Размещено на http://www.allbest.ru/

Иркутский государственный университет

Байкальский институт бизнеса и международного менеджмента

Курсовая работа.

«Развитие Коммуникации на предприятии»

Выполнил: Канин А.А.

Проверил: Бобкова Н.Г.

САЯНСК 2008

Содержание

Введение

1. История создания и основные события в жизни ОАО «Саянскхимпласт»

2. Структура ОАО «Саянскхимпласт»

3. Сущность и виды коммуникации

4. Элементы и этапы коммуникационного процесса

5. Коммуникационные барьеры

6. Межличностные и организационные коммуникации

7. Ответственность руководителя за налаживание коммуникаций

8. Виды сетей коммуникации

9. Совершенствование коммуникации в организации

9.1 Дистанционная работа

9.2 Информационные технологии

Заключение

Литература

Введение

Практически все менеджеры, работающие в современных компаниях в условиях, постоянно меняющейся внешней среды задаются вопросом:

Что нужно сделать для повышения эффективности работы компании?

· Обновить технологию?

· Купить новое программное обеспечение?

· Перейти на новые стандарты качества?

Однако теоретики и практики в области современного менеджмента рассматривают передовые технологии, информационные системы и тотальное качество как непременные условия, данности, определяющие «игровое поле» организаций в глобальной экономике. Единственно значимым конкурентным преимуществом любой организации в XXI веке становятся ее человеческие ресурсы.

Ваши сотрудники - квалифицированные специалисты?

Они - профессионалы в своих областях?

Это дает вам значительные преимущества СЕГОДНЯ. Но будете ли вы иметь эти преимущества ЗАВТРА, если ваши лучшие люди покинут компанию? Как сплотить персонал, что бы каждый правильно понимал цели компании, чтобы коллектив действовал как единый организм. Решение многих организационных проблем возможно за счёт хорошо налаженных эффективных коммуникаций. Если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

1. История создания и основные события в жизни ОАО «Саянскхимпласт»

Повествование о жизни и деятельности акционерного общества «Саянскхимпласт» можно смело относить к разряду драматического жанра. Место действия ещё недавно - дикая тайга прорезанная берёзовым подлеском и ручьями. Говорят, что первая колонна автомобилей со строительными конструкциями, отправившаяся на строительную площадку, попросту заблудилась и вышла к месту только поздней ночью. Героями строительных будней были не только комсомольцы - добровольцы из былинных советских песен, но и не менее хрестоматийные зеки из ближайших колоний да военные стройбатовцы, которые строили и поднимали заводы и города по всей Сибири. Но драма - это не только масштабный зачин, но и колоссальный психологический конфликт, стремительные изменения, происходящие в стране и в судьбах людей. Кто мог предположить, какие перемены произойдут в России на рубеже двух веков.

История ОАО «Саянскхимпласт» восходит к основанию в 1968 году Зиминского химического завода, на базе которого в январе 1989 года было создано химическое объединение «Химпром», преобразованное в 1992 году в ОАО «Саянскхимпром», а в октябре 1998 года в ОАО «Саянскхимпласт».

Важные события в истории предприятия:

3 декабря 1964г. - Госстрой СССР, Госхимкомитет Совнархоза Плановая комиссия Восточно-Сибирского экономического района СССР выдали задание Институту «Госхимпроект» на разработку схемы единого генерального плана Зиминского промышленного узла.

29 июня 1966г. - исполнительный комитет Иркутского областного совета депутатов трудящихся одобрил схему единого генерального плана Зиминского промышленного узла. 1968 г. - началось строительство Зиминского химического комбината, в последующем ставшим ОАО ""Саянскхимпром"", а с 2001 г - ОАО ""Саянскхимпласт"". Предприятие строилось на компенсационной основе с использованием технологий и оборудования ведущих фирм Германии, США, Англии.

1970 г. - в 15 километрах от предприятия закладываются первые фундаменты под строительство жилья для работников комбината и строительных организаций. Саянск стал последней комсомольской ударной стройкой Сибири. В 1985 ему присвоен статус города.

2 ноября 1979 г. - под нагрузку поставлены первые электролизеры крупнейшего на востоке СССР химического предприятия. Получена первая продукция хлорного производства соды мощностью 160 тысяч тонн

1982 г. - пуск производства винилхлорида мощностью 270 тысяч тонн на оборудовании компании ""УДЕ"" (Германия).

