Размещено на http://www.allbest.ru/

Теоретические аспекты использования инструментов в управлении проектами

Введение

Каждый проект по-своему уникален. Каждый проект имеет собственные риски. Количество рисков зависит именно от уникальности, а также от размеров и величины неопределенности, присутствующей в проекте. Опытный менеджер всегда готов к тому, что его проект будет богат историей изменений, внесенных под воздействием рисков и неопределенности. Во многом деятельность менеджера направлена на борьбу с этой самой неопределенностью. Одним из способов решения этой проблемы является формализация процессов управления и использование современного инструментария управления проектами.

Проект - объект управления, который обладает таким набором особенностей, требующих использования специальных приемов и методов управления ими. В течение примерно 40 последних лет управление проектами сформировалось как профессиональная область деятельности и самостоятельная дисциплина, вооружающая руководителей проекта технологиями и инструментами планирования, контроля и координации осуществления различных проектов.

Одним из обязательных условий эффективной реализации проектов в последнее время становится применение современных средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Деятельность практически любого современного проекта, независимо от продолжительности, сферы деятельности, количества и состава участников, бюджета, намеченных целей и задач проекта, на современном этапе невозможно представить без использования современного программного обеспечения.

Цель работы - провести анализ инструментов управления проектами.

1. Понятие и сущность проекта

Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. Ускорение ритма современной жизни, изменчивость окружающей среды усиливает нестабильность функционирования компаний, заставляет их проводить частые и быстрые изменения, подстраиваться под изменения внешних условий. Справляться с этой задачей позволяет проектная деятельность. "Преуспевающая компания сегодня - это компания, успешно реализующая проекты". управление бизнес бюджет программный

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. В настоящее время значимая часть деятельности организаций является проектной. "Имеющаяся тенденция к еще большей динамике и изменчивости окружающей среды ведет к тому, что в обозримом будущем деятельность компаний на 100% будет проектной".

Существует множество определений понятия "проект". Вот некоторые из них. Проект - "это что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие", это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Временное означает, что у любого проекта есть начало и завершение, когда достигаются поставленные цели либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. "Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

"Проект - уникальная деятельность, предполагающая координированное выполнение взаимосвязанных действий для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений".

Каждый проект, независимо от его сложности и объема работ, проходит в своем развитии определенные состояния, от состояния когда "проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет".

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта. Состояния, через которые проходит проект, называют "фазами".

Фазы жизненного цикла проекта отражают основную деятельность, содержание работ по реализации проекта.

Обычно в жизненном цикле проекта выделяют следующие фазы:

- анализ проблемы;

- разработку концепции;

- детальное проектирование;

- выполнение;

- использование результатов;

- ликвидацию.

Анализ проблемы и разработка концепции. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая:

- формирование бизнес-идеи, постановку целей;

- назначение руководителя проекта и формирование ключевой

- команды проекта;

- установление деловых контактов, изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников;

- сбор исходных данных и анализ существующего состояния;

- определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

- сравнительную оценку альтернатив;

- представление предложений, их экспертизу и утверждение;

- разработку основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовую структуру проекта, составление технического задания;

- подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами;

- ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ;

- ввод в действие системы стимулирования команды проекта.

Фаза проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов. Характерные работы этой фазы:

- Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий.

- Выполнение эскизного и детального проектирования.

- Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций.

- Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.

Фаза выполнения. Производится координация и оперативный контроль работ по проекту, осуществляется изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:

- Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование.

- Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.

- Выполнение подготовки производства, строительно-монтажных и пусконаладочных работ.

- Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта.

Фаза сдачи и завершения проекта. Производятся комплексная пусконаладка и испытания, опытная эксплуатация системы на площадях заказчика, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах.

Основные виды работ:

- Комплексные испытания.

- Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

- Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

- Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.

- Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов.

- Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.

- Реализация оставшихся ресурсов.

- Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.

- Расформирование команды проекта.

Приведенная выше схема жизненного цикла проекта, отражая последовательность фаз проекта, является идеальной. На практике процесс развития проекта редко носит линейный характер. Гораздо чаще процесс осуществления проекта носит итерационный характер.

