Документооборот на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документооборот на предприятии



Содержание

1. Товаропроводящая сеть. Документооборот, его упорядочение и стандартизация

1.1 Товаропроводящая сеть и ее посредники

1.2 Методы организации сбыта

1.3 Документооборот и его программное обеспечение

1.4 Документооборот на предприятии и его упорядочение

1.5 Стандартизация документооборота

2. Анализ деятельности предприятия

2.1 Общая характеристика предприятия ОАО "БЕЛБАКАЛЕЯ"

2.2 Анализ технико-экономических показателей ОАО "Белбакалея"

2.3 Анализ внутренней среды предприятия

2.4 Анализ внешней среды предприятия

2.5 Матрица Ансоффа

2.6 Проблемная область предприятия

2.7 SWOT-анализ ОАО "Белбакалея"

3. Разработка мероприятий по внедрению ERP-системы на предприятии ОАО "Белбакалея"

3.1 Анализ и расчет

Список использованных источников



1. Товаропроводящая сеть. Документооборот, его упорядочение и стандартизация

1.1 Товаропроводящая сеть и ее посредники

Товаропроводящая сеть - комплекс предприятий, организаций или отдельных лиц, планирующих и осуществляющих специализированные мероприятия, предназначенных для доведения продукции от товаропроизводителя до потребителя.

Товаропроводящая сеть - совокупность юридических лиц или обособленных подразделений производителя (филиалов, представительств), осуществляющих реализацию (сервисное обслуживание) товара отечественного производителя.

Товаропроизводитель стремится минимизировать издержки на товародвижение и максимально удовлетворить спрос потребителей и их требования.

Товаропроводящая сеть имеет несколько основных форм:

- органы сбыта, принадлежащие сети;

- cбытовые посредники внутри страны;

- сбытовые посредники за пределами страны.

Как и любая логистическая цепь, товаропроводящая сеть состоит из определенных звеньев:

- организация продавца, которая является частью каналов распределения и осуществляющая контроль их работы;

- межгосударственные каналы, осуществляющие доставку товаров в зарубежные страны;

- каналы в странах-экспортерах, осуществляющие доставку товаров из пунктов пересечения границы данных стран до конечных потребителей.

Практически любая товаропроводящая сеть имеет своих посредников. Несмотря на повышение конечной цены, внешнеторговые операции с участием посредника имеют высокую эффективность.

Такая эффективность достигается путем увеличения оперативности сбыта продукции. Это способствует росту прибыли предприятия и снижению издержек.

Посредникам предоставляется право продавать на оговоренной в контракте территории определенный ассортимент продукции в течение определенного времени. Продавец же имеет право самостоятельно сбывать на той же территории ту же продукцию. При неисключительном праве продажи посредник не получает никаких выплат.

Исключительное право же лишает продавца возможности продавать товары посредством других посредников или самостоятельно. В данном случае прибыль посредника зависит от эффективности его продаж.

Вознаграждение посредников осуществляется следующими способами:

- в виде разницы цен при реализации и при поставке;

- в виде процентов с экспортных цен;

- в виде совмещения первых двух способов.

Эффективность системы товародвижения - показатель, отображающий результаты в системе товародвижения предприятия-производителя, учитывающий затраты на товародвижение работу системы в целом.

При разработке стратегии формирования товаропроводящей сети проводят соответствующие исследования. Сюда входит мониторинг и анализ объемов продаж, анализ возможностей национальных предприятий оперативно реагировать на изменения потребностей целевого рынка, оценка необходимости создания сетей распространения и сервиса, а также ценовые регулирования на целевом рынке.

С 2000 г. В Республике Беларусь введена статистическая отчетность о состоянии товаропроводящей сети. Такая отчетность позволяет заинтересованным лицам проводить более точный анализ эффективности товаропроводящей сети.

1.2 Методы организации сбыта

Существует несколько методов организации сбыта:

1. Прямой сбыт, когда производитель напрямую общается с потребителем.

Прямые поставки являются приоритетными при выборе схем поставки и распределения. Выбор субъекта товаропроводящей сети в необходимом регионе может осуществляться путем конкурса. При выборе важность играют роль такие критерии, как набор предоставляемых маркетинговых и рекламных услуг, а также стабильность финансового положения субъекта.

Предприятие-производитель имеет и собственные органы сбыта:

- экспортный отдел, руководящий всеми фазами доведения товара до зарубежного покупателя;

- представитель фирмы за пределами страны, проводящий исследование рынка за пределами страны, а также подготовку и контроль реализации сделок;

- экспортная организация внутри страны;

- представительство за пределами страны;

- заграничное отделение фирмы;

- дочернее предприятие за рубежом.

2. Косвенный сбыт, подразумевающий использование посредников. Сбытовыми посредниками являются:

- экспортные организации;

- торговые дома;

- транспортно-экспедиторские компании;

- представители компаний за рубежом.

3. Комбинированный сбыт. Посредниками выступают фирмы и предприятия, имеющие в наличии инвестиции не только фирмы-производителя, но и другого независимого предприятия.

4. Сбыт в системе электронной торговли. Покупатели находят необходимую продукцию в интернет-магазинах и на специализированных торговых порталах.

1.3 Документооборот и его программное обеспечение

Одним из главных критериев обеспечения эффективной работы любого предприятия является система документооборота. Современные информационные технологии позволяют организовать полностью электронный обмен документами, но на практике такие документы часто выступают сопроводителями бумажных документов.

Документооборот можно разделить на несколько видов:

1. Бумажный документооборот. Такой документооборот подразумевает, что документы обращаются только в бумажной форме. Для отслеживания бумажных документов используются специализированные бухгалтерские книги, в которые записываются новые документы. Через некоторое время данные книги сдаются в архив. С появление ЭВМ, в бумажный документооборот интегрируется автоматизация с помощью персональных компьютеров. Документы регистрируют и вносят в электронную базу. Хранятся такие документы в компьютерах, специальных носителях, а также удаленных серверах. При этом все утверждения подобных документов происходят в бумажном виде.

