Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Типы документов

2. Структура и содержание служебных документов

2.1 Распорядительные документы

2.2 Справочно-информационные и справочно-аналитические документы

2.3 Отдельные виды документов

2.4 Официально деловая переписка

2.5 Коммерческая корреспонденция

Заключение

Список литературы

• документ служебный справочный переписка


Введение

В данной работе описаны основные типы служебных документов. Я считаю эту тему актуальной на сегодняшний день, так как большинство людей работают со служебными документами.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

1. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

По фактору адресации документы разделяют на внешнюю и внутреннюю деловую переписку. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемым к содержанию и языковому оформлению документов. В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного пользования и конфиденциального характера. Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учережденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

Ш организационно-правовая документация;

Ш плановая документация;

Ш распорядительная документация;

Ш информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

Ш отчетная документация;

Ш документация по обеспечению кадрами;

Ш финансовая документация;

Ш документация по материально-техническому обеспечению;

Ш договорная документация.

2. Структура и содержание служебных документов

2.1 Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависит результат его работы.

Основная задача распорядительных документов - это придание юридической силы тому или иному действию руководителя. Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление - это правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиально важных задач, стоящих перед данными органами, установление стабильных норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - это распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. По существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или выше стоящей организации.

2.2 Справочно-информационные и справочно-аналитические документы

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, события или действия, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Справка- документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы.

Служебная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические.

Аналитические записки - включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты комментируются, учитываются с ранее поступившей информацией.

Заявление - это внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены как правило, одному вопросу.

2.3 Отдельные виды документов

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор - представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон об исполнении конкретных обязанностей.

Договор (контакт) - фиксирует соглашение сторон о совместной деятельности.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

2.4 Официально деловая переписка

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

2.5 Коммерческая корреспонденция

Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара.

Ответ на запрос - составляется в случае, если продавец не может выслать покупателю предложение.

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Ответ на предложение - может содержать согласие на условие предложения.

Письмо-претензия (рекламация) - это коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятой на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Ответ на рекламацию - в нем сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично; денежная оплата произведена; претензия отклоняется с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Заключение

Целью работы было изучение основных видов служебных документов.

В результате проведенной работы мною были получены следующие выводы:

1. Официально-деловой стиль - это разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

2. Обязательные качества, которыми обладают служебные документы: объективность и достоверность; точность, которая исключает двоякое толкование текста; краткость, лаконизм формулировок; юридическая безупречность; стандартность используемого языка; нейтральный тон изложения; соответствие нормам официального этикета.

3. Выделяют следующие виды документов по функциональному значению: организационно-распорядительные документы; информационно-справочные документы; административно-организационные документы; личные документы; деловые письма.

Список литературы

1. Русский язык и культура речи [Текст]: учеб.пособие для вузов / Л. А. Введенская. Ростов н/Д: Феникс, 2003. 544 с. (Высшее образование).

2. Русский язык и культура речи [Текст]: учеб. пособие, допущено МО РФ / И. Б. Голуб. М.: Логос, 2011. 431, [1] с. ISBN 978-5-98704-534-3.

3. Русский язык и культура речи [Текст]: учеб. для вузов / под ред. В. И. Максимова. М.: Гардарики, 2000. 413 с.

Размещено на Allbest.ru