Реализация проекта требует выполнения определенных работ (мероприятий). Эти мероприятия можно сгруппировать таким образом: основная деятельность и обеспечение проекта.

К основной деятельности относят:

- анализ проблемы;

- формирование целей проекта;

- разработку основных положений проекта;

- базовое проектирование;

- детальное проектирование;

- изготовление;

- пусконаладочные работы;

- сдачу проекта;

- выпуск продукции;

- сопровождение и развитие производства;

- демонтаж оборудования.

Деятельность по обеспечению проекта можно сгруппировать по видам:

- организационное обеспечение;

- правовое обеспечение;

- кадровое обеспечение;

- финансовое обеспечение;

- материально-техническое обеспечение;

- коммерческое обеспечение (маркетинг);

- информационное обеспечение.

2. Функции инструментов управления проектами

Одним из наиболее характерных условий, сопровождающих ведение дел практически во всех областях бизнеса, является постоянное ускорение динамики изменений, вызванных развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося делового окружения, испытывает постоянную необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес. Применение лишь традиционной системы управления, основанной на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, становится недостаточным для эффективного управления компанией.

Именно это становится причиной того, что применение проектных методов управления сегодня уже не ограничивается организациями, по характеру деятельности ориентированными на выполнение работ в виде проектов - строительными компаниями, предприятиями, занимающимися разработкой и реализацией индивидуальных заказов. Даже в компаниях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности должна планироваться на основе проектов. Например, деятельность по модернизации производства, капитальному строительству, развитию систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса отвечают всем основным признакам проектов.

Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Поэтому предлагаемое Pba Consult комплексное решение по управлению проектами является совершенным и современным инструментом повышения эффективности бизнеса и составляющих его деловых процессов.

Функции инструментов управления проектами

Функциональная структура управления проектами включает в себя девять разделов:

1. Управление координацией (Project Integration Management).

2. Управление целями (Project Scope Management).

3. Управление временем (Project Time Management).

4. Управление стоимостью (Project Cost Management).

5. Управление качеством (Project Quality Management).

6. Управление человеческими ресурсами (Project Human Resource Management).

7. Управление коммуникациями (Project Communication Management).

8. Управление рисками (Project Risk Management).

9. Управление поставками (Project Procurement Management).

Все эти функции тесно переплетены между собой. Для того чтобы лучше понять связи между ними, необходимо рассмотреть процесс управления проектом.

В каждом проекте (фазе проекта) обязательно присутствуют пять групп процессов.

1. Процессы инициации (Initiating Processes) - принятие решения о начале проекта или его фазы.

2. Процессы планирования (Planning Processes) - определение рабочих схем достижения целей проекта.

3. Процессы исполнения (Executing Processes) - координация людей и других ресурсов во время выполнения проекта.

4. Процессы управления (Controlling Processes) - наблюдение и измерение результатов выполнения проекта и внесение необходимых коррективов.

5. Процессы завершения (Closing Processes) - оформление завершения проекта или его фазы.

При этом основными инструментами планирования проекта являются:

Планирование целей (Scope Planing). Разработка документа, в котором определены цели проекта. Отправной точкой служат описание продукта, обоснование проекта, общие ограничения, информация об уже выполненных аналогичных проектах. Анализируются альтернативные пути реализации проекта, определяются критерии успешности. Этот документ в дальнейшем служит основой для ВСЕХ проектных решений и единого понимания целей проекта ВСЕМИ его участниками.

Декомпозиция целей (Scope Definition). Последовательное деление основных результатов проекта на более мелкие элементы, вплоть до пакетов работ, хорошо поддающихся управлению. В итоге получается иерархическая структура (дерево) работ проекта (Work Breakdown Structure -- WBS).

Определение операций (Activity Definition). Определение перечня элементарных операций (activity), которые должны быть выполнены для достижения результатов, описанных в WBS.

Планирование ресурсов (Resource Planning). Определение того, какие именно ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каком количестве потребуются для выполнения запланированных работ. Учитываются ограничения, связанные с политикой компании по кадровым вопросам, уровнем запасов, использованием оборудования и т.д., а также (обязательно) оценочные данные о стоимости использования ресурсов.

