Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Документационное обеспечение управления



СОДЕРЖАНИЕ

Задание 1. Ответьте на следующие вопросы:

Раскройте понятие и функции документов. Перечислите основные виды документов управления. Приведите примеры документов по личному составу.

2. Из каких документов состоит личное дело сотрудника? Сколько лет хранятся личные дела, для чего это нужно?

3. Что такое документооборот? От чего зависит объем документооборота в организации? Дайте определение и приведите примеры входящих, исходящих и внутренних документов.

4. Какие преимущества имеет электронное делопроизводство?

Задание 2. Вам необходимо составить следующие документы (оформляются на отдельных листах):

1. Личное резюме с целью получения должности в соответствии с Вашей специальностью.

2. Приказ директора организации, в которой Вы работаете, о приеме на работу нового сотрудника.

3. Информационное письмо - приглашение на совещание (текст письма придумайте сами).



ЗАДАНИЕ 1

1. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ - это обычно носитель информации или управленческого решения, затем - хранитель информации, в перспективе отдельные документы могут стать историческими источниками.

Управленческая функция. Основная часть документов создается в сфере управления и функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах и имеет различные стации, циклы и уровни, то и документы, выполняющие управленческую функцию разнообразны: отчетные, организационно-распорядительные, плановые и т.д. Информация и документация так или иначе связанные с управленческой деятельностью используются для реализации определенных функций, возложенных на всевозможные аппараты и органы управления.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

1. Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2. Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

документооборот входящий исходящий резюме

4. Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

5. Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

2. Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

· заполненная анкета компании;

· копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);

· копия ИНН;

· копия СНИЛС;

· копия военного билета (для мужчин);

· диплом или иные документы об образовании;

· фотография (цветная или черно-белая);

· характеристика с прошлого места работы;

· заявление работника о приёме на работу;

· копия приказа о приёме сотрудника на работу;

· копия трудового договора и должностной инструкции;

· опись документов в личном деле;

· иные документы;

· копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование)

Срок хранения личных дел работников - 75 лет ЭПК, руководителей - вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня - 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения.

3. Документооборотом в бухгалтерском учете называется составление или получение первичных учетных документов, их упорядоченное движение по подразделениям, принятие к учету, обязательная обработка и последующая передача в архив. В организациях движение документов определяется графиком документооборота.

Организация документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих.

Входящие документы - это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Входящие : рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс-листы); поздравительные письма, телеграммы.

Исходящие документы - это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.

Исходящие документы : письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации.

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

4. Правильно организованное делопроизводство является залогом эффективной работы предприятия. В последние годы вопросы автоматизации делопроизводства все чаще стали привлекать к себе внимание широкой аудитории. Для коммерческих организаций главным стимулом перехода на электронное делопроизводство является необходимость повышения конкурентоспособности бизнеса. В государственном секторе решению задач автоматизации способствует как повсеместное распространение компьютерной техники, так и повышенное внимание властей к вопросам снижения затрат государственных организаций и оптимизации их работы. Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.

Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия. Помимо движения документов, профессиональные системы электронного документооборота содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.

Другой важной особенностью электронного делопроизводства является контроль исполнения документов. При бумажном делопроизводстве задачи оперативного отслеживания движения документов очень трудоемки. Получить сводную информацию о нахождении документов у сотрудников в текущий момент времени практически невозможно. Системы автоматизации делопроизводства позволяют решить задачи контроля на качественно новом уровне. Благодаря централизации процессов регистрации и обработки документов, и ведению единой базы всех документов организации, становится возможным получение отчетов о движении документов за любой период времени, в том числе получение отчетов в реальном времени. Это позволяет руководителям оперативно отслеживать выполнение задач своими сотрудниками и своевременно реагировать на задержки и нарушения сроков исполнения.



ЗАДАНИЕ 2

1. РЕЗЮМЕ

ПЕТРЕНКО ОЛЬГА ИОСИФОВНА

Город: Н. Тагил,

т. 041-111-33-33

e-mail: nohude@none.ru

ЦЕЛЬ

Заместитель главного бухгалтера/Бухгалтер на участок

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Опытный бухгалтер с более чем десятилетним стажем работы вторым бухгалтером в сфере торговли и услуг, аккуратная, отзывчивая, трудолюбивая и инициативная.

Дата рождения: 29.02.1947г.

Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.

