Організаційно-розпорядча документація

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документ та його функції

1.1 Що таке «документ»?

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у документознавстві. Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО): документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця - об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною.

Документ - це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).

1.2 Функції документа

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо). документ документознавство укладання оформлення

Культурна - документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

2. Критерії класифікації документів

3. Вимоги до укладання та оформлення документів

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

· не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

· видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

· відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

· бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

· бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинні бути придатними до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Оформлення сторінки

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч - не менше 8 мм; верхній - 20 мм, нижній - 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація сторінок

Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні - ліворуч.

Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

· на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні - на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

· підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

· у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація - це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

· зачин (формулює тему абзацу - зміст);

· фраза (містить основну інформацію абзацу);

· коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки: 1,2,3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять: 1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять: 1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами. Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1. - 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти й далі - на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.3, 1.2.1 й т. д. Після номера підпункту крапку не ставлять. Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами.

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа. Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.

Заголовки граф

Заголовки граф наводять переважно в Називному відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

· коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

· коли значення заголовка передається лише в множині;

· коли слово в однині не вживається.

Залежно від розміру таблиці її розміщують:

o безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

o на наступній сторінці;

o у додатку.

Скорочування слів і словосполучень

Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні. До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:

а) після переліків;

б) перед іменами та прізвищами;

в) перед географічними назвами;

г) при цифрах;

д) при посиланнях.

Основні правила скорочення:

1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.

2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.

3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.

4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін.

5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників ураховуються відмінкові закінчення однини або множини: д-р (доктор), д-ри (доктори) тощо.

6. Прикметники, що закінчуються на: - графічний, - логічний, - немічний скорочують відсіканням частини слова: - афічний, - огічний, - омічний: географічний - геогр., соціологічний - соціол.

7. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини - ський: шевченківський - Шевченків, франківський - франків, і под.

8. У прикметників, утворених від географічних назв і назв народів зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення: грузинський народ - грузин. народ; Бориспільський край - Бориспіл. край і под. Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично: Харківська область - Харк. обл. Харківський район - Харк. р-н і под.

9. Якщо відсіченій частині слова передує літера й/або голосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний: калійний - калійн. олійний - олійн. червоний - червон. і под.

10. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують: вищий - вищ., але вища - не скорочують; учений - учен., але вчена - не скорочують і под.

11. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний: торф'яний - торф'ян., слов'янський - слов'ян. і под.

12. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним: грецький - грец., гуцульський - гуцул., сільський - сіл. і под.

13. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, то скорочуване слово зберігає один із приголосних: законний - закон., іменний - імен., щоденний - щоден. і под.

14. У словосполученні скорочують кожне слово: видавничий відділ - вид. від., допоміжна картка - допом. карт., умовний друкований аркуш - ум. друк. арк. і под.

15. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, відсікають другу складову частину, якщо вона має закінчення -ський: місто Кам'янець-Подільський - м. Кам'янець-Поділ., місто Корсунь-Шевченківський - м. Корсунь-Шевченків. і под.

16. Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скорочуванню: Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієво-Дружківка та под.

17. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення: греко-католицький - греко-католиц., фізико-математичний - фіз.-мат., хіміко-технологічний - хім.-технол. і под.

18. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення: агролісомеліоративний - агролісомеліор., закарпатський - закарпат. та под.

19. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова, чи залишать перші літери слів, які утворюють складне слово: відеофонограма - відеофоногр., діафільм - дф, міська державна адміністрація - міськдержадмін. та под.

20. Відсікати слово до однієї початкової літери не можна!

21. Якщо слово є єдиним членом речення, його не відсікають: Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпека життєдіяльності: Підруч., але Біологія: Підручник для 10-ого класу - Біологія: Підруч. для 10-ого класу.

Лексичні та графічні скорочення.

Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю.

Лексичні скорочення бувають декількох типів:

· ініціальні (абревіація) - утворені з початкових літер слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на:

1. літерні - читаючи їх треба вимовляти літери: КБ, ЖБК, ХТЗ;

2. звукові - читаючи їх треба вимовляти звуки: ЗАГЗ, ЦУМ, АН-24;

3. літеро-звукові - частина слова вимовляється за буквами, частина - звуками: ЖЕК, ТЕЦ;

· складові скорочення - утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком;

· частково скорочені слова - утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок;

· телескопічні скорочення - утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра(діостан) - ція), біоніка (із біологія та (електро) ніка);

· змішаного типу (комбіновані) - НДІтограми, ХарБТІ.

Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становить рр. (роки). У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах і словниках.

Не можна скорочувати:

· імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М.С. Грушевський (як виняток - з однаковими прізвищами: Гр. Тютюнник - Григір, бо є Григорій Тютюнник);

· псевдоніми: не Ж. Занд, а Жорж Занд; не Л. Українка, а Леся Українка;

· подвійні прізвища: не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як, не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша.

Размещено на Allbest.ru