Етапи становлення документознавства як науки і наукової дисципліни

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО

Варіант 1

1. Етапи становлення документознавства як науки і наукової дисципліни

Документознавство - це 1) комплексна наука про документ і документально-комунікаційну діяльність, що досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації;2) наукова дисципліна, що вивчає в історичному, сучасному і прогностичному плані процеси створення, розповсюдження і використання документованих джерел інформації та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

Виникнення та розвиток документознавства прийнято розглядати за окремими періодами.

І. Період практичного документознавства

Зародження документознавства було пов'язане з виникненням «практичного», або прикладного документознавства, тобто з виникненням самої сфери роботи з документами як специфічної галузі людської діяльності й отриманням нею відносної самостійності. Це виявлялося в обґрунтуванні та створенні правил роботи з різними документами і вимог до самих документів на практиці, в управлінському процесі, в прикладній сфері. Подібні правила почали складатися ще в державах Стародавнього Сходу, наприклад, в Месопотамії, зокрема в Шумерських містах-державах. Відомо, що в Шумері найбільший розвиток отримали дві сфери людської діяльності - господарська та культурна. Дослідниками вивчена величезна кількість глиняних клинописних табличок і з'ясовано, що найбільш ранішні надписи відносяться до 2900 року до Р.Х. й містять господарські записи. З'ясовано, що шумери залишили після себе величезну кількість «господарських» записів і «списків богів».

В Стародавній Греції і Римі, коли виникла потреба в систематизації документів, з'явилися перші розробки такого роду - описи документів, їх зібрань, каталоги.

З розвитком людського суспільства, кількісною і якісною зміною документації, особливо після виникнення друкарства в середині XV століття, поступово відбувався поділ документальної діяльності на галузі. Як самостійні виділилися: діловодство, архівна, видавнича, бібліотечна справа. Всі вони мали яскраво виражений прикладний характер.

В нашій країні практичне документознавство було започатковано ще в епоху Київської Русі, коли робились перші кроки в справі складання майнових актів, привілеїв, формувалися традиції літописання.

В управлінській сфері практичне документознавство почало оформлятися в особливу систему одночасно з процесом становлення централізованої держави в XV-XVI століттях, коли відбувалося поступове відособлення функцій створення, тиражування, зберігання документів. У той період з'явилися і отримали розповсюдження уніфіковані документальні форми, що складалися з окремих випадків, які узагальнювалися в канцеляріях і потім офіційно закріплювалися. За визначенням багатьох дослідників, діловодна практика й надалі постійно та суттєво впливала на процес становлення науки про документ.

ІІ. Період зародження науки про документ

Період зародження науки про документ (загального документознавства), зазвичай відносять до кінця XIX - початку XX століття і пов'язують з ім'ям бельгійського вченого-бібліографа, книгознавця (за освітою - юриста) Поля Отлє (1868-1944), який разом з Анрі Лафонтеном (політичним діячем, професором міжнародного права, згодом сенатором і віце-президентом Бельгії) заснував у 1895 р. в Брюсселі Міжнародний бібліографічний інститут з метою складання усесвітнього каталогу людських знань. Нова наука була покликана вивчати не тільки друкарську продукцію, або діловодну документацію, а всі документовані джерела інформації.

Поль Отлє пропонував назвати науку, що вивчає документальну діяльність, бібліологією або документологією, що було пов'язане з ототожненням понять «книга» і «документ».

З часом відбулася диференціація, унаслідок якої як самостійні виділилися більш вузькі наукові дисципліни, наприклад, теорія індексування та реферування.

ІІІ. Період розвитку поняття «інформація»

З середини XX ст. (1950-60-і роки) процеси комунікації вченими розглядаються не тільки як документальні, але й ширше - як інформаційні. Поняття «документ» в багатьох випадках замінюється поняттям «інформація», оскільки перше починають вважати похідним від другого.

До середини 20-х рр. XX ст. під інформацією (у перекладі з латині - ознайомлення, роз'яснення, виклад) розумілися «повідомлення і відомості», що передавалися людьми усним, письмовим або іншим способом. З середини XX ст. інформація визначається як загальнонаукове поняття, що включає обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом, автоматом і автоматом; обмін сигналами у тваринному і рослинному світі; передачу ознак від клітки до клітки, від організму до організму (генетична інформація), одне з основних понять кібернетики.