2. Безбумажный документооборот. В данной форме документооборота все действия происходят в электронном виде. Чтобы избежать подделки документов и для подтверждения авторства используется электронно-цифровая подпись. Данная подпись позволяет защитить документ от изменений в процессе доставки, а также обеспечивается юридическая сила документа.

3. Смешанный документооборот. Представляет собой локальную сеть из нескольких персональных компьютеров, которые предназначены для подготовки, передачи и хранения документов. В данном случае они не имеют юридической силы без бумажной поддержки. Согласование и утверждение таких документов происходит также в бумажном виде.

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ, позволяющих оптимизировать работу предприятия, а также сократить расходы на печатные принадлежности:

- простота правок и изменений документа;

- возможность размещать в документе мультимедиа данные кроме текста;

- высокая скорость передачи документов на различные адреса;

- экономия бумажных носителей;

- высокая скорость поиска информации и прочее.

Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота очень высока, на сегодняшний день в Республике Беларусь присутствуют все виды документооборота. Однако самым признанным видом является смешанный документооборот.

Обмен электронными документами может быть далеко не во всех сферах деятельности, однако в товаропроводящей сети он незаменим. Кроме того, рост кибер-преступности, а также низкий уровень информационной защиты предприятия не дает возможности перейти на полностью безбумажный документооборот.

1.4 Документооборот на предприятии и его упорядочение

На небольших предприятиях или фирмах с узким штатом работников не используется развитые системы управления электронными документами. Чаще всего, для пересылки документов используется программа Microsoft Outlook. Она хранит в себе адресные книги, в которых содержатся адреса электронной почты работников.

Документы регистрируются вручную, а информация о них заносится в электронные таблицы. С ростом предприятия подобная система становится неэффективной, т.к. больший объем информации влечет за собой большее время регистрации документов.

На больших предприятиях зачастую используется матричная система управления, при которой образуется несколько рабочих групп. При такой системе сотрудник может пользоваться документами с разных проектов предприятия. Обыкновенная файловая система здесь не используется. Предприятие внедряет специализированное ПО, которое не только хранит электронные документы, но и позволяет классифицировать их по иерархии, степени закрытости и т.д. Это позволяет оптимально распределить доступ к документам, а также быстрее находить необходимую информацию.

Важную роль играет маршрутизация документов. Ее позволяет достичь система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Она позволяет упростить процесс управления, контролировать исполнение управленческих решений, снизить расходы на содержание аппарата управления.

Разработчики подобных систем автоматизации не создают отдельные текстовые редакторы, а интегрируют в Microsoft Word необходимый плагин, позволяющий направить необходимый документ прямо в систему документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволяют предприятиям перейти на безбумажный вид документооборота. Но и в данном случае такие системы не используются в полной мере, т.к. согласование и утверждение производятся на бумажных документах.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота разделяют на две группы:

- коробки

- конструкторы

"Коробки" представляют собой систему, подходящую для подавляющего большинства и которую возможно настроить под требования заказчика без дополнительных модулей. В Республике Беларусь и Российской Федерации в качестве коробочной системы используют программу "1С" и ее разновидности в зависимости от вида деятельности.

"Конструктор" же, наоборот, состоит из модулей и в большей степени настраивается под требования заказчика. Однако настройка такой системы более сложна и устанавливается исключительно специалистом компании-разработчика. Наиболее популярными системами являются "Oracle", "Landocs" и "БОСС-Референт.

При высокой эффективности конструкторных систем автоматизации документооборота, коробочные имеют одно очень важное преимущество - цена. Стоимость внедрения "коробки" в разы ниже стоимости "конструктора".

1.5 Стандартизация документооборота

С ростом объема документооборота предприятия ищут пути совершенствования документооборота. Чем больше население развивается, тем больше оно производит и использует. В такой ситуации огромное значение имеет упорядочение информации, совершенствование организации работы с документами, а также их стандартизация.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

На данный момент в Республике Беларусь существует перечень государственных нормативно-правовых актов, регламентирующих правила оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Нормативная база включает в себя:

- указы и распоряжения президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения правительства, которые регламентируют документационное обеспечение предприятия;

- нормативно-правовые акты органов исполнительной власти;

- нормативно-правовые акты, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций;

- государственные стандарты на документацию;

- законодательные акты в сфере документации и прочее.

Совершенствование документооборота в сфере стандартизации имеет несколько направлений:

1. Унификация документов. При проведении работ унификации на предприятии осуществляется унификация документов в соответствии с управленческими задачами. Также проводится унификация форм документов. По результатам унификации исключаются документы, не вызванные действительными потребностями предприятия. При этом перечень документов предприятия может быть существенно сокращен.

При унификации используют Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

2. Повышение качества документируемых решений. Повышение качества принимаемых решений напрямую влияет на потоки документов. При создании некачественных документов образуются большие потоки документов, что осложняет работу с ними.

В документах необходимо четко указывать поручения и исполнители. В противном случае затрудняется контроль исполнения, начинаются новые согласования, от чего возникает новые потоки документов.

Текст поручения, управленческого действия или решения должен содержать исключительно необходимую информацию. Суть вопроса должна быть четко изложена, а также определены сроки исполнения. Максимальное использование унифицированных форм документов, текст которых содержит только четкие указания и формулировки приведет к сокращению документопотоков.

3. Повышение качества подготовки и оформления документов. Подготовка и оформление документов имеет важное значение в осуществлении совершенствования документооборота. Предприятия и государственные органы, применяющие единые требования в этой области повышают качество документооборота. Это могут быть соблюдения требования к расположению в документе грифов согласования и утверждения, визы, адресатов и т.д.