6 июня 1983 г. - получены первые тонны суспензионного поливинилхлорида. Мощность производства ПВХ составила 250 тысяч тонн.

1985 г. - Зиминский химзавод первым в СССР начинает поставки ПВХ на экспорт.

1987 г. - ПВХ, производимый на предприятии, первым в СССР проходит аттестацию на Государственный Знак Качества и признается отечественным аналогом для других производителей данной продукции. В этом же году строится установка для производства отбеливающего средства «Белизна» мощностью до 10 миллионов бутылок в год.

1988 г. - Зиминский химический завод переименован в Саянское производственное объединение «Химпром» в составе трех заводов: «Полимер», «Каустик» и Ремонтно-механический. 1991 г. - строится установка для производства линолеума мощностью 1,5 миллиона квадратных метров в год.

1998 г. - строится установка для производства кабельного пластиката мощностью 14 000 тонн в год. Ведется работа по созданию новых установок для переработки ПВХ в готовые изделия. 1998-2000 гг. - Целенаправленно ведется работа по реализации программы социального развития. Финансируется строительство Благовещенского храма в г.Саянске, оказывается помощь различным общественным фондам, ветеранам труда и войны.

2002 г. - Начат промышленный выпуск обувных пластикатов. Освоен выпуск новой марки ПВХ-С - 5868 ПЖ.

2003 г. - ОАО «Саянскхимпласт» приступил к конверсии ртутного электролиза хлора на мембранную технологию. Начаты строительно-монтажные работы по проекту реконструкции холодильно-компрессорного отделения производства ВХ. Реализуется проект производства профильно-погонажных изделий из ПВХ.

2004 г. - на «Саянскхимпласте» принята концепция развития компании на среднесрочную и долгосрочную перспективу, разработанная специалистами ведущих отраслевых, академических и проектных институтов.

2004 г. - на «Саянскхимпласте» принята концепция развития компании на среднесрочную и долгосрочную перспективу, разработанная специалистами ведущих отраслевых, академических и проектных институтов. В этом же году, в октябре введен в эксплуатацию цех по производству профильно-погонажных изделий: стеновых панелей, гофротруб, кабель-каналов и аксессуаров к ним.

25 мая 2006г. - ОАО «Саянскхимпласт» запустил в гарантийный режим эксплуатации четвертую линию сушки ПВХ. Монтажные работы были завершены в апреле 2006 года.

1 июня 2006 года - после 27 лет существования, на ОАО «Саянскхимпласт» остановлено производство хлора и каустика (ПХ и К) ртутным методом. Предприятие первым в России переходит на самый прогрессивный метод - мембранный электролиз.

2. Структура ОАО «Саянскхимпласт»

На рисунке 1 представлена организационная структура ОАО «Саянскхимпласт», которая состоит из четырех производств

· Хлора и каустика

· Винилхлорида

· Поливинилхлорида

· Производство пластмасс

и включает в себя:

1. Служба генерального директора

2. Служба заместителя генерального директора по стратегическому развитию и генеральному проектированию

3. Служба заместителя генерального директора по коммерческим вопросам

4. Служба главного инженера

5. Служба заместителя генерального директора по финансам

6. Служба заместителя генерального директора по управлению персоналом

7. Служба заместителя генерального директора по мембранному электролизу

8. Служба заместителя генерального директора по капитальному строительству и реконструкции

9. Служба заместителя генерального директора по безопасности

10. Заместитель генерального директора по газовому проекту



Рис. 1.

3. Сущность и виды коммуникации

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель - подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

организационный коммуникационный барьер руководитель

4. Элементы и этапы коммуникационного процесса

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации. Процесс коммуникации, возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов:

· Отправитель - человек или группа людей, желающий сообщить информацию.

· Сообщение - собственно информация, смысл и идея, которые хочет донести отправитель.

· Канал - способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.

· Код - система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать произносимые слова, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.

· Контекст - внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные системой индивидуально различимых смыслов и ассоциаций.

· Получатель - человек или группа людей, до которых отправитель хочет донести свое сообщение.

· Шумы (помехи) - все то, что искажает смысл сообщения.

· Обратная связь - реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму - задача следующего этапа.

2. Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Специфический словарь служащих ОАО "Саянскхимпласт" (фрагменты)

Жаргон	Объяснение
В сутках 48 часов	Неважно как, но сделай в указанный срок
Незаменимых людей не бывает	Не устраивает - увольняйся
Придите завтра	Вежливо послали
Газики	Служащие ВГСО
Сварить козла	Сделать брак композиции (готовое сырьё для процесса экструзии) в реакторе в виде огромных монолитных кусков (порядка 100 - 150 кг), который удается достать из реактора с большим трудом
Рыбьи глаза	Брак. Наличие прозрачных вкраплений в смоле ПВХ
Прожарить аппарат	Подвергнуть аппарат термообработке
Рогатка, собака, мартышка	Незаконное техническое устройство для работы с запорной арматурой
Отглушить	Установить заглушки
Пойти порвать	Доказать свою точку зрения

Каким образом ведется разговор? Какой задается тон? Какие повторяющиеся фразы используются? Все это имеет значение, как эффективно будет воспринята передаваемая информация.

Специфический язык и жаргон ОАО "Саянскхимпласт" обусловлен в основном «химико-технологической тематикой».

Особый лексикон, существующий в организации, несомненно, экономит время и усилия для понимания друг друга. К тому же специфический лексикон знакомый вам, не дает возможности постороннему человеку интегрироваться в вашу организацию.

3. Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.

Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей час-то лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают раз личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различиях в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от изначального смысла, сформулированного отправителем.

Общая схема коммуникационного процесса

5. Коммуникационные барьеры

Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контекста передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений. Весьма важной характеристикой любой формы коммуникации является ее подверженность всевозможным помехам.

Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию.

Рассмотрим преграды в организационных коммуникациях. Искажение сообщений - одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин: Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений организации.

Такими проблемами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным.

6. Межличностные и организационные коммуникации

Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип коммуникации. B межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации. Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Коммуникация в малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 чел. малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этими возникает болтая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для неё те же. Часто в организациях малые группы называются "командами". Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

В общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории . Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все её члены могли эффективно участвовать в её работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.п.). Возможности обратной связи, тем не менее ограничены. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация- это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с её непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства. Внешняя оперативная коммуникация - связана с достижением организацией своих целей или между организационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне её. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от её внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации

Нужно особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

- информация, не находящаяся в области опыта получателя (руководителя, подчинённого, работника одного уровня), будет воспринята медленнее, чем знакомая информация;

- в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для её оценки;

- коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;

- даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;

- несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте её источника и получателя;

- один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации.

Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Например:

· Проясняйте свои идеи перед началом их передачи.

· Будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам.

· Следите за выражением своего лица, жестам, позам, интонации.

· Выражайте открытость и готовность понимать.

· Добивайтесь установления обратной связи, например, используя следующие приемы:

o задавайте вопросы;

o попросите подчиненного пересказать ваши мысли;

o оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

o контролируйте первые результаты работы;

o всегда будьте готовы ответить на вопросы подчиненных.

Барьеры на пути организационных коммуникаций:

· Искажение сообщений. Возможные причины:

o непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы искажение смысла происходило в его интересах;

o в результате фильтрации;

o из-за статусных различий;

o из-за страха пред наказанием или ощущения бессмысленности коммуникации.

· Информационные перегрузки - превышение реальных возможностей системы и входящих в неё людей обрабатывать информацию.

· Неэффективная структура организации - чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации.

· Некомпетентность персонала - коммуникативная, профессиональная и методологическая.

· Неэффективный способ организации работ и распределения задач.

· Конфликты между различными подразделениями и людьми в организации.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

· Создавайте системы обратной связи.

· Регулируйте информационные потоки.

· Предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и по горизонтали.

· Развертывайте системы сбора предложений.

Используйте внутренние информационные системы: печатные издания, стенгазеты, стенды, интранет и т.п .

7. Ответственность руководителя за налаживание коммуникаций

Если у вас дельные, хорошо обученные сотрудники, а вы не привлекаете их к совместному принятию решений, вы понапрасну теряете свое собственное время. /Постулат менеджмента/

Успех руководителей зависит в основном от их способности довести до всех своих подчиненных информацию о том, что они должны делать, и объяснить важность этих действий. Степень вовлеченности человека в процесс принятия решении отражается как на результатах его работы, так и на его морально- психологическом состоянии. Люди, обязанные принимать на себя ответственность, в отличие от своих коллег-исполнителей, чувствуют большее удовлетворение от работы и взаимодействия с партнерами. Поэтому руководители предприятий ищут пути совершенствования нисходящей и восходящей цепочек коммуникации, стараясь добиться большей вовлеченности работников в процесс принятия решений.