У зв'язку з розвитком засобів зв'язку і телекомунікацій, обчислювальної техніки і їх використанням для обробки і передавання інформації виникла необхідність вимірювати її кількісні характеристики. З'явилися різні теорії, і поняття «інформація» почало наповнюватися різним змістом.

Незадовго до цього, у 1949 р. К. Шеннон і В. Уївер опублікували статтю «Математична теорія зв'язку», в якій були запропоновані імовірнісні методи для визначення кількості інформації. Проте такі методи описують лише знакову структуру інформації і не зачіпають закладеного в ній сенсу (у повідомленні, відомостях).

Ще в 1948 р. Норберт Вінер запропонував «інформаційне бачення» кібернетики як науки про управління в живих організмах і технічних системах. Під інформацією стали розуміти не просто відомості, а лише відомості нові й корисні для прийняття рішення, що забезпечує досягнення мети управління.

Також отримала розвиток семантична теорія інформації, яка вивчає сенс, що міститься у відомостях, корисність і цінність цих відомостей для споживача. У зв'язку з цим істотним стає суб'єктивний підхід, заснований і на апріорній підготовленості суб'єкта до сприйняття таких відомостей або повідомлень і з їх новизною для суб'єкта і з їх корисністю (або цінністю) для прийняття ним рішень, спрямованих на досягнення поставлених цілей.

Отже, за означений період усталене бачення про предмет документальної науки модернізується та набуває інформаційного та кібернетичного змісту.

IV. Період розвитку документознавства як наукового напряму

З 1960-х років започатковані такі наукові напрями, як документалістика та документознавство. Документалістика розглядається як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документальними системами всіх типів, - від образотворчого мистецтва до канцелярського діловодства. Документознавство розвивається як науковий напрям, що вивчає (головним чином в історичному аспекті) розвиток способів, окремих процесів і систем документування явищ об'єктивної дійсності, а також створення документів, їх комплексів і систем. На цей час документознавство ототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства відстоюється, певною мірою, окремими науковцями і зараз.

До середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. Подальший розвиток загальнодокументальних підходів пов'язаний з іменами А.В. Соколова, Ю.М. Столярова, О.П. Коршунова, Г.С. Кулешова та іншими авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ» та класифікації документів. Появою подібних ґрунтовних досліджень в становленні та розвитку документознавства знаменується початок якісно нового етапу. Згодом проблеми документознавства набули міждисциплінарного характеру, у зв'язку з цим ними займаються бібліотеко- і бібліографознавці, спеціалісти в галузі інформатики та книгознавства.

V. Період створення комплексу документознавчих дисциплін

На початку 1990-х років відчувалася необхідність в створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ використовується ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документально-інформаційна наука (Г.М. Швецова-Водка).

Починаючи з 90-х рр. ХХ ст. ядро комплексу наук про документ складають біблиотеко-, бібліографо-, книго-, архіво-, музеєзнавство та інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкту, створеного спеціально для передачі інформації.

2. Інформаційні рівні документу

Однією з найважливіших внутрішніх властивостей документу є обсяг інформації, що дає можливість її кількісного виміру. Виникає питання: яким чином можна підрахувати кількість інформації в документі? Слід зазначити, що сьогодні немає універсальної міри виміру кількості інформації, існують лише умовні міри, які характеризують інформацію, що міститься в певному документі, призначеному для використання споживачем. Слід враховувати, що будь-який документ є багаторівневою інформаційною системою, де кожен рівень має свої параметри. Відрізняють такі основні рівні документа:

- фізичний;

- синтаксичний (знаковий);

- семантичний (значущий);

- структурний та ін.

Оскільки документна інформація завжди знаходиться на певному матеріальному носії, то перше найзагальніше уявлення про її кількість може дати фізичний рівень, тобто фізичний обсяг, який заповнює інформація. Так, первинне уявлення про документи на паперових носіях можна одержати, вимірявши їх у кілограмах, кубічних метрах, кількості справ, що зберігаються, навіть довжиною полиць в архівосховищах (книгосховищах). Для аудіовізуальних і машиночитних документів можуть бути використані такі одиниці виміру, як довжина кіноплівки або магнітної стрічки у метрах, кількість фотографічних кадрів, відеокасет, магнітних, оптичних дисків тощо.

Інформаційний обсяг письмових документів можна виразити у друкованих, умовних друкованих і авторських аркушах і, таким чином, здійснити перехід на синтаксичний (знаковий) рівень. Авторський аркуш дорівнює 40 тисячам друкованих знаків, включаючи й пробіли.