Данные вопросы регламентируются государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Сокращение текста за счет уменьшения вводных частей и преамбул, выражений благодарности и т.п. значительно сэкономит время на подготовку и организацию работы с документами.

4. Решение вопросов без подкрепления их документами. Телефонная связь и личная договоренность поспособствует сокращению бумажного документооборота. Таким образом, предприятие исключает документы при запросе информации, при ответе на инициативный письменный документ.

5. Исключение дубликатов экземпляров документов. Путем определения оптимального перечня предприятий и подразделений, до которых необходимо доведение нужной информации, поручения или решения, значительно сокращается документооборот.

Перечень организаций и подразделений, в которые рассылаются копии документов, а также количество копий необходимо фиксировать в списке на рассылку, оформляемый в соответствии с Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденными приказом Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

Персональные компьютеры и множительная техника облегчают процесс обработки информации и процесс исполнения решений. Однако для оптимального их использования необходимо уменьшать формат документов при копировании, а также использовать обе стороны листа.

6. Использование современных информационных технологий. Применение автоматизированного электронного документооборота является одной из возможностей совершенствования документооборота. Электронная почта существенно расширяет возможности взаимодействия различных предприятий и государственных органов. Также позволяет оперативно получать необходимую информацию, принимать решения и организовывать их выполнение.

Замена бумажных документов электронным носителем позволяет создавать базы данных, сокращая потоки бумажных документов.

7. Повышение качества технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Метод позволяет моделировать организационную деятельность предприятия, разделяя уровни принятия решений в пределах одной иерархии. Затем моделируется функциональная деятельность учреждения, исключая лишние потоки документов. После следует определить те потоки документов, которые используются и создаются в процессе принятия и контроля исполнения решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

Для оптимальной работы предприятия и стандартизации документооборота необходимо строить схемы направления движения потоков входящих документов. Данные схемы позволяют найти два основных потока документов:

- нерегистрируемые документы;

- регистрируемые документы.

Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого на каждом предприятии.

Регистрируемые же документы включают в себя документы, подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления и подлежащие регистрации конкретно в структурных подразделениях. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются напрямую, без участия руководства организации. На такие документы составляется специальный Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления.



2. Анализ деятельности предприятия

2.1 Общая характеристика предприятия ОАО "БЕЛБАКАЛЕЯ"

ОАО "Белбакалея" является коммерческой организацией, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, действует на принципах хозрасчета, вправе от своего имени заключать договора, иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак, открывать в установленном порядке текущий (расчетный) и иные счета в банках.

ОАО "Белбакалея" было образовано 1 ноября 1954 года. В тот день была создана Белорусская контора "Главбакалея", в структуру которой вошла Минская областная торговая база "Белбакалея".

В конце 2001 года предприятие "Белбакалея" преобразовано в открытое акционерное общество. Сегодня это крупнейшее в республике оптовое предприятие с многоуровневой структурой организации торговли и оказания услуг по хранению и фасовке продовольственных товаров.

Доля товаров отечественных производителей в общем объеме товарооборота составляет более 85 процентов.

ОАО "Белбакалея" - крупнейший оптовый поставщик и импортер продовольственных товаров на территории Республики Беларусь. Номенклатура товаров - более 3000 наименований. Официальный представитель многих отечественных предприятий-производителей.

Собственная сеть розничных и мелкооптовых магазинов-складов для организаций и индивидуальных предпринимателей за наличный и безналичный расчет.

"Белбакалея" - это крупнейший в Республике Беларусь торговый комплекс с сетью мелкооптовых и розничных магазинов. Компания обладает собственным автопарком из 74 машин, холодильными камерами, складскими помещениями, площадь которых свыше 40 тыс.кв.м., данные помещения оборудованы специальными витринами и многоуровневыми стеллажами, цехом фасовки, автомобильной мойкой; имеет более 3000 лучших продовольственных товаров по ценам производителей.

Цель ОАО "Белбакалея" - построить взаимовыгодные партнерские отношения с клиентами, способствующие росту прибыльности и стабильности бизнеса - осуществление деятельности связанной с оборотом алкогольной, непищевой, спиртосодержащей продукции (кроме антисептических, лекарственных и ветеринарных средств, относящихся к непищевой спиртосодержащей продукции), непищевого этилового спирта и табачных изделий.

Для достижения этой цели "Белбакалея" использует все возможности, включая усилия по сокращению затрат на всех этапах, росту эффективности бизнес-процессов, совершенствованию и развитию предоставляемых услуг и применению новых технологий.

Общество действует в зоне торгового обслуживания населения г. Минска и Минской области, других регионов Республики Беларусь, в общей сложности свыше 3,0 млн. человек. Обслуживается оптом более 3 000 предприятий розничной торговли и общественного питания. Собственным автомобильным транспортом обеспечивается бесперебойная доставка товаров розничным предприятиям города Минска и республики. При этом бесплатно доставляются в г. Минск табачные изделия, сахар, спички.

Через сеть мелкооптовых магазинов-складов обслуживаются индивидуальные предприниматели и частные унитарные предприятия. Ежемесячный товарооборот мелкого опта составляет более 30 млрд. руб. Предприятия мелкооптовой торговли ОАО "Белбакалея" открыты в 6-ти районах города, а также в городах Молодечно, Бобруйск, Борисов, Орша, Мозырь, Слуцк, Барановичи, Полоцк, Глубокое.

Номенклатура товаров Общества насчитывает более 3 200 наименований товаров, производимых как в Республике Беларусь, так и за ее пределами. При этом удельный вес товаров отечественных производителей составляет более 80%.

Предприятие имеет железнодорожную ветвь, в среднем по ж/д поступает в месяц около 50 вагонов с грузом, в среднем 2 500 тонн или 30 000тонн в год и автомобильным транспортом 30 000 тонн в год.

