Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия.

2.4 Этапы документооборота при формировании тарифной политики

ОАО «Вологдаэнерго» может предоставлять в эксплуатацию другим предприятиям транспортные средства. В начале клиент подает заявку на имя заместителя директора предприятия, который в свою очередь рассматривает и подписывает эту заявку, а затем отправляет её в службу механизации. В службе механизации проходит технический осмотр, смотрят можно ли дать в эксплуатацию эту машину. Если машина в исправном состоянии, то диспетчер заполняет документы: путевой лист, акт на выполненные работы, товарно-транспортную накладную. Потом эти документы отправляют в планово-экономический отдел, там высчитывают стоимость эксплуатации машины по следующей таблице.

Таблица № 3

В итоге отпускная цена с НДС стоимость 2 единиц машинного часа составляет 77,55 р.

Когда все расчеты произведены, отправляют в бухгалтерию вместе с заполненными документами. Бухгалтерия дублирует документы, оригинал оставляет себе, а дубликат отдаёт клиенту.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» «ВОЛОГДАЭНЕРГО»

Одним из способов повышения эффективности деятельности автотранспортных предприятий, их конкурентоспособности на рынке грузо- и пассажиро перевозок является внедрение современных информационных технологий, автоматизация заполнения, обработки и выписки документов, оперативного учета, составления отчетности. Решать эти задачи автотранспортным предприятиям позволяет отраслевое решение, разработанные компанией УРА 1С на платформе 1С Предприятие.

Конфигурация позволяет автоматизировать выписку документов (товарно-транспортные накладные, путевые листы, командировочные удостоверения, счета, счета-фактуры, приходные накладные, авансовые отчеты и т.д.), расчет стоимости транспортных услуг, учет горючего, автозапчастей и номерных агрегатов, расчеты с водителями и другими подотчетными лицами, расчет зарплаты и выработки водителей, планирование технического обслуживания и ремонтов, складской учет, учет грузо и пассажироперевозок. Это решение предназначено не просто для выписки документов, а для повышения эффективности управления автопредприятием.

Программа предполагает объединение рабочих мест диспетчеров, экономистов, руководителей автотранспортных предприятий (подразделений) в единую информационную систему. Как и во многих компаниях в автотранспортных предприятиях работа, зачастую, начинается с появления заказчика. По результатам общения с клиентом в учетной системе формируется заявка на автотранспортное средство. Стоимость услуг может формироваться как по времени, так и сдельно на выполнение определенного объема работ. По заявкам формируется разнарядка на работу автомобилей.

В зависимости от потребностей автотранспортного предприятия это может происходить ежедневно, раз в несколько дней, еженедельно, каждый час. Для каждого рейса водителю необходимо сформировать пакет, в который могут входить следующие документы - путевой лист, товарно-транспортная накладная, талон заказчика, документы на топливо, командировочное удостоверение. Это также позволяет делать программа. Применение автоматизированного заполнения документов дает возможность быстро выпустить на линию десятки автомобилей. Путевые листы могут выписываться, как повременные, так и сдельные.

В «УРА 1С Предприятие» возможно формирование путевых листов 8 видов: путевой лист на легковой автомобиль, путевой лист на грузовой автомобиль повременный, путевой лист на автобус необщего пользования, путевой лист грузового автомобиля повременный, путевой лист автобуса, путевой лист специального автомобиля, путевой лист строительной машины (механизма), путевой лист легкового такси. Формы путевых листов соответствуют типовым межотраслевым формам. Встроенные в решение алгоритмы позволяют избежать ошибок при выписке новых документов и выявить их при приеме от водителей и вводе в учетную систему. Например, контролируется уникальность номеров документов, непрерывность пробега, расхода топлива. Возможности системы обеспечивают анализ соответствия расхода топлива нормам, с учетом коэффициентов, расчет перерасхода и экономии топлива по автоколоннам, водителям, машинам. Важным участком автоматизации на автотранспортных предприятиях является учет горючего. Учетная система предоставляет информацию о расходе топлива автомобилям, путевым листам, водителям, остаткам топлива на складе, формирует документы на расход, поступление топлива.

