Размещено на http://www.allbest.ru/

ВИЩИЙ КОМУНАЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД «ВОЛОДИМИР-ВОЛИНСЬКИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ ІМ. А.Ю. КРИМСЬКОГО»

Електронний документообіг та історія його створення

Індивідуальна робота

З діловодства

Студента 3 курсу, групи Р

Бурі Тараса Васильовича

Керівник: викладач

Зілюк Наталія Володимирівна

ВОЛОДИМИР-ВОЛИНСЬКИЙ - 2012

Зміст

• 1. Нащо потрібен електронний документообіг
• 2. Що необхідно для побудови електронного документообігу
• 3. Системи, що організують електронний документообіг
• 4. Документообіг офіційних документів
• 5. Забезпечення підготовки документів
• 6. Історія розвитку систем документообігу


1. Нащо потрібен електронний документообіг

Електронний документообіг -- високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

2. Що необхідно для побудови електронного документообігу

Електронний документообіг -- це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки, торкнувши майже всі основні сторони діяльності, впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності органу влади. Причому збої в роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується, але і як наслідок -- у нижчестоящих. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

· засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

· засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

· автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

· психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

· служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Завжди варто пам'ятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Всі службовці, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть з ними лише ознайомитися. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки (ЗОТ), що має доступ до системи ЕДД.

Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, але і перебудови бізнесів-процесів і перенавчання службовців. Чим нижче обсяг зміни бізнесів-процесів при впровадженні системи -- тим вище шанс дотримання строків впровадження, а інколи і взагалі запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк треба попереднє впровадження систем автоматизованого діловодства і засобів організації колективної роботи при підготовці документів. Фактично впровадження системи автоматизованого діловодства і документообігу описано в розділі «Документообіг і діловодство в органі влади».

Попереднє впровадження та експлуатація САДД дозволить не тільки полегшити технологічне впровадження ЕДД, але і ознайомить на практиці державних службовців з поняттям електронного документа, пересилання електронних документів і автоматичних систем контролю виконання. Найчастіше психологічна готовність виявляється важливіше, ніж наявність необхідного технічного забезпечення. Технологічно ж використання в обох системах спорідненого сучасного універсального програмного забезпечення від одного виробника дозволить більш якісно перенести бізнес-процеси документообігу в цілком електронну форму.

Основною технологічною проблемою для державних службовців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку документів в органах державної влади і місцевого самоврядування.

Повного переводу прийому вхідних і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно. Подібне обмеження може бути порушенням прав окремих громадян, що не мають доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету. Класичні функції реєстрації вхідних паперових документів із традиційними підписами заявників також є атрибутами системи електронного документообігу. Це необхідно для скасування «інформаційної нерівності». Якщо не приділяти належної уваги розв'язанню цієї проблеми, то громадяни, позбавлені доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету, залишаться позаду у русі до інформаційного суспільства.

3. Системи, що організують електронний документообіг

Як вже йшлося вище, електронний документообіг -- це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

· технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

· електронний аналог власноручного підпису;

· засоби передачі даних;

· засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій російського діловодства.

Основа подібної інтеграції -- надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів.

Рішення Microsoft і партнерів в сфері електронного документообігу і діловодства забезпечують цей головний стрижень подальшого розвитку органу влади, оскільки вони дозволяють включити в єдине інформаційне поле головну прикладну задачу органу влади -- роботу з організаційно-розпорядчими документами.

Схема взаємодії систем електронного документообігу з єдиним сховищем документів органу влади на прикладі найбільш протяжного циклу обробки документів відображена на мал. 1. Під найбільш протяжним циклом мається на увазі випадок, що коли вхідний документ породжує підготовку вихідного документа, що включає аналіз архівних документів і внутрішніх робочих матеріалів.

Згаданий на вищенаведеній схемі архів електронних документів формально не відноситься до документообігу. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір органу влади дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Представлені на малюнку операції:

· реєстрація вхідного документа;

· розгляд вхідного документа;

· реєстрація внутрішнього чи вихідного документа -- є функціями діловодства і документообігу організаційно-розпорядчих документів. Усі ці операції регламентовані загальнодержавними і відомчими інструкціями з діловодства і виконуються за допомогою системи автоматизованого діловодства та електронного документообігу (скорочено -- САДЕД). Система також автоматизує операції:

· узгодження проекту внутрішнього чи вихідного документа;

· затвердження внутрішнього чи вихідного документа;

· розсилання і публікації документів.