Предприятие имеет собственный автомобильный парк в количестве 42 ед. грузовых автомобилей ГАЗ-3307, 5 ед. автомобилей МАЗ, 5 ед. автомобилей Газель, 5 ед. автомобилей Форд Transit, 2 ед. автомобилей Ситроен Jumper. Собственным автомобильным транспортом обеспечивается бесперебойная доставка товаров розничным предприятиям города и области, бесплатно доставляются сахар, табачные изделия, импортируемый товар, замороженная продукция, спички.

Объем вывозимых грузов составляет в среднем 2800 тонн в месяц.

Оптимальное время поставки товаров с момента заказа - 1 день.

Количество пунктов поставки - более 3 000 в г. Минске и Минской области.

ОАО "Белбакалея", как оптовое звено, устанавливает барьер и не допускает до потребителя некачественный товар. В складских помещениях строго соблюдаются санитарные нормы, выдерживаются условия содержания и хранения продуктов питания. Регулярно проводится дезинсекция и дератизация, везде имеются гигрометры психометрические, работают калориферы, установлены зимние шторы, на 15 складе алкогольной продукции установлено оборудование по поддержанию температурного и влажностного режима. Залогом успешной работы по обеспечению населения товарами высокого качества является наличие на предприятии отдела качества. Весь товар проходит приемку по качеству, которая способствует развитию и закреплению прочных деловых контактов с поставщиками, своевременному исправлению допущенных ошибок, предотвращению не планируемых потерь.

ОАО "Белбакалея" - единственное оптовое предприятие в системе Министерства торговли осуществляющее контроль радиоактивного загрязнения.

2.2 Анализ технико-экономических показателей ОАО "Белбакалея"

Сравнительный анализ технико-экономических показателей позволяет оценить тенденции развития предприятия, сделать вывод об общей эффективности его деятельности и выделить направления его совершенствования. Рассмотрим расчет динамики развития основных показателей результативности деятельности предприятия (таблица 2.2.1, таблица 2.2.2).

Таблица 2.2.1 - Структура товарооборота ОАО "Белбакалея"

Товарная группа	Факт. 2013 год	План. 2014 год
	Сумма, млн. руб.	Уд. вес, %	Сумма, млн. руб.	Уд. вес, %
Сахар	134 009	15,67	141 009	15,25
Соль	6 914	0,81	7 729	0,84
Кондитерские изделия	64 939	7,6	74 778	8,09
Табачные изделия	333 839	39,05	339 400	36,71
Алкогольная продукция	192 134	22,46	213 373	23,08
Мин. вода, безалкогольные напитки	1 272	0,15	1 369	0,16
Уксус	2 797	0,33	3 217	0,35
Макаронные изделия	6 643	0,78	7 229	0,78
Мука	8 901	1,04	9 607	1,04
Крупа	13 949	1,63	18 288	1.98
Чай, кофе, прочая бакалея	23 357	2,73	31 185	3,37
Плодоовощные консервы	20 376	2,38	21 755	2,35
Детское питание	5 621	0,66	7 789	0,84
Рыбные консервы	3 026	0,35	3 237	0,35
Масло растительное	2 900	0,34	3 849	0,42
Замороженная продукция	22 298	2,61	27 829	3,01
Непродовольственные товары, спички, зажигалки	4 602	0,53	4 732	0,51
Молочные консервы	3 693	0,43	3 986	0,43
Мясные консервы	3 816	0,45	4 026	0,44
Итого	855 096	100	924 387	100

Таблица 2.2.2 - Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности

Показатели	2012г.	2013г.	2013г. в % к 2012г.
1. Объем валового товарооборота
в действующих ценах	1 048 092	1 161 671	110,8
в сопоставимых ценах	1 127 219	1 161 671	103,1
в т.ч.: оптовая торговля	1 097 432	1 135 370	103,4
розничная торговля	29 782	26 299	88,3
2. Издержки обращения всего в т.ч.:	78 424	93 085	118,7
материальные затраты	16 407	17 406	106,1
расходы на оплату труда	27 296	30 401	111,4
отчисления на социальные нужды	10 836	11 744	108,4
амортизация основных средств и нематериальных активов	6 310	7 439	117,9
прочие затраты	17 574	26 096	148,5
в % к объему товарооборота	7,48	8,01
3. Выручка от реализации товаров, работ, услуг	955 988	1 082 613	113,2
4. Налоги, сборы, платежи	1 901	1 052	55,3
5. Прибыль от реализации товаров, работ, услуг	15 284	11 518	75,4
7. Рентабельность реализованной продукции, товаров, работ, услуг, %	19,5	12,4
8. Чистая прибыль	12 425	12 027	96,8
9. Среднесписочная численность работников, чел.	573	580	101,2
10. Выработка на 1 работника в сопоставимых ценах	1 967	2 003	101,8
11. Средняя заработная плата, тыс. руб.	4 477	4 988	111,4
12. Коэффициент текущей ликвидности	1,73	1,13
13. Коэффициент обеспеченности СОС	0,09	0,11
14. Просроченная дебиторская задолженность	4 088	6 979	170,7
15. Просроченная кредиторская задолженность	1 931	3 262	168,9

Анализ финансово-экономических показателей свидетельствует о стабильной работе Общества, текущее финансовое положение характеризуется как устойчивое.

Финансовое состояние Общества достаточно стабильно и управляемо, характеризуется способностью погашать свои краткосрочные обязательства (таблица 2.2.3).

