Структура, назначение и порядок разработки локальных нормативных актов по управлению персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет»

Экономический факультет

Кафедра «Управление персоналом»

Контрольная работа

По дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

Тема: «Структура, назначение и порядок разработки локальных нормативных актов по управлению персоналом»

Выполнила: студент гр.84-6

Захарова М.В.

Проверила: Чуракова С.В

• Красноярск 2016
• Введение

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

Локальный нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

1. наименование органа, издавшего акт;

2. наименование вида акта и его название;

3. дата подписания (утверждения) акта и его номер;

4. наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

Общие положения;

Порядок организации целевого приема;

Общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

1. Понятия и структура локальных нормативных актов

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, а также коллективными договорами, соглашениями, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовое законодательство не содержит определения локальных нормативных актов (далее - локальные акты). Однако, исходя из смысла ст. ст. 5, 8 ТК РФ, под ними понимаются внутренние нормативные документы организации.

Локальные нормативные акты -- документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Принимаемые работодателями ЛНА действуют в отношении работников данного предприятия независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 ТК РФ).Пшенко,А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие / А.В. Пшенко- М.: Вузовский учебник, 2009. - С.176.

Локальные акты утверждаются работодателями (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) в пределах их компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Такими актами регулируются отдельные виды правоотношений. В некоторых случаях необходимость утверждения локальных актов прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Например, согласно ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Из этой нормы следует, что для соблюдения порядка хранения и использования таких данных работодателю необходимо принять соответствующий локальный акт и ознакомить с ним работников под роспись.

Законодательство не предусматривает унифицированных форм для принятия локальных актов. Исключение составляют штатное расписание (форма N Т-3) и график отпусков (форма N Т-7), формы для которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Формы остальных локальных актов работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть инструкции, методики, положения, правила, стандарты и др.

При принятии локальных актов необходимо соблюдать требования ч. 4 ст. 8 ТК РФ. Согласно этой норме не подлежат применению локальные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, а также локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников.

Так как видов локальных актов достаточно много, для удобства их можно классифицировать по следующим критериям.

1. По степени значимости:

а) обязательные состав таких локальных актов определен трудовым законодательством. Трудовой кодекс РФ содержит прямое указание на принятие подобных документов (например, ст. ст. 189, 135 ТК РФ).

б) необязательные такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает локальные акты по своему усмотрению (например, Положение о добровольном медицинском страховании, Положение об организации детского отдыха).

2. По сфере действия:

а) общего характера, распространяющиеся на всю организацию (например, Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков);

б) специального характера, касающиеся отдельных вопросов (например, Положение о направлении работников в служебные командировки, Положение о структурных подразделениях).

3. По кругу лиц:

а) распространяющиеся на всех работников организации (например, Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков);

б) распространяющиеся на определенную категорию работников (Положение о ненормированном рабочем дне, Положение о предоставлении дополнительных отпусков работникам).

4. По способу принятия:

а) принимаемые работодателем единолично (например, Положения о структурных подразделениях, Положение о добровольном медицинском страховании);

б) принимаемые с учетом мнения представительного органа работников (например, Положение о профессиональной подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников, Положение о предоставлении дополнительных отпусков работникам). В этом случае при принятии локальных актов необходимо соблюдать порядок, предусмотренный ст. 372 ТК РФ.

5. По сроку действия:

а) постоянного действия - бессрочные (например, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об испытании при приеме на работу);

б) с определенным сроком действия (например, график отпусков, штатное расписание).

6. По сроку хранения:

а) постоянного хранения (например, Положение об оплате труда, Положение о структурных подразделениях);

б) 75 лет (например, должностные инструкции, график сменности - при тяжелых, вредных и опасных условиях труда).Ленкевивч Л.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие /Л.А. Ленкевивч. - М.: Вузовский учебник, 2011. - С.256.

Структура и содержание локальных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов.