Пример1.

На производстве, куда был назначен новый руководитель подразделения (никаких других изменений не было)заметно поднялся уровень культуры производства, значительно поднялась производительность труда благодаря тому, что он внедрил эффективную систему общения. С новым начальником люди стали понимать:

а) суть проблемы;

б) чего они хотят добиться;

в) то, как, по мнению руководителя, стоящая проблема должна быть решена;

г) какова собственно их роль в достижении положительных результатов.

При этом они знали, насколько успешно они продвигаются к поставленным личным целям.

Пример2.

На предприятии ОАО « Саянскхимпласт» руководством поощряется и стимулируется введение системы рационализаторского предложения. Многие из предложенных работниками рац. Предложения были успешно применены на предприятии, за счет чего предприятие имело повышение производства продукции, экономию ресурсов.

Если люди будут полностью понимать решения руководства, которые на них отражаются, и причины, обусловившие принятие этих решений, то это только усилит их желание работать с максимальной отдачей. Людям необходимо понимать:

что им нужно делать и зачем;

насколько эффективно они выполняют поставленные задачи и планы;

каковы условия их найма.

Только в этом случае они будут выполнять свою работу с увлечением, что положительно отразится на производительности, моральном настрое и взаимодействии. ОАО «Саянскхипласт» - это организация с чётко установленной, централизованной структурой управления, где все должностные права и обязанности строго определенны и регламентированы, действия хорошо спланированы и строго контролируются. Инициатива изменений чаще исходит от руководства, причем внедряется в приказном порядке. Персоналу определенна роль исполнителя, нежели новатора. Мотивация в основном построена на обязательствах и стимуляции. Неформальное общение сотрудников осуществляется в рамках небольших профессиональных групп в поле общих профессиональных интересов. Информация распространяется достаточно свободно, однако зачастую руководители стараются придерживать её, используя для управления персоналом.

Поведение высшего управленческого состава

Руководители придерживаются строго стиля одежды (костюм, галстук). Пользуются дорогими письменными аксессуарами (блокноты с логотипами, ручки). Очки и сотовый телефон, ношение на территории промышленной площадки, которого для всех, кроме них запрещён всегда достаточно дорогие, при появлении в цехах на них всегда белые каски и куртки с логотипами, плюс персональный транспорт, всё это делает руководителя отличным от персонала носящего спец. одежду и обувь одного фасона и цвета. Большинство руководителей заработную плату получают по контракту в отличии от всего персонала. Обращение с персоналом зачастую носит односторонний характер, начальник говорит, подчиненный слушает.

Реакция руководства на кризисные ситуации и организационные кризисы

В случае кризисных ситуаций руководство практически делает виноватым ниже стоящего сотрудника, наказывает его. Частые фразы такие как «недосмотрели, теперь как хотите, так и расхлёбывайте», «будете жить на производстве» доминируют в лексиконе руководителей.

При ремонтных работах часто выступает в роли контролёра-погонщика. Все провалы сваливаются на подчиненных. При проверке государственными органами все штрафы снова платят подчиненные. В таких случаях подчиненные стараются либо друг другу помочь, объединяя усилия, либо сильнее «утопить» своего коллегу, спасая свои интересы.

Специализация. Обучение.

Все сотрудники компании регулярно проходят обучение по разным программам, связанным с их профессиональной деятельностью. Кроме этого ежегодно организуются курсы повышения квалификации рабочих основных профессий и ИТР. Предоставляется возможность получения высшего образования, а также возможность приобретения смежной профессии. Ежеквартально проводятся тренинги с оперативным персоналом по ликвидации аварийных ситуаций.

Организационные символы и ритуалы.

В нерабочее время организуются встречи сотрудников на различных спортивных мероприятиях, таких как открытие зимней, летней спартакиады. Кроме этого основным праздником, отмечаемым с большой помпезностью, является «День химика», отмечаемый ежегодно, на котором награждаются лучшие работники предприятия. В рабочее время проводятся ежемесячно День технолога, День механика, обще цеховые собрания, на них доводятся достижения основных служб цеха, проводится анализ работы цеха за прошедший период, доводятся основные планы и задачи на следующий месяц, проводятся награждения работников цеха за спортивные и профессиональные достижения.

