Порядок прохождения внутренних документов на ОАО "УМПО"
Общая характеристика документооборота. Основные виды внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления. Подготовка и оформление проекта приказа, его подписание, регистрация, исполнение и контроль исполнения.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | курсовая работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 08.01.2016 |
Размер файла | 557,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Курсовая работа
по дисциплине: "Основы документирования инновационной деятельности"
на Тему:
Порядок прохождения внутренних документов на ОАО "УМПО"
Содержание
- Введение
- 1. Теоретическая часть
- 1.1 Общая характеристика документооборота
- 1.2 Внутренние документы
- 1.3 Виды внутренних документов
- 2. Аналитическая часть
- 2.1 Прохождение внутренних документов
- 2.2 Подготовка и оформление проекта приказа
- 2.3 Подписание проекта приказа
- 2.4 Регистрация приказа
- 2.5 Исполнение и контроль исполнения приказа
- 3. Практическая часть
- 3.1 BP Win
- 3.2 Функциональный блок
- 3.3 Декомпозиция
- Заключение
- Список литературы
- Приложения
Введение
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных целей предприятия.
В ходе курсовой работы мной были изучены и проанализированы порядок прохождения внутренних документов Уфимского Моторостроительного Производственного Объединения города Уфы.
Целью написания курсовой работы является порядок прохождения внутренних документов на предприятии ОАО "УМПО" и рекомендации по его совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
рассмотреть понятия документооборота.
рассмотреть понятие внутренних документов.
ознакомление с видами внутренних документов.
рассмотреть порядок прохождения внутренних документов.
проектирование модели в программе BP Win.
внутренний документ проект приказ
1. Теоретическая часть
1.1 Общая характеристика документооборота
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение документов;
регистрация документов;
организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Документооборот представляет собой главное организационное направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
1.2 Внутренние документы
Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации, в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, докладные, служебные записки и многое другое.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление, согласование, утверждение, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, передачу на исполнение).
Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
составление проекта;
согласование;
проверка правильности оформления;
подписание;
регистрация.
Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
передачу документа исполнителям;
исполнение документа;
контроль исполнения документа;
подшивку исполненного документа в дело.
Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:
организационные документы;
распорядительные документы;
информационно-справочные документы;
документы по личному составу.
1.3 Виды внутренних документов
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов.
1) Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.
2) Распорядительные документы
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
3) Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы
4) Информационно-расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.
5) Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.
6) Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
2. Аналитическая часть
2.1 Прохождение внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.
Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию.
При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.
Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами.
Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль.
Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.
Рисунок 1 Схема прохождения внутренних документов
2.2 Подготовка и оформление проекта приказа
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
подготовкой проекта Приказа;
оформлением проекта Приказа.
Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.
1 Подготовка проекта Приказа
При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.
Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.
Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).
Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ": которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.
В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.
Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.
В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".
Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.
2 Оформление проекта Приказа
Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:
[2] - эмблема организации;
[4] - код организации по ОКПО;
* [5] - код документа по ОКУД;
* [7] - наименование организации;
* [10] - название вида документа;
* [14] - место составления или издания;
* [19] - заголовок к тексту;
* [21] - текст;
[22] - отметка о наличии приложения;
[28] - фамилия исполнителя и номер его телефона.
Примечание:
Символом * помечены обязательные для оформления Приказа по основной деятельности реквизиты.
Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.
2.3 Подписание проекта приказа
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
согласованием проекта Приказа;
передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
проверкой правильности оформления проекта Приказа;
корректировкой проекта Приказа;
проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
подписанием проекта Приказа.
1 Согласование проекта Приказа
Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:
Руководителями структурных подразделений;
Юристом;
Главным бухгалтером;
Другими заинтересованными должностными лицами.
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.
2 Передача проекта Приказа в службу ДОУ
После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").
3 Проверка правильности оформления проекта Приказа
Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.
4 Корректировка проекта Приказа
В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.
5 Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"
При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
6 Подписание проекта Приказа
Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.