Определение взаимосвязи операций (Activity Sequencing). Определение последовательности проведения работ в проекте с учетом технологических, организационных и других ограничений. Одни работы могут выполняться параллельно, другие же, напротив, могут начаться не раньше, чем завершатся предшествующие. Результатом этого этапа является сетевая диаграмма (project network diagram), которая показывает логическую взаимосвязь между работами в проекте (часто ее некорректно называют PERT-диаграммой).

Оценка длительности операций (Activity Duration Estimating). Определение количества рабочего времени, которое необходимо для выполнения каждой элементарной операции. Расчет времени производится на основании экспертных оценок и моделирования (метод Монте-Карло). Учитываются ресурсные и другие ограничения.

Оценка стоимости (Cost Estimating). Определение стоимости ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Рассматриваются различные ценовые альтернативы. В результате разрабатывается план управления стоимостью проекта, для того чтобы она не вышла за рамки ограничений.

Составление расписания (Schedule Development). Определение дат старта и финиша для всех работ проекта. Оцениваются реалистичность расписания (project schedule), загрузка ресурсов и их влияние на срок выполнения проекта.

Разработка бюджета (Cost Budgeting). Определение базисной линии стоимости проекта, называемой S-кривой из-за ее сходства с латинской буквой S. Базисная линия показывает распределение во времени (нарастающим итогом) расходов на проект и служит для сравнения текущих результатов с плановыми.

Разработка плана проекта (Project Plan Development). Создание итогового структурированного документа на основании данных, полученных на предыдущих этапах планирования. Результатом является план проекта, который служит руководством для исполнения и управления им.

Кроме основных процессов планирования, на этом этапе также присутствуют вспомогательные. Они связаны с оценкой рисков и планированием качества, организационной структуры, коммуникаций и поставок в проекте.

3. Инструменты управления проектами

В практике управления проектами используются как универсальные, так и специализированные инструменты - программы (программные комплексы). Универсальные программные комплексы, к которым относят текстовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных, используют для подготовки документов и расчетов. К этой же группе относят программы подготовки и проведения презентаций и коммуникационные программы: программы работы с электронной почтой, рассылки факсов, доступа и публикации WEB.

Специализированные программы можно условно разделить на специальные и "приспособленные". Специальные программы разработаны специально для решения задач управления проектами. К этой группе программ относят программы бизнес-планирования и программы календарного планирования. Эти два типа программ наиболее широко используются на практике. К группе "приспособленных" можно отнести программные комплексы, которые были разработаны как средства решения других задач, например моделирования, но которые стали использовать для решения некоторых задач управления проектами, например структурного анализа.

Анализ используемых в практике управления проектами программных комплексов показал, что подавляющее их большинство направлены на автоматизацию следующих направлений управленческой деятельности:

- Бизнес-планирование

- Планирование работ

- Оперативный контроль за ходом работ

- Анализ хода выполнения плана

- Внесение корректировок в план работ

Исторически сложилось так, что большинство комплексов ориентированы на решение типовых, тиражируемых задач и нацелены в основном на автоматизацию этапа реализации. Они позволяют получить график реализации проекта и распределить ресурсы. Декомпозиция проекта, связывание задач, распределение ресурсов выполняется вручную, поэтому качество графика реализации проекта во многом определяется опытом руководителя проекта.

В качестве модели проекта в большинстве пакетов используется сетевой график, а в качестве критерия эффективности - длина критического пути. Существуют программы, ориентированные на автоматизацию этапов замысла и концепции, которые обеспечивают автоматизацию, в плане выполнения расчетов, разработки бизнес-плана.

К специализированным программным комплексам относят инструменты, специально созданные для управления проектом на различных этапах жизненного цикла. Ниже дано краткое описание программных комплексов, предназначенных для управления проектом на фазе концепции (Project Expert), системного проектирования (BPWin, IThink), подготовки и реализации (Microsoft Project).

К универсальным программным комплексам относят программы (приложения), которые предназначены для решения общих задач.

К универсальным приложениям относят:

- редактор текста;

- программу работы с электронными таблицами (электронная таблица);

- программы доступа к ресурсам Интернета;

- программы работы с электронной почтой.

Размещено на Allbest.ru