Інформація та комунікація в управлінні

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти та науки України

Київський національний університет будівництва та архітектури

Кафедра менеджменту в будівництві

Реферат

На тему: «Інформація та комунікація в управлінні»

Виконав студент групи ПЦБ-39:

Мусаєв Абдурагім Алжанбекович

Перевірив: викладач, кандидат технічних наук

Чуприна Юрій Анатолійович

м. Київ, 2015р.

Зміст

Введення

1. Поняття інформації

1.1 Джерела інформації

1.2 Поняття комунікації та її роль у системі управління

Висновок

Введення

Інформація - це дані, що несуть у собі новизну і корисність. Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації. Керівника цікавить інформація про фізичних і юридичних осіб, передової технології, економічної і фінансової ситуації і т.д. Оперативна, надійна, достовірна та своєчасна інформація є основою управлінського процесу, і від того наскільки вона досконала, багато в чому залежить якість управління підприємством.
Інформація може прийматися менеджерами до відома, служити основою майбутніх рішень, розширювати їхні знання і кругозір. Без інформації неможлива спільна робота в умовах поділу праці, брак потрібної, як і надлишок непотрібної інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Крім того, існує прямий зв'язок між поінформованістю і ступенем задоволення працею. Так, добре інформовані співробітники задоволені своєю роботою майже в 70% випадків, в той час, як мало інформовані - тільки в 41%.
Інформаційна діяльність менеджера вимагає від нього чіткої організації процесу збору, аналізу та обробки інформації. Причому він також повинен вміти визначати важливість або другорядність поступає; вміти впорядковувати комунікаційний процес та обмін інформацією в рамках підприємства; мати добре розвиненою здатністю усного та письмового спілкування. Менеджер повинен бути першою особою, що знають вимоги до змісту інформації, її формі, оцінки та використання в практиці управлінської діяльності.

1. Поняття інформації

Поведінка людини зумовлена певною отриманої, засвоєної і обробленої ним інформацією. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів пропроцеси та явища, що протікають у зовнішньому оточенні й організмі людини.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації. Інформацію про об'єкти управління та у яких події та процеси не без підстави називають їх своєрідною моделлю, а також словесним або цифровим портретом.

При дачі характеристики інформації використовують такі показники: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість, відкритість.

Обсяг інформації вимірюється числом знаків, букв, символів. При оцінці подібної інформації використовують якісні показники: інформація надлишкова, необхідного обсягу, інформація недостатня. Надлишкова інформація підвищує якість подальших управлінських рішень, але вимагає великих витрат часу для її передачі та аналізу. Недолік же інформації ускладнює вироблення правильного рішення.

Достовірність інформації - це показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим вона більш достовірна. Спотворення може статися з об'єктивних і суб'єктивних причин.

Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача по відношенню до майбутньої прибутковості (споживча цінність) і цінність з точки зору понесених витрат. Інформація, на відміну від товару, при передачі залишається у джерела (продавця).

Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через поліпшення емоційного настрою, настройки увагу, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, то інформація сприймається як «суха». При великій кількості фонової інформації говорять, що в ній багато «води».

Відкритість інформації характеризує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається тільки обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана досить широкому колу працюючих, але з умовою її збереження в таємниці від працівників інших підприємств.

1.1 Джерела інформації

Ефективний збір інформації повинен спиратися на науковий підхід, що забезпечує об'єктивність і точність результату, бути систематичним, залучати у свою орбіту різні джерела і супроводжуватися аналізом. І, перш за все, необхідно чітко визначити інтересуемой об'єкт, джерело, терміни та порядок отримання даних про неї; потрібний обсяг, методи збору; орієнтовні витрати.

Інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально - економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої організації, вона є як би каталізатором науково - технічного прогресу. Відомий вислів «хто володіє інформацією, той володіє світом» набуває все більш глибокий сенс. Особливостями інформації як ресурсу є її невичерпність, збереженість, можливість паралельного використання, легкість передачі.