2.4 Регистрация приказа
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
регистрацией Приказа;
проставлением реквизита "Отметка о контроле".
1 Регистрация Приказа
Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).
Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).
Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.
На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.
Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т. е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:
индекс и дата;
автор (разработчик);
кто подписал;
заголовок и/или краткое содержание;
приложения;
резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
расписка исполнителя в получении Приказа;
срок исполнения;
отметка о контроле;
ход исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела;
перенос данных на машинный носитель
При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.
2 Проставление реквизита "Отметка о контроле"
Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).
Примечание:
Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то завершающей на данной стадии технологической операцией будет операция Переноса данных на машинный носитель (эта операция не показана на Технологической карте прохождения приказа по основной деятельности на предприятии - Приложение 1). Признаком того, что Приказ зарегистрирован в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке Приказа, на котором оформлен Приказ, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).
2.5 Исполнение и контроль исполнения приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
размножением Приказа;
заверением размноженных копий Приказа;
рассылкой Приказа (копий) исполнителям;
постановкой Приказа на контроль;
проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
исполнением Приказа;
проверкой и регулированием исполнения Приказа;
докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
завершением исполнения Приказа.
Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.
1 Размножение Приказа
Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.
2 Заверение размноженных копий Приказа
Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".
3 Рассылка Приказа (копий) исполнителям
Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.
Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.
4 Постановка Приказа на контроль
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.
Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.
Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
5 Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями
Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.
6 Исполнение Приказа
Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.
7 Проверка и регулирование исполнения Приказа
Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.
Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календаря дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.
Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.
8 Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа
Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатам контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.
9 Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа
В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.
Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.
10 Изменение сроков и порядка исполнения Приказа
На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
11 Завершение исполнения Приказа
Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.
3. Практическая часть
3.1 BP Win
AllFusionERwinDataModeler (ранее ERwin) - CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.
AllFusionERwinDataModeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов. AllFusionERwinDataModeler позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий.
AllFusionERwinDataModeler (ERwin) позволяет наглядно отображать сложные структуры данных. Удобная в использовании графическая среда AllFusionERwinDataModeler упрощает разработку базы данных и автоматизирует множество трудоёмких задач, уменьшая сроки создания высококачественных и высокопроизводительных транзакционных баз данных и хранилищ данных. Данное решение улучшает коммуникацию организации, обеспечивая совместную работу администраторов и разработчиков баз данных, многократное использование модели, а также наглядное представление комплексных активов данных в удобном для понимания и обслуживания формате.
С помощью BPwin (AllFusionProcessModeler 7) можно организовать подробное документирование всех важных аспекты бизнес-процессов т.е. необходимых действий, способов их осуществления и контроля за ними, необходимыми для этого ресурсами и впоследствии визуализировать полученную информацию. BPwin позволяет повысить эффективность ИТ-решений в бизнесе, проектировщики и аналитики бизнес-моделей получают возможность найти оптимальное соотношение между бизнес-требованиями, корпоративными инициативами, процессами информационной архитектуры и проектированием приложений. С помощью BPwinможно увидеть полную картину организации деятельности предприятия: от количества работы в небольших подразделениях предприятия до сложных функций организации предприятия.
Использование BPwin (AllFusionProcessModeler 7) эффективно использовать в проектах, в которых нужно сделать описание существующих баз предприятия, внедрить на предприятии корпоративные информационные систем и для проведения реорганизации существующих бизнес-проектов. С помощью BPwin можно провести оптимизацию деятельности предприятия и осуществить проверку на соответствие ее стандартам ISO 9000, создать проект организационной структуры, исключить ненужные операции, уменьшить размер издержек и увеличить эффективность. В основе программного продукта BPwin (AllFusionProcessModeler 7) заложены общепринятые технологии моделирования, такие как idef0. Моделирование с помощью методологии idef0 рекомендовано к использованию Госстандартом Российской Федерации и является общепринятым стандартом в США. Наглядность и простота моделей ProcessModeler делает значительно более простым взаимодействие между различными участниками бизнес-процессов. Популярность BPwin (AllFusionProcessModeler 7) дает возможность согласовывать функциональные модели в электронном виде. BPwin (AllFusion Process Modeler 7) - это продукткомпании Computer Associates, онвместесERwin Data Modeler (ERwin), Model Manager (ModelMart) и Data Model Validator (ERwinExaminer), входитвпакетпрограммAllFusion Modeling Suite. Использование этого программного комплекса позволяет эффективно обеспечить все аспекты моделирования информационных систем.
