Служба документационного обеспечения управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными. При этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием ( управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Цель данной работы заключается в теоретическом обосновании вопроса о роли службы ДОУ (документационное обеспечение управления) в деятельности организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· изучить службу ДОУ современного предприятия, ее назначения , задачи, структуру и состав;

· рассмотреть организационно-распорядительную документацию службы ДОУ

Анализ списка использования нормативно-методической базы и списка использованной литературы:

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Труды Андреевой В.И. «Делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность.

Исследование Белова А.Н. «Делопроизводство и документооборот» подробно раскрывает этапы работы с документами. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.



І. Служба ДОУ современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой ДОУ. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников» (26,стр. 213). Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.



1.2 Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.3 Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) -- отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

1. подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

2. рассмотрению писем (жалоб);

3. секретариат;

4. экспедиция;

5. машинописное бюро;

6. копировально-множительное бюро;

7. архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) -- правлением. В акционерных обществах -- учредительной конференцией. В кооперативах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций -- общий отдел. В состав общего отдела включаются:

1. секретариат;

2. канцелярия;

3. группа контроля;

4. протокольная группа;

5. группа совершенствования работы с документами;

6. группа писем (жалоб);

7. машинописное бюро;

8. копировально-множительное бюро;

9. архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо» (23,cтр.134).



1.4 Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ.



ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ

2.1 Штатное расписание предприятия

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма - форма № Т-3 «Штатное расписание», предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений, вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

· наименование предприятия;

· его код по ОКПО;

· дата введения в действие штатного расписания;

· дата и номер документа;

· дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

· численность штата в единицах;

· размер фонда заработной платы (в рублях);

· наименование структурного подразделения;

· наименование профессии (должности) работника;

· количество штатных единиц;

· размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)» (1,стр.9).

2.2 Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, представленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приводится в приложении 3 к настоящему пособию.

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном отделе, функционирующем на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ.

2.3 Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены «Типовой инструкции по делопроизводству». Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке ведения служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.4 Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности. Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты.

Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.5 Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществляется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ.

Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - нормы времени на работы по документационному обеспечению. На основе нормативов (норм) времени:

· определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

· устанавливаются должностные обязанности работников;

· распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

· временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

· временные затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно - техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы - лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию» (13,стр.213).

2.6 Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)» (23,стр.139).

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

· показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

· основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

· цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более).

Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия. Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ.

2.7 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно - распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления (3,стр.12).

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер.

С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

· разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

· изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

· обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией; обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте.

организационный распорядительный документация служба

2.8 Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно - правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются «Типовой инструкции по делопроизводству» (23,стр.141).

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно - правовыми актами и организационно - распорядительными документами. В должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

· задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

· порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

· профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

· основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

· предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

· перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

· связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

· предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

· требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

· касающиеся порядка исполнения поручений;

· затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются. В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.



Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления ДОУ на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой ДОУ. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

· внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

· осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

· обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

· совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.



Список использованных источников

Нормативно - методическая база:

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Законодательная база:

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.Литература:

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Размещено на Allbest.ru

...