Тщательно организованная система общения необходима в офисах, исследовательских лабораториях, конструкторских бюро, больницах, а также в цехах. Если целью ставится достижение эффективного общения, то случайные методы здесь неприемлемы.

Вопросы влияющие на работу человека.

Таким образом, приоритетной задачей для менеджеров является передача понимания тех вопросов, которые серьезным образом влияют на желание человека трудиться с полной отдачей сил. Людям не нужно соглашаться с каким-то решением ради поддержания “нормального” взаимодействия в команде, но они должны понимать, как и почему оно было принято - Что это за вопросы?

Чем я занимаюсь?

Кто мой начальник?

Каков вклад моей работы в общее дело?

Откуда поступает работа и куда она “уходит”? Что она собой представляет? Каков конечный продукт? Для чего он нужен?

Каковы цели моей работы? В какой степени я их достигаю? Каковы стандарты? Какие происходят изменения и почему?

В какой степени я могу влиять на затраты компании?

Каковы нормы безопасности? Какой метод выбрать?

Все методы общения в промышленности можно разделить на три группы: Менеджеры и инспекторы. Общение один - на - один с менеджером или инспектором.

Представители. Общение через представителя, который может быть членом комитета сотрудников, быть избранным профорганизацией цеха, уполномоченным представлять интересы сотрудников на совете работников, членом производственного комитета, комитета по мерам безопасности либо просто вашим коллегой.

Массовые методы. Люди получают информацию через доску объявлений, издаваемые компанией газету или журнал, буклеты, циркуляры; при посещении массовых собраний, получении адаптированной версии годового отчета компании, прослушивании сообщений через громкоговорители, внутреннюю справочную службу либо при просмотре фильмов и программ кабельного телевидения.

Менеджеры должны решить, какой метод общения использовать, и знать возможности и недостатки каждого из них. Причиной большей части всех недоработок в политике общения является то, что руководители недостаточно четко представляют себе возможности каждого метода.

Менеджеры и инспекторы.

Сильные стороны

Менеджер или инспектор, будучи представителем руководства рабочей группы, в офисе или на предприятии, является именно тем человеком, к кому можно обращаться с возникающими вопросами наибольшей важности, потому что последние есть результат либо управленческих решений. Либо в случае с делами, обсуждавшимися на переговорах, совместных решений руководства/профсоюзов.

Одной из граней работы лидера является умение быть человеком, к которому люди будут обращаться за помощью по принципиальным вопросам. Становясь своеобразным “переговорщиком”, менеджер или инспектор превращается в более действенного лидера. Инспекторы могут “подгонять” свои объяснения под определенную рабочую группу, после чего им задают вопросы. Объяснения одной группе будут отличаться от объяснений другой, поэтому возможность задавать вопросы является насущной для достижения понимания. Большая часть того, о чем следует сообщать, для руководителя не новость. Например, причины смены производственных планов, влияющие на деятельность отдельного человека.

Общение лицом к лицу с группой экономит время, обеспечивает общее понимание и является наиболее мощным методом “продажи” идей и формирования групповой приверженности.

Слабые стороны

Если вертикаль подчиненности в цехе или в офисе насчитывает более двух уровней, то общение при использовании описываемого метода должно быть тщательно организовано, иначе оно будет неадекватно.

Отсутствие четкого плана общения дорого обходится в плане времени руководителям.

Вертикаль подчиненности не может сама по себе должным образом управлять общением “вверх”. “Верхи” организации редко воспринимает мнения, высказываемые “низами” во всех “красках”, если информация доходит до них сквозь “фильтр” нескольких уровней служебной иерархии. Представители.

Сильные стороны

Предоставляют руководству возможность прямого объяснения политики нескольким заинтересованным служащим, избежав повторений одного и того же на разных уровнях.

Абсолютно необходимы для осуществления адекватного общения “вверх” и незаменимы при передаче руководству эмоций и настроений, царящих в офисе или на предприятии -

Формальные контакты на собраниях представителей могут увеличить (и увеличивают) количество неформальных контактов.

Слабые стороны

Хотя разъяснения руководства и передаются через представителей, последним, как правило, не удается довести их до сведения “адресата” в нужной форме, особенно если принятое решение не сулит ничего приятного. Происходит это потому, что при толковании политики руководства представители персонала пытаются действовать как представители руководства. Это не входит ни в обязанности представителя, ни инспектора, и в конечном итоге ставит их в тупик.

