Размещено на http://allbest.ru

Особенности планирования и управления временем на предприятиях сервиса

Введение

тайм менеджмент сервис рекламный

Менеджерам среднего звена и любого уровня руководителям стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и подходят по психологическому складу жесткий порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во много раз. В жестко заданных рамках они испытывают дискомфорт, и результаты труда еле-еле дотягивают до необходимого уровня. В целом для большого коллектива рациональнее использовать технологии, предполагающие избежание жесткого планирования, сохранение гибкости и возможностей реагирования на форс-мажорные обстоятельства, оставляющие резерв и поощряющие творчество, задор и увлеченность делом. Это особенно важно для российского делового человека, которому приходится постоянно работать с хаосом и неопределенностью, как во внешней, так и во внутренней среде.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [5; 104].

Актуальность выбранной темы в том, что в современных условиях тайм - менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм - менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Целью представленной работы является рассмотрение сущности и принципов тайм менеджмента и особенностей планирования и управления временем на предприятиях сервиса.

Задачи курсовой работы:

Рассмотреть теоретические основы тайм - менеджмента.

Выявить причины использования тайм - менеджмента.

Определить современные приемы тайм - менеджмента.

Рассмотреть особенности управления временем на предприятиях сервиса.

Проанализировать использование рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис».

Разработать рекомендации по планированию времени рекламной компании «Бриз - сервис».

Объектом исследования является рекламная компания «Бриз - сервис».

Предметом исследования является тайм - менеджмент и особенности планирования и управления временем на предприятиях сервиса.

Глава 1. Теоретические основы тайм - менеджмента

1.1 Сущность и принципы тайм - менеджмента

«Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.

Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм - менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм - менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены [20].

Вторая группа составляемого плана, - это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм - менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, - они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм - менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм - менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм - менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы [3; 74].

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм - менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких - то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность - гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм - менеджмента [14].

Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.

Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые [22].

1.2 Причины использования тайм - менеджмента

Причины для использования тайм - менеджмента могут быть самые разнообразные, начиная от спешки и заканчивая пустой болтовней.

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, или недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

Обычно тревожными знаками близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления) [24].

После проведения исследования времени необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

Проведя детальный анализ основных слабых сторон, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

В современном мире специалистами были приняты следующие основные причины:

Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах.

Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу.

Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.

Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.

Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

Недостаток организационного планирования.

Неумение слушать других людей.

Неудовлетворительная организационная структура.

Неразбериха в почте. Особенно актуальна для руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит через секретарский фильтр определения важности писем.

Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр.

Нерешительность в деловых вопросах.

Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки.

Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.

Чрезмерная офисная бюрократия.

Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня [8; 211].

1.3 Современные приемы тайм-менеджмента

Эффективный тайм - менеджмент подразумевает, что в первую очередь должна существовать цель. Она должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если ваш сотрудник просто намеревается выучить какой-то иностранный язык, - это не цель. А вот если нужно выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, - это уже цель.

Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.

С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил тайм - менеджмента изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм - менеджмента [2; 89].

Начнем подробнее с постановки цели. Постановка цели подразумевает анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность о том, в каком направлении будем двигаться. Постановка целей - процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное - прийти туда, куда мы хотим, а не куда получится.

«Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала».

Цель должна быть ясной, четкой и понятной самому человеку. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. При установке долгосрочных целей не грамотно брать на себя слишком много, нельзя забывать о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о культурном просвещении.

Говоря о постановки цели нельзя не сказать об ориентации на результат, а не на процесс. Это позволяет:

Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела;

Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;

Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование;

Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов;

Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль [9; 74].

Планирование - неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. И, применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным.

Прием первый: упомянутое ранее планирование - один из важнейших элементов управления временем. Суть состоит в том, что время, потраченное на планирование, сокращает время, необходимое на работу в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как следует вам сделать. Любое планирование современные специалисты рекомендуют проводить в два этапа: составить список и определить приоритеты.

Все, что упомянуто в списке, равноценно. После составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно в настоящее время. Нужно помнить, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только бы составлен такой список, нужно завершить его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.

