Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• 1. Требования к организации делопроизводства в структурных подразделениях
• Вариант 3
• Список использованной литературы


1. Требования к организации делопроизводства в структурных подразделениях

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании - работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом.

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании.

Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными - это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией. делопроизводство централизованный заявление ссуда

Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься - «у него и без того достаточно функций».

Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья.

Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации - канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.

2. Децентрализованная форма - полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

3. Смешанная форма, как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.

Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Шаг 1: назначение ответственных за делопроизводство

Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией.

Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения.

Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ.

Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды.

Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Шаг 2: распределение обязанностей

Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ.

Вариант 3

Задание 3.1.

Оформить документ, подтверждающий передачу телефонограммы по указанию руководителя предприятия.

Исходные данные: в устной форме руководителем менеджеру была передана следующая информация: «Завтра обеспечьте присутствие руководителей всех структурных подразделений на новом объекте в 10 часов».

Руководитель - преподаватель

Менеджер - студент, выполняющий задание

Руководители структурных подразделений - не менее 5 человек

Задание 3.2.

На предприятии (по выбору студента) ознакомиться с организацией документооборота и оформить схему документооборота предприятия

Рис. Схема документооборота в страховой компании

Задание 3.3.

1. Оформить заявление на получение беспроцентной ссуды сроком на 5 лет для покупки дачи.

2. Оформить резолюцию руководителя по данному заявлению (решение отрицательное).

Директору ООО «Зодчий»

Крылову И.А.

от зав.складом Пучкова С.А.

Заявление

Прошу Вас предоставить мне беспроцентную ссуду сроком на 5 лет с целью приобретения дачного участка.

24.12.2015 Подпись /Пучков С.А./

В получении ссуды отказать в связи с финансовыми трудностями компании.

Директор_________/Крылов И.А./

Задание 3.4.

Оформить перечень документов, необходимых для проведения деловой встречи с иностранными партнерами по вопросам инвестирования.

1. Устав предприятия

2. Бизнес-план

3. Паспорт инвестиционного проекта

4. Технико-экономическое обоснование инвестиционного проекта

Задание 3.5.

Оформить чек на получение с расчетного счета ООО «Ботаник» денежных средств на выплату зарплаты в размере 80.000 рублей и на командировочные расходы - согласно предварительному расчету. Получение денег входит в должностные обязанности кассира предприятия.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - М.: КноРус, 2010. - 296 с.

2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. Под ред. И.К. Кореева, В.А. Кудряева. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2010. - 480 с.

3. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник / И.Н.Кузнецов. - М.: Юрайт, 2014. - 576 с.

4. Пшенко, В.В., Доронина, Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник / В.В.Пшенко, Л.А.Доронина. - М.: Академия, 2013. - 224 с.

5. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник / Л.А.Румынина. - М.: Академия, 2014. - 288 с.

Размещено на Allbest.ru