Определение структуры и численного состава службы документационного обеспечения управления предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Актуальность темы.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п.

Организация документационного обеспечения управления (ДОУ) на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Цель курсовой работы - проанализировать из каких составляющий складывается служба ДОУ и рассмотреть как обеспечивается её эффективное функционирование посредством определения численного состава службы ДОУ.

Задачи:

- изучить источники по данной теме и организационно-правовую документацию деятельности службы ДОУ;

- проанализировать и дать характеристику основным направлениям деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ);

- рассмотреть, как определяется численный состав службы ДОУ.

Методы:

- анализ литературы по данной теме;

- анализа нормативно-правовой документации по теме курсовой;

- сравнение, теоретический анализ и синтез.

Объект исследования: служба документационного обеспечения управления.

Предмет исследования: структура службы ДОУ, должностной и численный состав службы ДОУ, документирование трудовых отношений.

Гипотеза исследования: процесс управления организациями и учреждениями будет успешным при условии эффективного организационного построения службы ДОУ.

1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), ее назначение, задачи, структура и состав

1.1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

ДОУ - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

ДОУ, по существу, представляет собой организационно-правовой механизм управления организацией при помощи документов.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552), Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления организацией на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При создании службы ДОУ нужно учитывать не только степень оснащенности современными техническими средствами, т.е. технический аспект, но и учитывать юридический и организационный аспекты.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной структуры службы ДОУ;

· определение должностного и численного состава службы ДОУ;

· регламентация задач и функций службы ДОУ в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация рабочих мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников службы.

Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по ДОУ организации в соответствии с его предназначением и приоритетами его организационного развития. Реализация деятельности службы ДОУ должна осуществляться на правах самостоятельного структурного подразделения.

Задачи службы ДОУ заключаются:

· в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы ДОУ;

· в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

· в осуществлении методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

· в обеспечении надлежащего организационно-методического руководства по соблюдению установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях и отдельными должностными лицами.

1.2 Организационная структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

Организационная структура - это совокупность образующих данную службу структурных подразделений, в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосвязанную деятельность по ДОУ.

Численный состав службы ДОУ находится в прямой зависимости от состава входящих в неё подразделений. Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания тех задач, которые данная служба выполняет и на основании сведений о типовых структурах данной службы.

Сегодня существует 4 таких структуры (они закреплены в ГСДОУ):

1. Организационная структура службы, которая называется «Управление делами», создаётся в министерствах и ведомствах РФ, республиках в составе РФ, краях, областях, автономных областях и округах, городах, районах. В состав управления делами входят следующие структурные подразделения:

1) секретариат (приёмная, секретариат министра или руководителя ведомства, секретариат заместителя министра, секретариат коллегии и протокольное бюро);

2) инспекция при министре (руководители ведомства);

3) канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпное бюро);

4) отдел по работе с письменными обращениями;

5) отдел совершенствования работы с документами (сегодня может быть отдел автоматизации);

6) архив.

2. Канцелярия (или отдел ДОУ) создаётся на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и ВЦ, высших учебных заведениях и других организациях. В состав канцелярии входят следующие подразделения:

1) секретариат (все секретари директоров, секретари зам. директоров);

2) экспедиция (под экспедицией понимается экспедиционная обработка - приём и первичная обработка документов);

3) подразделение по учёту и регистрации документов;

4) машинописное бюро (или центр подготовки документов);

5) копировально-множительное бюро (или копировально-множительный центр);

6) подразделение по контролю исполнения документов;

7) подразделение по совершенствованию работы с документами;

8) подразделение по работе с письменными обращениями;

9) архив.

3. Общий отдел создаётся в негосударственных структурах, в общественных организациях, в органах местного самоуправления. В состав общего отдела входят следующие подразделения:

1) секретариат (секретари генерального директора, секретари общих собраний);

2) канцелярия;

3) группа контроля исполнения документов;

4) протокольная группа;

5) группа совершенствования работы с документами;

6) группа по работе с письменными обращениями;

7) машинописное бюро;

8) копировально-множительное бюро;

9) архив.

4. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, и в общем отделе, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее структурные подразделения.

В управлении делами министерства, ведомства обычно создают отдел (бюро, сектор) правительственной переписки и инспекцию при министре.

Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений; в него, как правило, входят:

· приемная;

· секретариат руководителя министерства (ведомства);

· секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства);

· секретариат коллегии;

· протокольное бюро.

В состав управления делами включают канцелярию, которой подчиняются:

· экспедиция;

· бюро правительственной переписки;

· бюро учета и регистрации;

· машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов);

· копировально-множительное бюро;

· телетайпная;

· отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан);

· центральный архив.

