Системы документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом” (ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.



1. Организационно-правовая документация

ОПД содержит положения обязательные для исполнения. Она реализует нормы административного права и является правовой основой деятельности предприятия. С точки зрения срока относятся к бессрочным, и действует до её отмены или до утверждения новых документов. Датой ОПД является дата утверждения и в процессе подготовки ОПД обязательно проходит согласование (визирование).

Устав - это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия. Текст устава состоит из нескольких разделов.

1. общие положения - полное и сокращенное наименование предприятия, адрес наличие филиалов и представительств, предмет и цели создания и деятельности, наличие зарегистрированных товарных знаков, фирменного бланка и печати;

2. (акционерный капитал) - определяет размеры вклада каждого учредителя, оговариваются условия увеличения размера уставного фонда, регламентируются права участников на имущество;

3. порядок деятельности - устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношения предприятия с другими предприятиями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, права участников;

4. управление - кто и какими функциями и правами обладает;

5. учет и отчетность (распределение прибыли) - устанавливается порядок ведения финансовой и статистической отчетности, итогов финансовой деятельности, порядок распределения прибыли между участниками, отчетность и порядок предоставления сведений в органы налоговой службы;

6. прекращение деятельности - устанавливается порядок ликвидации, реорганизации, а также порядок рассмотрения спорных вопросов.

Реквизиты:

o наименование предприятия;

o наименование вида документа;

o место составления;

o заголовок;

o подпись;

o гриф утверждения;

o отметка о регистрации (наименование организации осуществляющей государственную регистрацию, дата регистрации, регистрационный номер);

o печать регистрирующего органа.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия и структурных подразделений.

Подразделяется на:

o типовое (разработанное);

o индивидуальное.

Положение об организации - это правовой акт, на основании, которого действуют государственные бюджетные организации.

Текст состоит из нескольких разделов:

1. общие положения - устав, включая документы кому подчиняется и кем возглавляется;

2. основные задачи - устанавливаются проблемы, которые призвано решить данное предприятие и которые определяют направление её деятельности;

3. функции - перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнить данная организация для решения поставленных перед ней задач;

4. права и обязанности - перечень прав, которыми наделяется организация в лице её руководителя;

5. руководство - кем назначается и освобождается от занимаемой должности руководитель организации, сфера его компетенции, на каких принципах осуществляет руководство;

6. взаимоотношения и связи - регламентируются информационные, и документационные потоки организации указывает с какими организациями осуществляет взаимодействие, периодичность и сроки предоставления информации;

7. контроль, проверка и ревизия деятельности - кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия, их сроки и периодичность, порядок предоставления итоговых документов;

8. реорганизация и ликвидация - кем и в каком порядке.

Реквизиты:

o наименование вышестоящего органа;

o наименование организации;

o название;

o дата;

o номер;

o место составления;

o заголовок к тексту;

o подпись;

o гриф утверждения и печать;

Датой вступления в силу является дата утверждения.

Положение о структурном подразделении.

Текст состоит из нескольких разделов:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права и обязанности;

5. ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и уголовной ответственности);

6. взаимоотношения и связи;

Реквизиты:

o наименование организации;

o наименование вида документа;

o дата;

o номер;

o место составления;

o заголовок к тексту;

o подпись;

o гриф утверждения (подписывается руководителем структурного подразделения, а утверждается руководителем предприятия).

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации организационно правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для его эффективной работы.

Разделы должностной инструкции:

1. Общие положения - наименование должности с указанием структурного подразделения, кому подчиняется работник, порядок назначения и освобождения с занимаемой должности, квалификационные требования;

2. Должностные обязанности - конкретное содержание деятельности;

3. Права - полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей;

4. Ответственность - критерии оценки работы и мера персональной ответственности;

5. Взаимоотношения - от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник.

Реквизиты:

o наименование организации;

o наименование структурного подразделения;

o дата и номер документа;

o место составления;

o заголовок;

o подпись;

o гриф утверждения (руководитель организации или его заместитель).

Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности организации, коллегиального или совещательного органа.

Реквизиты:

o наименование учреждения;

o наименование коллегиального или совещательного органа;

o вид документа;

o дата и номер;

o гриф утверждения (коллегиальным или совещательным органом);

o текст;

o подпись (руководитель организации).

Штатное расписание - это правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Реквизиты:

o наименование организации;

o наименование вида документа;

o дата и номер;

o место составления;

o заголовок к тексту;

o подпись;

o гриф утверждения.

Отдел кадров отвечает за подготовку штатного расписания. Визирование штатного расписания производят:

1. руководитель подразделения;

2. юрисконсульт;

3. руководитель организации;

4. начальник отдела кадров.

Инструкция (Правила) - это правовой акт, содержащий правила регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия, подразделения, службы, должностных лиц и т.д.

2. Плановая система документации

Программа - это плановый документ, содержащий обоснования и основные направления развития в той или иной области управления и или деятельности.

Реквизиты:

o наименование организации;

o название документа;

o дата и номер;

o место составления;

o заголовок;

o подпись;

o гриф утверждения.

Подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем всей программы или коллегиальным органом.

План - это документ, содержащий установленный перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность и объём, сроки и ответственные исполнители.

Реквизиты:

o наименование организации;

o название документа;

o дата и номер;

o место составления;

o заголовок;

o подпись;

o гриф утверждения.

Подписывается подразделением - разработчиком, утверждается вышестоящим органом.

3. Распорядительная документация

Основное назначение распорядительной документации - это регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Основанием для издания распорядительной документации являются:

o необходимость исполнения принятых законодателем нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих организаций;

o необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности вытекающей из функций и задач организации.

С точки зрения порядка принятие решения выделяют:

o документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

o документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, указания, распоряжения).

Постановление.

Постановление - это правовой акт принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти действующей на основе коллегиальности, а также представительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач.

Реквизиты:

o Государственный Герб;

o наименование вышестоящего органа;

o наименование вида документа;

o дата и номер;

o место издания;

o заголовок к тексту;

o визы согласования;

o подпись руководителя.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации, предприятия, учреждения, фирмы в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы бывают трёх основных типов: по личному составу:

o приём;

o увольнение;

o перемещение;

o по отпускам:

· простые;

· сложные;

по основной деятельности:

o порядок финансирования;

o материально-техническое обеспечение;

o по научно-технической политике предприятия;

o социальные вопросы;

по организационным вопросам:

o создание;

o реорганизация;

o ликвидация;

o по штатному расписанию.

Приказы по личному составу.

Приём на работу: трудовая книжка; санитарная книжка; паспорт; военный билет; диплом.

Основанием является личное заявление. Оформляется личная карточка по форме Т2, автобиография, учётный листок, приказ.

Перевод на другую работу (согласие).

Основанием является заявление, докладная записка руководителя. Оформляется приказ, в котором указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина, изменение оплаты труда.

Увольнение

Основанием является:

o личное заявление;

o истечение срока трудового контракта;

o акт о нарушении правовой дисциплины;

o приказ с причинами (по КЗОТу)

Распоряжение - это документ, издаваемый директором (заместителем) по оперативным вопросам производственной и административной деятельности организации.

Указание - это распорядительный документ организационно методического характера издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами и организациями по вопросам связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.

4. Информационно-справочная документация

Протокол - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю ил вышестоящей организации, содержащий обстоятельства, изложение какого - либо вопроса с выводами или предложениями составителя.

Докладные записки подразделяются на:

o внешнюю - вышестоящей организации;

o внутреннюю - руководителю организации.

Докладная записка состоит из трёх частей, которые можно сформулировать как:

1 часть - Вводная, содержит факты, события, причины, послужившие для написания записки;

2 часть - Аналитическая, состоит из анализа и вариантов развития ситуации;

3 часть - Заключительная

Дата - дата составления и подписания.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержит перечень конкретных предложений по вопросу.

Первая вводная часть, вторая - заключение.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины, какого - либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый должностному лицу.

Первая часть содержит факты, побудившие к написанию, вторая - причины или заключительная часть.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

В тексте пишется Ф.И.О., дата рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы, оценка служебной деятельности, участие в общественной работе, мотивы назначения, перемещения, поощрения, структурное подразделение, на которое предлагается назначить. документация устав приказ постановление

Адресат - руководитель организации.

Подписывается руководителем структурного подразделения.

Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте.