Написать список дел несложно, а вот расставить приоритеты сложнее. Однако уже давно «изобретены» следующие два метода. Оба метода основываются на популярном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных [16].

Первым методом является «АВС-анализ». По данной методике: А-задачи - это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%. В-задачи - это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% - по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%. Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

Систематизировать задачи по степени их важности, установить очередность дел в соответствии с их «стоимостью» деятельности.

Пронумеровать задачи.

Оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В:

а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20 процентов - задачи категории Б;

в) остальные 65 процентов - задачи категории В.

Перепроверить временной план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени - задачи А; 20 процентов запланированного времени - задачи Б; 15 процентов запланированного времени - задачи В.

Провести соответствующие корректировки, ориентируя план на задачи А.

Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Второй метод - способ сочетания параметров «важность и срочность».

Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно разделить следующим образом:

1) А - важные и срочные;

2) В - важные и несрочные;

3) С - неважные и срочные;

4) D - неважные и несрочные.

В современном мире было бы глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность [19].

Прием второй заключается в эффективной работе с информацией. Здесь самое важное не впадать в крайность и впитывать, как губка, всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Обязательным условием является фильтрация информации.

Кроме того, стоит помнить о том, что сознание и внимание человека могут эффективно концентрироваться и работать только с одним объектом: заданием, мыслью или документом. Специалисты советуют направлять свое внимание следующим образом: больше крупных переходов, меньше мелких.

На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно становиться трудным и затяжным процессом. Необходимо просмотреть данные, выявить все плюсы и минусы, сформулировать возможные пути решения проблемы, выбрать наиболее приемлемый из них и выполнять.

Прием третий: готовность выполнять неприятные дела. Каждому из нас время от времени приходится сталкиваться с вопросами, которые нам неинтересны или же вовсе противны. Многие стараются дела эти отодвинуть как можно дальше, отложить в дальний ящик и всячески отлынивают, что еще больше увеличивает затраты времени на их исполнение. Можно попробовать использовать следующий механизм, чтобы преодолеть отвращение к таким делам:

1) взглянуть неприятности прямо в лицо;

2) признать, что еще большей неприятностью становится промедление и ожидание момента, когда все же придется приступить к этому делу;

3) пробудить в себе энтузиазм, чтобы справиться с неприятием данного дела.

Действительно, рано или поздно все-таки придется решать эту самую неприятную проблему. Кроме того, если возникшая проблема не исчезнет сама собой, объем работы, который необходимо выполнить, может увеличиться с течением времени. Нерешенный вопрос будет преследовать, пока совсем не избавиться от него, а мысли о нем будут вызывать все большее раздражение [1; 300].

Прием четвертый: изменение общения с окружающими. В данном случае говорится о следующей ситуации: у людей определенного склада характера может появиться желание, а потом и привычка обращаться с просьбой выполнить те или иные дела, отдавать их другим. Желание нравиться всем и вся присуще каждому, но не следует забывать и о своих интересах. Нужно уметь удовлетворить этих людей, не жертвуя при этом своими интересами. Если подобные обращения становятся системой и серьезно осложняют жизнь, отнимая драгоценное время, - нужно научиться говорить «нет»! Еще один совет специалистов тайм - менеджмента: «Не стоит даже пытаться переубедить людей». Всегда нужно высказывать собственное мнение, соглашаясь с теми аргументами, которые признаешь, и отвергать те, которые не признаешь. После разговор сам подойдет к своему логическому завершению. Чаще всего у собеседников не возникает больше вопросов [ 4; 544].

Существуют негласные основные правила для тех, кто по каким-либо причинам не может говорить «нет».

A. Не стоит загонять себя в круг. Если попросили что-то сделать, а дел невпроворот, очень занят, не бери на себя ненужных обязательств.

Б. Чтобы не обидеть расхитителя вашего времени или просто злопамятного вредного человека, сначала попробуйте представить себя на его месте, затем мысленно продумай возможные последствия своего отказа. Сказать можно приблизительно следующее: «Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу…»

B. Обязательно стоит попробовать предложить альтернативное решение. Вдруг идея окажется незаменимой, ведь благодарность за добрые дела или просто хороший совет никто не отменял.

