Система организации управления задачами сотрудников компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система организации управления задачами сотрудников компании

Управление задачами - это процесс постановки задач исполнителям, промежуточный и итоговый контроль их выполнения. Каждая задача - это ещё один шаг для достижения целей организации. Поэтому важно, чтобы все задачи выполнялись качественно и в срок.

Многое усложняет работу руководителя. Могут изменяться сроки, приоритеты и важность задач, а также сами задачи. Эта часть работы руководителя, которая отнимает много времени и сил. Если отсутствует система управления задачами, работа многократно усложняется.

Система управления задачами - это набор инструментов постановки задач и контроля над их выполнением. Далеко не каждая система управления задачами повышает эффективность работы. Основные проблемы по коммуникациям, оперативности и контролю остаются.

Оптимизация рабочих процессов - насущная необходимость любой компании, которая стремится к созданию успешного механизма получения прибыли в современных условиях высокой конкуренции и стремительно развивающихся технологий. Управление бизнес задачами всегда направлено на сокращение издержек и эффективное использование имеющихся трудовых ресурсов. Менеджмент, как комплексный процесс, состоит не только из планирования, но и контроля над исполнением сотрудниками своих функций.

Менеджмент (от англ. management - управление, руководство), как наука создания эффективного бизнеса, включает в себя и управление задачами, т.е. их оперативное распределение по ответственным исполнителям, и оперативный контроль выполнения в режиме реального времени.

Неэффективное управление поставленными задачами чаще всего сопряжено для компании со следующими проблемами:

· запросы клиентов компании или сотрудников других подразделений не выполняются;

· происходят постоянные потери важной информации;

· нет наглядности и прозрачности выполнения задач;

· занятые управлением менеджеры нерационально расходуют ресурс собственного рабочего времени.

Эффективность одной хорошо выполненной задачи может быть снижена за счет другой, выполненной другим сотрудником не так качественно. При таком подходе, эффективное взаимодействие сотрудников становится необходимым самим сотрудникам. Кроме профессиональных, конечно, играют роль и личные качества сотрудников.

Управление задачами заключается в точной фиксации задач, хранении и последующей оценке эффективности. Помнить и анализировать все задачи персонала крупного офиса, с учетом взаимодействия сотрудников, в голове человека невозможно. На помощь приходит автоматизация и программное обеспечение.

Техническая сторона вопроса в автоматизации этого процесса достаточно проста. Основная сложность -это соответствие модели и стилю управления, принятых в компании. Именно поэтому эффективное программное обеспечение управления задачами должно быть индивидуальным и учитывать все особенности именно вашей политики управления персоналом.

Независимо от количества персонала, занятого конкретным проектом, перед руководством всегда стоит задача грамотного распределения ресурсов, делегирования обязанностей, учета времени, налаживания результативной коммуникации между сотрудниками и ведения отчетности по управлению в режиме реального времени. Исходя из того, что тщательное и взвешенное управление бизнес задачами необходимо даже на первый взгляд для не самых сложных из них, менеджеры современных компаний нуждаются в действенном инструменте, способном обеспечить непрерывность осуществления рабочих процессов в этой области.

Для тех, кто стремится организовать в компании налаженную и результативную систему управления задачами, мы создали программу А2Б, которая удобна в ежедневном использовании и направлена на оптимизацию процессов в сфере принятия решений по назначению задач и их управлению.

В любой момент времени и с любого мобильного или стационарного устройства сотрудник компании в состоянии получить немедленный доступ к задачам, которые содержатся в указанных разделах программы.

Комплексная система управления задачами необходима:

1. руководителям компаний для контроля над деятельностью каждого из структурных подразделений и всех сотрудников;

2. начальникам подразделений и отделов при управлении рабочими процессами и для контроля выполнения относящихся к ним задач;

3. каждому из сотруднику для планирования их собственного рабочего времени и обеспечения оперативного доступа к необходимой для работы информации.

Возможности системы для управления задачами и ресурсами:

· Создание задачи, настройка параметров, назначение ответственных.

· Разграничение прав доступа к задаче.

· Управление человеческими ресурсами.

· Управление поставками и закупками средствами системы.

· Управление временем.

Управление задачами персонала (УЗП) - программный продукт, позволяющий вести учет и контроль выполняемых персоналом задач. Он дает возможность автоматизировать бизнес-процессы предприятия, что влечет за собой четкое распределение обязанностей, повышение эффективности функционирования предприятия и ответственности персонала за выполняемую работу.

Алгоритм работы с задачами в программе весьма прост и включает в себя следующие этапы:

Постановка задачи, т.е. определение ее сути и важности, автора, исполнителя и контролера.

Определение сроков выполнения задачи. Автор может установить фиксированный срок выполнения задачи, а может предоставить исполнителю возможность определить время на ее выполнение.

Выполнение задачи. Факт ее завершения фиксируется пользователем в программе.

Контроль. На данном этапе контролер проводит оценку полноты и корректности выполненной задачи. В зависимости от этого задача может быть отправлена на доработку или завершена.

Информирование автора о завершении задачи.

Эффективное взаимодействие строится прежде всего на взаимной полезности и необходимости, а не на взаимопомощи и личностных отношениях. Такому взаимодействию отделов способствует четкое определение задач, выполняемых как сотрудниками, так и отделами в целом. А также объединение задач отделов в цепочки для автоматизации бизнеса, которые определены, как глобальные приоритетные задачи.

Задачи и результаты их выполнения фиксируются, хранятся и анализируются на протяжении длительного времени. А эффективность их выполнения рассматривается, как звено бизнес-процесса, за качество которого отвечают конкретные сотрудники. И этот факт не только создает чувство ответственности за свои поступки у работников, но и делает его обязательным.