3.2 Функциональный блок
В курсовой работе рассмотрен порядок прохождения внутренних документов по средствам BPwin.
Разработан порядок прохождения внутренних документов. В функциональном блоке Управлением является: Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Входом функционального блока является: Входные документы.
Механизмом блока является: Директор и секретарь.
Выходом блока является результат схемы: Порядок прохождения приказа.
Рисунок 2 Блок-схема
3.3 Декомпозиция
После декомпозиции схема приобрела такой вид.
Рисунок 3 Декомпозиция
Первый этап-Составить документ.
На этом этапе идет составление заявления об увольнении.
Управлением является-Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Вход: само заявление.
Механизмом является - Специалист по продажам.
Второй этап-Передать документ в электронном виде.
На этом этапе специалист передает заявление об увольнении начальству через электронные ресурсы. В этом этапе я применила инновацию. Во всех предприятиях документы передаются через несколько лиц. Здесь же документ передается сразу на компьютер руководству и уже рассматривается. По моему мнению это более удобно и быстро чем было.
Вход - Заявление от работника.
Механизм - Работник.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Третий этап - Рассмотреть документ.
Этот этап требуется для того чтобы руководство вынесло решение по поводу рассматриваемого заявления.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации и Должностная инструкция предприятия.
Механизм - Начальство предприятия.
Вход - Заявление а увольнение работника.
Четвертый этап - Подписать приказ.
Вход - Заявление.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации и Должностная инструкция предприятия.
Механизм - Начальство.
Выход - Решение начальства.
Заключение
В современном мире невозможно представить свою жизнь без документов. Ни одна организация неспособна вести свою деятельность без делопроизводства. Главная цель документа - это нести информацию, которая организует всю работу организации, выявляет основные цели и задачи, методы их выполнения и их исполнителя. Каждый документ имеет реквизиты позволяющим его идентифицировать, и дающим ему юридическую силу.
Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах организации в виде протоколов, актов, докладных записок, приказов и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения. От качественного и во время сделанного исполнения зависит успех и развитие фирмы, поэтому так важно составлять правильно оформленные документы, отслеживать их передачу или хранение.
Список литературы
1. Жарикова Л, А. Учет в зарубежных странах Учебное пособие;
2. Теория учета / Бабаева Ю. А.: учебник. - М.: ЮНИТИ, Аудит, 2009. - 391 с.
3. Волкова, О.Н. Учёт в Великобритании / О.Н. Волкова // Бухгалтерский учёт. - 2010. - № 9. - С.96.
4. Михалкевич, А.П. Документооборот на предприятиях зарубежных стран / А.П. Михалкевич. - Минск: ООО "Мисанта", 2008
5. Соколов, Я.В. Интерпретация основ документооборота: опыт США / Я.В. Соколов, В.А. Ковалёв // Бухгалтерский учёт. 2014
Тезисы
Целью написания курсовой работы является порядок прохождения внутренних документов на предприятии ОАО "УМПО" и рекомендации по его совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
рассмотреть понятия документооборота.
рассмотреть понятие внутренних документов.
ознакомление с видами внутренних документов.
рассмотреть порядок прохождения внутренних документов.
проектирование модели в программе BPWin.
Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации, в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
составление проекта;
согласование;
проверка правильности оформления;
подписание;
регистрация.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
передачу документа исполнителям;
исполнение документа;
контроль исполнения документа;
подшивку исполненного документа в дело.
Виды внутренних документов:
1) Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации.
