Оценка деятельности службы документационного обеспечения управления

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования Омской области

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области «Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ ОГКУиПТ)

Отделение управления и гуманитарных наук

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Реферат

Оценка деятельности службы документационного обеспечения управления



Содержание

Введение

1. Служба ДОУ

1.1 Понятие службы ДОУ

1.2 Функции службы ДОУ

1.3 Структура службы ДОУ

1.4 Должностной и численный состав

2. Оценка деятельности службы ДОУ



Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается, сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.

От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведения его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным подразделением, организационно-обособленной службой.

Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делам, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечений, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

Система документационного обеспечения управления три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методические руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.



1. Служба ДОУ: особенности функционирования, оценка деятельности

1.1 Понятие службы ДОУ

Служба ДОУ - это:

1.Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

2.Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

"Служба ДОУ - это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти".

Именно второе значение понятия "служба ДОУ" важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин "делопроизводство" - старый термин, термин "документационное обеспечение (документационное обеспечение управления)", или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется наряду с термином "делопроизводство" в течение последних 30-35 лет. В настоящее время в литературе нет никаких достаточно убедительных определений этих понятий, которые бы показывали разницу между ними. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141: "делопроизводство; документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Тем не менее бытует точка зрения, согласно которой термин "ДОУ" предпочтительнее употреблять в тех случаях, когда речь идет о делопроизводстве на основе современных информационных технологий, а термин "делопроизводство" - в иных случаях, когда речь идет преимущественно о традиционной обработке документов. Но, во-первых, это различие не отражено в официальном определении, а во-вторых, в настоящее время такое разделение представляется уже не актуальным.

Если вспомнить историю возникновения термина "ДОУ", то окажется, что его появлению способствовало не столько изменение представлений об обозначаемом понятии, сколько вкусы времени. Термин "документационное обеспечение" был создан специалистами в области вычислительной техники по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления: программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др., а также по причине того, что само слово "делопроизводство" воспринималось ими как устаревшее.

1.2 Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

1.3 Структура службы ДОУ

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

-секретариат;

-экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

-подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

-подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

-подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

-подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

-отдел совершенствования делопроизводства;

-копировально-множительное бюро;

-протокольная группа;

-редакционная группа;

-приемная;

-архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. ¹

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория - учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. ²

1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

-руководители;

-специалисты;

-технические исполнители.

Наименование должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов других служащих. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

-управляющий делами;

-заведующий канцелярией;

-Заведующий общим делом;

-заведующий протокольным отделом;

-начальник секретариата;

-заведующий экспедицией;

-заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов вошли:

-документовед;

-помощник руководителя;

-редактор;

-инспектор;

-секретарь коллегии;

-корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

-экспедитор;

-делопроизводитель;

-стенографистка;

-курьер;

-архивариус;

-секретарь-машинистка;

-секретарь руководителя.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Для эффективной организации работы службы делопроизводителя и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии.

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.



2. Оценка деятельности службы ДОУ

Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся организационной структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.п.

Помимо этого в организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений.

Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.

Критерии оценки, показатели деятельности служб ДОУ можно условно подразделить на три группы:

? качественные,

? количественные

? комбинированные.

К первой группе следует отнести качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием (наличием) информационных технологий и др., ко второй - показатели, по которым возможна количественная оценка оперативности и объемов работы (объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, количество выявленных фактов потери документов и др.). архивный делопроизводство исполнитель

Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, полнота реализации возложенных функций, квалификация работников, уровень автоматизации, техническое оснащение рабочих мест, оперативность работы и др.).

Соблюдение требований нормативных документов остается основополагающим критерием работы делопроизводственных служб. Задача заключается в том, чтобы, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой - оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня.

Поэтому существенное значение приобретает оценка работы служб ДОУ с позиций полноты реализации их функций. Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий и элементов электронного документооборота, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ.

Данное обстоятельство, а также в отдельных случаях недооценка роли делопроизводственных служб и ограниченность финансовых ресурсов становятся сдерживающими факторами при внедрении современных информационных технологий.

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ.

Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями).

Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточно аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции).

Показатель штатной численности службы ДОУ в совокупности с показателями, отражающими объем документооборота и его динамику, позволяет судить о нагрузке на работников службы ДОУ. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура учреждения и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений.

Для анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ.

В частности, существуют Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 г. №23).

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду расширение использования компьютерных систем нового поколения.

Следует отметить, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около десяти лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов).

Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.).

Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации в целом на, передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу и др.

Часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки.

На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе путем установления процента от общего бюджета рабочего времени организации или подразделения, определения норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений.

Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ.

С учетом задач автоматизации документооборота в квалификационных характеристиках руководителей и специалистов службы ДОУ и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ корпоративной системы документооборота и работы с электронными документами.

Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью (см. таблицу).

В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема, на наш взгляд, можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ.

Качество управления ДОУ напрямую зависит от характера самоопределения руководителя ₅ от того, насколько он может разрабатывать стратегию и концепцию учреждения, проектировать деятельность и реализовывать поставленные задачи.

В связи с этим актуализируется проблема его личностного развития. Оно может быть тем успешнее, чем эффективнее осуществляется самоанализ профессиональной деятельности.

С одной стороны этот самоанализ должен осуществляться с позиции деятельности субъектов профессионального взаимодействия ( ребёнок, воспитатель, руководитель).

С другой стороны - самоанализ должен включать в себя комплекс процессов.

Самоанализ руководителя - это не просто установление какого- либо уровня деятельности, выявление, насколько он соответствует норме, но и ориентация на постоянное развитие субъектов и объектов образовательной деятельности.

Эта идея пронизывает всю схему изучения качества управления ДОУ. Вопросы, связанные с качеством управления каждым из субъектов профессиональной деятельности руководителя ДОУ, позволяют рассмотреть основные направления анализа; цели, перечень актуальных проблем.

Данная модель позволяет применять на практике основные идеи и подходы к изучению качества управления дошкольным образованием в процессе аккредитации (самоанализ и экспертиза), так и в процессе аттестации педагогических работников по должности « Руководитель».

Система оценки разработана в соответствии с рекомендациями приказа МО РФ № 448

1. Не соответствует критерию (практически отсутствуют доказательства того, что соответствует данному критерию)

2. Частично соответствует критерию (существует некоторые доказательства того, что соответствует данному критерию) 3. Полностью соответствует критерию.

Размещено на Allbest.ru

...