Совершенствование организационной структуры управления (на материалах ЗАО "Кока Кола")

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра коммерческой деятельности на внутреннем и внешнем рынках

Реферат

по дисциплине: Менеджмент торговли

на тему: Совершенствование организационной структуры управления (на материалах ЗАО «Кока Кола» )

Студент Панченко И.А.

ФЭУТ, 3-курс, ДГC-1

Руководитель

канд. эконом.наук,

доцент Ярцев А.И.

МИНСК 2015

Введение

Деятельность любой организации требует управления, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и развитие, но и само существование. Более того, управление организации предопределяет отношение к ней со стороны других организаций и в известной мере влияет на их ответные управленческие решения. Это означает, что с управлением связаны интересы множества людей как в самой организации, так за ее пределами.

Управление организацией в наше динамичное время представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнить успешно, руководствуясь простыми сухими формулами.

Даже прекрасно спроектированная организационная структура системы управления с течением времени начинает становиться неэффективной. Возникает потребность в ее модификации. Радикальное изменение структуры управления связано с перестройкой всех частей и элементов системы управления; его надо проводить в соответствии с детально разработанной программой, привлекая к принятию и реализации решений максимально возможное число сотрудников. Главный результат такого подхода - рост потенциала и отдачи человеческих ресурсов, а, следовательно, и повышение эффективности работы организации.

Целью данной курсовой работы является совершенствование организационной структуры управления подразделением предприятия.

Задачи курсовой работы:

1. изучить теоретические аспекты данной проблемы;

2. осуществить анализ существующей организационной структуры управления подразделением предприятия;

3. внести предложения по совершенствованию организационной структуры управления подразделением предприятия.

В качестве объекта исследования возьмем компанию «Кока - Кола», а в качестве исследуемого подразделения - отдел розничных продаж. Данное предприятие имеет смешанную структуру управления. В состав данного предприятия входит большое число заводов в различных частях России. Подразделяется торговая компания на два направления - соковый и молочный проекты.

В данном курсовом проекте рассмотрены положения о структурном подразделении, взаимоотношения сотрудников отдела розничной торговли с другими подразделениями, приведены рекомендации по совершенствованию структуры управления отдела розничных продаж и разработаны должностные инструкции некоторых сотрудников из этого отдела.

Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

1. Теоретические основы совершенствования организационных структур управления

1.1 Понятие об организационной структуре

Категория «структура» относительно социально-экономических систем отражает состав, строение экономического объекта, внутреннюю форму системы. Наличие структуры представляет неотъемлемый атрибут всех реально существующих социально-экономических систем, потому что структура придает им целостность.

Абстрактная категория «структура» и понятие «организационная структура управления» отличаются тем, что объектом структуризации может выступать сама организация или предприятие (структура организации, структура предприятия); управление (структура управления) и каждый элемент системы управления.

Структура, отражающая состав и соподчиненность различных элементов, звеньев и ступеней управления, функционирующих для достижения определенной цели, называется организационной.

Структура организации (организационная структура) - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. /5/

Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели. /2/

Организационная структура - это способ группировки работ и проведения линии подчинения, объединяющий работы. Функции и структура управления представляют две неразрывно взаимосвязанные и взаимообусловленные стороны единого целого организации системы управления и выступают соответственно как содержание и форма процесса управления. Взаимообусловленность функций и структуры управления предполагает первичность функций и вторичность структуры управления. Однако первичность и вторичность функций и структуры относительны, а не абсолютны. /9/

Организационная структура управления с заданными функциями есть ее устройство (строение), соответствующее по составу своих элементов назначению системы. Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. /11/

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов организационной структурой управления:

а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в организационной структуре управления формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней. /3/

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые - суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, если руководством организации принято решение о введении в организационную структуру управления нового органа, например, отдела маркетинга (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно дать ответ на следующие вопросы: какие задачи будет решать новый отдел, кому он будет непосредственно подчинен, какие органы и подразделения организации будут доводить до него необходимую информацию, на каких иерархических уровнях будет представлена новая служба, какими полномочиями наделяются работники нового отдела, какие формы связей должны быть установлены между новым отделом и другими отделами.

Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации. /13/

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на организационную структуру управления. 

1.2 Виды организационных структур управления

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие типы организационных структур: линейную, функциональную, линейно - функциональную и матричную.

Линейная организационная структура управления.

Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель - единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Линейная организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам относятся: единство и четкость распорядительства, согласованность действий исполнителей, простота управления, оперативность в принятии решения, четко выраженная ответственность, личная ответственность руководителя. Недостатками же являются высокие требования к руководителю, отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, затруднительные связи между инстанциями, концентрация власти в управляющей верхушке. /1/

Функциональная организационная структура управления.

Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т. е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т. п. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления. Функциональное управление существует наряду слинейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

2. Анализ организационной структуры системы управления подразделением предприятия “TheCoca- ColaCompany”

2.1 Краткая характеристика компании

Корпорация "TheCoca - ColaCompany" с начальным капиталом $100000 была создана в штате Джорджия (США) А.Кендлером, Д.С.Кендлером, Ф.Робинсоном и др. в 1892 г.

Торговая марка "Кока-кола", которая используется с 1886 года, была зарегистрирована в Патентном Бюро США 31 января 1893 г.

Собственно сироп для "кока-кола" по данным компании был создан фармацевтом из Атланты (штат Джорджия) доктором Джоном СтитомПембертоном 8 мая 1886года. В смеси с содовой водой сироп превратился в новый напиток, названный "Кока-колой".

До 1894 г "кока-кола" продавалась в нефасованном виде как содовая вода. А в 1894 г. в Виксбурге, штат Миссисипи, Джозеф А. Биденхарк установил у себя в магазине разливное оборудование и начал поставлять ящики "кока-колы" на плантации и лесопильни вдоль Миссисипи, став, таким образом, первым ботлером "Кока-колы". Первый завод по разливу напитка появился в 1899 г. в г.Чаттапуга. Численность таких заводов спустя 20 лет превышала 1000.

В 1926 г. было создано Международное отделение компании, давшее начало разливу "кока-колы" во многих странах мира, а в1977 г. в Патентном Бюро США была зарегистрирована как торговая марка хорошо известная фирменная бутылка "кока-колы".

На сегодняшний день компания “Кока-кола” обладает третьим по величине в мире уровнем биржевой капитализации, который составляет на Нью-Йоркской фондовой бирже $147млрд, что в 3.3 раза выше, чем у "Дженерал моторс". В то же время по величине годового оборота "Кока-кола" занимает лишь 190-е место среди мировых корпораций, что позволяет называть ее на Уолл-стрит "эффективной машиной для извлечения прибылей".

Методами максимизации прибыли компании являются наем минимального числа работников (персонал компании составляет 33 тыс человек) и максимальное ограничение инвестиций.

Именно поэтому основной сферой деятельности компании является производство концентрата для изготовления напитка и разработка маркетинговой политики. Изготовление напитка и его продажа переданы, как в США так и в других странах мира, другим компаниям, именуемым ботлерами т.е. «бутылочниками».

Для управления всем бизнесом компания разделена на 2 сектора: бизнес сектор Северной Америки и международный бизнес сектор. Бизнес сектор Северной Америки состоит из Coca-Cola USA (в США) , Coca-ColaLtd.(в Канаде) и Coca-Colafoods, находящейся в Хьюстоне и производящей соки и соковые напитки. Международный бизнес-сектор разделен на 4 группы, каждая из которых ответственна за определенный географический регион мира.

Компания “Кока-кола”с ее ботлерской сетью является глобальным лидером в производстве безалкогольных напитков. В 2002 г. каждый день потреблялось в среднем более чем 973 млн. порций кока-колы, известной в США и Канаде как coca-colaclassic, dietcola (coca-colalight), Sprite, Fanta и других продуктов компании, которые производятся и продаются в более чем 195 странах мира.

По контракту с компанией “Кока-кола” ботлерам разрешается разливать и продавать безалкогольные напитки компании в пределах определенных территориальных границ и по условиям, которые отвечают требуемым единым стандартам качества. Ботлерские предприятия предоставляют необходимый капитал для инвестирования в виде земли, строений, оборудования, машин, тары. Большинство ресурсов приобретаются на местных рынках. Компания же со своей стороны поставляет концентраты и основу для напитков и предоставляет управленческую поддержку, чтобы помочь ботлерам обеспечить прибыльный рост их бизнеса. Производство товара, контроль качества, разработка оборудования и завода, маркетинга, подготовка персонала - лишь некоторые сферы в которых компания делится своим опытом.

До конца 70-х годов компания проводила политику непрерывного расширения ботлерской сети. Продавая концентрат по высокой цене компания обеспечивала себе значительные выгоды. Ботлеры извлекали определенную выгоду из-за наличия устойчивого спроса. Но в начале 80-х процесс расширения сети застопорился - с появлением банок для напитков и пластиковых сосудов мелкие ботлеры оказались не в состоянии приобретать новые машины. Тогда согласно новой разработанной концепции развития "Кока-кола" создала 8 "якорей" - крупных дочерних ботлерских компаний, деятельность которых охватывает всю планету. Участие материнской компании в "якорных" фирмах, согласно стратегии экономии, нигде не превышает 50%, но его вполне достаточно для полного контроля деятельности их менеджмента.

