Понятие и виды коммерческой корреспонденции

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие и виды коммерческой корреспонденции

Глава 2. Языковые особенности коммерческой корреспонденции

Глава 3. Приемы повышения информативности и убедительности

Заключение

Список использованной литературы

коммерческий корреспонденция переписка

Введение

Коммерческая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Таким образом, служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Одной из важнейших задач лингвостилистики является изучение функциональных стилей. В наше время, отмеченное развитием и совершенствованием социальных и деловых связей, особый интерес вызывает исследование функционально-стилистических систем, на которых основывается коммуникация в сфере делового общения.

Эта сфера очень многогранна, она охватывает экономическую, политическую, техническую и научную деятельность человека.

Деловой корреспонденции приходится адаптироваться к современным требованиям коммуникации.

Развитие коммерческих отношений и доступность новых технических способов коммуникации (факс, электронная почта, спутниковая связь) приводят к накоплению новых признаков, ставших за последнее десятилетие характерными для указанного жанра. Большое количество пособий, инструкций и учебников, посвященных деловой переписке, свидетельствует о необходимости "канонизации" этих признаков в целях сохранения целостности жанра, его лингвостилистической и текстовой идентичности. Потребность в научном осмыслении указанных процессов определяет актуальность предлагаемого исследования. В целом, исследовательские работы в этой области направлены на рассмотрение внутренней организации текстов деловой переписки, на их функционирование в процессе коммуникации.

Деловая корреспонденция (ДК) является одним из важнейших способов коммуникации, с помощью которого осуществляется коммуникация между членами общества. Под ДК понимается письменное взаимодействие между отдельными организациями, государственными и частными предприятиями, фирмами и частными лицами.

В торговой деятельности одним из важнейших средств коммуникации является коммерческая корреспонденция (КК). В соответствии с основной темой (например, поручение на поставку товаров, предложение на закупку оборудования, рекламация и так далее) можно выделить приведенные ниже разновидности коммерческих писем.

Цель работы - исследование языкового и стилистического своеобразия коммерческой корреспонденции.

Глава 1. Понятие и виды коммерческой корреспонденции

В настоящее время официально-деловой функциональный стиль (ОДФС) выделяет следующие виды деловых писем, которые по своей семантической принадлежности делятся на:

1) письма-просьбы (request letters);

2) запросы (inquiries);

3) заказы (orders);

4) предложения (offers);

5) встречные предложения и контрпредложения (counter offers and substitutes);

6) ответы (replies):

Подтверждения (получения товара или информации) (acknowledgments);

- Сопроводительные письма (follow-ups);

- Письма - подтверждения о получении корреспонденции (confirmations);

- Сопроводительные письма при денежных переводах (remittances and cover up letters);

- Подтверждения заказов (order acknowledgments);

- Промежуточные письма (stopgap letters);

- Ответы на запросы (inquiry replies)

- Письма - ссылки (referrals);

- Отказы (refusals).

В.Л. Наер признает в качестве ведущего различительного признака жанра единственно постоянный признак - структурно-композиционный, что в нехудожественных жанрах включает в себя следующее:

1) распределение и расположение содержательного материала на различных ступенях развертывания текста (что выявляет позицию адресанта);

2) типовые структуры такого развертывания (то есть строение текста);

3) характер членения текста;

4) взаимоотношения частей текста и характер связи между ними.

Коммерческая корреспонденция (КК), наряду с юридической, научной,

дипломатической и военной документацией составляет подстили / жанры ОДФС.

Жанрообразующими чертами всех единиц КК, характерными также для других жанров ОДФС, являются структурно-смысловое строение текста, ясность, логика, завершенность мысли, обращенность к адресату, шаблонность и стандартизованность, предельная краткость и официальность, временной разрыв, необходимый для опосредованного общения, реализующегося в письменной форме речи. Слова при этом употребляются исключительно в их предметно-логических значениях. Помимо этого мы можем отнести к основным стилевым чертам современного коммерческого письма низкую степень образности и эмоциональности, безличность а также абстрактность, объективность, точность и традиционность изложения. Такой большой арсенал стилевых и жанровых черт определяет подготовленность и тщательную продуманность всех единиц ОДФС, и КК, в частности, а также формирование и широкое употребление определенных деловых стандартов и шаблонов для использования при составлении коммерческих писем.

Необходимо отметить, что для определенных семантических видов писем характерно употребление определенных речевых штампов. Немалую роль в возникновении и широком использовании речевых штампов играет характерная для развития языка вообще и языка массовой корреспонденции, в частности, тенденция экономной затраты сил. Ее действие проявляется в накоплении и частом употреблении системно сгруппированных функционально синонимичных и легко воспроизводимых средств выражения, соотносимых в человеческой памяти с определенным предметом, понятием, ситуацией или представлением.