Таблица 2.2.3 - Анализ роста товарооборота ОАО "Белбакалея"

Период	Объем товарооборота, млн. руб.	Рост к пред. году в сопоставимых ценах, %
2010г.	985 093	109,5
2011г.	1 029 423	104,5
2012г.	1 127 219	109,5
2013г.	1 161 671	103,1

2.3 Анализ внутренней среды предприятия

Внутренняя среда предприятия - это само предприятие, её цели и задачи, технология производства, структура, работники с их способностями, потребностями, квалификацией. Данная среда включает условия производства и реализации продукции, поддающиеся регулированию со стороны предприятия в процессе внутрифирменного планирования и управления. Все внутренние факторы взаимосвязаны, поскольку изменение одного из них в определенной степени влияет на все другие.

Как правило, внутренняя среда предприятия анализируется с помощью модели 7S McKinsey и SNW-анализа. 7S McKinsey позволяет анализировать 7 ключевых элементов микросреды предприятия и сделать выводы, насколько эффективно используются имеющиеся ресурсы предприятия (таблица 2.3.1). SNW-анализ - это анализ слабых и сильных сторон предприятия. Такой анализ предлагает среднерыночное состояние N, которое показывает состояние, когда данная конкретная организация относительно всех своих конкурентов по всем кроме одной ключевым позициям находится в нейтральном состоянии, и только по одному в состоянии S (таблица 2.3.2).

Таблица 2.3.1 - Анализ 7S McKinsey ОАО "Белбакалея"

Элемент	Описание	Оценка	Вес
Стратегия	Увеличения продаж существующих товаров на существующих рынках, более глубокое проникновение на рынок РБ. Освоение новых сегментов рынка.	4	0,13
Структура	Линейно-функциональная структура организации.	3	0,1
Система управления	Генеральный директор; Главный инженер; Директор по производству и его заместитель; Директор по информационно-социальной работе и его заместитель; Начальники отделов; Рабочие. Генеральный директор действует от имени предприятия, но в некоторых случаях его может заменить директор по производству.	5	0,17
Способности	На предприятии работают люди с высшим образованием (директора, начальники отделов), со средним специальным образованием (рабочие).	5	0,17
Сотрудники	Развита система поощрений. Сотрудники в качестве дополнительного вознаграждения получают грамоты за эффективную работу, путёвки в санатории (в том числе и для членов семьи работника), социальные выплаты, прибавку к заработной плате.	5	0,16
Стиль	На предприятии преобладает либеральный стиль управления.	3	0,1
Система ценностей	На предприятии благоприятный климат. Работники ценят свою работу и качественно ее выполняют. Филиалы активно сотрудничают между собой.	5	0,17
Итого		30	1

Из полученной информации видно, что серьезные недостатки у предприятия отсутствуют, однако либеральный стиль управления нередко нарушает работу системы менеджмента.

Таблица 2.3.2 - SNW-анализ ОАО "Белбакалея"

Показатели	S	N	W
Производство:	3	0	0
- производственные мощности	1
- контроль качества продукции	1
- состояние безопасности	1
Ресурсы:	2	1	0
- материальные	1
- технические	1
- финансовые		1
Маркетинг:	2	2	0
- имидж предприятия	1
- рынки ( ёмкость, доля)		1
- сбытовая политика	1
Менеджмент:	1	1	1
- стиль управления		1
- организационная структура			1
- квалификация и профессиональная подготовка высшего менеджмента	1
Итого	8	4	1

Анализ слабых и сильных сторон показал необходимость введения новой системы управления либо внедрения в существующую каких-либо нововведений. Это позволит организации более рационально использовать кадры, а также вывести предприятие на новый уровень. К сильным сторонам предприятия можно отнести производство предприятия, его имидж и квалификацию высших органов управления.

2.4 Анализ внешней среды предприятия

Особой важностью для предприятия обладает анализ внешних факторов, влияющих на него. Для этого проводится PEST-анализ. Данный анализ рассматривает политические, экономические, социальные и технологические факторы, оказывающие воздействие на предприятие. Это воздействие может носить как положительный, так и отрицательный характер. Цель PEST-анализа -- выявления факторов, оказывающих наиболее сильное влияние на деятельность предприятия (таблица 2.4.1).

Таблица 2.4.1- PEST-анализ ОАО "Белбакалея"

Факторы	E1	E2	E3	E4	Ср. оценка	Вес. коэфф.	Напр. влияния	Взвеш. средняя
Политические
Изменение законодательства	4	3	4	5	5	0,07	-	0,35
Налогообложение	1	2	1	1	1,25	0,01	-	0,01
Контроль за деятельностью в отрасли	5	4	3	5	4,25	0,08	+	0,34
Ограничения на импорт/экспорт	1	4	2	1	2	0,04	+	0,08
Экономические
Снижение конкуренции из-за кризиса	4	2	1	3	2,5	0,04	-	0,1
Динамика курсов валют	3	2	4	3	3	0,05	+	0,15
Уровень безработицы в стране	5	4	5	4	4,5	0,08	+	0,36
Уровень инфляции	3	4	4	3	3,5	0,06	-	0,21
Социальные
Темп роста населения	4	3	4	4	3,75	0,07	+	0,26
Низкая квалификация работников	3	3	3	4	3,25	0,06	-	0,19
Образование	5	4	5	5	4,75	0,08	+	0,38
Культура населения	4	3	3	3	3,25	0,06	+	0,19
Технологические
Уровень инноваций конкурентов	5	5	5	4	4,75	0,08	+	0,38
Развитие НТП	4	3	5	4	4	0,07	+	0,28
Пробное производство	4	5	3	5	4,25	0,08	+	0,34
Итого		56	1

Наибольшее влияние на предприятие оказывают экономические и технологические факторы. Экономическая ситуация в стране, а также уровень инфляции препятствуют эффективной деятельности предприятия. Тем не менее, технологические факторы, такие как уровень инноваций и внедрение тестового производства, позволят выйти на новый производственный уровень. Политические факторы также оказывают негативное влияние. Изменение законодательства в последний год наиболее негативно сказываются на предприятии. Социальные факторы оказывают незначительное влияние, однако, оно положительное.