Правильність дій керівника залежить від того, чи має він достатньо повною інформацією про керований об'єкт, і чим складніший об'єкт, тим більший обсяг інформації йому необхідний для управління. Швидке отримання всіх видів інформації є однією з передумов прискорення розвитку виробництва. Але одночасно при цьому зростає і роль самого менеджера, покликаного з урахуванням одержуваної інформації своєчасно приймати відповідальні рішення в швидкоплинні обстановці. Чим повніше задоволені інформаційні потреби керівників у галузі планування та прогнозування, обліку та регулювання виробництва, вивчення споживчого попиту, фінансової діяльності і т.д. тим вищою буде продуктивність його управлінської праці. інформація комунікація управлінський менеджер

Але, на жаль, менеджери іноді не повною мірою використовують доступну інформацію, незважаючи на приписувану їй першорядну роль в процесі управління, тому що працівники управлінської сфери інколи виявляються завороженими великою кількістю інформації і статистичних даних. Інформація буде марною до тих пір, поки, менеджер не знає як її осмислити, оцінити і як діяти на її основі. Тому дуже важливо, щоб менеджер отримував щодо систематизовану інформацію, яка б допомагала у вдосконаленні його управлінської діяльності.

1.2 Поняття комунікації та її роль у системі управління

Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури та інформатизації бізнесу. При цьому важливу роль відіграють такі фактори, як інформація та комунікації. Управлінська діяльність ґрунтується на певній інформації, її можна відобразити у вигляді цілісної системи інформаційних взаємодій персоналу фірми.

Сутність управлінської інформації полягає в забезпеченні інтегрованої системи звітності, що дає кожному рівневі управління "потрібну" інформацію в "потрібний" час.

На сьогодні інформація розглядається як один із найважливіших ресурсів розвитку суспільства разом з матеріальними, енергетичними і людськими.

Інформація, як сукупність потрібних відомостей і даних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управлінських рішень, е невід'ємною складовою ефективного управління організаційно-економічними процесами загалом і підприємницькою діяльністю зокрема.

Управлінська робота в основному інтелектуальна. Щоб організація могла чітко працювати, керівник має зробити низку правильних виборів із серії альтернативних можливостей. Вибір однієї з альтернатив -- це рішення. Отже, прийняття рішення -- вибір того, як і що планувати, організовувати, мотивувати, контролювати (функції управління).

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення або навіть розуміння масштабів проблеми є наявність точної інформації. Єдиним способом отримання такої інформації вважається комунікація. Комунікації визначають як способи, за допомогою яких між людьми виникають зв'язки.

Комунікація -- процес обміну інформацією та змістовим значенням між двома або більше людьми (тобто передача інформації). Міцність та якість відносин між людьми (друзями, членами родини або колегами) є відображенням того, наскільки чіткими і чесними є їх міжособисті відносини.

Оскільки організація -- структурований тип відносин між людьми, вона значною мірою залежить від якості комунікацій та забезпечення ефективного функціонування. Якщо комунікації не будуть ефективними, люди не зможуть домовитися про загальну мету, що становить передумову функціонування організації.

Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обґрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оці нити, чи досягнули цілей організації.

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація багаточисленних нарад).

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

-- принцип повноти інформаційного забезпечення керівника;

-- будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптуватися до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник;

-- математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління і давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів;

-- інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальних зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів;

-- принцип безпосередньої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління під час створення інформаційної системи;

-- принцип створення в будь-якій обстановці інформаційної незалежності керівників різних рівнів;

-- принцип інформаційної рівноправності.

Передача інформації від однієї особи до іншої здійснюється за допомогою жестів, мови, приборів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікації). Через засоби комунікації інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення -- їх виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, оскільки без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

Створення ефективних комунікацій як усередині, так і за межами організації досягається шляхом добре організованого комунікаційного процесу.

Комунікаційний процес визначають як обмін інформацією між двома чи більше людьми. Основна мета такого процесу полягає в забезпеченні розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

У комунікаційному процесі вирізняють чотири базових елементи:

1) відправник -- особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію та передає її;

2) повідомлення -- інформація, закодована за допомогою символів;

3) канал -- засіб передачі інформації;

4) одержувач -- особа, котрій призначено інформацію й яка інтерпретує її.

Під час обміну інформацією завданням відправника та одержувача: є складання повідомлення та використання каналу зв'язку для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і підтримали вихідну ідею.

Розрізняють такі етапи процесу комунікації:

-- зародження ідеї;

-- кодування і вибір каналу;

-- передача;

-- декодування.