Г. Если вам никак не удалось увильнуть от неприятного разговора и предстоит кому-то отказать, не оттягивайте неприятный момент, лучше сразу культурно и обязательно вежливо объясниться с человеком. И он не будет питать иллюзий.

Д. Отказывая на рабочем месте, особенно важно показать, что это не вредность или прихоть, а этого требуют интересы дела, т. е. руководство не личными мотивами.

Прием пятый: умелое чередование работы и отдыха. Чем сильнее загружен, тем больше нужно отдыхать. Самое главное здесь: к началу нового рабочего периода организм должен восстановить силы. Поэтому не стоит пропускать полноценные перерывы, сон и отдых, даже если очень много дел. Каждому человеку присущи в течение суток подъемы и спады энергии, жизненного тонуса и умственной активности, т. е. суточные биоритмы. Про них нельзя забывать: в периоды подъема биологической активности следует заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. Промежутки времени, в которые наблюдается спад биологической активности, напротив, лучше посвятить рутинным задачам, административной деятельности, работе с корреспонденцией или проведению совещаний [7; 99].

Глава 2. Специфика тайм - менеджмента на предприятиях сервиса

2.1 Особенности управления временем на предприятиях сервиса

Процесс управления сервисным предприятием имеет много общего с управлением любой организацией, действующей в сельскохозяйственном или индустриальном секторе. Так же как и во многих организациях, процесс управления здесь связан с вертикальным разделением труда (общее руководство, руководство средними и низшими звеньями), а также с компонентным разделением сервисного производства на подразделения, отделы, сектора и т.д. [6; 44]

Прежде всего, рассмотрим особенности управленческих процессов, которые имеют место на сервисном предприятии (организации). Важнейшими функциями управления являются следующие:

- формирование целей и задач производственной деятельности;

- планирование продвижения к целям и разрешение задач;

- принятие решений, то есть осуществление выбора тех или иных вариантов действия;

- реализация решений - выработка приказов, мотивация персонала, его инструктаж и организация, распределение обязанностей, регулирование процессов выполнения приказов;

- контролирование выполнения намеченных планов, отдаваемых приказов и т. п.

Вместе с тем управление в сфере сервиса приобретает ярко выраженные особенности, которые позволяют выделить его специфику на фоне управления в промышленном или сельскохозяйственном производстве, а также в организациях некоммерческого типа (политических, общественных и др.). Управление в сфере сервиса подчинено задачам рыночного развития производства услуг (организация труда персонала, повышение производительности труда работников, достижение конкурентоспособности услуг, их прибыльность и др.). Одновременно оно нацеливается на реализацию многообразных запросов и потребностей больших групп людей, конкретных индивидуумов, которые вступают с производителем услуг в процессы рыночного обмена [ 13; 175].

Но отношения между производителями и потребителями услуг не сводятся полностью к рыночному обмену - между ними разворачиваются более напряженные взаимодействия, насыщенные социальными, культурными, психологическими компонентами. Другими словами, производственно-технологические процессы в деле управления сервисным предприятием оказываются далеко не единственными, а во многих случаях и не определяющими в деятельности сервисного предприятия. Все это формирует отличия сервисного тайм - менеджмента от управления в организациях общественного типа.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм - менеджмента не является обязательным.

Однако в последние годы все большее количество сервисных организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм - менеджмента [10; 109].

Потребность в корпоративном внедрении тайм - менеджмента в организациях сферы услуг обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Удельный вес нематериальных активов в стоимости организации сервиса; эффективность работы ключевых топ - менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности -- разработка новых услуг, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ - менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм - менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред - и пост -тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения [ 23; 401].

Следующий шаг после организации системы обучения тайм - менеджменту -- диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм - менеджмента.

По итогам тренингов составляется диагностический ТМ - профиль. Он строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм - менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм - менеджмента».