Принцип работы Системы управления задачами

Руководитель ставит задачу, делегирует полномочия и назначает ответственных, расставляет приоритеты, обозначает начало и дату окончания работы над проектом.

Все участники рабочего процесса взаимодействуют в одном информационном поле: задачи, поручения, документы, действия. Информационная база находится в одном месте, удобном для поиска.

Система позволяет добавлять необходимые файлы, гиперссылки, примечания, инструкции, комментарии к задаче.

Напоминание о сроках истечения или сообщение о завершении очередного этапа работы приходит автоматически и персонально заинтересованным и ответственым лицам.

История работы над задачей: каждый участник может вносить комментарии и изменения по ходу выполнения работы, а также отследить, кем и когда были внесены изменения.

Позволяет видеть трудозатраты по каждому сотруднику и отслеживать эффективность его работы.

Участники рабочего процесса имеют возможность обмениваться мгновенными сообщениями в процессе работы над проектом.

Система так же позволяет рассылать информацию о завершении очередного этапа работы по e-mail.

Программа позволяет хранить информацию и историю по всем проектам: участники, задействованные в работе, время, потребовавшееся на реализацию, сколько проектов находится в настоящее время в работе, в скольких проектах участвует отдельный сотрудник в настоящее время, степень готовности проекта, просроченные задания, сложности, возникшие при работе, и предпринятые действия для решения проблемы, отчеты по выполненным заданиям, историю взаимоотношения с клиентами, трудозатраты по проектам и сотрудникам.

При необходимости программа позволяет устаналивать ограниченный доступ пользователю к информации, если эта информация не имеет непосредственного отношения к работе исполнителя. Работник будет иметь доступ лишь к тем задачам и материалам, которые находятся в его компетенции и зоне ответственности, что позволяет дополнительно сохранить конфиденциальность информации в рамках компании.

Компания, задействовавшая в своей работе Систему управления проектами, получает экономию времени и может рассчитывать на максимально возможный результат работы за счет оптимизации взаимодействия сотрудников. Руководитель получает в свои руки инструмент, позволяющий управлять процессом и контролировать выполнение заданий на всех этапах прохождения заказа, включая каждого сотрудника, вовлеченного в рабочий процесс, оперативно реагировать и корректировать ход выполнения работы.

Всё это возможно независимо от места положения сотрудников. Система управления задачами позволяет совместно работать над проектом, даже если сотрудники работают в разных филиалах, находятся в командировке или работают удаленно. Это создает дополнительное удобство, так как не всегда есть возможность или необходимость оперативно собрать всех сотрудников вместе. система управление задача организация

Программа Система управления задачами будет востребована в проектно-производственных компаниях, архитектурных и рекламных мастерских, типографских комплексах, найдет свое применение у разработчиков программного обеспечения и ИТ-отделов и в других сферах деятельности, где предполагается совместная работа группы специалистов разного уровня над проектом.

Планирование проекта и управление задачами (ваш task manager) помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении, а подчиненным - не допускать нарушений. В рамках проекта учитываются затраты времени и других ресурсов на выполнение задач.

Система управления задачами интегрирована с документами и календарями. Вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить.

Задачи можно представить в виде планировщика проектов - диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Взглянув на диаграмму, сразу видно сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены, а какие - вообще без срока.

Так же можно оценить работу с задачами, узнайте, сколько времени каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, сколько задач в работе, сколько завершено, насколько эффективно управление заданиями и т.д. Все отчеты выгружаются в Excel.

Например, отчет по эффективности позволит быстро определить, насколько результативно работает каждый сотрудник, отдел и вся компания. Отчет по ресурсам поможет оценить затраты времени по людям/отделам/проектам, а также затраты времени на задачи.

Объединение сотрудников в рабочие группы с помощью привычных всем механизмов из социальных сетей, организованная совместная работа над проектами. Оптимизирование общение с помощью внутренней системы связи - это улучшает и коммуникации в компании, и повышает эффективность работы. Своя информационная лента в группе - это по сути управление проектом на одной странице - вся необходимая информация перед глазами. Группы - незаменимый инструмент управления проектами в организации. В них можно не только вести обсуждения задач, но и фиксировать их результаты, контролировать их выполнение.

Внутренние коммуникации, взаимодействие между отделами, назначение ответственных, распределение задач и времени, отведенного на их исполнение, общее управление проектами и разработка системы мотивации сотрудников -- далеко не полный список текущих задач, которые ложатся на плечи директора. Автоматизация управления проектами позволит выполнять эти задачи при помощи нескольких кликов мышкой. Распределение сотрудников по проектам, объединение либо разделение задач, анализ финансовых и бухгалтерских отчетов по разным направлениям, планирование и анализ рабочего времени - все эти возможности сосредоточены в одной системе. Более того, система управления проектами настраивается под определенные требования руководителя, и доступ к информации он может получать не только находясь на рабочем месте, но и будучи в отъезде -- для работы программы необходим лишь браузер и доступ в Интернет.

Эффективность одной хорошо выполненной задачи может быть снижена за счет другой, выполненной другим сотрудником не так качественно. При таком подходе, эффективное взаимодействие сотрудников становится необходимым самим сотрудникам.

Список литературы

1. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. 400 c.

2. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. М.: Юрайт, 2013. 462 c.

3. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник / В.Н. Гришин, Е.Е. Панфилова. М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. 416 c.

4. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. М.: Форум, 2013. 512 c.

5. https://www.bitrix24.ru/.

Размещено на Allbest.ru