Международная деловая переписка

Размещено на http://www.allbest.ru/

Донской государственный технический университет

факультет «Право, сервис и туризм»

Заочная форма обучения

Контрольная работа № 4

по дисциплине

«МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ»

за 2 курс

Студент: Руденко Олег Александрович

Группа: ПСЗТТ21

Шифр: 136447

Задание 1. Раскройте содержание следующих вопросов (в письменной форме)

1.1 Стандарты написания и оформления деловых писем отечественного и международного образца

Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога во многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля принятых в практике деловой переписки страны получателя корреспонденции.

Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера; общепринятым является стремление автора продемонстрировать свое красноречие и эрудицию.

В книге известного американского специалиста в области делового письма Рона Теппера «250 писем и записок в помощь менеджеру» формулируется основной принцип составления деловых писем. Его суть выражается формулой: Внимание - Интерес - Просьба - Действие (формула построения рекламных текстов: Внимание - Интерес - Желание - Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привлечения внимания, пробуждения и удержания интереса к излагаемому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию.

Сопоставление правил написания делового письма, выделяемых Р. Теппером:

1. Пишите коротко и просто.

2. Пишите простыми словами.

3. Не придумывайте новых слов.

4. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.

5. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом Внимание - Интерес - Просьба - Действие

6. Используйте в письмах разговорную речь с требованиями, предъявляемыми к официальному письму в отечественной практике деловой переписки, позволяет определить общие и принципиально отличные подходы к письменному деловому общению в русской и зарубежной школах.

Так, если по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последующим они существенно расходятся.

Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. При этом приоритетными являются формы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», собирательные существительные администрация, дирекция используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. В качестве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу, пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено.

В западной и американской школах делового письма представлены как «МЫ-подход» например: «Мы была огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произведенной нашей компанией…» (письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку №1234 от 15 ноября 1997 года…» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, выступающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.

В практике отечественной деловой переписки тексту письма не всегда предшествует обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем и др. Следует заметить, что в последнее время обращение все чаще включается в текст официального послания и становится обязательным элементом русского делового письма. Отсутствие обращения допустимо, если адресат коллективный субъект, а также если послание представляет собой трафаретное письмо.

1.2 Нормы этикета в зарубежном деловом письме

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов.

Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой.

Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов. Согласно этикета делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее 2 см. Весь текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет письмо. При переписке или повторной отправке письма вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что дальнейшая переписка строится на его основе. По правилам делового этикета при написании первого письма партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной деятельности. Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке. Заканчивается письмо как правило словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости. Этикет делового письма и его написание -- это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо -- это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

Задание 2. Охарактеризуйте особенности составления и оформления рекламных писем. Напишите рекламное письмо, соблюдая международные стандарты оформления деловых писем

Составление и оформление рекламного письма. Данный этап можно разделить на две части: оформление упаковки Вашего предложения и оформление самого рекламного текста.

Немаловажно, чтобы в общем потоке рекламных писем, а в крупные компании приходит иногда множество писем одновременно, ваше предложение не затерялось, а было хотя бы распечатано. Для этого необходимо оригинально оформить конверт в котором поступит к адресату Ваше рекламное предложение. Конечно, если Ваша компания всемирно известна, то достаточно простое нанесение Вашего логотипа на конверт и прочтение Вашего предложения гарантировано практически на 100%. Но что делать, если Вы осваиваете новый рынок и в этом направлении достаточно высок уровень предложений конкурентов. Тут пригодятся несколько нехитрых советов:

В случае, если Вы отправляете журналы или объемную корреспонденцию, используйте крафт-конверт, который отличается повышенной прочностью. Часто корреспонденция, отправленная в обычных конвертах, проходя через множество рук почтальонов, к адресату попадает довольно в непрезентабельном виде, а специальный крафт-конверт обладает повышенной прочностью, что дает гарантию того, что Ваша корреспонденция дойдет в хорошем виде.

Постарайтесь использовать нестандартные цвета конвертов, ярко-желтый конверт заметно выделяется из общего потока корреспонденции, а все, что нестандартно и привлекает глаз, то должно быть изучено.

Используйте конверт с окном, если рекламное предложение красочно оформлено, то часть его, проглядываемая через прозрачную пленку, заставит потенциального клиента распечатать это письмо и посмотреть что находится внутри.

Сыграйте на элементарном любопытстве. Нанесите вместо Вашего фирменного знака на конверт, какую-нибудь достаточно не тривиальную и интересную фразу. К примеру фраза: «Не вскрывать, до…» даст достаточно большой шанс, что Ваше письмо хотя бы просто из интереса будет вскрыто и прочитано.

Оформление конверта в котором поступает Ваша корреспонденция несомненно очень важно, но именно на основе содержимого письма Ваш потенциальный деловой партнер принимает решение о сотрудничестве с Вашей компанией. Поэтому так важно грамотное оформление Вашего делового предложения.

Рекламное письмо.