Например, в Положении о добровольном медицинском страховании основная часть может состоять из следующих разделов: прикрепление работников к ДМС, ограничения на участие в ДМС, открепление от ДМС, действия работников в случае утраты полиса ДМС.

Локальные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. Например, в Положении о добровольном медицинском страховании приложением могут быть списки лечебных учреждений, программы ДМС.

При написании текста локального акта следует руководствоваться "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33), а также нормами "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Текст локального акта составляется на государственном языке РФ или на государственных языках ее субъектов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ (п. 3.20 "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003").

Содержание локального акта должно соответствовать ранее изданным по этому вопросу документам.

Для лучшего восприятия текст может быть разделен на отдельные части (разделы, подразделы, пункты и т.д.). Каждой части следует присвоить заголовок, который должен передавать ее краткое содержание.

Принятие локальных нормативных актов

Согласно ст. 12 ТК РФ локальный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.

Работодатель может принять локальные акты следующими способами:

- утвердить;

- издать приказ (распоряжение) об утверждении локального акта.

При утверждении локальных актов необходимо руководствоваться нормами "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Утверждая локальный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите "Гриф утверждения документа". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа. Помимо подписи гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его инициалов, фамилии и даты подписания.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Локальный акт может приниматься путем издания приказа (распоряжения). Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно. В приказе об утверждении локального акта необходимо отразить:

- дату введения локального акта в действие;

- указание об ознакомлении работников с локальным актом и сроки для этого;

- фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального акта;

- другие условия.

При утверждении локального акта приказом работодателю необходимо заполнить реквизит "Гриф утверждения документа". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу локального акта. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.Соколов,В.С. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие /В.С. Соколов - М.: Вузовский учебник, 2010. - С.176.

Прежде всего, нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

- Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника;

- Инструкция по технике безопасности;

- Штатное расписание (унифицированная форма Т-3);

- График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников);

- График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа;

- Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников;

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить;

- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании;

- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах;

- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников;

- График сменности - обязателен при наличии сменной работы;

- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р. 51141-98).

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация

Необязательные локальные акты организация разрабатывает самостоятельно для целей улучшения работы компании.

Их можно классифицировать на несколько видов.

1. Вопросы распределения финансов, такие вопросы решаются, например:

- Положении о бюджетировании;

- Положении о планировании.

Согласно Положению о бюджетировании, сотрудниками финансово-экономической службы осуществляется ежемесячный анализ отклонений фактических показателей деятельности компании от плановых. Для этого в конце каждого месяца составляется фактическая бюджетная отчетность.

Кроме того, в этом положении закладывается порядок заполнения взаимосвязанных планов:

- Бюджеты коммерческих и некоммерческих подразделений;

- Функциональные бюджеты;

- Бюджет банковских расходов;

- Бюджеты капитальных вложений;

- Бюджет движения денежных средств;

- Бюджет доходов и расходов по объектам, маркам;

- Прогнозный баланс.

2. Вопросы ведения бухгалтерского учета отражаются:

- Положении о проведении инвентаризации;

- Положении об учете основных средств;

- Положении о ведении консолидированного учета;

3. Вопросы юридического характера:

Данные вопросы решаются в зависимости от потребностей холдинга в решении различных вопросов. Например, в холдинге могут действовать следующие локальные акты:

- Положение о договорной работе;

- Положение о претензионной работе;

- положение о корпоративном секретаре АО;

- положение об информационной политике АО;

- положение о дивидендной политике;

- положение о процедурах внутреннего контроля;

- положение об управлении рисками;

- положения о комитетах совета директоров;

- стандарты этики и др.

4. Вопросы проведения проверок в холдинге:

К локальным актам, регулирующим данные вопросы могут относиться следующие:

- положение о контрольно-ревизионной службе;

- положение о ревизионной комиссии;

- положение о проведении аудита.