График работы: полный рабочий день

ОПЫТ РАБОТЫ

Торговый дом АМО ЗИЛ (НО): с июля 2001 по настоящее время

Должность: Заместитель главного бухгалтера

Ведение бухгалтерского учета в программе 1С, участков: банк, касса, расчетный счет;

проведение сверок с контрагентами;

анализ счетов бухгалтерского учета по учету расчетов с контрагентами;

оценка первичных документов на соответствие требованиям законодательства;

контроль договоров;

сверка с ИФНС;

расчет заработной платы (30 видов начислений и удержаний) для 300 человек;

начисление налогов по заработной плате;

формирование и сдача отчетности в фонды;

сдача отчетности по НДФЛ;

оформление и подготовка ведомостей в кассу, оформление кассовых книг;

консультирование работников по вопросам начисления;

проверка первичной кассовой документации (Z- отчёты‚ X - отчёты‚ слипы платёжных карт и т.д.);

отражение в бухгалтерском учёте реализации‚ недостач и излишков кассиров;

отслеживание дебиторской задолженности;

формирование и проверка книги продаж;

подготовка пакета документов для удержания недостач из заработной платы;

архивация документов;

отражение отдельных финансово-хозяйственных операций (материалы‚ услуги и т.д.);

авансовые отчёты;

формирование регулярной отчётности для головного офиса;

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Знание компьютерных программ

1С Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, 1С Бухгалтерия 7.7‚ 1С:Зарплата и Кадры 7.7‚ Контур-Экстерн‚ Клиент-банка Сбербанк‚ Оазис‚ Парус‚ Консультант Плюс‚ Гарант‚ Word‚ Excel.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное образование: среднее

Профессиональное техническое училище №32 по специальности "Бухгалтерия"

Годы учебы: c 1965 по 1968

Повышение квалификации бухгалтер

Название курса (экзамена): Бухгалтерский учет и отчетность, оплата труда

Учебное заведение: Институт повышения квалификации Россинформресурса Министерства науки и технологий РФ

Год получения: 1992

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Семейное положение: замужем

Дети: нет

Возможность командировок: нет

Возможность переезда в другой город: нет



2. ПРИКАЗ

«12» февраля 2017г. № 23424 л/с

О приеме на работу по трудовому договору

на должность главного инженера

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Говорухину Инну Георгиевну Назначить (фамилия, имя, отчество)

на должность главного инженера предприятия на условиях заключенного с ним трудового договора от «12» февраля 2017 г. № 365.

2. С целью обеспечения исполнения условий указанного трудового договора главному инженеру в срок до «27» апреля 2017 г. подготовить проекты:

- распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о касающихся их условиях трудового договора;

- приказа директора об обеспечении реализации главным инженером прав, предоставленных ему трудовых договором, а также иных условий трудового договора.

Основание: трудовой договор от «12» февраля 2017 г. № 365.

Директор

С приказом ознакомлен: Подпись И.О. Фамилия

Главный инженер Подпись И.О. Фамилия

«12» февраля 2017 г.



3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Г-же Клюшкиной И.Д.

117623, г. Магадан,

ул. Попова, д. 23, оф. 15

24 февраля 2012 г.

Уважаемая госпожа Клюшкина!

Приглашаем Вас на концерт «Все Звёзды для Любимой», посвященный Дню 8 Марта, который состоится 07 марта 2015 года в 17.00 в Дворце Культуры Металлургов.

В концерте участвуют: Дима Билан, "Золотое кольцо", Леонид Агутин, Анжелика Варум, Григорий Лепс, Лолита, Владимир Пресняков, Наталья Подольская, Сосо Павлиашвили, Таисия Повалий, Стас Пьеха, Витас и другие. Вы можете пригласить еще одного человека.

Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено.

С уважением,

руководитель компании ЗАО «Калина» С.В. Каргин



4. ЗАЯВЛЕНИЕ

Директору ООО «Василёк»

Васильеву Г.Н.

Менеджера по продажам

Борисова Александра Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вашего согласия на расторжение трудового договора со мной с 19.09.2013 г. в соответствии с пунктом 1 статьи 77 ТК РФ (соглашение сторон).

05.09.2013 Борисов А. И.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. http://www.atlas-soft.ru

2. http://hr-portal.ru

3. http://www.grandars.ru

4. http://www.kakprosto.ru

5. http://working-papers.ru

6. http://www.telenir.net

7. http://obrazets-resume.ru

8. http://ipshnik.com

Размещено на Allbest.ru

...