Детальніше розглянемо ці етапи.

1. Перший етап комунікацій починається з формування ідеї або відбирання інформації. Відправник вирішує, яка ідея або повідомлення буде предметом обміну. На жаль, більшість спроб обміну інформацією зриваються на цьому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. У такому разі варто дотримуватись правила: "не розпочинай говорити, не почавши думати".

2. На другому -- відправник має за допомогою символів закодувати ідею в повідомлення; обрати канал, сумісний з типом символів, які він використовував для кодування. До загальновідомих каналів належать: передача мови, письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та ін.).

3. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу.

4. На четвертому -- одержувач повідомлення декодує його. Декодування -- це переведення символів відправника в думки одержувача. Обмін інформацією вважають ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, виконав дії, які чекав від нього відправник.

Важливу роль у комунікаціях відіграє зворотний зв'язок. За наявності такого зв'язку відправник і одержувач обмінюються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний, щоб з'ясувати, в якій мірі повідомлення було сприйняте і зрозуміле. Менеджер, котрий не налагодить зворотного зв'язку для отримання інформації, однак виявить, що ефективність його управлінських дій різко зменшилася.

У комунікаціях існує шум, який може змінити зміст інформації.

Шум -- це будь-який додатковий сигнал, не передбачений джерелом інформації, він створює помилки в передачі. Сюди належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки телетайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення слів та ін.

В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем -- голосові зв'язки, комунікаційним каналом -- повітря, одержувачем -- вухо слухача, користувачем -- його мозок. Шум -- це побічні звуки, що ускладнюють сприйняття повідомлення. Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення її змісту. Високий рівень шуму призводить до помітної втрати змісту і може повністю блокувати спробу встановлення інформаційного обміну.Обмін інформацією охоплює різні частини організації.

Міркуючи про обмін інформацією в організації, звичайно думають про людей, які говорять в процесі особистого спілкування чи в групах на зборах, розмовляють по телефону або читають і складають записки, листи та звіти.

Ефективна комунікація всередині групи управління найважливіша, адже саме в межах цієї групи є багато ланок -- складових каналу зв'язку між керівником і підлеглим.

Дослідження свідчать, що спотворення інформації під час передавання її від вищого керівництва до майстрів становить 70%.

Важливо, щоб кожен член групи управління завжди був обізнаний у подіях, які відбуваються. Більшість менеджерів не нормально реагують на атмосферу секретності, якщо від них приховують якусь інформацію (думають, якщо їм не хочуть розповідати про все, що відбувається, то чому вони мають з ними співпрацювати)Хоча на ці випадки припадає основна частина комунікацій в організації, вони є все проникаючим і складним процесом.

Висновок

Інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально - економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої організації, вона є як би каталізатором науково - технічного прогресу. Відомий вислів «хто володіє інформацією, той володіє світом» набуває все більш глибокий сенс. Особливостями інформації як ресурсу є її невичерпність, збереженість, можливість паралельного використання, легкість передачі.

Правильність дій керівника залежить від того, чи має він достатньо повною інформацією про керований об'єкт, і чим складніший об'єкт, тим більший обсяг інформації йому необхідний для управління. Швидке отримання всіх видів інформації є однією з передумов прискорення розвитку виробництва. Але одночасно при цьому зростає і роль самого менеджера, покликаного з урахуванням одержуваної інформації своєчасно приймати відповідальні рішення в швидкоплинні обстановці. Чим повніше задоволені інформаційні потреби керівників у галузі планування та прогнозування, обліку та регулювання виробництва, вивчення споживчого попиту, фінансової діяльності і т.д. тим вищою буде продуктивність його управлінської праці.

Але, на жаль, менеджери іноді не повною мірою використовують доступну інформацію, незважаючи на приписувану їй першорядну роль в процесі управління, тому що працівники управлінської сфери інколи виявляються завороженими великою кількістю інформації і статистичних даних. Інформація буде марною до тих пір, поки, менеджер не знає як її осмислити, оцінити і як діяти на її основі. Тому дуже важливо, щоб менеджер отримував щодо систематизовану інформацію, яка б допомагала у вдосконаленні його управлінської діяльності.

Размещено на Allbest.ru