Требования к тексту письма:

o один абзац - одна мысль;

o краткость и точность изложения текста;

o исключение двоякого толкования текста письма;

o объективность и достоверность информации;

o текст письма не должен содержать устаревших слов и специфических терминов;

o избегать личных местоимений.

Виды писем:

· письмо - просьба:

1. изложение причины побудившей обратиться с просьбой;

2. изложение самой просьбы;

3. ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.

· письмо - отказ:

1. повторение просьбы;

2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена;

3. отказ или отклонение от предложения.

· сопроводительное письмо:

1. сообщение о высылаемых документах или материальных ценностях;

2. уточняющие сведения;

· письмо - приглашение:

1. куда приглашается;

2. повестка дня (план мероприятий);

3. сроки прохождения;

4. дополнительная информация.

Синтаксические конструкции письма.

1. начало письма	· Уважаемый Иван Иванович! (по центру); · Господин Иванов! · Господин директор! · Иван Иванович
2. выражение благодарности	· Большое спасибо за …; · Мы были рады получить ваше письмо. · Подтверждаем с благодарностью получение вашего письма.
3. объясняющие мотивы	· в порядке оказания технической помощи …; · в связи с тяжёлым положением …; · в связи с проведением совместных работ …; · в ответ на вашу просьбу …; · в подтверждение нашего телефонного разговора…;
4. подтверждение	· подтверждаем получение …; · подтверждаем условия поставки …;
5. напоминание	· по истечении срока напоминаем …; · напоминаем (Вам), что …
6. извещение	· сообщаем вам, что …; · ставим вас в известность, что …; · сообщаем вам, что …
7.предложение	· предлагаем вам …; · мы можем рекомендовать …; · мы надеемся, что вас заинтересует …; · мы рады предложить вам …
8. отказ	· к сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена по; · к сожалению, удовлетворить вашу просьбу в ближайшее время мы не можем …; · к сожалению, мы не можем принять ваше предложение из-за …
9. предупреждение	· фирма оставляет за собой право обратиться …; · данные вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены;
10. приглашение	· просим принять участие …; · мы рады пригласить вас …; · приглашаем вас …;
11. заключение	· надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительна; · мы рассчитываем на успешное сотрудничество; · мы надеемся на вашу заинтересованность; · С уважением (по центру) · Директор “ПОДПИСЬ” И.О.Ф.

5. Справочно-аналитическая документация

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Виды актов:

o сдачи - приема;

o обследования (технической безопасности, условий труда)

o испытания;

o приёма (сдачи) товарно-материальных ценностей, документов;

o приема - передачи;

o ревизии;

o инвентаризации;

Вступает в силу после подписания.

Дата акта - дата события.

Справка - это документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений географии или служебного характера.

Справки бывают:

производственной тематики

· внутренняя;

· внешняя (исходящая) общий бланк;

юридической тематики:

· о заработной плате;

· о том, что человек работает на предприятии;

· бланк.

Текст:

1. Факты для написания;

2. Данные для написания справки.

Внутренняя справка.

Технический отдел

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка - отзывов, предложений).

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по какому либо вопросу или работе, поступившие на рассмотрения.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации или специалиста по какому-либо вопросу или документу. Составляется на проекты предложений, постановлений, инструкций, положений, на научные работы.

Текст:

1. Краткое изложение сути вопроса, краткое изложение основных положений или предложений и общая оценка;

2. Конкретные замечания, предложения и выводы.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, или работ составленное в целях распространения на них определенных норм и требований. Это документ, содержащий перечисление лиц, предметов в определенном порядке.

6. Документация по личному составу

1. Приказ;

2. Заявление;

3. Автобиография;

4. Резюме.

Резюме - это документ, содержащий биографические данные, оформленные в обратном порядке, который предоставляется при трудоустройстве.

Характеристика - это документ, содержащий описание характерных и отличительных черт работников и отражает мнение администрации.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения -- повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.



Список использованной литературы

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

2. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005;

3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.;

4. Г.Г. Иванов и др. Документы в торговых операциях. Практическое пособие/Академия народного хозяйства. СП “Мост-Вест” - М; 1994 г.;

5. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 1995 г.;

6. Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документационное обеспечение деятельности организации", М., 1998.

Размещено на Allbest.ru

...