Роль коммуникации в процессе управления

Размещено на http://allbest.ru

Содержание

Введение

1. Понятие коммуникации в организации

2. Виды коммуникаций. Понятие и направления коммуникативного потока

3. Перечень и описание элементов коммуникаций

4. Модели коммуникаций в организации

5. Типы коммуникаций в организации

6. Сети коммуникаций в организации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение. Коммуникации - обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Процесс коммуникации состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются отправитель, сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования. Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному расположению, по направленности общения.

Среди всех видов коммуникаций для изучения организационного поведения наиболее важную роль играют межличностные коммуникации, на которые влияют такие факторы, как обратная связь, компетентность отправителя и получателя, права отправителя, доверие получателя к отправителю, ожидание получателя, статус отправителя, совместимость получателя и отправителя, социокультурная среда. Межличностные коммуникации могут быть вербальными и невербальными, формальными и неформальными. 93 % сообщений имеют невербальную природу. Невербальное общение - важный источник информации о мыслях и чувствах отправителя и получателя. Поэтому знания невербальных сигналов столь важно для осуществления эффективных коммуникаций. Менеджеры должны развивать искусства владения и чтения невербальных сигналов общения. Невербальные коммуникации дополняют вербальные.

Формальные коммуникации определяются организационной структурой организации, которая должна четко фиксировать пространственное расположение коммуникационных каналов и обеспечивать эффективность вертикальных, горизонтальных и диагональных коммуникаций.

Неформальные коммуникации дополняют формальные. Неформальные коммуникации, слухи, существуют в любой организации, являясь неотъемлемой составной частью ее жизнедеятельности. Через них редко передается информация, которая проходит через формальные каналы.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления. Важнейшим средством эффективного общения выступает активное слушание, поэтому менеджеры должны учиться овладевать этим важным искусством.

Для организации эффективных коммуникаций в группе, в организации необходимо правильно строить и использовать коммуникационные сети.

1. Понятие коммуникаций в организации

Коммуникация -- это взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

2. Виды коммуникаций. Понятие и направления коммуникативного потока

Различают следующие виды коммуникации: - несловесные персональные; - словесные устные; - письменные персональные; - письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку.

Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации.

Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.

Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть единообразными.

Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нисходящие и восходящие потоки.

Нисходящее направление - коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню.

Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящее направление - перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством.

Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированность действий.

В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.

3. Перечень и описание элементов коммуникаций

Элементами коммуникации являются:

- источник;

- кодирование;

- передача сигнала;

- канал;

- расшифровка - прием;

- обратная связь;

- помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Источник - в организации источником коммуникации являются сотрудники.

Кодирование - перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала - цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал - передаточный механизм от источника к приемнику. В организации - это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др

Расшифровка - прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, что позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понят шифр, неувязка информации с положением лица, посылающего ее, при передаче обнаруживаются шумы.

4. Модели коммуникаций в организации

Коммуникация в организациях - это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

1. Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сигналы или кодируются.

Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает. Процесс коммуникации представляет модель, рисунок 1. В этой модели процесс коммуникации односторонний без обратной связи.

Рисунок 1 - Модель коммуникации как действия

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи (рисунок 2)

Рисунок 2 - Модель коммуникации как взаимодействия

3. Коммуникация как процесс. Сутью этой модели (рисунок 3) является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли источника и получателя информации.

Рисунок 3 - Модель коммуникации как процесса

5. Типы коммуникаций в организации

Типы коммуникаций:

- внутриличностная;

- межличностная;

- коммуникация в малой группе;

- общественная;

- внутренняя оперативная;

- внешняя оперативная;

- личностная.

Внутриличностная коммуникация - это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной.

Обратная связь - это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация - это коммуникация с другим человеком. Является самой распространенной. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи - взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации.

Коммуникация в малой группе. Каждый индивидуум может участвовать в обсуждении. Может быть услышан, может взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа больше 10-12 человек.

Общественная коммуникация. Источником информации является выступающий, который передает послание аудитории (получателям информации).

Каналы те же, что и при межличностной коммуникации или в малой группе (взгляд, звук). Можно использовать и технические средства в виде визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы).

Обратная связь ограничена. Этот тип коммуникации возникает на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация возникает в пределах организации и направлена на достижение целей организации, является частью _ротельности организации.

Примером такой коммуникации является связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.

Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организацией своих целей или межорганизационную деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.

Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила. Основной упор в них делается на ликвидацию всяких помех и барьеров.

Например, даются такие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:

- прекратите разговаривать; - предоставьте говорящему свободу; - дайте понять говорящему, что вы хотите слушать; - устраните раздражающие факторы; - постарайтесь понять точку зрения собеседника; - будьте терпеливы; - легко принимайте возражения и критику; - умерьте свой темперамент; - задавайте точные вопросы.

Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, которая в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.

6. Сети коммуникаций в организации

коммуникация управленческий информация

Существуют различные виды сетей коммуникаций:

- круг;

- колесо;

- многоканальная сеть;

- цепь.

Используемые типы коммуникаций представлены на рисунок 4.

Рисунок 4 - Типы коммуникационных сетей: а - круг; б - цепь; в - «У»; г - колесо

Круг - эта сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Колесо - эта сеть коммуникаций, она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Многоканальная сеть - представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации.

Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх.

Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации.

В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания.

В динамической организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, из-за передачи нерутинной информации требуются иногда частые изменения сети коммуникаций.

Заключение

Актуальность контрольной работы обусловлена возрастающей ролью коммуникаций в организации.

Коммуникации - это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения.

Оценки специалистов показывают, что в активной жизни большинства людей процессы общения, коммуникации занимают до 75 % времени. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний.

Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80 % рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения.

Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Список использованной литературы

1. Гибсон Дж. Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы / Пер. с англ. 8-е изд. - М., 2000.

2. Дон Фуллер. Управляй и подчиняйся! Проверенная техника эффективного менеджмента. - М., 1992.

3. Кузин Ф. А. Делайте бизнес красиво. - М., 1995.

4. Лабунская В. А. Невербальное поведение. - Ростов на Дону, 1986

5. Мицич П. Как проводить деловые беседы. - М., 1987.

6. Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение / Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. - СПб., 2000.

7. Пиз Алдан. Язык телодвижений. Н. Новгород, 1992.

8. Lengel R. H., Daft R. L. The selection of communication media as an executive skill // Academy of Management Executive, 1998. - Vol. II, № 3.

9. Mehrabian A. Silent messages. - Belmont, Calif.: Wadsworth, 1971.

Размещено на Allbest.ru