Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Організація самостійної роботи з вивчення менеджменту

2. Специфіка мовлення викладача. Комунікативна функція мовлення

3. Підготуйте опорний конспект міні-лекції з теми «Інформація і комунікації в менеджменті» і визначіть перелік необхідних наочних засобів навчання

Список використаної літератури

Вступ

студент викладач самостійний

В умовах необхідності підвищення ефективності функціонування державних організацій неабиякого значення набуває пошук внутрішніх резервів якісного та кількісного організаційного зростання. В цьому контексті важливим є вивчення теоретико-методологічних засад внутріорганізаційного менеджменту з позиції розгляду організації як системи та як процесу.

Дисципліна “Менеджмент організації” покликана сформувати в студентів фундаментальні знання та практичні навички з управління організацією. Вона є базовим підсумковим предметом, що покликаний узагальнити знання студентів з управлінських дисциплін в напрямку формування цілісної концепції управління функціонуванням і розвитком організації.

1. Організація самостійної роботи з вивчення менеджменту

Самостійна робота з навчальної дисципліни “ передбачає:

- підготовку до практичних занять (для студентів денної та вечірньої форм навчання);

- письмове виконання контрольних робіт (для студентів заочної форми навчання). Контрольна робота є комплексним завданням, що містить два теоретичних і одне практичне завдання;

- підготовку до підсумкового контролю знань за контрольними питаннями для самоконтролю [5, с. 49].

Важливе значення в керуванні самостійною роботою студентів мають індивідуальні та групові консультації, мета яких -- допомогти студентам у вивченні різних питань, правильно організувати самостійне вивчення предмета.

Успішність підготовки до практичних занять і складання заліку значною мірою залежить від організації самостійної роботи. У процесі самостійної роботи студентам рекомендується ознайомитися з відповідною нормативно-правовою базою та навчально-методичною літературою, а також публікаціями періодичних видань, зокрема “Вища освіта України”, “Высшее образование в России”, “Освіта і управління”, “Педагогіка і психологія”. Рекомендовану літературу необхідно вивчати систематично, згідно зі списком у такій послідовності:

- ознайомитись за навчальною програмою зі змістом кожної теми;

- засвоїти навчальний матеріал з кожної конкретної теми;

- відповісти на питання для самостійної роботи студентів з кожної теми;

- відповісти на питання для самоконтролю;

- виписати всі незрозумілі питання для розгляду на консультації [2, с. 119].

Основними видами контролю за рівнем оволодіння навчального матеріалу студентами денної та вечірньої форм навчання є усне опитування (заочної форми навчання -- написання контрольних робіт).

2. Специфіка мовлення викладача. Комунікативна функція мовлення

Існує багато видів професійної діяльності, що безпосередньо стосуються людини, але є серед них професії лікаря, юриста, педагога, які впливають на її долю. Ось чому кожна з цих професій повинна бути не лише діяльністю, а й покликанням.

Викладач великій кількості людей дає можливість не лише багато чого дізнатися, а й відчути ту особливу емоцію доторку до науки, до пізнання, до педагогічної творчості, що по суті має ту саму природу. Що й зіткнення з художньою творчістю на концертах і виставах за участю великих майстрів.

Важко переоцінити значення цієї емоції у розвитку особистості молодої людини, її смаків, пристрастей і всього того, що можна було б назвати інтелектуальним, естетичним і кінець-кінцем просто духовним багатством. Лекції у студентському житті становлять лише момент, але цього досить для того щоб залишити в їхній пам'яті глибокі сліди. Тому значення особистості педагога в педагогічному процесі накладає на нього велику відповідальність і вимагає великої постійної роботи над собою. Педагог обов'язково повинен багато працювати для вдосконалення себе як викладача.

Щоб досягти довершеності, йому потрібно повсякчас не лише вивчати свій предмет, його історію, філософію, а й вдосконалити техніку свого викладання. У цьому відношенні діяльність викладача дуже близька до діяльності актора.

Історія науки знає багато прикладів, коли видатні вчені були водночас і блискучими лекторами, М.В.Ломоносов, Д.1.Менделєєв, К.А.Тімірязєв, Н.Н.Лузін, О.Ю.Шмідт - цей список можна було б продовжити. На жаль, не всім педагогічний талант дається від народження, і якщо його немає, його обов'язково потрібно виховувати, розвивати в собі. О.С.Макаренко сподівався, що прийде час, коли майбутніх педагогів будуть навчати тому, як увійти в аудиторію, де і як стояти, як привітати, як посміхнутись і навіть як подивитись на своїх вихованців. В останнє десятиліття проблема педагогічної майстерності досліджувалась багатьма вченими. У їхніх роботах досліджується проблема підготовки викладача творчого що має яскраву індивідуальність, здатного до безперервного самовиховання і самоосвіти.