Це обумовлено необхідністю використання в перерахованих вище операціях електронного аналога власноручного підпису і криптозахисту. Обидві ці технології регламентовані федеральним законодавством і повинні здійснюватися за допомогою ПЗ, що має необхідні сертифікати.

Відмінність САДД, що згадувалася в розділі «Автоматизація паперового документообігу та діловодства», від САДЕД полягає в тім, що перша система забезпечує управління потоками паперових документів, а друга організує роботу з повністю електронними організаційно-розпорядницькими документами.

Інші відображені на малюнку операції:

· підготовка текстів документів;

· підтримка робочих матеріалів (інформаційні документи, довідники, статті, загальні списки, розклади тощо) і єдиних шаблонів документів;

· підтримка бази нормативно-довідкової інформації і керівних матеріалів -- оперують «неофіційними» документами, робота з якими не регламентована загальнодержавними чи відомчими інструкціями. На даний момент у більшості органів влади і місцевого самоврядування дані операції вже виконуються із застосуванням ЗОТ. Задача автоматизуючої системи -- організувати ефективну колективну роботу над текстами документів і надати кожному держслубвоцвю насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

Реалізація цих задач відводиться системі організації колективної роботи, докладніше описаній в розділі «Підсистема забезпечення колективної роботи над проектами документів».

4. Документообіг офіційних документів

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних. електронний документообіг технологічний

Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

· реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;

· сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

· прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

· розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

· надання кожній посадовій особі -- учаснику діловодного процесу -- свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;

· розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);

· забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

· повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

· відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

· формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;

· архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку.

При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів.

При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу -- повернення в систему діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, що здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа таємності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

При необхідності переводу відносно великого обсягу паперових документів, призначених для виконання і збереження в електронному вигляді, пропонується використання опції «Потокова реєстрація». У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у РК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації здійснює друк на першому листі штрих-коду, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється системою документу, що реєструється. Після цього документи в довільному порядку від різних АРМів потокової реєстрації надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером. Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних реєстраційних карток документів.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг.

Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

5.Забезпечення підготовки документів

Відмінність процесів підготовки текстів документів для автоматизованого документообігу, описаних у розділі «Підготовка документів», від цих же процесів в електронному документообігу, невелика. В описі рішення для автоматизації документообігу говорилося, що в більшості органів влади і місцевого самоврядування реальна робота зі створення документів вже ведеться в електронній формі. Такий порядок роботи став звичним для державних службовців, і мета рішення -- запропонувати більш сучасні засоби організації роботи.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються найбільш сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному документообігу не міститься.

Дуже важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в ЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Крім того, система ЕДД дозволяє працювати з єдиним сховищем об'єктів, у якому містяться як неофіційні дані, так і документи, оброблювані «офіційним» документообігом і архівною справою.

Усе це дозволяє істотно підвищити ефективність праці при підготовці документів, оскільки єдиним інструментам пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів. Тільки технологія ЕДД дозволяє сформувати та успішно експлуатувати єдину базу знань у повній відповідності з представленням цього терміну в концепції «управління знаннями».

6. Історія розвитку систем документообігу

Поява перших електронних обчислювальних машин (ЕОМ) в середині минулого століття безпосередньо пов'язана з необхідністю складних математичних обчислень. Розвиток технічних засобів раптово швидко дав змогу розширити сферу функціонального застосування ЕОМ за межі обчислювальних задач і використовувати їх для автоматизації технологічних процесів у виробництві, а також напрямів людської діяльності, пов'язаних з опрацюванням інформації.

У середині 80-х років розвиток технічних засобів автоматизації одержав потужний імпульс,

викликаний успіхами в мікроелектронних технологіях: внаслідок створення персонального комп'ютера (ПК) потужні засоби опрацювання інформації стали доступні масовому користувачеві. На високу ефективність застосування технічних засобів автоматизації інформаційних технологій звернув увагу В. М. Глушков, який до деталей передбачив тенденції розвитку цієї галузі, та виклав їх у книзі “Основы безбумажной информатики”. Зокрема, він вказав на необхідність використання комп'ютерних мереж, спільних (корпоративних) та розподілених баз даних. Стосовно впровадження та використання електронних документів В.М. Глушков запровадив термін “безпаперова інформатика”, а автоматизацію організаційного управління виділив у окремий розділ у вищезгаданій книзі.

