Документирование управленческой деятельности средней общеобразовательной школы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие документооборота. Основные принципы построения документооборота средней общеобразовательной школы

документооборот общеобразовательный школа управленческий

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [13].

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Возможность исследования документооборота средней общеобразовательной школы обусловлена тем, что деятельность любого образовательного учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса делопроизводства, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Вся документация средней общеобразовательной школы делится на три документопотока [21]:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

в paботе, которые ждут его действий;

на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Документооборот составляет часть системы делопроизводства образовательного учреждения и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования делопроизводства образовательного учреждения, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений [20].

В соответствии с этим цель документооборота - обеспечение движения документов в процессе делопроизводства образовательного учреждения, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой делопроизводства образовательного учреждения ее целей [20].

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Схема существующей системы документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа [21].

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Рациональная организация документооборота средней общеобразовательной школы предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность [15]. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены [15].

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании - необходимо строго руководствоваться функциями средней общеобразовательной школы и компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции образовательного учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность управленческих функций образовательного учреждения и его отдельных структурных частей.

Итак, документооборот средней общеобразовательной школы составляет часть системы делопроизводства образовательного учреждения и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении.

Все рассмотренные принципы рациональной организации документооборота взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

2. Системы документации, применяемые в деятельности средней общеобразовательной школы

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, система документации: «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению» [13].

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

В отношении средней общеобразовательной школы к документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемого ими направления деятельности образовательного учреждения подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации средней общеобразовательной школы. Именно они обеспечивают управляемость объектов в организации. [21]

Далее мы рассмотрим краткие характеристики систем документации средней общеобразовательной школы.

Организационно-правовая документация

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

устав образовательной организации;

положение об образовательной организации;

положение о структурном подразделении образовательной организации;

положение о коллегиальных и совещательных органах образовательной организации;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

инструкции по отдельным видам деятельности;

должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации средней общеобразовательной школы. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается установление организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы [20].

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках образовательной организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками средней общеобразовательной школы, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования образовательной организации. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).

4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы образовательной организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет [20]. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом директора школы).

Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.

6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Плановая документация.

Особенности плановых документов в том, что они разрабатываются руководством образовательной организации с привлечением высококвалифицированных специалистов и составляются на определенный срок [22].

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности [16]

Текст программы излагается в виде разделов по соответствующим направлениям деятельности, этапам работы. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Программы могут быть достаточно объемными документами, имеют приложения в виде таблиц, графиков, схем и т.д.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки и ответственных исполнителей. [16]

Тексты планов оформляются в виде таблиц. Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков. Порядок оформления конкретных видов планов регламентируется нормативными документами.

К плановым документам также относят:

перспективный план;

график;

схему;

генеральную схему.

Распорядительная документация

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности образовательного учреждения. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Руководство средней общеобразовательной школы наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя образовательной организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления [19]. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются структурные подразделения средней общеобразовательной школы, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. Правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.).

2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований.

3. Правовые акты образовательных организаций, учреждений.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации.

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация.

Справочно-аналитические документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения [21].

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав справочно-аналитических документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень [21].

Отчетная документация.

К отчетным относят документы, содержащие сведения о результатах деятельности образовательной организации за определенный период времени. Эти документы могут составляться по различным направлениям деятельности. Отчетная документация в деятельности образовательной организации и государства выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с плановыми показателями. Ее анализ позволяет корректировать и совершенствовать деятельность.

Отчетная документация предприятия состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутрифирменная отчетность.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения образовательной организации или вышестоящему органу. [16]

Отчеты могут составляться на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой отчета считается дата его утверждения или вынесения резолюции. К отчету могут быть приложены пояснительная записка и другие справочные материалы.

Документация по обеспечению кадрами (по личному составу).

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам) [25].

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой образовательной организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника: [25]

документация, связанная с комплектованием персонала образовательной организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в образовательной организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с образовательной организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные школой с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.) [22]. Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы образовательной организации. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность):

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2]. Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию. В образовательных организациях используются следующие виды бухгалтерских документов:

бюджетная смета;

отчет об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения;

отчет об исполнении муниципального задания;

план финансово-хозяйственной деятельности;

муниципальное задание;

план финансово-хозяйственной деятельности. []

Итак, существуют следующие системы документации, применяемые в средней общеобразовательной школе: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность). Каждая система документации включает в себя целый ряд документов, являющихся элементами системы.

