Організація обліку, використання і зберігання науково-технічної документації

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВП “МИКОЛАЇВСЬКА ФІЛІЯ КИЇВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ”

Факультет менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства і інформаційних систем

РЕФЕРАТ

З дисципліни:“Науково-технічна документація”

На тему:“Організація обліку,використання і зберігання науково-технічної документації”

Виконала:

учениця групи ДВ-114м

Аулова Анастасія Ростиславівна

Перевірила:

Сидоренко Тетяна Валеріївна

Зміст

Вступ

Науково-технічна документація

Зберігання науково-технічної документації

Висновок

Вступ

Згідно з постановою Ради Міністрів СРСР від 13 серпня 1958 р. за № 914 науково-технічна документація (НТД), що відкладалася в результаті діяльності проектно-конструкторських, науково-дослідних, організацій, підприємств та інших закладів, визнається такою, що має науково-історичне та інше державне призначення, незалежно від часу походження, техніки, засобів відтворення. Як складова Державного архівного фонду (ДАФ) СРСР вона підлягала концентрації у державних архівах.

Аналізуючи передісторію розвитку вітчизняної наукової думки у роботі з науково-технічною документацією (60-ті - 90-ті рр. ХХ ст.), можна визначити та окреслити вузлові моменти руху НТД до державних архівів, покликаних зберігати та забезпечувати її облік та використання.

За основу систематизації та обліку у відомчих технічних архівах приймалася визначена одиниця зберігання, яка складалася з окремого документу або групи НТД (комплексу), об'єднаних за змістом, іншими умовами їх внутрішньої організації. У середині кожного такого “масиву” складові розташовувались за їх логічним зв'язком (темою), послідовно розкриваючи: змісти проектів, звітів про НДР, комплектів технологічних документів та ін. Звернемось до публікацій в журналі “Радянські архіви”, які в цей період висвітлювали практичний досвід ведення облікової роботи в архівних підрозділах науково-дослідних та проектних закладів України.

Київський проектний інститут “Діпрохіммаш”. До 1962 р. тут діяла “потокова” система обліку та зберігання технічної документації. Інженери розробили власний варіант обліковування проектної документації, що базувався на державних стандартах “Система креслярського господарства”2 , “Креслення в машинобудуванні”3 із урахуванням практичних потреб користувачів. Інститутський каталог (класифікатор) проектної НТД систематизувався за такими розділами:

- загальна ТД;

- виробничі (енергетичні) об'єкти;

- складське господарство.

Саме такі тематичні групи (комплекси) і були виокремлені при подальшому удосконаленні системи загального обліку НТД в даному технічному архіві. Це лише окремий приклад.

1964-1970 рр. - період широкого залучення суспільства до вирішення подальшої долі документів відомчих технічних архівів, до формування системи державних архівних установ через утворення спеціалізованих Центральних державних архівів НТД союзних республік.

Центральний державний архів науково-технічної документації УРСР (ЦДАНТД УРСР) створено на виконання постанови Ради Міністрів Української РСР від 25 грудня 1969 р. № 683 “Про заходи щодо покращення архівної справи в республіці”4 .

Серед основних завдань архіву: концентрація НТД, яка має науково-історичне і практичне значення, та забезпечення оптимальних умов її зберігання; організація науково-технічного опрацювання та обліку, створення науково-довідкового апарату.

Слід констатувати, що упродовж тривалого часу українська державна архівна система користувалася (і користується донині) науково- методичним потенціалом колишнього радянського архівознавства. Безперечно, до його творчого набутку, досвіду, традицій треба ставитися з належною увагою, але й з такою ж мірою критицизму. Визнаємо, що цей науковий ресурс застарів, вичерпався…

Звернення ж до історичного аспекту розгляду найбільш актуальних проблем в організації облікової роботи з архівною НТД сприятиме нині новому баченню сучасного стану її розвитку і філософії науки, техніки.

Упродовж 1974-1975 рр. в ЦДАНТД УРСР спільно з Головними архівними управліннями при РМ СРСР та УРСР готується один із перших методичних документів - “Тимчасова інструкція з обліку НТД у державних архівах”, яка була позитивно оцінена спеціалістами ще до розроблення “Правил роботи з НТД у державних архівах”5 . До одиниць обліку НТД у державних архівах було віднесено: справи, архівні комплекси, архівні колекції.