Поза тим, технологічний розвиток перевершив прогнози середини 80-х років: дотепер з дивною сталістю справджується так званий “закон Мура”: продуктивність ПК подвоюється кожні 1,5 - 2 роки Враховуючи відповідний розвиток технологій та засобів розроблення програмного забезпечення загального призначення, використання документів в електронному вигляді стало загальноприйнятим. Подальший розвиток електронних систем документообігу стримується не стільки технічними можливостями сучасних засобів автоматизованої обробки інформації, як відсутністю відповідних нормативно-правових актів, що забезпечують захист авторських прав у сфері інформаційних технологій та унормовують правовий статус електронних документів. Вирішенню цих проблем частково сприяють закони України “Про електронні документи та електронний документообіг” (№ 851 - IV) та “Про електронний цифровий підпис” (№ 852 - IV) від 22 травня 2003 року, однак експертні висновки свідчать про невідповідність їх європейським стандартам та необхідність внесення істотних змін та доповнень. Ця проблема є предметом уваги на державному рівні. Так, Указом Президента України № 1497/2005 від 20 жовтня 2005 року “Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій” передбачено “…удосконалення нормативно-правової бази з питань розроблення та впровадження новітніх інформаційних технологій та адаптацію законодавства України з цих питань до законодавства Європейського Союзу, зокрема, шляхом:

- підготовки законопроекту щодо внесення відповідних змін до Національної програми інформатизації стосовно визначення стратегічних напрямів розвитку інформаційного суспільства і вдосконалення механізмів реалізації державної політики у цій сфері;

- підготовки проектів нормативно-правових актів з питань впровадження електронного документообігу, здійснення експортно-імпортних операцій, сертифікаційних процедур з використанням електронного цифрового підпису, захисту авторських прав у сфері інформаційних технологій”.

На виконання цього Указу Верховна Рада України 4 листопада 2005 року своєю постановою затвердила “Завдання Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки”, в яких передбачено комплексне вирішення низки проблем правового та організаційного характеру, що стоять на заваді широкому впровадженню перспективних інформаційних технологій у сфері управління, зокрема визначення організаційно-правових засад впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису, розвитку інформаційної системи “Електронний Уряд”, забезпечення антивірусного захисту інформації, захисту національного сегмента Інтернету, боротьби з комп'ютерною злочинністю.

Особливе значення має упровадження сучасних інформаційних технологій в освіті та наукових дослідженнях. Враховуючи важливість цих галузей для досягнення стратегічних цілей суспільного розвитку та місця країни у світовій спільноті, постановою Уряду від 7 грудня 2005 р. затверджено Державну програму “Інформаційні та комунікаційні технології в освіті та науці”. Незважаючи на викладену організаційну недовершеність передумов створення повноцінних систем електронного документообігу, наявні технічні можливості дають змогу організувати документообіг в межах окремої установи та відомств так, щоб значна частина рутинної роботи виконувалась за допомогою технічних засобів.

Для досягнення найменших затрат праці та підвищення оперативності під час роботи з документами необхідно ретельно продумати схему організації їх руху з моменту створення до моменту завершення роботи з ними. На теперішній стадії розвитку завдання полягає в систематичній автоматизації процесів організації документообігу, поступовому витісненні “паперових” технологій електронними. Зрозуміло, що впродовж певного періоду ці процеси існуватимуть паралельно й електронні технології будуть лише допоміжним засобом, що дублює коректну в правовому аспекті практику роботи з документами. Створення інтегрованої системи електронного документообігу передбачає насамперед забезпечення швидшого та зручнішого руху документів (указів, постанов, законів, розпоряджень, аналітичних довідок, повідомлень, звітів тощо), що забезпечить підвищення ефективності управлінських процесів завдяки значному скороченню терміну підготовки та прийняття рішень через автоматизацію процесів колективного створення та використання документів в установах.

До системи електронного документообігу ставляться такі основні вимоги: масштабоємність, розподіленість, модульність та відкритість. Масштабоємність потрібна для того, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів (здатність системи нарощувати потужність визначалася потужністю відповідного програмного забезпечення). Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених організаціях. Також система має складатися з окремих, інтегрованих між собою, модулів. Модульність потрібна на той випадок, якщо користувачеві системи не потрібно відразу впроваджувати усі компоненти системи документообігу, або спектр завдань установи вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу. І, нарешті, система повинна мати відкритий інтерфейс для можливого подальшого опрацювання та інтеграції з іншими розподіленими системами.

Размещено на Allbest.ru