Экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Экспертиза ценности документов

1.1 Основные понятия и определения

1.2 Экспертная комиссия

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов

Заключение

Список использованных источников

Введение

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

1. Экспертиза ценности документов

1.1 Основные понятия и определения

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

р действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

р типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

р нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

Разработана система критериев ценности документов. Критерии - это признаки с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1. происхождение документов;

2. содержание документов;

3. внешние особенности документов.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

ь Значимость учреждения или лица, которые создали документы. Чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления народном хозяйстве культуре науке и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы.

ь Время и место образования документов. Важными являются документы, созданные одновременно с событием или вскоре после него и там где происходило событие. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации выполнения особых заданий. При оценке документов созданных в особые периоды истории важную роль играет и место их создания.

ь Интенсивность документирования. Чем меньше создано документов, тем ценнее они.

Эти критерии предусматривают первоочередной прием документов наиболее важных учреждений и их структурных подразделений концентрируют внимание архивистов на документах отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания включает следующие основные критерии:

р Значение информации. Большую оценку получают документы, содержащие уникальную и типичную информацию о событиях.

р Виды и разновидности документов. Предпочтение отдается документам, которые предназначены для документирования наиболее существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества.

р Повторение информации в других документах. Чем меньше сведения данного документа представлены в других документах, тем они ценнее.

К группе критериев внешних особенностей документов относят:

v Подлинность документов. Большую ценность имеют подлинные экземпляры документов. Однако ряд категорий документов представляющих ценность имеется в организациях только в копиях. Поэтому важно чтобы они были правильно оформлены и заверены.

v Юридическая сила документа. Очень важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы особенно постоянного срока хранения, так как это дает возможность качественно определить ценность документов.

v Степень сохранности документов. Чем меньше сохранилось документов, тем ценнее каждый из них.

v Художественные особенности документов.

Данные критерии условны они не могут быть неизменными, так как одни из них в зависимости от исторических условий теряют свое значение а на смену им приходят другие в зависимости от уровня развития общества его требований и ценностей.

1.2 Экспертная комиссия

Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.

Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.

Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.

Основные функции экспертной комиссии:

- рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;

- проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;

- методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

экспертиза ценность документ

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов:

р в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

р в архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение при подготовке передачи дел в государственный архив.

Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания значения и сроков хранения.

В ходе формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; временного (до 10 лет) для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Это необходимо ,так как в течение года при формировании дел в заголовки могли попасть и другие категории документов что может привести к переформированию дел выделению дел постоянного и временного хранения. При просмотре дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отобранные дела постоянного временного (свыше 10 лет) и по личному составу готовятся делопроизводителями структурных подразделений к передаче в архив организации. На данном этапе происходит формирование и оформление дел. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке (подшивка и переплет дела нумерация листов составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов дела, обложки дела).

Отбирают дела с истекшими сроками хранения, на которые составляют акт о выделении их к уничтожению. Просматриваются дела с пометкой ЭПК срок хранения, которых истек. Дела с такой пометкой всегда полистно просматриваются по истечении срока их хранения, так как из них можно выделить дела постоянного срока хранения.

По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного временного (свыше 10 лет) и по личному составу.

При приеме дел на государственное или временное хранение в архив организации проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности в архиве организации предполагает полистный просмотр дел. При этом проверяется правильность формирования и оформления дел соответствие дел включенных в опись количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией, которые необходимо уничтожить или обосновать хранение.

Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по организации их розыска.

По результатам экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Следующим этапом проведения экспертизы ценности документов является подготовка дел к передаче на государственное хранение.

Результатом проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации является составление годовых разделов описей дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а в архиве организации - сводных описей дел. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению.

На завершенные в делопроизводстве дела постоянного временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу прошедшие экспертизу ценности ежегодно составляются описи дел. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения допускается включать в опись дела за несколько лет.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Заключение

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованных источников

1. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для студентов вузов / А. А. Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 304 с. - (Высшее образование).

2. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учеб. пособие для студентов вузов, обуч. по направл. 03700 "Документоведение и архивоведение" / С. Ю. Кабашов. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 320 с. - (Высшее образование : Бакалавриат).

3. Конфиденциальное делопроизводство: учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Гугуева. - М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2015. - 192 с. - (Бакалавриат).

Размещено на Allbest.ru