В настоящее время основными конкурентами ОАО "Белбакалея" в оптовой и розничной торговле являются: ОАО "Минбакалеяторг", Минский оптовый рынок, ООО "Евроторг", а также поставщики продовольственных товаров определенной товарной группы и поставщики, имеющие собственную сбытовую сеть.

С целью изыскания товарных ресурсов для обеспечения производственной программы ОАО "Белбакалея" сотрудничает с промышленными предприятиями Республики Беларусь и имеет устойчивые хозяйственные связи с более чем 200 отечественными производителями, представленных в приложении А.

2.5 Матрица Ансоффа

Матрица Игоря Ансоффа (Ansoff's growth strategy matrix) - модель, описывающая возможные стратегии роста компании на рынке. Матрица тажке носит название матрица "товар-рынок". Матрица Ансоффа достаточно широко используется на практике в процессе стратегического управления предприятием (таблица 2.5.1).

Таблица 2.5.1 - матрица Игоря Ансоффа для предприятия ОАО "Белбакалея"

Стратегия	Возможность	Описание	Ключевые источники роста
Стратегия проникновения	Вероятна	Есть все шансы в реализации проникновения. Не смотря на низкую вероятность инвестирования, необходимо постепенно развивать частоту пробной покупки, увеличивать потребление товара.	Разработка акций для роста частоты совершения пробных покупок; Поставка товаров в новые точки реализации; Определение новых точек реализации в малых городах; Расширение ассортимента, ввод новых товаров.
Стратегия развития рынка	Возможна	Выход в малые города, а также города-спутники --отличный источник роста. Предприятие обладает всеми ресурсами и возможностями к его реализации.
Стратегия развития товара	Вероятна	Предприятие обладает всеми ресурсами для расширения ассортимента магазина и ввода новой категории товаров.
Стратегия диверсификации	Не возможна	У предприятия отличные возможности роста на текущих рынках с помощью текущих и новых товаров. Диверсифицировать портфель в такой ситуации не рекомендуется.

2.6 Проблемная область предприятия

Главной проблемой предприятия ОАО "Белбакалея" является огромное количество бумажных документов, не позволяющее оперативно получать доступ к информации даже при наличии эффективной системы хранения. Перевод конструкторской, технической, технологической и экономической документации в электронный вид и создание электронного архива становится необходимыми условиями информационной поддержки работы предприятия.

Создание одного документа обходится ОАО "Белбакалея" в сумму от 6 до 55 долларов, а количество бумажных документов достигает одиннадцати миллионов штук. На перемещения по офису в поисках нужных бумаг сотрудники за год тратят в среднем около месяца своего рабочего времени. Если эти временные затраты умножить на масштаб деятельности общества и численность персонала с учетом дочерних предприятий, то общий объем затрат становится весьма ощутимым.

2.7 SWOT-анализ ОАО "Белбакалея"

Для описания деятельности предприятия в целом, а также выявление сильных и слабых сторон и угроз со стороны внешней среды производят SWOT-анализ.

SWOT-анализ - метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы). Сильные (S) и слабые (W) стороны являются факторами внутренней среды объекта анализа, (то есть тем, на что сам объект способен повлиять); возможности (O) и угрозы (T) являются факторами внешней среды (то есть тем, что может повлиять на объект извне и при этом не контролируется объектом) (таблица 2.7.1). товаропроводящий сеть стандартизация ансофф

Таблица 2.7.1 - SWOT-анализ для предприятия ОАО "Белбакалея"

	S	W
	Производственная мощность	Организация производства
	Контроль качества продукции	Повышающаяся конкуренция
	Положительный имидж предприятия	Организационная структура
	Высококвалифицированные работники
O
Обновление оборудования и запуск нового производства	1. Изменение ассортимента и ребрендинг некоторых ассортиментных позиций; 2. Выделение наиболее ценных сегментов зарубежного рынка, разработка нового продукта; 3.Выход на новые рынки.	1. Поиск новых поставщиков. 2. Выход на новые рынки сбыта. 3. Расширение границ корпоративной стратегии, переходу от концепции маркетинга к концепции социально-этического маркетинга
Захват новых рыночных ниш в т.ч. на зарубежных рынках
Ошибки конкурентов в сфере маркетинга
Изменение упаковки
T
Снижение доли рынка и рост конкуренции	1.Увеличение доли рынка за счёт высокого качества выпускаемой продукции. 2.Налаживания логистической цепи за счёт, имеющегося высококвалифицированного персонала. 3.Проведение рекламной кампании, направленной на привлечение новых и удержание старых покупателей.	1. Смена организации труда. 2. Контроль качества выпускаемой продукции.
Задержки в поставках сырья
Риск потери покупателей из-за повышения цен и снижения уровня дохода

Деятельность ОАО "Белбакалея" главным образом направлена на повышение удовлетворенности потребителя. Применение современной системы менеджмента качества, ее улучшение и обеспечение соответствия продукции потребительским требованиям можно достичь за счёт сильных сторон и возможностей предприятия. Кроме того, элемент брендинга новых позиций выставит предприятие в новом благоприятном свете. Слабой стороной предприятия является организационная структура. Данную проблему можно решить за счёт изменения форма организации труда.

Для решения проблем и возможности выхода на новые рынки, целесообразно разработать мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия.

Не смотря на все более ухудшающуюся экономическую ситуацию в стране ситуацию в стране, показатели ОАО "Белбакалея" свидетельствует о стабильной работе предприятия, текущее финансовое довольно устойчивое. ОАО "Белбакалея" необходимо ввести новую систему управления либо изменить существующую. Это позволит предприятию более рационально использовать кадры, а также выйти на новый уровень.



