Сертификация системы управления для малых и средних предприятий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сертификация системы управления для малых и средних предприятий

Куропятник Владимир Леонидович

ИП Куропятник Владимир Леонидович

фрилансер

Аннотация

В статье описывается концепция и опыт сертификации системы управления для предприятий малого и среднего бизнеса.

Abstract

The article describes the concept and experience of certification of a management system for small and medium businesses.

Ключевые слова

сертификация, управление, организующая схема, финансовое планирование, WISE, Хаббард, статистики, ценный конечный продукт

Keywords

certification, management, organizing board, financial planning, WISE, Hubbard, statistics, valuable final product

Несмотря на то что довольно часто предприниматели склонны искать причины своих неудач вне своей фирмы - налоговое законодательство, чиновники, конкуренты, поставщики, погода - успешный предприниматель подтвердит, что успех закладывается внутри фирмы и именно внутренние факторы определяют её судьбу. Если фирма производит хороший продукт, если её владелец правильно выбрал маркетинговую стратегию, то её может подкосить только отсутствие правильной системы управления и правильного финансового планирования. Исследования, выполненные американскими консультантами по управлению и членами международной ассоциации предпринимателей WISE, позволили выделить пять наиболее критичных областей для выживания и успешного развития малого и среднего предприятия.

Это:

1. Структура предприятия (отражены ли в ней все необходимые функции), правильное распределение людей и обязанностей между ними и правильная организация потоков на предприятии.

2. Система коммуникации на предприятии.

3. Система обучения персонала.

4. Управление на основе объективных численных показателей.

5. Финансовое планирование.

Первую группу задач позволяет решить так называемая организующая схема (оргсхема) предприятия, впервые описанная американским исследователем Роном Хаббардом [1].

Это структура предприятия, которая отражает его производственный цикл. Оргсхема состоит из семи структурных подразделений (отделений). Они отвечают за следующие основные функции:

Отделение 7: цели, миссия, общая стратегия, политика компании, юридические вопросы, оценка, прогнозирование и управление компанией в целом.

Отделение 1: наём персонала, обучение должностным обязанностям, все перемещения персонала, налаживание и поддержание всех коммуникационных линий в организации, этика персонала, охрана.

Отделение 2: маркетинг, публикации, продажи, ведение клиентской базы.

Отделение 3: бухгалтерия, сбор средств с должников, контроль соблюдения финансовой политики компании.

Отделение 4: производство.

Отделение 5: контроль качества, коррекция организации и её продукта, совершенствование персонала.

Отделение 6: расширение рынка, привлечение новых клиентов, открытие новых точек, связи с общественностью.

Каждое отделение состоит из трёх отделов. Функции и производимый продукт каждого отдела и отделения (а также каждой должности) чётко прописаны. Схема подчинена идее потока частиц, которые преобразуются по мере прохождения через организацию. На промежуточных этапах получаются подпродукты, из которых на выходе получается Ценный Конечный Продукт (ЦКП) организации. Вся оргсхема нацелена и оптимизирована на получение ЦКП в нужном объёме и нужного качества.

Система коммуникации позволяет сотрудникам легко обмениваться информацией, не отвлекая друг друга и не мешая друг другу работать. Исследования показывают, что больше 90% деловой коммуникации может быть письменной без какого-либо ущерба для скорости решения вопросов. При этом возникают дополнительные преимущества. Кроме тех, что отмечены выше, многократно повышается контроль и снижается процент невыполненных распоряжений и утерянных данных. В этой системе невозможна коммуникация от подчинённого к начальнику, где подчинённый просто даёт начальнику проблему. Это заставляет сотрудников брать ответственность за свою область и предлагать решения вместо проблем.

Успешно развиваются только те фирмы, где налажено обучение сотрудников. Прежде всего - их должностным обязанностям и производственным навыкам (для руководителей это навыки управления). Затем - общим организационным принципам, по которым работает их фирма. Для каждого сотрудника составляется индивидуальная программа по его обучению и совершенствованию, и движение сотрудников по их программам жёстко контролируется. Естественно, программы согласовываются с сотрудниками. Хаббард разработал технологию обучения, которая позволяет добиться стопроцентного усвоения материала за короткий срок и практически исключить ошибки на рабочих местах по причине низкой квалификации. В основе технологии обучения лежат открытия о препятствиях в обучении - об их природе и о способах их устранения.