Таблица 1. Критерии и заповеди тайм - менеджмента

ТМ-критерии	ТМ-заповеди
Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы
Измеримость результатов, времени и эффективности	Хотите управлять -- измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы -- нет результата
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения
Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей
Приоритезированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы
Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается
Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План -- средство это делать, но не самоцель
Контролируемость исполнения	Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего
Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер -- профнепригоден
Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное -- приложится

Для процветания любой компании, помимо сего прочего, необходимо умение всех и каждого планировать время. Управление временем приходит на помощь сотрудникам всех уровней. В организациях сферы услуг тайм - менеджмент особенно важен, т.к. большинство из них работают по системе «человек - человек», а человеческий фактор очень сильно влияет на работу предприятия. Корпоративный тайм-менеджмент [18; 355].

2.2 Анализ использования рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис»

Данная организация, созданная предпринимателем Ефимовым Денисом Алексеевичем, существует в городе Лениногорске с 2006 года. Уже последние три года «Бриз» позиционирует себя на рынке не просто как рекламное агентство, а как рекламно - производственная компания.

Организационно - правовая форма рекламной компании: индивидуальное предпринимательство, что является плюсом для организации ввиду ее размеров.

С каждым работником компании заключен трудовой договор, являющийся гарантом прав и обязанностей.

Ведомственное подчинение в компании построено следующим образом:

Схема 1. Ведомственное подчинение в компании «Бриз - сервис»

тайм менеджмент управление время

Индивидуальный предприниматель (учредитель) является высшим звеном управления. Он отвечает за принятие стратегически важнейших решений для организации в целом; отвечает по обязательствам своим имуществом; распоряжается собственной выручкой; принимает личное участие в процессе работы.

Бухгалтер и администратор - среднее звено управления.

В общих чертах должностные обязанности бухгалтера таковы:

* Ведение первичного бухгалтерского учета. Прием, контроль и обработка первичной документации (товарно-транспортных накладных, кассовых, кадровых документов, договоров с контрагентами и т.д.)

* Начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, НДФЛ.

* Ведение налогового и управленческого учета.

* Составление и сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию.

* Минимизация налоговых выплат

* Взаимодействие с банками и кредитными организациями;

* Участие в инвентаризациях;

Администратор компании «Бриз» выполняет следующие функции:

* Организует бесперебойную работу предприятия.

* Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий,

* Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

* Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.

* Обеспечивает общий контроль за сохранностью оборудования и прочих материальных ценностей, прочего имущества предприятия.

* Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

* Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

* Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимаемых мерах по их ликвидации.

* Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.

* Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.

* Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня.

* Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и сам своевременно закрывает предприятие.

* Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.

* Должен иметь опрятный внешний вид.

Дизайнер в рекламной компании выполняет немалый объем работы. Основное направление его деятельности - графический дизайн. Графический дизайн (с греческого graphikе переводится как "пишу", "черчу", "рисую") связан с печатными художественными изображениями, где основную смысловую нагрузку несут символ, композиция, шрифт, цвет, динамика, информативность, лаконичность... Эти элементы играют важную роль при разработке торговой марки (дизайна знака и логотипа, фирменного стиля, дизайна упаковки); проектировании альбома, журнала, буклета, визитной карточки; дизайна наружной рекламы, вывески учреждения и тд.

Рабочий персонал - это профессионалы своего дела, именно они непосредственно выполняют все заказы по готовым эскизам дизайнера или конкретному заказу клиента.

Рекламно - производственная компания «БРИЗ» выстраивает свою деятельность и оказывает услуги на основе постоянной ориентации на потребителей услуг и стремлении к совершенствованию, коллективной работе и высокой потребительской ценности создаваемой продукции. В свое время компания немного изменила специализацию, чтобы стать чем-то вроде рекламного супермаркета, где можно приобрести любую услугу.

Дизайн

В дизайн-студии компании ежедневно создаются: дизайны упаковок, дизайны этикеток, разрабатываются корпоративные и потребительские товарные знаки и логотипы, выполняется графический дизайн буклетов, каталогов, листовок, проектируются выставочные стенды и наружная реклама.