2) Распорядительные документы
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.
3) Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
4) Информационно-расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.
5) Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.
6) Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).
Стадии прохождения приказа.
1) ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
подготовкой проекта Приказа;
оформлением проекта Приказа.
На проекте приказа проставляются следующие реквизиты:
[2] - эмблема организации;
* [4] - код организации по ОКПО;
* [5] - код документа по ОКУД;
* [7] - наименование организации;
* [10] - название вида документа;
* [14] - место составления или издания;
* [19] - заголовок к тексту;
* [21] - текст;
[22] - отметка о наличии приложения;
[28] - фамилия исполнителя и номер его телефона.
2) ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
согласованием проекта Приказа;
передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
проверкой правильности оформления проекта Приказа;
корректировкой проекта Приказа;
проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
подписанием проекта Приказа.
3) РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА
На данной стадии выполняются технологические операции,
связанные с:
регистрацией Приказа;
проставлением реквизита "Отметка о контроле".
4) ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗА
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
размножением Приказа;
заверением размноженных копий Приказа;
рассылкой Приказа (копий) исполнителям;
постановкой Приказа на контроль;
проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
исполнением Приказа;
проверкой и регулированием исполнения Приказа;
докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
завершением исполнения Приказа.
На следующем слайде представлена проектная модель в программе BP Win.
Разработан порядок прохождения внутренних документов. В функциональном блоке Управлением является: Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Входом функционального блока является: Входные документы.
Механизмом блока является: Директор и секретарь.
Выходом блока является результат схемы: Порядок прохождения приказа.
После декомпозиции схема приобрела такой вид.
Первый этап-Составить документ.
На этом этапе идет составление заявления об увольнении.
Управлением является-Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Вход: само заявление.
Механизмом является - Специалист по продажам.
Второй этап-Передать документ в электронном виде.
На этом этапе специалист передает заявление об увольнении начальству через электронные ресурсы. В этом этапе я применила инновацию. Во всех предприятиях документы передаются через несколько лиц. Здесь же документ передается сразу на компьютер руководству и уже рассматривается. По моему мнению это более удобно и быстро чем было.
Вход - Заявление от работника.
Механизм - Работник.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации, Нормативно-правовой акт и Должностная инструкция.
Третий этап - Рассмотреть документ.
Этот этап требуется для того чтобы руководство вынесло решение по поводу рассматриваемого заявления.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации и Должностная инструкция предприятия.
Механизм - Начальство предприятия.
Вход - Заявление а увольнение работника.
Четвертый этап - Подписать приказ.
Вход - Заявление.
Управление - Трудовой кодекс Российской Федерации и Должностная инструкция предприятия.
Механизм - Начальство.
Выход - Решение начальства.
И в заключении хотелось бы сказать, что внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах организации в виде протоколов, актов, докладных записок, приказов и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения. От качественного и во время сделанного исполнения зависит успех и развитие фирмы, поэтому так важно составлять правильно оформленные документы, отслеживать их передачу или хранение.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
контрольная работа [14,3 K], добавлен 27.11.2010Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 23.11.2010Исследование основных способов классификации управленческих документов. Характеристика этапов подготовки и оформления внутренних документов. Изучение документирования распорядительной, информационно-справочной и организационной деятельности организации.
курсовая работа [46,8 K], добавлен 16.08.2011Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике [22,4 K], добавлен 16.12.2015Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.
курсовая работа [32,9 K], добавлен 11.02.2012Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.
контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат [919,1 K], добавлен 25.11.2016Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 08.11.2013Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.
анализ книги [663,9 K], добавлен 04.08.2010Краткая характеристика деятельности ООО "Новая городская инфраструктура Прикамья". Организационная структура Пермского отделения сбыта. Движение входящих, исходящих и внутренних документов фирмы. Общий порядок регистрации документации на предприятии.
отчет по практике [1,3 M], добавлен 19.12.2013Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
курсовая работа [506,9 K], добавлен 26.02.2009