Педагогічна майстерність - це професійне вміння оптимізувати всі види навчально-виховної діяльності, спрямувати їх на всебічний розвиток та удосконалення особистості, що забезпечує високу організацію педагогічного процесу. Вона характеризується високим рівнем розвитку спеціальних узагальнених вмінь, і, звичайно, суть його - в особистості викладача, його позиції, здатності керувати діяльністю на високому рівні. Велике значення у цьому контексті має володіння викладачем педагогічною технікою.

При будь-якому підході до визначення змісту педагогічної техніки постійно зберігається ряд елементів, а саме:

- культура спілкування викладача зі студентами,

- саморегуляція технічної діяльності (самоконтроль, витримка), управління внутрішнім самопочуттям,

- оволодіння увагою аудиторії,

- виразний показ почуттів і відношень (міміка, пантоміміка, зовнішній вигляд педагога),

- володіння мовою (голос, дихання, дикція, грамотність, інтонаційна гнучкість, емоційна виразність, тощо).

Складовою педагогічної майстерності викладача є його мовлення. Це інструмент професійної діяльності педагога, за допомогою якого можна розв'язати різні педагогічні завдання: створити щиру атмосферу спілкування в аудиторії, встановити контакт з учнями, зробити складну тему уроку цікавою, а процес її вивчення - привабливим.

Мовлення викладача є показником його педагогічної культури, засобом самовираження і самоутвердження його особистості.

Володінню мовленням як засобом професійної діяльності потрібно вчитися. А.С. Макаренко зазначав, що викладач повинен так говорити, щоб діти відчули в його словах волю, культуру, особистість. Мовлення викладача - це мовлення, пристосоване для розв'язання специфічних завдань, що виникають у педагогічній діяльності, спілкуванні.

Мовлення викладача буває у двох різновидах - у монолозі (монологічне мовлення).

Найпоширенішими формами монологічного навчання вчителя є розповідь, шкільна лекція, коментар, пояснення, розгорнуті оціночні судження Діалогічне мовлення широкого представлення в різного роду бесідах з учнями, які будуються у формі запитань і відповідей.

Аналізуючи мовлення педагога, часто використовують вираз “комунікативна поведінка”.

В сучасній науковій літературі під комунікативною поведінкою розуміють таку організацію мовлення й відповідно до нього невербальної поведінки вчителя. Яка впливає на створення емоційно-психологічної атмосфери педагогічного спілкування, на характер взаємин між учителем та учнями, на стиль їхньої діяльності.

Комунікативна поведінка викладача оцінюється відповідно до того, що і як він говорить, Які в нього тести, рухи, вираз обличчя, який підтекст мають його слова, на яку реакцію учнів розраховані.

Педагогічна ефективність комунікативної поведінки викладача передусім залежить від того, який стиль спілкування з учнями притаманний викладачеві, які в нього установки на взаємодію з учнями, якою мірою він відчуває психологічні особливості ситуації мовлення.

У викладачів, стиль спілкування яких з учнями будується на основі дружнього ставлення до них, комунікативна поведінка завжди спрямована на встановлення особистісного і пізнавального контакту, створення ситуації спільних роздумів і переживань.

Отже, рівень майстерності мовленнєвої діяльності викладача визначається рівнем культури його мовлення і спрямуванням його комунікативної поведінки.

Вимоги до комунікативних якостей мовлення викладача зумовлені функціями, які воно виконує в педагогічній діяльності. Головними серед них виступають такі:

1) комунікативна - встановлення і регуляція взаємовідносин між викладачем і учнем, забезпечення гуманістичної спрямованості розвитку учнів. Це одна з провідних функцій мовлення педагога. Її мета - допомогти викладачеві налагодити взаємодію зі своїми винуватцями, побудувати виховання (навчання на заходах співробітництва і співтворчості.

2) Психологічна - створення умов для забезпечення психологічної свободи учня, прояву індивідуальної своєрідності його особистості; зняття соціальних затисків, які заважають цьому.

Тут йдеться про ситуації, коли виникає потреба психологічно захистити учня: підкреслити повагу до нього як особистості, піднести його авторитет, знати страх перед можливою невдачею, заохотити зусилля для досягнення успіху. Мовлення викладача в цих ситуаціях може бути тим інструментом, за допомогою якого знімається невпевненість учня в собі, ініціюються його активність, творчість, вселяється віра в можливості самореалізації, досягнення позитивних результатів у діяльності. Вибір мовленнєвих моделей учителем тут здійснюється не з позиції “ти повинен”, “зобов'язаний”, а з позиції “ти маєш право”.

3) Пізнавальна - забезпечення повноцінного сприймання навчальної інформації учнями, формування в них особистісного, емоційно-ціннісного ставлення до знань.

Матеріал, що його викладає викладач, нерідко закріплюється надовго в пам'яті учнів саме завдяки особливостей його мовлення: зберігаються емоційне забарвлення голосу викладача, його інтонації, ритміка, характер вимовляння окремих слів. Але педагогічна доцільність мовлення викладача полягає в тому, щоб не тільки передати учням знання, а й сформувати в них емоційно-ціннісне ставлення до знань, викликати потребу керуватися цими знаннями у своєму житті, зробити їх основою власних переконань. Розв'язати це завдання вчитель зможе лише тоді, коли він буде не просто інформувати знання, а й вживати на свідомість, почуття учнів, спонукати їх до спів роздумів співпереживань під час сприйняття навчального матеріалу.