Полиграфия

Производственная база способна изготовить: представительские буклеты, каталоги, листовки, плакаты, календари квартальные, календари и т.д. Все виды отделки: офсетный лак, УФ-лак, ламинирование. Все виды брошюровки.

Наружная реклама

Вывески, световая реклама, объёмные буквы, световые короба, неоновые вывески, крышные установки, панель-кронштейны, информационные стенды, информационные доски, оформление витрин. Собственное производство, высокопрофессиональные дизайнеры и инженеры гарантируют заказчикам привлекательность, качество и долговечность конструкций.

Также компания предоставляет услуги монтажа и демонтажа всех видов наружной и внутренней рекламы; услуги по производству и реализации рекламы на транспорте.

Основной сегмент потребителей компании «Бриз» это крупные юридические лица, заказывающие различную продукцию для своих организаций: начиная от визитных карточек и заканчивая вывесками на вход.

Стоит отметить что, очень крупным и важным клиентом компании «Бриз» является сеть магазинов парфюмерии и косметики «Альпари». Рекламная компания полностью внутренне и внешне оформляет все магазины сети, независимо от их местоположения; обеспечивает полное гарантийное обслуживание.

В данной компании я проходила летнюю практику. В мои обязанности входило:

Ознакомление с основным сегментом потребителей, основными услугами компании.

Ознакомление с историей компании; изучение материально - технической базы организации.

Изучение информационной базы предприятия: способ доведения информации до клиентов, внутренняя коммуникация.

Ознакомление с принципами и содержанием обслуживания клиентов; изучение дополнительных услуг компании.

Изучение процесса производства печатной рекламной продукции (листовки, баннеры, таблички)

Работа с векторным графическим редактором CorelDRAW Graphics Suite X7, обслуживание клиентов.

Мой рабочий день начинался в 9.00 и заканчивался в 18.00. Для анализа своего рабочего времени я выбрала самый простой способ инвентаризации времени рабочего дня «Анализ видов деятельности и расхода времени». Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

На основе таблицы 2 «Анализ видов деятельности и расхода времени (средний за неделю)» (см. Приложение 1) были рассчитаны следующие показатели.

Общая продолжительность работы рабочего дня ПД = 350 мин.

Сосчитаны по каждой колонке продолжительность работ, по которым ответ «нет»

Ан - 50 мин

Бн - 50 мин

Вн - 50 мин

Гн - 0 мин

2.3 Рекомендации по планированию времени рекламной компании «Бриз - сервис»

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, управления рабочим временем зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть [21; 10].

Учитывая, что понятие «тайм - менеджмент» сравнительно недавно прочно закрепилось в лексиконе руководителей самых разных организаций, система управления временем постоянно подвергается изменениям.

Несмотря на хорошие результаты проведенного анализа использования рабочего времени, рекламной компании «Бриз - сервис» стоит повсеместно использовать различные приемы современного тайм - менеджмента, о которых говорилось в первой главе.

К примеру, прием первый: каждый работник, в том числе и руководители, организации должны научиться ежедневно, составлять список дел и расставлять приоритеты. Это поможет экономить время и более эффективно делегировать полномочия. Возможно, будет лучше, не проводить ежедневных планерок, а заменить их на раз в три дня, в целях использования рабочего времени более рационально.

На наш взгляд, весьма эффективным способом системы управления временем станет установление временных рамок для выполнения дела. Очень важно не отвлекаться в это время на другое. Эти часы пройдут более эффективно, если не растягивать дела на весь день.

Также, немаловажно в организациях, где производство услуг часто зависит от творческого настроя, нужно учитывать биологические ритмы человека. В период активности работникам лучше заниматься творчеством - разрабатывать макеты, стили дизайн той или ной продукции, это принесет больше пользы и прибыли. При грамотной системе управления временем, каждый работник должен, выяснить для себя в какой последовательности в рабочее время он будет выполнять рутинную и творческую работу. Тем самым работники будут менять вид деятельности, а, как известно, это лучший отдых.