Изучение типов воспроизводимых единиц выражения представляется важным по двум причинам: во-первых, в теоретическом плане, так как они являются одним из существенных признаков для выделения функциональных разновидностей стилевой системы современного английского языка; во-вторых, знание их помогает при овладении иностранным языком и имеет тем самым практическое значение.

В основе возникновения и использования штампов лежит способность человеческого мышления к стереотипизации, воспроизводимости, проявляющейся в языке. В момент своего возникновения штамп является мотивированной психологической единицей, облегчающей процесс коммуникации и имееющей положительный стилистический эффект. В коммерческой корреспонденции этот положительный эффект функционально обусловлен.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

письмо-запрос, ответ на него;

письмо-предложение (оферта), ответ на него;

письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

ссылка на первичное письмо и его тему;

соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

основания для предъявления претензий;

доказательства произошедшего ущерба;

конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Требования к тексту письма:

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Логичность. Каждое письмо представляет собой:

изложение сути вопроса;

речевое действие;

заключение.

Грамотность - необходимая часть любого документа.

Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

Изучение языка в прагматическом аспекте, в единстве его структуры и коммуникативной функции нацеливает языкознание на выявление тех ключевых звеньев коммуникации, в которых сосредотачивается весь арсенал языковых средств. Здесь на первое место выдвигается необходимость изучения текста как законченной словесной единицы, оформленной в соответствии с законами понимаемости, правильности, однозначности его смысла в передаче информации, ценность которой доступна «потребителю».

Текст представляет собой особый тип знака, сложную языковую систему, посредством которой устанавливается взаимодействие между сторонами в процессе коммерческой корреспонденции.

Основное значение письменности с коммуникативной точки зрения заключается в том, что с возникновением письменности появилась возможность полного отчуждения продукта речевой деятельности от его автора. Это имело очень большое значение и далеко идущие последствия, как языковые, так и социальные. Появилась возможность хранения и передачи текстов, увеличилось расстояние между автором письма и его реципиентом, письмо могло быть передано адресату любым третьим лицом. Впоследствии это событие дало предпосылку для создания книгопечатания и послужило началом формирования массового реципиента.

Письмо является знаковой системой фиксации речи, которая позволяет с помощью графических элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. При рассмотрении письма как типа письменного текста, представляется необходимым провести сравнительный анализ письменной и устной речи с целью определения присущего письму ряда характеристик.

Все характеристики письменной речи, используемые в вышеприведенной таблице и указывающие на основные отличия письменной речи от устной, свойственны в равной степени и рассматриваемому нами коммерческому письму как письменному виду текста.

Необходимо отметить, что коммерческое письмо представляет собой особый вид письменного текста, главной отличительной особенностью которого является особый характер биологичности. Она проявляется в наличии адресанта и конкретного адресата - каждое отдельно взятое письмо является ответом на предыдущее или инициирует ответное письмо. Диалогичность предполагает наличие структурности, присущей диалогической речи, а также серийности (последовательности) в продуцировании письменных текстов.

Письмо является важным видом вербальной коммуникации, многообразным по своему характеру. При этом основные стилеобразующие и жанрообразующие факторы, такие как: цель и форма коммуникации (устная и письменная речь), способ коммуникации (массовая или ограниченная), условия коммуникации (непосредственное или опосредованное общение), тип содержания лежат в основе стилевых и жанровых особенностей его текста, поскольку они обуславливают отбор автором письма языковых средств, использование которых направлено на осуществление успешной коммуникации.

Глава 2. Языковые особенности коммерческой корреспонденции

Многозначность - свойство слов употребляться в разных значениях. Различают однозначные слова, т.е. имеющие только одно значение, и многозначные, в случае, когда одно и то же слово в зависимости от контекста ассоциируется с разными понятиями. В данном случае примерами однозначных слов могут служить: продукция, конференция, фирма, информация, цена. Из многозначных встретились слова: партия (в данном случае - это определение качества товара), и т.д. Следует также отметить, что слова с единственным значением преобладают.

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением (в данном случае не встречаются);

синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма - организация, соглашение - договор, запрос - заявка, благодарны - признательны …);

плеоназмы - называют частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание (отсутствуют);

тавтология - смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова (отсутствуют);

омонимы - это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу (нет)

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях (качество, получать, предлагать…).

2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт…), термины (каталог - журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы.

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Они в данном случае не встречаются.