У ЦДАНТД УРСР (на відміну від загального діловодства у держархівах) до 1988 р. основною організаційною одиницею обліку був не архівний фонд, а архівний комплекс. статті та повідомлення 21 Питання про фондування науково-технічної документації, що є невід'ємною частиною НАФ, залишається актуальним для ЦДНТА України і донині.

Науково технічна документація

Науково-технічна документація - це документація, що містить систематизовані відомості та опис результатів науково-технічного дослідження або стану науково-технічної проблеми (наприклад, звіт про НДР, звіт про патентні дослідження)

До складу НТД входять:науково-дослідна, конструкторська,технологічна,проектна документація для будівництва; кінофотофонодокументи,документи на машинних носіях,що фіксують процес науково-технічної роботи,конструювання виробів,проектування документів капітального будівництва,документи за винаходів і відкриттів та інші документи.

Експертиза цінності НТД здійснюється у два етапи:

На першому етапі проводиться вибір проблематики проектів і досліджень виробів промислового виробництва та технологічних процесів,обертів планування та капітального виробництва,НТД яких визнана такою,що має культурну цінність і підлягає подальшій передачі на державне зберігання. Кінцевим результатом цієї роботи є складання переліку об'єктів,проблем,по яких науково-технічна документація підлягає подальшій передачі на державне зберігання. Перелік обговорюється і затверджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву,в зоні комплектування якого знаходиться заклад,організація чи підприємство.

Науково-технічна документація,яка не увійшла в названий перелік,знаходиться на зберіганні у відомчому архіві до впадання потреби,потім її знищують відповідно до законодавства.

На другому етапі експертизи піддаються комплекси НТД за обраними проектами і проблемами,де визначається склад НТД,який підлягає подальшій передачі на державне зберігання. Підсумком цього етапу є складання опису одиниць зберігання НТД.

На кожному етапі експертизи цінності НТД застосовується в комплексі загальних і специфічних критеріїв.

Основним нормативно-правовим актом,що визначає види НТД постійного строку зберігання,що були створені в процесі діяльності юридичних осіб всіх форм власності є «Перелік науково-технічних документів постійного строку зберігання».

Архіву НТД постійного строку зберігання організації зберігають у власних підрозділах або передають для зберігання до державних архівів відповідно до законодавства.

Зберігання науково-технічної документації

На державне зберігання до ЦДНТА України до сьогодні приймається лише частина документів постійного зберігання, які утворюються в процесі діяльності юридичної особи. Це комплекси НТД (проектна, конструкторсько-технологічна, науково-дослідна документація), які надходять до архівного фонду окремими частинами, потім групуються за об'єктними та тематичними ознаками. Наголосимо, що разом з НТД, яка складає комплекс, організацією-розробником (фондоутворювачем) до архіву не передаються на державне зберігання документи діловодства. Таким чином порушується принцип збереження цілісності архівного документального фонду.

Від 1988 р. поняття “архівний фонд НТД” поряд з “архівним комплексом НТД” чітко визначає характер облікової системи архіву. У 2003 р. видається “Анотований реєстр описів до фондів ЦДНТА України”6 ; у 2012 р. - удосконалена “Інструкція з організації обліку документів НАФ в ЦДНТА України”, орієнтовані саме на “архівний фонд”.

У 80-ті рр. минулого ст. в системі організації зберігання та обл ку документів в ЦДАНТД УРСР нагальним було розв'язання питання щодо обліковування НТД не за “справами”, а за “одиницями зберігання”. Зважаючи на особливості фізичних якостей НТД (фото, діазокальки, що зберігаються у рулонах-тубусах; форматовані креслення конструкторської документації, які повинні бути розгорнутими; кальки, що зберігаються за частинами проекту у спеціальних коробках), спеціалісти архіву вважали, що НТД повинна обліковуватися виключно за одиницями зберігання (текстовими, графічними окремо).

З Довідки про запровадження в ЦДАНТД УРСР “Правил роботи з НТД в організаціях та на підприємствах СРСР”: “...за облікову одиницю конструкторської та технологічної документації береться “аркуш креслення”, незалежно від формату або текстового документу”7 .