Если в роли основных “переговорщиков” выступают начальники цехов, то именно они, а не инспекторы, становятся лидерами и начальниками рабочей группы.

Массовые методы.

Сильные стороны

Наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей.

Оперативность (сообщения по громкоговорителю, объявления на выходе и т.д.).

Минимальная вероятность того, что передаваемая информация не будет соответствовать действительности.

Необходимое средство поддержки общения в среде руководства.

Слабые стороны

Массовые методы не годятся для достижения понимания, потому что доске объявлений или письму нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно задать на массовом собрании; на практике же большинство людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек.

Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.

Наиболее важные для понимания вопросы -- те, которые отражаются на отдельном человеке или рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.

8. Виды сетей коммуникации

«круг» «цепь» «колесо»

Скорость: Медленно -Быстро -Быстро

Точность: Плохая -Хорошая -Хорошая

Организованность: Слабая -Средняя -Сильная

Лидерство: Отсутствует -Проявляется -Четко выражено

Мораль: Очень высокая -Низкая -Очень низкая

Характеристика коммуникационных сетей

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы, сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут обмениваться информацией только с тем, кто расположен рядом с ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные сети. которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

9. Совершенствование коммуникаций в организациях

9.1 Дистанционная работа

Для большинства из нас офис окажется в том месте, которое мы сами для себя выберем. Современный менеджер имеет возможность работать в любом месте, сделав свой офис мобильным. Переносные рабочие станции, компьютеры, "ноутбуки" - все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки.

Переносные компьютерные рабочие станции преодолели ограничение мобильности. Теперь нет нужды собирать всех сотрудников в одном месте в одно и то же время. Офис может быть в любом месте - дома (дистанционная работа), у клиента, в гостинице, в поезде и даже в самолете - везде, где бы ни оказался работник.

Электронные средства связи, с помощью которых сотрудники компании могут связаться с головным офисом, расширяют мобильность офисного пространства, позволяя людям находиться практически в любом месте, собирая, сохраняя и передавая требующуюся информацию.

Новейшие средства электронно-оптической связи позволили совмещать текст и изображение и проводить деловые встречи и конференции.

Телеконференции означают экономию времени и средств, затрачиваемых на командировки либо на содержание дорогостоящих зданий и помещений. Поэтому эффективность конференций и встреч, которые все-таки проводятся традиционно, намного повышается.

Мы все умеем пользоваться телефоном и знаем, что теперь нет необходимости идти в другой кабинет, чтобы написать или продиктовать письмо, ознакомиться с корреспонденцией или что-то найти в папке. Работа больше не связана с потоком бумаг, проходящих через какой-то стол, она связана только с конкретным сотрудником. Следовательно, он может организовать свое время так, как ему удобно, определив, когда и где ему выполнять ту или иную работу.

Все эти факторы объясняют необходимость наличия в головном офисе компании секретаря или администратора, который бы "держал осаду" - Если в 60-х годах менеджер или секретарь могли связаться по внутренней связи со всеми кабинетами офиса, кто в 90-х станет утверждать, что менеджер не может находиться в километрах от конторы и продолжать руководить работой организации?

9.2 Информационные технологии

Применение современных технологий нацелено на внедрение "безбумажных" методов работы. Существует расхожее мнение, что управляющие проводят большую часть рабочего времени на деловых встречах и в телефонных переговорах.

С развитием современной технологии и ее внедрением в работу офиса мы не только сохраняем информацию в электронной или цифровой форме, но и храним бумажные копии. Таким образом, количество сохраняемой информации удваивается, металлический шкаф с массивными папками на прежнем месте! Эпоха "безбумажной" работы еще впереди. Сопротивление людей внедрению 100-процентной электронной офисной среды продолжается. Действительно, сохранение всей информации на жестком диске не избавляет вас от поступающих бумаг. Технология пока еще не достигла того уровня, какого нам хотелось бы. Мы полагаем, что знаем, чего хотим, но технология пока еще не может полностью удовлетворить наши потребности. Позитивная сторона информационной технологии.

Информационная технология позволяет нам достичь следующих целей:

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

Заключение

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие. Руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Литература

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.-М.: “Дело”, 1992. - 165-193 стр.

Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. - М.: «Экономика», 1990.

Общий менеджмент: курс лекций А.Н.Дятлов, М.В.Плотников 2004 http://www.ecsocman.edu.ru/db/msg/203207.html

Размещено на Allbest.ru

...