В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган, включают протокольный отдел (группу) и приемную.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

Существует три формы работы с документами в любом управленческом аппарате:

? Централизованная;

? Децентрализованную;

? Смешанную.

Централизованная форма предполагает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Этим подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций от момента получения или создания документа до сдачи его в архив:

? Прием;

? Обработка поступающих документов;

? Регистрация;

? Контроль за исполнением;

? Отправка документов;

? Справочно-информационная работа;

? Систематизация и хранение документов;

? Подготовка документов для передачи в архив.

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования (например, необходимость тщательной защиты информации).

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе, выполняются централизованно (прием, регистрация, обработка, тиражирование, хранение). И децентрализовано, когда в каждом структурном подразделении выполняется операция по созданию документов, их систематизация, хранение и обработка перед сдачей в архив.

Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

· снизить стоимость делопроизводственных операций;

· улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

· обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

· использовать прогрессивные и производительные технические средства;

· обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.

1.3 Должностной состав службы ДОУ

Должностной состав сотрудников службы по характеру их труда делится на 3 категории:

1.Руководители (заведующий службой ДОУ, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, заведующий центром подготовки документов). Основная функция руководителей заключается в планировании и распределении работы, подбора и расстановки кадров, координации деятельности подразделения в целом, его структурных частей и отдельных сотрудников.

2.Специалисты (документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь руководителя, корректор). Функции специалистов связаны как с выполнением технических оперативных задач, так и творческих функций по сбору, анализу информации, по разработке нормативно-методических документов, также проектов документов.

3.Технические исполнители (экспедитор, делопроизводитель, стенографисты, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники). Функции технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации.

Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой -- необоснованное сокращение.

1.4 Определение численного состава службы ДОУ

Известны две методики расчета численности работников службы ДОУ.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

Hd=0,00016* Д0,98* Р0,1

где: Нd - количественный состав службы делопроизводства; 0,00016 -- постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем); Д -- объем документооборота в год; Р -- численность работников аппарата управления.

Практика показывает, что данный метод, который использовался долгое время для расчёта штатной численности работников, занятых в делопроизводстве, в настоящее время нельзя назвать исчерпывающим, так как объём работ, выполняемых службой ДОУ сегодня, в сущности нельзя сводить к объёму документооборота.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Но местные нормы времени можно рассчитывать в каждой конкретной организации, т.е. учитывая развитие информационных технологий, в том числе совершенствование систем автоматизации документационного обеспечения управления (электронного документооборота) и широкое использование современных средств оргтехники, действующие нормативы времени являются не догмой, а руководством к действию. Вычисление местных норм времени в организации производятся с помощью применения метода фотографии рабочего дня.

Суть метода состоит в следующем: в течение определённого периода времени (5 - 7 дней, но лучше, если такое наблюдение будет проводиться в течение месяца) ежедневно, последовательно, поминутно в наблюдательном листе (Таблица 1) фиксируются все виды деятельности, выполняемой работником, с указанием времени начала и окончания каждой операции.

Таблица 1. Примерная форма наблюдательного листа:

После окончания рабочего дня составляется предварительный баланс рабочего времени. Для этого однородные виды работ объединяются в условные группы в соответствии с их функциональным содержанием. При этом время, затраченное на каждый из объединённых видов работ, суммируется. На основе времени, затраченного на выполнение определённого вида работ, и объёма этих работ рассчитывается Н - норма оперативного времени, затрачиваемого на единицу элемента работы.

Норматив времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по норме оперативного времени и определяется по формуле:

Нвр=Н*К

где: Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч; Н - норма оперативного времени на выполнение данной работы, установленная по сборнику или определённая эмпирическим путём, К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности. К принимается равным 1,1.

На основе нормативов времени, специально рассчитанных или взятых из нормативных сборников, производится расчёт явочной численности работников службы ДОУ.

Рассчитанные значения показателей, для приведённого выше примера, представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Рассчитанные значения показателя Нвр

Вторая методика предусматривает, как уже отмечалось, расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами.

Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

Нормативы времени на выполнение определённых видов работ:

1. Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утверждённые постановление Минтруда России от 25.11.94. № 72;

2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утверждённые постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152;

3. Единые нормы времени (выработка) на машинописные работы, утверждённые постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.84 № 189/11-64.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, Постановление Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23).

Однако, учитывая развитие информационных технологий, в том числе совершенствование систем автоматизации ДОУ (электронного документооборота) и широкое использование современных средств оргтехники, действующие нормативы времени являются не догмой, а руководством к действию, т.е. местные нормы времени можно рассчитывать в каждой конкретной организации. Эти расчеты производятся с помощью применения метода фотографии рабочего дня.

