Размещено на http://www.allbest.ru/

Уніфікація і стандартизація управлінської документації

Павловська Н.

Уніфікація документів полягає в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп'ютеризацією окремих її складових [1].

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов'язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми. Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

зменшення кількості видів документів;

підвищення інформативності документів;

системність;

комплексність;

стабільність вимог;

економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп'ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів,що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об'єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.

Підвищення інформативності документа

Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається,що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятий шлях розв'язання даної проблеми, який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів.

Системність уніфікації. Уніфікація документів,що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Загальня класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Комплексність уніфікації. при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов'язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки,що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності [3].

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [2].

ДКУД містить 15 класів які наведено в таблиці 1.1 [1]

Таблиця 1.1

Уніфіковані системи документації з кодовим позначенням її класів

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи.

Створення взаємопов'язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

ДСТУ 3843 - 99"Державна уніфікована система документації. Основні положення";

ДСТУ 3844 - 99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови".

Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначаються формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів [1].

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

· документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

· документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

· документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

· документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Формуляр документів та його основні реквізити

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за 2009 рік на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на 2010 рік на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Держкомархіву України від 27.04.2000 р., № 71/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 20.01.2007 № 25.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на безпосередніх виконавців і начальників підрозділів.

Дата документа. Датою (обов'язковий реквізит) усіх документів, є дата їх підписання, затвердження, прийняття, реєстрування, яку оформлюють цифровим способом.

Дату дозволяється оформляти у такій послідовності: рік, місяць, число.

Приклад

15.01.2007; 2007.01.15; 25.09.98.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 січня 2007 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа. Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний, довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Приклад

24.01.2007 № 41/75.

12.01.2006 № 61/17 на № 81/2 від 04.01.2006.

Заголовок до тексту документа. Реквізит відображає головну ідею документа і має бути лаконічним, точним, містити короткий виклад змістового аспекту тексту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого? ”, "чого? ”. Якщо заголовок перевищує 150 друк. знаків (5 ряд.), його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Приклад

Про зміни у штатному розписі

Посадова інструкція секретаря-референта

Протокол засідання науково-технічної ради

Текст документа, надрукованого на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Адресат документа. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення по - садової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад

Міністерство освіти і науки України

Відділ держреєстрації НДДКР

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад

Ректорові Запорізького індустріального інституту

Охріменку В.М.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Приклад

Міністерство освіти і науки України

Відділ держреєстрації НДДКР

Начальнику відділу Калантаєвій В. О.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку.

Приклад

Міністерство охорони здоров'я України,

вул. Грушевського, 7, м. Київ, 01021

Наведемо також приклади зразків документів які діють в університетах.

Размещено на Allbest.ru