Ритм современного города не оставляет шансов любителям впустую тратить свое время, зачастую приходится ставить приоритеты между действительно важными делами, а не между делом и “телевизором”. Продуктивность (или производительность) уже давно является ключевым фактором успеха, ведь планирование и управление временем - это процесс, который присущ не только бизнесменам и предприятиям, но и обычным людям в повседневной жизни.

Заключение

Говоря о реальной жизни, нельзя не согласиться, что любые, даже оптимальные, хорошо продуманные и составленные личные планы приходится изменять в результате неконтролируемых нами внешних событий (хорошо, если благоприятных, но иногда и нет).

Сегодня ни для кого не секрет, что практически каждый предприниматель и топ-менеджер либо недовольны эффективностью управления собственным временем, либо, хоть и удовлетворены, все равно желают значительно повысить эффективность управления этим невосстановимым ресурсом. Для этого нужно, прежде всего, четко и ясно представить ключевую цель управления собственным временем и выбрать основной показатель эффективности [25; 300].

Таким образом, тайм - менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».

Современные приемы тайм-менеджмента: планирование, эффективная работа с информацией, готовность выполнять неприятные дела, изменение общения с окружающими, умелое чередование работы и отдыха.

Проведенный анализ времени в рекламной компании «Бриз - сервис» показал, что ярко выраженных проблем с планированием рабочего времени нет.

Список использованной литературы

1. Абрамешин, А.Е. Менеджмент инновационной организации - М.: Европейский центр по качеству, 2005. - 408 с.

2. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2008. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008 - 224с.

3. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. - Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009. - 288 с

4. Веснин, В. P. Управление персоналом. Теория и практика: учебник- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. - 688 с.

5. Вронский А.И. Как управлять своим временем. - Ростов - н/Д: Феникс, 2009. - 224с.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ.2009. - 322 c.

7. Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. - М.:Экономика, 2010. - 178 c.

8. Глиссон К. Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности / пер. с англ. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012г. - 352с.

9. Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - 128с

10. Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.: ИНФРА-М, 2011. - 304 с.

11. Козлов В.В., Мануйлов Г.М., Фетискин Н.П. Психология управления. - М.: Академия, 2011. - 224 с.

12. Крыжко В.В., Павлютенков Е.М. Психология в практике менеджера. - СПб.: Каро, 2009. - 304 с.

13. Основы управления персоналом: учеб. / Под ред. Розарёновой Т.В.- М.: ГАСБУ, 20011. - 328 с.

14. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 362 c.

15. Словарь-справочник менеджера. /Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА, 2009. - 239 c.

16. Сурин, А.В. Инновационный менеджмент - М.: Инфра-М, 2009. - 367с.

17. Управление организацией. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 205 c.

18. Управление современной компанией: Учебник / Под. ред. Проф.Б. Мильнера и проф. Ф Лииса. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 585 с.

19. Шапиро, С.А., Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - 468 с.

Приложение

Таблица 2. Анализ видов деятельности и расхода времени (средний за неделю)

№	Вид деятельности	Интервал времени (от--до)	Продолжительность (мин)	А	Б	В	Г
1	Утренняя планерка	9.00 - 9. 30	30	да	да	да	да
2	Соц.сети. Разговор по тел	9.30 - 9.40	10	нет	нет	нет	да
3	Подготовка материалов, работа с дизайном, обслуживание клиентов	9.40 - 11.40	120	да	да	да	да
4	Сборы на обед	11.40 - 12.00	20	нет	нет	нет	да
5	Обед	12.00 - 13. 00	60	да	да	да	да
6	Работа с печатной рекламной продукцией, обслуживание клиентов	13.00 - 16. 20	180	да	да	да	да
7	Разговор по тел, соц. сети	16.20 - 16.40	20	нет	нет	нет	да
8	Работа с векторным редактором Coral	16.40 - 17.40	60	да	да	да	да
6	Уборка рабочего места, сборы домой	17.40 - 18.00	20	да	да	да	да

А -- Была ли работа необходимой?

Б -- Были ли оправданы затраты времени?

В -- Выло ли целесообразным выполнение работы?

Г -- Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

Размещено на Allbest.ru

...