Документирование в управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Виды информационно-справочных документов, их основное назначение

2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Литература

1. Виды информационно-справочных документов, их основное назначение

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Документы этой группы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, протокол, письмо, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

- инициативные;

- информационные;

- отчётные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определённое решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчётные докладные записки информируют о завершении работы, её этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона (рисунок 1). Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, адресат, заголовок к: тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Предложения - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определённому вопросу.

Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем, составляются предложения) и заключение - перечень конкретных предложений. Предложение составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Рисунок 1 - Макет внешней докладной записки

Объяснительная записка - документ, составляемый при возникновении нештатных ситуаций, нарушении трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Адресуется руководителю, который её потребовал. Сотрудник должен кратко и чётко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов.

Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки, должна быть подписана составителем, иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты (рисунок 2).

Рисунок 2 - Макет объяснительной записки

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений; (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя.

Справка оформляется на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), дата, номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что ... действительно работает ... » и т.д.

В тексте справки обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка.

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности, акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (АКТ), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с наименованием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - «О приёме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, её результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности.

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту (рисунок 3).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения.

Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

Рисунок 3 - Макет акта

Протоколы бывают развёрнутыми (полными) и краткими. Развёрнутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь (рисунок 4).

Рисунок 4 - Макет протокола

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ печатают от левого поля (0-го положения табулятора).

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.

Договор содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; текст документа; юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения; подписи должностных лиц каждой из сторон; печати каждой из сторон; визы согласования документа.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14.

Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается руководителем.

Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись; визы согласования; печать.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14.

Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.

Текст обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя отчество и паспортные данные); содержание и объём полномочий; срок действия доверенности; иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Подпись заверяется печатью администрации области или структурного подразделения.

Сводка - документ, представляющий собой обобщённые данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

В сводке концентрируется информация из различных источников по определённой теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при её направлении в другую организацию - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчёты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа иди вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части даётся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласен» или «По проекту ... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить её утечку, овладение ею конкурентами.

Защита служебной и коммерческой тайны (КТ) от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима КТ;

- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима КТ;

- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;

- установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите КТ;

- не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия её владельца;

- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издаётся специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом.

Литература

управленческий документ коммерческий тайна

1. К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова Документирование в управленческой деятельности Учебное пособие. Санкт-Петербург, 2009.

2. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина - Красноярск, 2011.

3. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Шувалова Н.Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства и язык служебного документа: Учеб.-практ. пособ. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007 - 396 с.

Размещено на Allbest.ru