Для вычисления явочной численности работников службы ДОУ определяется годовая трудоёмкость нормируемых работ в часах с учётом каждого вида выполняемых работ по формуле:

TH=Hвр*Vi

где: TH - годовая трудоёмкость нормируемых работ, ч; Hвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч; Vi - объём конкретного вида работы, выполняемой за год.

Рассчитанные значения показателей, для примера, приведённого в описании метода фотографии рабочего дня, представлены в таблице 3.

* Годовая трудоёмкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учётом объёма выполненных работ по формуле:

TH.H=TjHH*Vj

где: TH.H - годовая трудоёмкость ненормируемых работ, ч; TjHH - годовая трудоёмкость ненормируемой работы конкретного вида; Vj - годовой объём ненормируемых видов работ, значение этого параметра рассчитано экспертным путём и принимается в среднем равным 96,8 чел.-ч.

Таблица 3 - Рассчитанные значения показателей

* Общая годовая трудоёмкость работ (То) рассчитывается по формуле:

To=?TH+?TH.H

В указанном примере To=644,5+96,8=741,3 чел-ч.

* Расчет явочной численности проводится по формуле:

где: Чяв - явочная численность работников; ТН - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, К = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.), чел.-ч; ТН.Н -- трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 96,8 чел.-ч); Фn -- полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается в среднем равным 2006 чел.-ч).

Для примера получим: Чяв = (644,5 + 96,8) / 2006 = 741,3 / 2006 = 0,37 = 1 чел.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих". На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

Каждый работник должен выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностной инструкцией.

2. Практическая часть

2.1 Документирование трудовых отношений

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

· директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

· организационно - распорядительная документация;

· документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

· деловая переписка;

· финансовая документация.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей.

Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее - ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.

К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.

Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т.е. создание соответствующих документов.

2.2 Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу

Оформление на работу, пожалуй, самый важный этап трудоустройства, от которого зависит будущее любого работника. Правильное составление документов убережет от незаконного увольнения и форс-мажорных обстоятельств.

Когда все этапы собеседования пройдены и компания приглашает кандидата на работу, в первый трудовой день необходимо принести необходимые для оформления трудового договора документы. Перечень этих документов установлен в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового кодекса.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Стоит отметить, что прием на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании заключенного трудового договора. Работника обязаны ознакомить с приказом (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По желанию нового сотрудника ему выдается заверенная копия приказа. Адвокаты по трудовым спорам рекомендуют брать копии со всех документов, которые работник подписывает.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Отметим, что прием на работу руководителя на практике несколько отличается от приема рядового сотрудника. Это связано с правовым положением первого, которое складывается в равной степени на основании норм трудового и гражданского права. Гражданское право регулирует ту часть отношений, которая возникает у руководителя как у лица, назначенного собственником компании для осуществления коммерческой деятельности (бизнес-решения, заключение сделок, управление активами, меры ответственности в случае причинения ущерба и так далее).

2.3 Виды документов по оформлению трудовых отношений

Документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

В состав документов по личному составу входят:

Кадровые приказы.

На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу (Приложение 2); о переводе; о предоставлении отпуска (Приложение 3); об увольнении (Приложение 4); о командировке; о поощрении; о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость). Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления.

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.

Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.

Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму. Форма личной карточки приведена в Приложении 5.

Характеристика работника - это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.

Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.

В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.[9]

Анкета - это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.

Автобиография - это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.

Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.

В автобиографии обычно указывают; название документа; справочные данные о рождении и проживании работника; сведения о родителях и семье работника; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемую должность; награды и поощрения; участие в общественной работе и другие сведения; дату составления. Автобиография подписывается ее автором.

Трудовые книжки.

Работодатель обязан оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении - в день увольнения в соответствии со статьями ТК.

Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним, в постоянно запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации. По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки.

На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись.

Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений, порядок приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых и питание; отпуска; порядок выплаты заработной платы.

Штатное расписание.

Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.

График отпусков.

Работодатель обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом.

График сменности.

График сменности составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения.

Правила и инструкции по охране труда.

Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового договора. В организации, в которой работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда.

Положение о защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области.

В положении должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Табель учета рабочего времени.

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости -- анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

Заключение

документационный делопроизводство должностной трудовой

В данной работе были рассмотрены анализ структуры, функций и численный состав службы ДОУ.

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Основными целями и задачами службы ДОУ являются:

· организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные задачи выполнены.

Литература

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот / А.Н. Белов- М.: Эксмо, 2007.

2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю. Крылова - СПб.: Бизнес-пресса, 2004.

3. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002.

4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин - СПб.: Питер, 2006.

5. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления / Л.Р. Фионова - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.

Размещено на Allbest.ru

...