В России же напитки компании “Кока-кола” впервые появились в 1979 году в ходе подготовки Олимпийских игр в Москве. Компания “Кока-кола” являлась официальным поставщиком безалкогольных напитков на такие крупные спортивные мероприятия, как VII Спартакиада народов СССР 1979 года, которая проходила в 8 городах советского Союза; чемпионат мира по хоккею 1979 года в Москве; Олимпийские Игры 1980 года в Москве.

В 1991 году компания “Кока-кола” приняла стратегическое решение начать долгосрочную программу инвестиций в Россию. Демонстрируя уверенность в перспективах российского рынка, компания немедленно приступила к созданию полностью интегрированной системы производства и доставки своей продукции в стране. Одновременно была начата широкомасштабная программа подготовки и обучения российских управленческих кадров. Неудивительно, что уже на первом открытом в России заводе, - а им стало предприятие в Москве, - был создан университет “Кока-кола”. Здесь постоянно проходят переподготовку сотрудники системы “Кока-кола”, а также персонал партнерских фирм.

Уже на следующий день после торжественной церемонии по пуску завода в строй компания приступила к сооружению второй очереди предприятия, которая позволила утроить его мощность. Затем началось строительство третьей очереди.

2.2 Описание деятельности и анализ информационных потоков отдела сбыта

Рассмотрим деятельность подразделения предприятия на примере отдела сбыта российского филиала компании «Кока - кола» ЗАО «Кока - кола».

1 .Отдел сбыта филиала ЗАО «Кока - кола» в городе Минск является его структурным подразделением.

2. К основным задачам отдела сбыта относятся:

2.1 Заключение контрактов, связанных с реализацией продукции компании;

2.2 Продажа продукции компании оптовыми и розничными партиями;

2.3 Осуществление контроля выполнения обязательств партнерами, потребителями и клиентами компании, предусмотренных заключенными контрактами.

2.4 Расширение рынка сбыта товаров и услуг компании.

3. Отдел сбыта осуществляет свою деятельность в соответствии с положением о структурном подразделении и другими локальными актами компании. организационный управление отдел сбыт

Управление отделом сбыта.

1. Управление отделом сбыта осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом компании, положением о филиале, приказами и иными решениями руководства компании.

2. Общее руководство деятельностью отдела сбыта осуществляют исполнительный директор компании и глава филиала.

3. Непосредственное руководство деятельностью структурного подразделения осуществляет руководитель отдела, который занимается организацией и контролем работы отдела.

К работникам отдела сбыта относятся:

1. Служебные должности, входящие в состав отдела сбыта:

Руководитель, мерчендайзеры, коммивояжеры, региональный торговый представитель, менеджер по продажам, специалист по составлению заказов, координатор, менеджеры региональных продаж, водители-экспедиторы.

2. Руководителями отдела сбыта являются лица, зачисленные на работу соответствующим приказом главы филиала.

3. Права, обязанности, трудовые отношения, порядок приема на работу и увольнения работников и сотрудников структурного подразделения, определяются законодательством РБ, уставами компании, правилами внутреннего распорядка, настоящим положением и трудовыми договорами.

Функциональная деятельность отдела сбыта

1. Реализация политики сбыта компании, заключение договоров о поставке продукции, грамотное оформление всей необходимой документации ведение переговоров с клиентами (согласование цен и условий для последующего осуществления поставок).

2. Проведение работ направленных на увеличение объемов продаж полного ассортимента компании, планирование объемов продаж по каждому клиенту в отдельности.

3. Налаживание связей и поддержание постоянных контактов с потенциальными покупателями, а также поиск новых клиентов, корректировка данных клиентской базы.

4. Контроль дебиторской задолженности, осуществление контроля своевременности и полного объема оплат, подготовка необходимой документации по конкретному должнику и передача ее руководителю для последующей передачи в юридический отдел с целью взыскания задолженности.

5.Решение претензионных вопросов (брак, недогруз и т.д.). Согласование всех необходимых документов.

6.Организация и проведение рекламных компаний.

7.Оформление торговых точек рекламной продукцией, в соответствии со стандартом по мерчендайзингу, принятым в компании, проведение переговоров с руководством торговых точек о необходимости присутствия рекламной продукции компании.

8.Заказ машин для развоза и контроль исполнения транспортом полного объема предоставляемых услуг (согласно подписанным договорам), анализ эффективности использования транспорта.

9.Передача доставленного груза, оформление приемо-сдаточной документации. При необходимости участие в состоянии актов на недостачу, порчу груза и других документов.

Размещено на Allbest.ru