Выдача топлива возможна в учетной системе четырьмя способами. Первый способ предполагает выписку документов на выдачу наличных денег на приобретение топлива, второй - выписку документов для выдачи талонов на оплату топлива и учета их расхода, третий - выписку документов для выдачи безналичных карт оплаты топлива и учета расхода средств на них, четвертый - выписку документов для выдачи топлива со склада предприятия. По возвращении водителя из рейса в программу заносятся фактические показатели - время возвращения, остаток горючего, показания спидометра, расход топлива. Конечный расчет путевого листа производится с использованием товарно-транспортных документов (товарно-транспортной накладной, талона заказчика). Обычно на складах хранятся горюче-смазочные материалы, запчасти, номерные агрегаты и другие товарно-материальные ценности, а также временно хранятся перевозимые грузы.

Возможности программы позволяют вести партионный учет товарно-материальных ценностей, учет импортных товаров по номерам грузовых таможенных деклараций, выписывать приходные накладные для учета поступлений на склад, документы на перемещение товаров, списание с учетом норм, то есть осуществлять полноценный складской учет движения товарно-материальных ценностей. В программе ведется список транспортных средств. Для каждого транспортного средства помимо основных сведений - наименование, инвентарный номер, номерной знак государственной регистрации, модель - в информационной базе хранятся такие сведения, как перечень составляющих его номерных агрегатов и запасных частей, дополнительное оборудование, которым оснащено транспортное средство, тип используемого топлива, состав водителей, тарифы, применяемые при расчете стоимости услуг конкретного транспортного средства. Для каждой модели автомобиля записаны нормы расхода топлива, нормы пробега. По каждому автомобилю ведется журнал - в информационной базе хранится его пробег, рабочее время, технико-эксплуатационные показатели. В программе предусмотрено составление списка водителей. По каждому водителю осуществляется учет выданных денежных средств, рабочего времени, выработки, расхода топлива, его квалификации, почасовой ставки. Отработанное работником время определяется автоматически по путевым листам. На основе данных о работе водителей рассчитывается заработная плата. Расчет может проводиться как повременно, так и по путевым выручкам. В программе ведется учет взаиморасчетов с водителями, включая выписку авансовых отчетов, составление отчетов по использованию наличных денежных средств и безналичных (пластиковых карт, талонов).

Для взаиморасчетов с клиентами автоматизировано заполнение счетов и счетов-фактур. Формирование этих документов происходит после выполнения работ. Для определения стоимости работ ведутся списки повременных и сдельных тарифов, списки видов перевозок. Учет выполнения работы может вестись в тоннах, километрах, часах, тонно-километрах и операциях (доставка, погрузка, разгрузка). В программе предусмотрены ведение учета не оплаченных клиентами заказов и реестр заказов (счетов) по клиентам, а также «история» взаимоотношений с заказчиками. На этом участке учетная система предоставляет оперативную аналитику по оказанным услугам заказчикам, по видам работ.

На большинстве автотранспортных предприятиях ремонт и техническое обслуживание ведутся самостоятельно, поэтому в программе реализован учет ремонтов, технических обслуживаний и затрат на них. Автоматизация этого участка деятельности автотранспортных предприятий особенно актуальна, если учесть, что по статистике 50% грузовых автомобилей и автобусов имеют срок службы более 10 лет. Учет ремонта ведется с помощью документа «Акт ремонта». В документе фиксируется расход материалов и запчастей в ходе ремонта. В «Акте ремонта» указывается вид ремонта: текущий, ТО1, ТО2, капитальный. Конфигурация позволяет планировать графики технического обслуживания автомобилей на основе норм пробега. Использование информации из путевых листов позволяет исключить дублирование и повторный ввод данных различными службами предприятия, получать необходимые отчёты и формирования данных для бухгалтерского учёта и расчёта заработной платы.