В інформатиці кількість інформації визначається за допомогою бітів (різниця інформації між двома значеннями: так - ні, тобто цифра 2, яка використовується для кодування інформації). Вісім бітів дорівнюють одному байту.

Однак фізичний рівень обсягу документа, як і кількість знаків у ньому, тобто синтаксичний рівень, не дають уявлення про реальну кількість інформації в документі. Підрахувати ж реальну кількість інформації непросто. Не випадково окремі автори взагалі вважають такий підрахунок неможливим. документ інформація наука дисципліна

У пошуках найбільш ефективних шляхів виміру реальної кількості документної інформації пропонуються різні способи й поняття. Деякі дослідники (Б.В. Бірюков, Г.Г. Воробйов та ін.) пропонують так званий тезаурусний підхід. Для позначення реальної кількості інформації, яку вкладено в певний інформаційний обсяг (книгу, газету, офіційний документ і т. ін.), запроваджують поняття “інформаційна місткість”. Інформаційна місткість документа визначається реальним обсягом інформації, вкладеної його автором у фізичний обсяг.

К. Шенон говорив не про інформаційну міскість, а про кількість інформації, тобто про таку кількість інформації, яку отримує адресат, сприймаючи кожну літеру повідомлення. Поняття про інформацію як про змістовний бік повідомлення було підмінено поняттям про кількість інформації, що являє собою функцію статистичних характеристик символів, які складають повідомлення.

Розглянемо два повідомлення: Каїн убив Авеля і нїаК вибу ялевА. Вони мають однакову кількість знаків, але перше містить усвідомлене повідомлення, тобто інформацію, а друге просто набір літер, де ніякої інформації немає. Якщо їх скинути на дискету, вони будуть заповнювати однаковий обсяг.

Реальна кількість інформації, що отримується конкретним споживачем, позначається поняттям “інформативність документа”.

Оцінкою рівня інформативності можуть бути:

- кількість знань, даних, насиченість змістом;

- кількість інформації, яка вибирається із повідомлення або документа їхніми користувачами;

- кількісна характеристика корисно виведених ознак або еталонів об'єктів.

Відношення інформативності до інформаційної місткості називають інформаційною щільністю документа. Інформаційна щільність, як правило, менша за одиницю, тому що в кожному документі міститься певна кількість зайвої інформації для конкретного споживача. Інформаційна місткість та інформативність документа залежить від багатьох факторів: мови, стилю, структури, ступеня формалізації.

Однією з важливих внутрішніх властивостей інформації є її організаційна структура. За способом внутрішньої організації інформацію можна розділити на дві групи: логічно невпорядкований і логічно впорядкований набір даних.

Підвищення рівня внутрішньої організації будь-якої інформації покращує її сприйняття, економить час споживача, впливає на ефективність прийняття рішень. Свідченням наявності логіки впорядкування у монографії є виділення розділів, параграфів, глав.

Тестові завдання

1. Знайдіть вірне визначення: Згідно ДСТУ 2732-94:

а) Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передання в часі і просторі.

2. Визначте невірні твердження. Розрізняють обов'язкові дані про документ - реквізити на:

а) реквізити допоміжні; в) реквідити-додатки.

Коментар: Реквізит - це мінімальна структурна одиниця інформації, яку не можна розділити на більш дрібні складові елементи. Синонімами слова «реквізит» є: слово, елемент, атрибут. Кожний показник складається з реквізитів, останні діляться на реквізити-ознаки і реквізити-підстави.

3. Необхідно завершити думку: Загальне документознавство, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису і еволюції документа, спільні для всіх наук проблеми функціонування документів, практики їх створення і роботи з ними називається документологія.

Список використаної літератури

1. Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упоряд. К.Є. Новохатський, К.Т. Селіверстова, Н. І. Гончарова та ін. - К., 1998. - 106 с.

2. Комова М.В. Документознавство / М.В. Комова. - Львів: Тріада плюс, 2007. - 296 с.

3. Комова М.В. Документознавча термінологія / М.В. Комова. - Львів: Тріада плюс, 2003. - 167 с.

4. Палеха Ю.І. Загальне документознавство / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К.: Ліра-К, 2012. - 431 с.

5. Швецова-Водка Г.М Документознавство / Г.М. Швецова-Водка. - К.: Знання, 2007. - 398 с.

6. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 32 с.

Размещено на Allbest.ru