления Русским централизованным государством. М.1964.

7. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М., 1968.

8. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. // Делопроизводство, 1998.? 2.

9. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 1993. 79 с.

10. История государственного учреждения в России. М. 1997.

11. История делопроизводства в СССР: Учеб. Пособие /Под ред. Я.З. Лившица, В, А, Цикулина. М.: МГИАИ, 1974, 168 с.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документациооное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез» 1999, 320 с.

13. Каштанов С.М. Из истории средневекового источника. Акты Х-XVI в. М., 1996.

14. Леонтьев А.К. Образование приказной системы в Русском государстве МГУ, 1961.

15. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М. 1956.

16. Новгородские грамоты на бересте. М. 1986.

17. Организация работы с документами: Учеб. М.: Инфра-М, 1998, 566 с.

18. Павленко Н.А. Развитие письма. М., 1987.

19. Памятники литературы Древней Руси. М. 1969.

20. Сазонов, Бельский Полный русский письмовик. Сборник образцовых писем, деловых бумаг и коммерческой переписки. 1887.

21. Сахаров А.М. Образование и развитие Российского государства в Х! У-XVII вв. 1969.

22. Тихомиров М.Н. Российское государство ХУ-XVII вв. М., 1973.

23. Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правовых учреждений России ХVI - ХVII век. М., 1985.

Размещено на Allbest.ru