Значение организационных документов для деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

14

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ГУМАНИТАРНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра менеджмента и организации здравоохранения

Реферат

По дисциплине: «Делопроизводство»

По теме: «Значение организационных документов для деятельности предприятия»

Подготовила

Саковская К.В.

Преподаватель:

Шандора Н.И.

Минск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОД

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

3. ПОЛОЖЕНИЕ

4. ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

5. ПРАВИЛА

6. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационные документы (ОД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационных документах. ОД являются наиболее широко используемым видом документации.

Чтобы документ был признан любым государственным органом, организационные документы должны составляться и оформляться в учреждениях, предприятиях и организациях на основании требований СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Схема оформления большинства организационных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически всех документов одинакова. Различия, в большей части, касаются формы изложения и структуру текста.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованиям и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Организационные документы обеспечивают оформление организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Цель реферата - дать общее представление об организационных документах, более подробно раскрыть их. Дать характеристику всем видам организационных документов.

Методом исследования данной темы реферата является правильность использования нормативных документов, которые необходимо учитывать при составлении ОД.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОД

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные ОД, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию.

Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.

Управленческая информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию процессов управления и управленческого труда.

Состав реквизитов ОД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

ОД систематизированы по следующим функциям:

v Создание организации, предприятия;

v Реорганизация организации, предприятия;

v Ликвидация организации, предприятия;

v Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

v Распорядительная деятельность организации, предприятия;

v Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

v Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.

К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

УСТАВ

Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сферы государственного управления или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Текст устава разбивается структурно на разделы:

Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);

Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);

Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

Отчетная и ревизионная деятельность;

Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

3. ПОЛОЖЕНИЕ

Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

При необходимости тексты положений корректируются соответственно приказом вышестоящей организации или руководителя предприятия.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется в каждом конкретном случае учреждениями-разработчиками.

В отдельную группу выделяют положения регулирующих совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Текст положения может содержать следующие разделы:

Общие положения;

Основные задачи;

Функции;

Правовые обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения;

Контроль, проверка и ревизия деятельности;

Реорганизация и ликвидация.

Характеристика разделов

Разделы	Содержание
Общие положения	Дается официальное полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования. Даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Основные задачи	Устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
Функции	Перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Права и обязанности	Содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др. К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
Руководство	Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, а также назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
Взаимоотношения	Устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.
Контроль, проверка и ревизия деятельности	Устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
Реорганизация и ликвидация	Устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

4. ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

Инструкция - правовой акт, издаваемый органами государственного управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.

Издается также инструкция в целях разрешения и определения порядка применения законодательных актов.

Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней рекомендуется выполнять четкие формулировки с распорядительными словами.

Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Инструкция выполняется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Она может являться приложением к распорядительному документу.

Особое место занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности должностных лиц организации.

Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом.

Текст инструкции делится на разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел «Общие положения» устанавливает наименование должности и обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Проект инструкции визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и зарплаты.

Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений). распорядительный документ организационный устав

5. ПРАВИЛА

Правила - нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам субъектов хозяйствования или к выполнению определенного рода работ.

Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения.

Текст правил может содержать следующие разделы:

Общие положения;

Порядок приема, перевода и увольнения работников;

Основные обязанности работников;

Основные обязанности нанимателя;

Рабочее время и его использование;

Поощрение за успехи в работе;

Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;

Внутри объектный режим.

Для работников важно знать правила внутреннего распорядка организации.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобьектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обслуживания на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

6. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Штатное расписание - документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом.

Штатное расписание составляется каждый год и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме. Штатное расписание содержит перечень структурного подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным кладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе раскрыта вся классификация организационных документов.

В каждом документе ОД указывается общая характеристика, на какие виды подразделены документы, а также почти во всех документах есть структура и разделы текста.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция. Однако все эти общие черты каждому документу разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики.

Особое внимание уделено организационным документам.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство. - Мн.; 2003.

2. Кузнецов, А.Е., Офисная документация: Подготовка и оформление/И.Н.Кузнецов. - Мн.: «Книжный дом»; 2004.

3. Кузнецова, Т.В., Серова, Г.А., Андреева, В.И. Секретарское дело. - Мн.; 1996

4. Стенюков, М.В. Секретарское дело. - Мн.; 1996.

5. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - Мн.; 1996.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Наименование организации (предприятия) ПОЛОЖЕНИЕ ________________№___________ Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение)	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата

Структура текста

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Правовые обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения;

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

8. Реорганизация и ликвидация.

Руководитель структурного

подразделенияПодписьРасшифровка подписи

Визы

Приложение 2

Наименование организации (предприятия) ПРАВИЛА Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение)	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата

Структура текста

1. Общие положения;

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников;

3. Основные обязанности работников;

4. Основные обязанности нанимателя;

5. Рабочее время и его использование;

6. Поощрение за успехи в работе;

7. Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;

8. Внутри объектный режим.

Визы

В дело 01-07

ПодписьА.А.Крумкач

17.06.2007

Приложение 3

Наименование организации (предприятия) УСТАВ ________________№___________ Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение)	УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата

Структура текста

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);

2. Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных 5. Средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

6. Отчетная и ревизионная деятельность;

7. Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

Наименование должности

Руководителя организацииИ.О.Фамилия

Визы

Размещено на Allbest.ru

...