Сокращения слов (аббревиатура) - новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Из общепринятых сокращений в данной работе использованы:

- условные обозначения величин и единиц измерения ( л экз, кв м);

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации ( р/с №);

- форма обращения (г-н.);

по первым буквам названия учреждения (ООО, ОАО)

оборудования микромельница (МиМ)

Фразеология языка -- это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК).

Выбор ССК для каждого типа писем:

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от ... сообщаем, что….»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам…»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от …сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на…»

Письмо - благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на….., за которое Вам признательны».

Имена существительные обладают целым рядом признаков:

Категория одушевленности-неодушевленности.

Одушевленными называют те существительные, форма винительного падежа которых совпадает с формой родительного (директор). У неодушевленных существительных, которых в рассматриваемых письмах намного больше, форма винительного падежа совпадает с формой именительного (запрос, конференция, заявка, оплата, фирма…). Как правило, грамматические признаки одушевленности - неодушевленности и реальный смысл слов соответствуют одно другому: одушевленные существительные служат названиями живых существ, неодушевленные называют предметы, вещи, явления, свойства и т.д. Хотя так бывает не всегда.

Имена существительные относятся к одному из трех родов: к мужскому, женскому или среднему. В данном случае встречаются существительные женского рода (промышленность, цена, просьба, информация, продукция, машина…), мужского рода: (каталог, товар, агрегат, режим, заказ), среднего рода (мероприятие, время, решение, производство).

Первое склонение - все имена существительные женского, мужского рода на -а, -я. Второе склонение - имена существительные мужского рода (кроме небольшого числа существительных на -а, -я) и все имена существительные среднего рода. Третье склонение - имена существительные женского рода на мягкий согласный и на ж, ш. В текстах приведенных писем наиболее встречаемое среди существительных - первое склонение (машина, переналадка, цена, просьба…).

Из шести падежей для существительных из приведенных писем наиболее характерна форма родительного падежа (Вашей организации).

В исследуемых текстах чаще встречаются существительные в единственном числе (запрос, ответ, срок, сертификат, приложение).

Имена существительные бывают собственные (Пер Иванович Иванов), т.е. относящиеся к какому то лицу, и нарицательные, которые в тексте преобладают (запрос, конференция, заявка, фирма…).

Различаются прилагательные качественные, (указывающие на признак предмета непосредственно: высококачественный универсальный, гибкая…), относительные, (указывающие на признак через отношение предмета к другим предмерам: минимальный заказ, универсальный комплекс, платежные реквизиты, длительные связи…), и притяжательные (указывающие на принадлежность: техническая документация).

Как правило, качественные прилагательные имеют две формы: полную (технический прогресс, пищевая промышленность, сельскохозяйственная продукция…), в данном случае она чаще встречается, и краткую (признательны, благодарны); две степени сравнения: превосходную и сравнительную, которые по форме могут быть простыми и составными.

Существуют два разряда числительных: количественные и порядковые.

Количественные числительные, которые могут обозначать или число, или количество предметов как совокупность (собирательные числительные), или неопределенное количество. В текстах числа, как правило, записываются цифрами. Чтобы избежать возможных ошибок, наряду с цифровыми обозначениями следует давать и их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах.

Употребление собирательных и порядковых числительных носит разговорную окраску, поэтому в деловой корреспонденции они крайне редки. В данном случае их нет вообще.

По составу выделяют числительные простые (состоят из одного слова: полтора), сложные (состоят из нескольких слов: двух тысяч). В большинстве случаев они стоят в именительном падеже.

Местоимение - часть речи, объединяющая слова, которые не называют предметов, признаков, количества, а только указывают на них. По своему значению они делятся на девять разрядов: личные, возвратные, притяжательные, вопросительные, относительные, указательные, определительные, неопределенные, отрицательные.

Следует отметить, что в деловом письме местоимение “Вы” во всех падежах пишется с прописной буквы.

Глаголы бывают совершенного и несовершенного вида. Несовершенный вид обозначает действие в его течении, без указания на предел, границу действия (получать, включает, обращаемся, высылаем, благодарим…). Глаголов этого вида встречается гораздо больше. Совершенный вид обозначает ограниченное пределом действие (получили, продлить, возлагать, сообщить…).

Достаточно часто встречаются глаголы неопределенной формы: поставить, уплатить, выслать, напомнить. Имеют место причастия страдательного залога: недопоставленная продукция, указанный срок, оговоренная поставка. Деепричастия в данном случае отсутствуют.

Наречия. По своему значению их делят на шесть разрядов: времени (незамедлительно), места, степени (очень, весьма), образа действия, причины и цели.

Предлоги: по адресу, в ближайшее время, согласно, в течение… Последний из приведенных предлогов является составным.