Если продукт, производимый сотрудником, подразделением или организацией известен и точно сформулирован (а это так и есть, если внедрена оргсхема), то его можно измерить. Числовые показатели (данные измерений) в этой системе управления называются "статистиками". Статистики измеряются еженедельно и наносятся на графики. Примеры статистик: валовой доход, количество отправленных писем, количество откликов на рекламу, количество новых клиентов, стоимость отгруженного товара и т.д. Главные статистики подразделений вывешиваются на специальном стенде, который называется "информационный центр организации" (ИЦО). ИЦО для руководителя - как приборная доска для лётчика. По графикам статистик руководитель может видеть, какие процессы происходят в разных частях организации, обнаруживать потенциальные проблемы ещё на дальних подступах и справляться с ними ещё до того, как они возникнут.

Дополнительные преимущества использования статистик:

1. То, что можно измерить и вознаградить, будет выполнено.

2. Вы можете увидеть, улучшается ли ситуация, остаётся ли неизменной или ухудшается.

3. Вы можете определить, является ли какое-либо действие успешным или неудачным.

4. Вы можете определять стратегию вашей организации, основываясь на цифровых показателях.

5. Управлять на основе цифровых показателей (статистик) лучше и безопасней, чем управлять, руководствуясь слухами, предчувствиями, интуицией или личной неприязнью.

6. Статистики дают вам в распоряжение факты и только факты.

7. Вы можете точно сформулировать для сотрудников, каким образом будет измеряться их работа и в каком случае они будут получать премии.

8. Статистики показывают вам, какие области вашей деятельности нуждаются в коррекции, а какие в поощрении.

9. Статистики предоставляют ключевые данные для проведения оценки эффективности работы.

10. Если вы не можете измерить какую-то работу, то, вероятно, она не даёт вам продукта.

По нашей оценке большинство банкротств и финансовых крушений происходят из-за отсутствия правильного финансового планирования. Хаббардом была разработана простая система контроля за финансами, которая позволяет избежать таких вещей, как неплатёжеспособность, растраты и прочие финансовые потрясения. Организация при этом живёт на средства, которые реально заработаны. Система имеет недельную цикличность, т.е. все действия по финансовому планированию повторяются еженедельно. Сначала анализируется состояние счетов организации, проверяется, кому и сколько организация должна, кто должен ей, затем планируется доход предстоящей недели и действия по получению этого дохода. Потом планируются расходы на предстоящую неделю исходя из той, суммы, которую организация за последнюю неделю заработала. Определённый фиксированный процент от недельного дохода направляется на рекламу, определённый процент (обязательно!) - на резервный счёт. Финансовое планирование в компании проводится комитетом по финансовому планированию, который состоит из начальников отделений. Готовый план утверждается исполнительным советом, который состоит из генерального директора и его заместителей. Финансовый директор контролирует правильность финансового планирования. Он подчиняется непосредственно учредителю и на оргсхеме находится в седьмом отделении.

Описанная выше система управления применима для предприятий любого профиля и любого размера. Она подробно описана и стандартизована. Многие тысячи предпринимателей из более чем 100 стран, которые используют эту систему управления, объединены в международную ассоциацию WISE. Ассоциация создана в 1979 году, её штаб-квартира находится в Лос-Анджелесе. Каждому члену WISE выдаются материалы, включающие в себя программы по внедрению основ, перечисленных выше. Международный офис WISE сертифицирует тех, у кого внедрены основы и система управления отвечает описанным стандартам. Обязательным требованием для получения международного сертификата "Модель административного ноу-нау" является стабильный рост основных производственных показателей в течение года и платёжеспособность компании (т.е. собственных денег должно быть больше, чем долгов).

Ежегодно более 100 компаний из России и стран СНГ получают международный сертификат "Модель административного ноу-хау".

Сертифицирование системы управления предприятием способствует стабильному росту предприятий, участвующих в программе, и, кроме того, является великолепным инструментом для франчайзинга.

сертифицирование управление предприятие хаббард

Библиографический список

1. Высоцкий А.А. Оргсхема: как разработать структуру компании. Киев: Высоцкий Консалтинг. 244 с.

Размещено на Allbest.ru