3. Разработка мероприятий по внедрению ERP-системы на предприятии ОАО "Белбакалея"

3.1 Анализ и расчет

Для обработки накопленных массивов бумажной документации предприятию ОАО "Белбакалея" выгоднее заказать ее оцифровку у специализированных компаний. Выделение собственных ресурсов для создания непрофильного подразделения, которое по завершении работ придется расформировать или перепрофилировать, окажется непозволительной роскошью. Затраты на перевод документации в электронный вид силами самого предприятия окажутся в полтора-два раза большими. Не исключено, что эту работу не удастся выполнить в срок. Внедрение ERP-системы поможет решить эту проблему.

Предлагается внедрить ERP-систему 1С: Предприятие 8 Бухгалтерия для Беларуси. Данное мероприятие позволит уменьшить документооборот и снизить затраты на заработную плату сотрудникам.

Стоимость покупки модулей:

1С: Предприятие 8 Бухгалтерия для Беларуси - 5 244 000 руб.

1С: Предприятие 8 Бухгалтерия комплект для 5 пользователей для Беларуси - 314 550 000 руб.

Для расчета стоимости мероприятия необходимо рассчитать полную стоимость внедрения системы:

Издержки на переобучение - 1 100 000 руб.

Ставка плата оператора - 35 000 руб.

Численность сотрудников, вовлеченных в систему электронного документооборота - 150 чел.

Стоимость продукта (со скидкой) - 319 794 000 руб.

С = Ст + Зоб + Зобслуж (1)

Ст - стоимость программы; Зоб - стоимость обучения;

Зобслуж - затраты на обслуживание

Зоб = Роб х Чраб (2)

Роб - затраты на обучение на одного работника;

Чраб - число работников, которые будут работать в системе.

Зоб = 150 х 1 100 000 = 165 000 000.

С = 319 794 000 + 165 000 000 + 1 100 000 х 12 = 497 994 000 руб.

Экономия = (З х Выч х 12) х Колраб (3)

З - заработная плата

Выч - вычеты из заработной платы (БелГосСтрах, ФСЗН)

Колраб - работники, которых можно сократить.

Экономия = (5 500 000 х 1,36 х12) х 9 =807 840 000 руб.

Экономический эффект от мероприятия рассчитывается как разница между стоимостью введения мероприятия и стоимости старого аналога.

Э = Экономия - С (4)

Таким образом экономический эффект за год равен:

Э = 807 840 000- 497 994 000= 309 846 000 руб.

Для расчета периода окупаемости мероприятия необходимо затраты на введение мероприятия разделить на экономический эффект от мероприятия:

Тср = С/Э (5)

Таким образом, получаем следующий период окупаемости мероприятия:

Тср = 497 994 000 / 309 846 000 = 1,6

Вывод:

- срок окупаемости 1,6 лет показывает, что мероприятие окупится меньше, чем за 2 года, это достаточно хороший показатель, не смотря на большие затраты на покупку и установку программы.

- положительный экономический эффект указывает на то, что предприятие покрыло все затраты и получило выгоду из проведенного мероприятия. В данном случае он составил - 309 846 000 руб.

- введение данного мероприятия позволит сократить затраты на оплату работы сотрудников.



Список использованных источников

1. И. В. Балахонова, С. А. Волчков, В. А. Капитуров., Логистика, интеграция процессов с помощью ERP-систем.

2. Постановление Совета Министров № 1699 от 21 декабря 2006 г.

3. Д. Кревенс, Стратегический маркетинг - 2001г.

4. Менеджмент международного бизнеса. Паньшин Б.Н.

5. Интернет: http://compress.ru/article.aspx?id=9646

6. Г.В. Лямова, Д.В. Чистов, Е. Л. Шуремов, Информационные системы управления предприятием - 2006г.

7. Интернет: http://powerbranding.ru/biznes-analiz/mckinsey-7s-model/.

8. Большой энциклопедический словарь. Советская энциклопедия. 1991 г.

9. Делопроизводство. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.

10. Интернет: http://powerbranding.ru/biznes-analiz/pest/

11. О. Д. Проценко, И. О. Проценко, Логистика и управление цепями поставок - взгляд в будущее. Макроэкономический аспект - Издательский дом "Дело" РАНХиГС - 2012г.

12. Корпоративный документооборот. Шишин И.О.

13. Котлер, Ф. Основы маркетинга / Котлер [и др.]. - СПб.: Издательский дом "Вильямс", 2002.

14. Интернет: http://powerbranding.ru/biznes-analiz/swot/primer-enterprise/.

15. А. Канке, И. Кошевая - Основы логистики. Учебное пособие - КноРус -2015г.

16. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности: учеб. пособие / Г.В. Савицкая. - Минск: Новое знание, 2002.

17. Гаджинский А.М., Логистика: учебное пособие / Гаджинский А.М. - 2012г.

18. Шишло С.В. Курс лекций по логистике/ БГТУ - Минск.



Приложение А

Товар	Поставщик
сахар и сахарозаменители	· ОАО "Городейский сахарный комбинат"; · ОАО "Слуцкий сахарорафинадный завод"; · ОАО "Скидельский сахарный комбинат"; · ООО "НоваПродукт АГ"
соль	· РУП ПО "Беларуськалий"; · ОАО "Мозырьсоль"; · ПК ООО "Арш"

Подобные документы

• Внутренняя и внешняя среда организации

  Характеристика элементов внутренней среды: история создания, миссия, характеристика ресурсов, структура и культура организации. Внешняя среда организации - факторы прямого и косвенного воздействия. Обоснование выводов о жизнеспособности организации.
  
  курсовая работа [52,6 K], добавлен 14.11.2014
  

• Внешняя и внутренняя среда организации

  Общая характеристика и направления деятельности исследуемого предприятия, особенности его внутренней структуры и организационная система управления. Внешняя среда, зарубежные партнеры. Внутренняя среда, миссия и политика. Профсоюзная деятельность в вузе.
  