Союзы бывают сочинительные (и, но, а…) и подчинительные (что, если, то…), причем последние в нашем случае преобладают.

По составу предложения делятся на двусоставные (содержащие и подлежащее, и сказуемое) и односоставные (отсутствует один из главных членов предложения), а по строению на простые и сложные.

В русском языке относительно свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют постоянного места (как в некоторых других языках) и их взаимное расположение может изменяться в зависимости от типа предложения или по воле говорящего.

Перестановку слов с целью подчеркнуть смысловую значимость какого-либо слова называют инверсией.

Инверсия -- важное стилистическое средство. Ее значение возрастает в письменной речи, так как пишущий лишен возможности выделить нужное слово интонацией. Продуманное изменение порядка слов позволяет пишущему привлечь внимание читателя к тому или иному слову и тем самым оттенить важные моменты содержания высказывания.

Односоставные простые предложения: Будем рады Вас видеть. Получение просим подтвердить. Это предложений относится к определенно личным предложениям.

Двусоставные: Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Предложение с однородными главными членами: Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку...

В предложении могут быть словосочетания, не являющиеся его членами, но выполняющие определенную смысловую функцию. Сюда относятся вводные слова (к нашему большому сожалению, кроме того, в связи с этим) и обращения. Ту же роль могут играть и предложения (Уважаемый Петр Иванович!).

Анализ составленных писем показал, что сложные предложения встречаются чаще простых. Широкое использование сложных предложений в деловой речи вполне закономерно. Сложное предложение позволяет связать в единое целое большое число слов и тем самым выразить более сложную мысль - подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые существуют между отдельными частями развернутого высказывания.

По способу соединения простых предложений в сложные различаются союзные и бессоюзные сложные предложения. Из союзных предложений, которых гораздо больше, можно привести следующее: Подтверждаем получение Вашего письма от 1.03.2002, из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам рекламацию...

Союзные предложения подразделяются на два типа сложных предложений: сложносочиненные и сложноподчиненные предложения. Сложносочиненные и бессоюзные предложения в данных письма не встречаются.

В зависимости от союзов придаточные предложения делятся на 12 видов: изъяснительные, определительные, сравнительные, придаточные времени, степени, места, причины, следствия, условия, уступки, цели. В данном тексте встретились придаточные условия (Будем весьма признательны, если Вы направите в наш адрес более точные данные комплекса оборудования), придаточное изъяснительное (В ответ на Ваше письмо от .. сообщаем Вам новые платежные реквизиты), придаточное определительное (не присутствуют), придаточное места (Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении).

В деловых письмах кроме вводных слов часто употребляются причастные и деепричастные обороты, которые также вносят смысловые оттенки (в данном случае не встречаются.)

Распространенны в языке служебных документов так называемые расщепленные сказуемые. Например, обороты должна была закончить, возьмутся выполнить, хотели воспользоваться… Они требуют строгого соблюдения норм сочетаемости глаголов с существительными, называющими те или иные конкретные явления.

В официальных текстах широко распространены и конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей, обычно форм родительного падежа). Например: Благодарим Вас за запрос от 20.01.2008. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки.

В целом употребление подобных конструкций в деловой речи не является ошибкой. Но в некоторых случаях предложение их следует упрощать.

Глава 3. Приемы повышения информативности и убедительности

Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:

доказательность письма, т.е. аргументация решений (Согласно договору №…);

использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения;

адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем ...

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

Коммуникативные роли -- это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:

Обращаемся к Вам с просьбой.

В ответ на Вашу просьбу.

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

повторение просьбы;

причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Употребление риторических фигур в рекламных письмах

Риторическое обращение выделяет важные смысловые позиции текста.

Уважаемый клиент!

Цель использования этого приема - определение его адресации.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

Основные части делового письма.

Основными частями международного делового письма являются:

Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

Ссылки и дата

Внутренний адрес

Приветствие

Основная часть письма

Заключительные фразы

Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

День, месяц, год - британский стандарт;

Месяц, день, год - американский стандарт;

Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

Заключение

Итак, коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Список использованной литературы

1. Бельчиков Ю.А. Стилистика и культура речи. М.УРАО, 2014. - 164с.

2. Граудина Л. Культура русской речи. М.: ИНФРА-М, 2011. - 320с.

3. Культура устной речи и письменной речи делового человека. М.: Наука, 2014. - 120с.

4. Максимова В.И. Русский язык и культура речи. М.: Гардарики, 2013. - 350с.

5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. М.: «ЭКСМОС», 2014.-320 с.

6. Семянкова О.И. Нормы правописания в деловом стиле. М.: МГУ, 2015. - 124с.

Размещено на Allbest.ru

...