5. Кадровые вопросы:

Например, положение об обучении персонала определяет цели, задачи обучения, основные виды обучения, порядок взаимодействия структурных подразделений компании, ответственность, полномочия и обязанности сотрудников при организации обучения персонала компании. Такой документ разрабатывается с целью систематизации действий и процедур, направленных на обучение и развитие персонала, для обеспечения профессионального роста сотрудников и оптимизации расходов компании на обучение, установления взаимных прав и обязанностей компании и ее сотрудников.

Положение об адаптации сотрудников позволяет решить вопрос принятия новых кадров и наилучшей адаптации нового персонала.

2. Разработка локальных нормативных актов

Порядок разработки локальных актов законодательно не установлен, поэтому работодатели определяют его самостоятельно.

Условно порядок разработки локальных актов можно разделить на следующие стадии:

I стадия:

Определение вопросов, по которым требуются разработка и утверждение локального акта. На практике такая потребность выявляется в ходе совещаний, планерок. Сами работники организации могут выступить с инициативой создания локального акта при выявлении в ходе работы неурегулированных вопросов. документ сотрудник регистрация

Например, в организации принято решение включить в состав компенсационного пакета работников добровольное медицинское страхование (далее - ДМС). Трудовой кодекс РФ не содержит такой гарантии для работников. В этом случае работодателю необходимо принять локальный акт, в котором будут определены условия и порядок предоставления ДМС.

II стадия:

Определение этапов и сроков разработки локального акта. На практике работодатель устанавливает их при обсуждении вопросов, в отношении которых требуются разработка и утверждение локального акта.

III стадия:

Создание рабочей группы по разработке локального акта. Такая группа может состоять из работников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии. При необходимости включаются руководители подразделений, в отношении которых разрабатывается локальный акт. Это позволяет решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

Необходимо назначить ответственного руководителя рабочей группы, который будет координировать участников, и контролировать установленные сроки разработки локального акта.

Состав рабочей группы и порядок ее работы целесообразно закрепить в соответствующем приказе. Поскольку законодательством форма такого приказа не предусмотрена, работодатель вправе определить ее самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Участников рабочей группы необходимо ознакомить с приказом под роспись.

IV стадия:

Подготовка проекта локального акта. На практике такой проект разрабатывает участник рабочей группы, назначенный ответственным исполнителем. Остальные члены группы вправе вносить предложения и замечания в ходе подготовки проекта документа. При необходимости ответственный исполнитель дорабатывает его с учетом внесенных замечаний.

V стадия:

Согласование проекта локального акта. На данном этапе проект необходимо согласовать с участниками рабочей группы и другими заинтересованными лицами (подразделениями).

В процессе согласования документ передается от лиц, занимающих нижестоящие должности, лицам, занимающим вышестоящие должности.

После согласования проект передается на утверждение работодателю. Если для принятия локального акта необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), то до утверждения работодателем проект документа и обоснование по нему должны быть направлены в этот орган. Такой порядок предусмотрен ст. 372 ТК РФ.

Подробнее об этом см. "Учет мнения представительного органа работников (профсоюза) при принятии локальных нормативных актов" настоящего материала. Журавлева, И.В. Кадровое делопроизводство [Текст]: учебное пособие /И.В. Журавлева. - М.: Вузовский учебник, 2010. - С.184.

Заключение

Движение потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних), отражается в Инструкции. Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:

- Рационально распределить обязанности между работниками.

- Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.

- Укрепить служебную дисциплину.

- Повысить эффективность деятельности организации.

- Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.

- Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.

- Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.

- Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.

- Избежать трудовых споров

Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована.

Библиографический список

1. Журавлева, И.В. Кадровое делопроизводство [Текст]: учебное пособие /И.В. Журавлева. - М.: Вузовский учебник, 2011. - С.184.

2. Ленкевивч Л.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие /Л.А. Ленкевивч. - М.: Вузовский учебник, 2012. - С.256.

3. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие / А.В. Пшенко - М.: Вузовский учебник, 2011. - С.176.

4. Соколов В.С. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие /В.С. Соколов - М.: Вузовский учебник, 2012. - С.176.

Размещено на Allbest.ru

...