  отчет по практике [29,6 K], добавлен 31.10.2014
  

• Электронный документооборот на предприятии

  Анализ хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Сравнительная характеристика программных продуктов "Альт-Финансы", "Analyser-Финансы", "Audit-Expert", "ИНЭК-Аналитик". Принципы организации электронного документооборота на предприятии.
  
  курсовая работа [26,4 K], добавлен 18.10.2010
  

• Внешняя и внутренняя среда фирмы

  Характеристика факторов среды организации. Макросреда предприятия, микросреда в окружении организации. Мезосреда как непосредственное окружение фирмы. Факторы внутренней среды. Swot-анализ деятельности предприятия как помощь в оценке влияния факторов.
  
  курсовая работа [39,5 K], добавлен 15.03.2011
  

• Документооборот в строительстве

  Особенности документооборота в строительстве. Структура строительной организации на примере ООО "СК - Новые технологии". Основные функции участников инвестиционного процесса. Система качества на предприятии. Контроль качества выпускаемой продукции.
  
  отчет по практике [25,1 K], добавлен 19.02.2014
  

• Оценка факторов внутренней и внешней среды организации "Ваш Дом"

  Понятие и сущность менеджмента, разработка и реализация управленческого решения. Цели и стратегии развития организации, ее внутренняя и внешняя среда. Особо опасные конкуренты, сравнение конкурентных характеристик. Общая структура управления организации.
  
  курсовая работа [181,1 K], добавлен 03.02.2016
  

• Внутренняя и внешняя среда организации

  Понятие организации как системы, ее основные виды и общие характеристики. Ключевые элементы внешней среды организации как среды прямого и косвенного воздействия. Анализ внутренней среды организации по функциям менеджмента, характеристика ее факторов.
  
  презентация [3,2 M], добавлен 02.04.2016
  

• Документооборот организации

  Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
  
  курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015
  

• Производственный документооборот как основа управленческого решения

  Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
  
  курсовая работа [79,5 K], добавлен 19.10.2013
  

• Разработка механизма (метода) эффективного взаимодействия организации с внешней средой (по материалам ОАО "Промприбор")

  Внешняя среда организации: общая характеристика и анализ ее факторов. Оценка финансовой деятельности и анализ факторов внешней среды ОАО "Промприбор". Разработка мероприятий по созданию дилерской сети ОАО "Промприбор" на основе числовой матрицы скидок.
  
  курсовая работа [744,4 K], добавлен 17.08.2011
  

• Документооборот на предприятии

  Принципы и закономерности формирования системы документооборота на исследуемом предприятии. Порядок сбора, обработки и анализа поступающей информации, участие в работе с физическими лицами. Составление организационных документов и требования к ним.
  
  отчет по практике [25,4 K], добавлен 16.11.2013
  

• Проектирование частной школы

  Проектирование частной школы по оказанию общеобразовательных услуг. Миссия и цели организации. Внешняя среда организации: конкуренты, поставщики, потребители. Функциональная и организационная структуры предприятия. Штатное расписание, документооборот.
  
  курсовая работа [63,7 K], добавлен 18.10.2010
  

• Функции и средства организации

  Определение понятий "организация", "предприятие". Организационно-правовые формы предприятий. Внешняя и внутренняя среда организации. Принципы управления. Механистическая и органическая организационные структуры. Характеристика компании ООО "Рельеф-Центр".
  
  курсовая работа [731,0 K], добавлен 03.06.2014
  

• Организационно-экономические условия деятельности организации ООО "Дятьково-ГМЗ"

  Организационная структура управления ООО "Дятьково-ГМЗ". Управление персоналом и маркетингом, анализ финансово-хозяйственной деятельности и внутреннего потенциала предприятия. Документооборот предприятия, ведение налоговой и статистической отчетности.
  
  отчет по практике [440,5 K], добавлен 19.11.2012
  

• Организация документооборота

  Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
  
  курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015
  

• Внешняя среда организации

  Понятие "внешняя среда организации". Характеристики внешней среды. Среда прямого воздействия. Среда косвенного воздействия. Методы анализа внешней среды. PEST - анализ. SWOT- анализ. SNW - анализ. Профиль среды. Метод ETOM.
  
  курсовая работа [882,2 K], добавлен 21.03.2006
  

• Понятие предприятия, виды, внешняя и внутренняя сфера, функционирование

  Понятие и сущность предприятий, их классификация. Особенности внешней и внутренней среды, их влияние на функционирование предприятия. Организационно-экономическая характеристика ОАО "Дека". Анализ организационной и производственной структур организации.
  
  курсовая работа [71,4 K], добавлен 19.02.2014
  

• Внутренняя и внешняя среда организации

  Основные переменные в организации: цели, структура, задачи, технология и люди. Категории задач организации. Взаимосвязь внутренних переменных. Характеристика внешней среды организации. Среда прямого и косвенного воздействия, международное окружение.
  
  курсовая работа [39,3 K], добавлен 24.11.2010
  

• Внутренняя и внешняя среды организации, их анализ

  Классификация факторов и качеств внутренней и внешней сред, организации, их структура и SWOT-матрица как метод исследования. Анализ основных производственных и экономических показателей ООО "Кижмола". Среды прямого и косвенного воздействия на организацию.
  
  курсовая работа [382,4 K], добавлен 14.11.2011
  

• Внутренняя и внешняя среда организации

  Анализ внутренней и внешней среды организации, механизмы ее разработки, а также их влияние на ее деятельность на примере "Юниаструм Банка". Формирование миссии предприятия. Факторы прямого и косвенного воздействия. Характеристики организационной системы.
  
  курсовая работа [36,8 K], добавлен 18.03.2011
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам