Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области «Байкальский техникум отраслевых технологий и сервиса»

Домашняя контрольная работа

по профессиональному модулю

«Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

МДК 01.03. Документационное обеспечение управления

Байкальск, 2015



Введение

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами, а так же различные классификации. Классификация очень важна - она отображает объективные закономерности различных процессов и выделяет конкретные признаки объекта.

Цель моей работы изучить принципы классификации, а так же рассмотреть различные виды классификаций.

Задачи: документ информация подлинник

1. проследить развитие классификации документов;

2. охарактеризовать классификацию по обстоятельствам их функционирования во внешней среде;

3. охарактеризовать классификацию по информационной составляющей документа;

4. охарактеризовать классификацию по материальной составляющей документа.



1. Классификация документов

1.1 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, то есть во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

1. Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы.

а) Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание).

б) Непериодические документы - документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальные, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

2. Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

3. Классификация документов по месту происхождения различает:

а) местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения);

б) региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации;

в) национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

1.2 Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа:

1.содержание документа;

2.степень обобщения информации;

3.тип знаков, использованных для записи информации;

4.предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания;

5.степень распространенности информации;

6.способ записи информации и т.д.

Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы³.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фоно документам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.)

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж).

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фоно документ (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человек читаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя.

Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.)

К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.).

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фоно документы с оптической записью). Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ.



1.3 Классификация по материальной составляющей документа

Вторая составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.;

1. Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом.

Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки).



2. Разновидности классификаций

C целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

1. письменные (рукописные и печатные);

2. технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую;

3. фоно, аудио, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

4. кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

5. фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

6. аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

1. черновик (предварительная редакция документа);

2. беловик (чистовик);

3. подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

4. копия документа - точное воспроизведение подлинника. отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

5. дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

6. выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

7. автограф - документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

1. документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории.

2. документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

3. некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

1. именные, или личные (удостоверяющие личность);

2. служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

1. По способу документирования:

2. рукописные; электронные;

3. графические;

4. кино-, фото-, фоно документы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду: отчетно-статистические.

3. По месту составления:

1. входящие (поступившие в организацию);

2. исходящие (отправляемые из организации);

3. внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

1. "Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

2. "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

3. "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

4. "Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

5.По происхождению:

1. официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

2. личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

6. По юридической значимости:

1. подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

2. копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

3. заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

4. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

7. По форме изложения:

1. индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

2.трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

3.типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).

8. По срокам хранения:

1. постоянного хранения;

2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет).



Заключение

Таким образом, научные классификации дают нам знание факта существования данных классов исследуемого объекта или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая объективные закономерности исследуемых процессов, служит основой логико-математического или информационного моделирования, при котором сведения описываются с помощью логических формул.

Классификация выполняет важные функции не только в научном исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем.

Объектами изучения, документоведения, архивоведения и других научных дисциплин, являются различные виды документов как носители информации. При классификации наиболее крупной категории материалов - документации учреждений, находящейся в делопроизводстве, мы встречаемся с тремя видами классификационных схем: номенклатурами, перечнями документальных материалов, классификаторами создающимися в целях научной группировки сведений из документов для быстрого поиска информации.

Классификаторы строятся с учетом деятельности учреждения, отраслей, тем и предметов содержания документов. В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.



Литература

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2009.

2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знания, 2010.

3. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Восток-Запад, 2011.

4.Ленкевич Л.А. Делопроизводство. Учебник. - М.; Академия, 2009

5.Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. 7-е издание. - М.: Издательство ОМЕГА-Л. 2012

6.Справочник секретаря-референта. Практическое пособие. - 3-е издание, испр., И доп. /Авт-сост. М.И. Басаков, - Ростов и /Д. Феникс, 2010.

Интернет источники

1.Делопроизводство. Информационный портал. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://www.dist-cons.ru.

2.Делопроизводство. Информационный портал. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://www.funnycong.ru/

3.Правовой портал по делопроизводству. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://delpro.narod.ru/

Размещено на Allbest.ru

...