3. Формирование документального фонда средней общеобразовательной школы

Документальный фонд состоит из документов, образующихся в делопроизводстве организации в соответствии с ее правовым статусом, выполняемыми задачами и функциями.

Документ включается в состав документального фонда организации после его регистрации в соответствии с правилами, установленными нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашение программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжении государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Все документы регистрируются один раз.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

В средней общеобразовательной школе в течение года образуется большое количество документов (документальный фонд). Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве школы.

Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов;

список фондов;

лист фонда;

опись дел;

реестр описей;

номенклатура дел;

дело фонда;

книга выдачи дел во временное пользование;

формы статистических отчетов о составе, объеме фондов;

книга учета документов, передаваемых в другие архивы [5].

Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии комплектования, описания и их хранения. К оперативным учетным документам относятся:

акты приема документов;

акты о выявлении неучтенных документов;

акты о неисправных повреждениях документов;

акты о потере документов, пути поиска и пр.;

Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Составление номенклатуры дел является важной функцией управления, так как она позволяет правильно формировать документальный фонд организации в соответствии с установленными правилами [9].

В номенклатуру дел включаются все документы образовательной организации, включая электронные документы и базы данных. Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

- закрепление индексов дел;

- систематизация дел;

- установление сроков хранения дел;

- учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в следующих нормативно-методических документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.

Различают 3 вида номенклатуры дел: 1) типовую, 2) примерную, 3) индивидуальную номенклатуру дел для конкретной образовательной организации [9].

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве образовательных организаций, единую индексацию этих дел. Типовая номенклатура дел составляется архивными организациями, министерствами и ведомствами для учреждений с однородными типами деятельности структурами и является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана

Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в рамках административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т.д. (далее - организаций). Такие номенклатуры, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Номенклатура дел школы составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, согласовывается с заведующей архивным отделом (не реже раз в пять лет), подписывается директором средней общеобразовательной школы [9].

Таким образом, в процессе деятельности средней общеобразовательной школы создают и получают большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их систематизации, то есть при составлении номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела [13].

При формирование дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве.

Дела ведутся в пределах календарного года.

В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся.

Документы, находящиеся в деле должны быть подлинными.

Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело.

При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам.

Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному тексту, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация.

Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке [9].

Дела, содержащие документы ограниченного доступа, формируются отдельно от других.

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Итак, формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Подготовка дел для передачи в архив

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и наряду с экспертизой ценности документов включает:

- соответствующее оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- передача дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Завершенные делопроизводством дела в течение 5 лет остаются в школе для использования в работе. По окончании этого срока дела постоянного хранения передаются в установленном порядке на государственное хранение в отдел архивной службы района. По согласованию с руководством отдела архивной службы района, обработанные и описанные дела постоянного хранения и по личному составу, могут быть приняты в архив досрочно.

Передача дел в отдел архивной службы района осуществляется по графику, утвержденному администрацией района.

Дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу принимаются в архив только по описям дел, утверждённым и согласованным в установленном порядке.

Таким образом, основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.



4. Этапы разработки Инструкции по делопроизводству для средней общеобразовательной школы

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством [12]. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами [29].

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Источниками для составления Инструкции по делопроизводству для средней общеобразовательной школы служат:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года №76.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. №03-51/64 О «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации [29].

Существует множество вариантов по составлению Инструкции по делопроизводству. Далее рассмотрим обобщенные этапы создания инструкции и состав основных ее частей.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

сбор и анализ материала;

разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

работа по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений;

внедрение инструкции в школе.

Инструкция по делопроизводству обычно подразделяется на 3 основные части: вводная (общие положения), основная часть (тематические разделы) и приложения [29].

Общие положения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.

Основная часть.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения.

В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика.

Основная часть инструкции может включать три раздела: «Правила составления и оформления документов», «Организация работы с документами», «Документация по личному составу».

Раздел «Правила составления и оформления документов», может включать в себя несколько подразделов[11]:

«Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»;

«Виды бланков организации и порядок их использования»;

«Общие правила подготовки и оформления документов»;

«Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

«Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;

«Порядок изготовления и размножения документов»;

«Правила оформления и заверения копий и приложений»;

«Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;

«Порядок работы исполнителей с документами»;

«Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».

Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));

порядок учета объема документооборота.

В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.

В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.

Особого внимания заслуживает вопрос о ведении личных дел работников образовательной организации. Решение о необходимости их ведения принадлежит руководству организации (если нет решения вышестоящей организации). Если такое решение принято, то личные дела следует вести по всем правилам, а порядок их формирования и работы с ними необходимо закрепить в специальном подразделе «Правила формирования личных дел». В этом подразделе устанавливают категории работников, в отношении которых ведение личных дел обязательно (например, все работники образовательной организации или только материально ответственные лица). Необходимо установить также состав документов личного дела, порядок их подшивки в личное дело, периодичность проверок личных дел и порядок их подготовки для сдачи в архив [29].

В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.

В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению (включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела), закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

При составлении третьего раздела «Документация по личному составу» следует учесть, что документирование трудовых отношений имеет специфику, определяемую профилем работы организации. Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов.

Исходя из логики возникновения и развития трудовых отношений данный раздел может иметь следующую структуру:

«Порядок оформления приема на работу»;

«Порядок оформления перевода на другую работу»;

«Порядок оформления увольнения»;

«Порядок оформления отпусков»;

«Порядок оформления командировок»;

«Порядок оформления поощрений»;

«Порядок оформления дисциплинарных взысканий»;

«Порядок оформления и ведения трудовых книжек»;

«Учет кадров».

В каждом подразделе инструкции необходимо закрепить:

виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования деятельности по установлению трудовых отношений, учету и движению кадров;

правила подготовки распорядительных документов (приказов (распоряжений), включая порядок подписания, визирования, согласования, утверждения;

правила оформления документов - оснований к приказам по личному составу (заявление, уведомление, докладная записка, представление, объяснительная записка и др.);

порядок изготовления, размножения и рассылки приказов (распоряжений).

В подразделе «Учет кадров» дается описание применяемых учетных форм, справочных массивов, приводится порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранения [29].

Состав тематических подразделов может быть дополнен в зависимости от условий работы организации. В инструкцию могут быть включены разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, оформления аттестации работников и др.

В раздел «Приложения» необходимо включать максимально возможное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В каждом разделе (подразделе) по тексту, как правило, делаются ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа. В приложение можно включать схемы документопотоков, образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, акта на выделение документов к уничтожению [29].

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда образовательная организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

В крупных образовательных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. В небольших образовательных организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Росархива.

Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу.



Библиографический список

1. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43 ст. 4169.

2. Федеральный закон Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ (ред. от 31.12.2014, с изм. от 02.05.2015) «Об образовании в Российской // Собрание законодательства РФ, 31.12.2012, №53 (ч. 1), ст. 7598.

4. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») Интернет-ресурс КонсультантПлюс http://www.consultant.ru/.

5. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 №18380).

6. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 №03-51/64 <О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях>

7. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76).

8. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76. // Собрание законодательства Российской Федерации от 23 декабря 2009 г. №76, ст. 307.

9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. // Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №50, ст. 4901.

10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477. // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. №25, ст. 3060.

11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие с 1 июля 2003 года) // Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

12. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 №28-ст).

13. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М.: Стандартинформ, 2014 год официальное издание.

14. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012, 364 с., CD-ROM. (Высшее образование) ISBN 978-5-16-004923-6.

15. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. Руководство - 8-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - 240 с.

16. Дик Н.Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. - М.: ФЕНИКС, 2008. - 320 с.

17. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику приказах. Унифицированные формы. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 182 с. - (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 16 (230)).

18. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Оформляем документы на персональном компьютере грамотно и красиво. - М.: ИНФРА - М, 2014. - 187 с.

19. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 367 с.

20. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 312 с.

21. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2013. - 520 с.

22. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. - 576 с.

23. Кузнецова И.В., Хачатурян Г.А. Документационное обеспечение управления персоналом. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2014. - 220 с.

24. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство. - 3-е изд. - Минск: Амалфея, 2010.

25. Никифорова Н.А. Приказы по кадрам и сопроводительные документы. Учеб. пособие. - 2-е изд., стер. - М.: Издательство «Омега-Л», 2014. - 219 с.

26. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. - 304 с.

27. Песецкая Е.В., Русецкая О.В., Трофимова Л.А. Менеджмент. Учебник для бакалавров. Под редакцией профессора Петров А.Н. СПб: Юрайт, 2012. - 641 с.

...