В типовом решении предусмотрена возможность печати путевых листов в формах, установленных законодательством. При этом реквизиты печатной формы заполняются автоматически. Предусмотрена печатная форма реестра путевых листов. Все путевые листы содержат: дату и время выезда и возвращения, показания спидометра, остатки горючего при выезде и при возвращении, информацию о простоях на линии. Обычно реализуется «цепочка» путевых листов: следующий путевой лист можно вводить, если предыдущий путевой лист уже обработан. Но можно также вводить значения самостоятельно с последующей проверкой корректности показаний спидометра. Благодаря использованию справочников можно не дублировать информацию в базе данных. Так, каждый элемент номенклатуры, с которой имеет дело предприятие, описывается в типовом решении только один раз. Такая организация хранения информации помогает избежать ошибок, упрощает работу и даёт следующие преимущества: ввод исходной информации в компьютер происходит однократно, при изменении характеристик некоторого элемента справочника эти изменения приобретают силу сразу во всей базе данных. Все справочники в программе имеют реквизиты название или наименование. По этому реквизиту в дальнейшем можно организовать поиск элемента в списке. В связи с этим следует аккуратно подходить к именованию записей справочника: названия должны иметь однозначную трактовку. В справочниках содержатся: адреса, по которым осуществляются перевозки; банки - информация о всех банках, с которыми требуется работать; банковские счета, которые содержат список расчётных счетов предприятия; виды работ, выполняемые транспортными средствами; виды тары - краткое наименование вида тары или упаковки в печатной форме товарно - транспортной накладной; горючее, используемое на всех транспортных средствах предприятия; варианты расчёта налогов - перечень вариантов расчёта сумм НДС в документах, например, приходная накладная; виды перевозок - содержит список видов перевозок грузовым транспортом и используется в товарно-транспортных накладных; грузовые таможенные декларации, по которым поступали товары; список грузов к перевозке; карты - перечень карт безналичной оплаты горючего, перечисление денег на карты; классификатор единиц измерений - перечень единиц измерения, используемых в хозяйственной деятельности предприятия; контрагенты - физические и юридические лица; расстояния - маршруты; места хранения - перечень мест хранения товарно - материальных ценностей; материально - ответственные лица - ведение списка кладовщиков на выделенном складе; модели транспортных средств - перечень марок и моделей транспортных средств; договоры - сведения о договорах, заключёнными между предприятием и контрагентом; маршруты, предназначены для учёта работы транспортных средств по маршрутам, используется в путевых листах; номенклатура - список материалов, оказываемых и приобретаемых услуг, денежных документов, а также наборов запчастей; подразделения; пользователи - содержит информацию о пользователях программы; сотрудники; типы простоев - классификация простоев транспортных средств на линии; транспортные средства; агрегаты - содержится список номерных агрегатов и запасных частей транспортного средства; оборудование - список дополнительного оборудования, установленного на транспортных средствах; тарифы - содержится список тарифов, используемых при расчёте стоимости услуг конкретного транспортного средства; топливо - содержится информация о горючем, которым можно заправлять транспортное средство. [11]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS - приемники. Роль "сторожа" успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств. Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При её использовании, предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. Для автотранспортного предприятия существенными элементами являются основные технологические процессы:

-Планирование и распределение объема работ

-Учет перемещения и состояния подвижного состава (собственно транспорта) предприятия

-Учет и анализ расхода горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей

-Учет занятости водителей.

В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск. Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов. По ним позже производится расчет потребленного топлива и заработной платы водителей. Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю. Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:

-Создать единую базу данных предприятия (электронный архив)

-Организовать обмен информацией (документами) между филиалами предприятия, отделами и конкретными сотрудниками

-Выстроить систему контроля исполнения документов и прозрачности их движения

-Обеспечить сохранность и безопасность документов в системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска. При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов. И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов. Внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе, сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами. В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности. Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам. Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе. Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации становится унифицированной, контроль за работой водителей и транспортных средств ведётся в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получают надежный инструмент решения производственных задач.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2006. № 2. 9 с.

Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2007. №10 36-41 с.

Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1-: Значение для России // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. - №3.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.-17с.

Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизированное делопроизводство// Секретарское дело 2006. №3 2-29 с.

Журналы учёта путевых листов

Котов К.С. Программное средство автоматизации документооборота и делопроизводства // Техника и технология. - 2008. - № 5. - 13-14 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007.

Перепон В.П. Организация перевозок грузов: Учебник для техникумов и колледжей автотранспорт -- М.: Маршрут, 2003. -- 614 с.

Правила рабочего порядка распорядка дня

Программа «УРА 1-С Предприятие»

Спирин И.В Организация и управление пассажирскими автомобильными перевозками 5 е издание. 400 стр. стер. - М.: Издательский центр «Академия» 2014

Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений// Секретарское дело 2007. №2 15-19 с.

Трудовой кодекс Российской Федерации: от 30.12.2001 № 197- ФЗ (ред. от 07.05.2009) // СЗ РФ. 07.01. 2002. № 1 (ч.1). Ст.3.

Устав предприятия

http://www.directum.ru/338816.shtml [Электронный ресурс]

http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm [Электронный ресурс]

http://www.multiwork.org/catalog/.../dp-dokumentooborot-na-predpriyatii-50

Размещено на Allbest.ru