У ЦДНТА України запроваджена централізована система обліку. Основними обліковими одиницями є: архівний фонд; група-комплекс; одиниця зберігання. В межах фонду обліковується комплекс НТД.

НТД в архіві розподіляється за такими основними групами: комплекси проектної документації в галузі капітального будівництва (перша група); конструкторсько-технологічна (друга група); науково-дослідна документація (звіти про НДР, ДКР - третя група). Основними класифікаційними одиницями організації документів в межах групи-комплексу є одиниця зберігання НТД (текстовий або графічний документ чи їх сукупність, поєднаних зв'язком походження, призначенням, приналежністю до однієї теми, питання, об'єкту, наукової праці).

ЦДНТА України керується в своїй роботі “Основними правилами роботи державних архівів України” (схвалені колегією Держкомархіву України 03.02.2004, протокол № 2) та “Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР”8 , які регламентують перелік основних облікових документів для всіх архівних установ України. документація вітчизняний науковий

Серед облікових документів, які суттєво відрізняють облік науково- технічної документації в ЦДНТА України від інших архівів, є ведення книг: сумарного обліку надходжень документів на постійне зберігання (окремо за кожною групою НТД) і списків архівних комплексів, призначених для інвентарного та кількісного обліку архівних комплексів та закріплення за ними постійних №№ комплексів.

Висновок

На нинішньому етапі важливими завданнями обліку є: підготовка баз даних для запровадження обліку в електронному вигляді; оцифрування описів документів постійного зберігання. Саме електронні архіви зараз стають запорукою ефективної організації роботи будь-якого сучасного закладу. При цьому кількість документів (або інших джерел них баз) не вплинуть на їх компактність та швидкість проведення інформаційного пошуку користувачем-дослідником. Одним із основних принципів їх створення є уніфікація складових у системі обліку НТД, але останній етап (уточнення остаточних відомостей “комплекс - справа - одиниця зберігання”) дещо гальмує загальний поступ в обраному напрямі.

Варто наголосити, що інформатизація архіву зводиться не тільки до оснащення сучасною комп'ютерною технікою. У подальшому ми передбачаємо запровадження та освоєння програмно-інформаційних технологій, які забезпечуватимуть виконання основних завдань та функцій ЦДНТА України, допоможуть по-новому організувати роботу підрозділів, розвинути інформаційний ресурс електронного науково-довідкового апарату та пов'язані з ним, як з мета-описуванням (створення опису для кожної окремої сторінки документу), цифрові копії текстових архівних документів; ретроконверсію документів (переведення із графічного вигляду в електронний).

Фондоутворювачі архіву - це представники всіх галузевих напрямів вітчизняної промисловості: паливно-енергетичного, металургійного, машинобудівного; хіміко-лісотехнічного, будівельного комплексів; вугільної та гірничорудної; газової та нафтової; харчової промисловостей; транспорту та зв'язку; водного господарства; а також визначні діячі в галузі науки, техніки, архітектури.

Проекти, які зберігає ЦДНТА України, не обмежуються територією України; вони презентують об'єкти різного призначення, розташовані у 26 країнах світу, зокрема Білорусі, Болгарії, Грузії, Єгипті, Індії, Іраку, Казахстану, Молдови, Російської Федерації, Угорщини, Узбекистану т. ін.9 .

Як головний в Україні зберігач НТД, ЦДНТА України поряд із комплектуванням, обліком та забезпеченням збереженності документів розробляє та удосконалює науково-довідковий апарат (НДА) до своїх фондів: путівники, міжархівні довідники, галузеві, тематичні, фондові огляди, об'єктний та систематичний каталоги тощо10.

Облік архівної НТД - це постійно діючий, життєздатний процес, націлений не тільки на встановлення та уточнення її складу. Він надає повну уяву будь-якому керівникові чи спеціалісту про архівний заклад в цілому, допомагає оцінити фізичний стан документів. А останній фактор, в свою чергу, дозволяє своєчасно ліквідувати будь-які недоліки, що можуть впливати на фізичну збереженість паперів, інших носіїв документальної інформації.

Размещено на Allbest.ru