Уважаемый мистер Пиклз

Предприятие «Окно в будущее» предлагает вам приобрести высококачественную бытовую технику по цене, позволяющей получить максимальную прибыль. Аналогов этого товара нет в нашем регионе, отличительные характеристики высококачественное производство, что обеспечит долгую эксплуатацию. Наше предприятие работает уже 13 лет, имеет хорошую репутацию и всегда выполняет взятые на себя обязательства. Если наше предложение вызовет Ваш интерес, мы готовить предоставить всю необходимую документацию, включающую в себя сертификаты качества, образцы продукции и обсудить условия сотрудничества, чтобы сделать их максимально приемлемыми для Вас.

С уважением и надеждой на сотрудничество предприятие «Окно в будущее».

Задание 3. Определите вид приведенного ниже письма. Оцените его лексико-стилистические особенности (я-обращение/мы-обращение, тон и стиль письма, использование этикетных речевых моделей).

Уважаемый мистер Стик!

С удовольствием сообщаем Вам, что запасные части, которые Вы заказывали, поступили на склад. Вы можете получить их по вышеуказанному адресу. Пожалуйста, примите наши извинения за задержку с выполнением Вашего заказа. Мы благодарим Вас за проявленное терпение. Если Вам понадобятся наши услуги, звоните по бесплатной междугородней телефонной линии (номер телефона)

деловой письмо зарубежный написание

Представленное письмо можно отнести к письму-уведомление, что видно из начала письма: «С удовольствием сообщаем Вам». Предложением оно является исходя их общей части послания: «…С удовольствием сообщаем Вам, что запасные части, которые Вы заказывали, поступили на склад. Вы можете получить их по вышеуказанному адресу …»

В письме так же использованы стандартные общепринятые этикетные речевые модули, такие как: «Уважаемый мистер Стик! С уважением,» которые подчеркивают уважительный тон письма.

Задание 4. Составьте бланк письма иностранному партнеру, соответствующий прямоугольному способу оформления

ЗАО "РУД"

Заместителю генерального директора

ООО «Аналитические программы»

Смирнову В.А.

120366. Москва. Ракетный бул. 17

Тел. (495) 998-55-89,

(495)993-55-90,

(495) 993-55-91.

Уважаемый Виктор Александрович!

Хотелось бы узнать ассортимент вашего тавара, с целью залючения сделки на выгодных условиях. Для дальнейшего сотруднечества с вашей компанией.

Директор Иванов В.П.

Задание 5. Напишите письмо-претензию в адрес фирмы «Истар» с сообщением о том, что при испытаниях работы компьютеров модели «Notebook» были обнаружены следующие дефекты: пониженная мощность, невозможность запуска в эксплуатацию в течение длительного времени, расхождение по своей конструкции с чертежами. На основании вышеуказанного фирма «Indel» обращается с просьбой компенсировать расходы в сумме 4 тысячи (четыре тысячи) долларов, связанные с заменой дефектного товара

Генеральному директору фирмы «ИСТАР»

Трояну Э.И.

г. Воронеж,

Проспект дружбы 57 д.1

От генерального директора фирмы «Indel»

Руденко О.А.

г. Воронеж,

ул. Тельмана 69

ПРЕТЕНЗИЯ

В соответствии с договором купли-продажи N 754 от 15.05.2013 года, который был заключен между нашими организациями, в котором ваша организация продала нашей организации компьютеры модели «Notebook», на общую сумму 4 тысячи долларов.

Согласно договору качество товара должно было соответствовать качеству и работоспособности.

Однако полученный нашей организацией товар не соответствует предъявленным договором требованиям по качеству.

Более того, по заключению экспертизы, проведенной в фирме «NYTARG» были обнаружены следующие дефекты: пониженная мощность, невозможность запуска в эксплуатацию в течение длительного времени, расхождение по своей конструкции с чертежами.

В связи с этим и на основании пункта 3.8 договора и статей 475 и 483 Гражданского кодекса РФ

ПРОШУ

1. В течение 30 дней со дня получения настоящей претензии заменить поставленный товар ненадлежащего качества , соответствующим договору по качеству.

2. Или же в указанный выше срок компенсировать расходы в сумме 4 тысячи (четыре тысячи) долларов, связанные с заменой дефектного товара.

Задание 6. Составьте письмо-заказ зарубежному партнеру, сообщающее о желании приобрести у фирмы «Силикон сервис» 130 радиотелефонов модели «Panasonic 3861В» на основании торгового соглашения, заключенного в Москве 1 ноября 2011г., с поставкой двумя равными партиями в течение первого квартала 2012 года

Mr R. Morrison

P. Marlow & CO. LTD

21 Bird Street

London E1 6 TM

17 November 20011

Dear mr. R. Morrison

By this letter we would like to inform You that based on the trading agreement closed in Moscow at November 1st 2011 between "Silicon Services" and «D. Barker» we are ready to buy radio phones «Panasonic 3861В» quantity of 130.

Delivery of the items should be split in two portions (65 pieces each) and should be delivered not later than May 31. 2012.

Please do not hesitate to contact our responsible person

Derec Barker, +79657378282, uflu @outlook.com in matter of any questions regarding to this transaction.

Thank you, Best Regards,

Yours sincerely

D. Barker

Mr Derec Barker

Manadger

Размещено на Allbest.ru