4) Організаційна - забезпечення раціональної організації навчально-практичної діяльності учнів. Вона підкреслює роль мовлення викладача у розв'язанні таких завдань лекції, як організація ефективного навчального слухання учнів, забезпечення оптимального темпу пізнавальної діяльності, творчого робочого самопочуття учнів на лекції.

У розв'язанні цих завдань велике значення має мовлення викладача, стиль його комунікативної поведінки на лекції.

За яких умов мовлення викладача може бути інструментом продуктивного розв'язання педагогічних завдань?

По-перше, професійне мовлення викладача повинно відповідати вимогам культури мови. Це важливий показник рівня його інтелігентності, освіченості, загальної культури. Його умовою є знання мови, адже мовлення є засобом існування, використання мови.

Під терміном “культура мови” розуміють відповідність її не тільки сучасним літературним нормам (акцентологічним, синтаксичним), а й іншим якостям, які свідчать про її комунікативну досконалість. Це точність, логічність, чистота, виразність, багатство, доцільність.

По-друге, професійне мовлення викладача має бути своєрідною “словесною дією”, мета якої - здійснення інтелектуального, емоційно-вольового, морального впливу на учнів. Слово справжнього викладача переконує, навіює, викликає в учнів відповідні почуття, формує їхнє ставлення до того, про що він говорить.

Третя умова ефективності професійного мовлення викладача - його спрямованість, зверненість до учнів. Головна мета спрямованості мовлення - викликати учнів на діалог з викладачем, залучити їх до співпраці, створити атмосферу співроздумів і співпереживання.

Обов'язковою передумовою ефективності професійного мовлення викладача є також володіння його технікою.

Компоненти техніки мовлення - голос, темп, дикція, інтонація - визначаються як акустична система відтворення людини людиною. Вони виконують при цьому важливі функції: створюють імідж людини, який закріплюється у свідомості довколишніх; дають змогу виявити психічну індивідуальність людини, визначити її емоційний стан.

Існуються такі шляхи у формуванні мовленнєвої культури:

1. Самоконтроль і розвиток культури мовлення, створення установки на оволодіння літературною мовою в різних ситуаціях спілкування.

Його суть полягає у вихованні звички і потреби в постійному навчанні і підвищенні рівня своєї культури мовлення.

Особливу увагу слід приділити питанням правильності і чистоти мови. Важливе значення тут має робота з тлумачними лексичними словниками, словником із словотворення та ін.

Важливо свідомо орієнтувати себе на оволодіння літературною мовою в найрізноманітніших ситуаціях - не тільки при розв'язанні ділових питань, проблем, а й у спілкуванні з друзями, батьками, незнайомими людьми.

2. Самоконтроль і розвиток умінь виразного мовлення.

Виразність мовлення досягається вмілим інтонуванням залежно від змісту, умов спілкування, а також шляхом доречного вживання зображальних засобів (епітетів, метафор, порівнянь), засобів образності словесної наочності.

3. Самоконтроль і розвиток комунікативних умінь, здібностей, соціальних установок у спілкуванні.

Продуктивна мовленнєва комунікація викладача передбачає розвиток у нього низки спеціальних здібностей: соціально-перспективний (розуміти внутрішній стан людини через сприйняття його зовнішньої поведінки) здібності до ідентифікації (здатність поставити себе на місце іншої людини й передбачити ї можливу реакцію, саморегулювання своїм психічним станом у спілкуванні.

4. Розвиток загальних психофізичних особливостей своєї особистості, які є передумовою оволодіння вміннями професійно-педагогічного мовлення.

Йдеться, насамперед, про розвиток уяви (відтворюючої і творчої), асоціативної і образної пам'яті. Обов'язковою умовою виразності мовлення викладача є бачення ним тих предметів, подій, про які він розповідає. Тому необхідно розвивати в собі вміння бачити, відчувати навколишній світ у звуках, барвах, картинах і відтворювати своє бачення в слові.

3. Підготуйте опорний конспект міні-лекції з теми «Інформація і комунікації в менеджменті» і визначіть перелік необхідних наочних засобів навчання

Зміст

Вступ

• 1. Поняття і роль інформації та комунікації в менеджменті
• 2. Етапи комунікаційного процесу
• 3. Налагодження ефективних комунікацій та їх удосконалення в організаціях
• Висновок
• Список використаних джерел

Вступ

В сучасних умовах успішна реалізація цілей і завдань розвитку підприємства значною мірою залежить від ефективного використання його інформаційних ресурсів. Інформаційні ресурси є основою інформаційного забезпечення діяльності підприємства і визначають його стратегічний успіх. Передумови інформаційного забезпечення діяльності підприємства формуються під безпосереднім впливом чинників його зовнішнього та внутрішнього середовища та орієнтують підприємство на збільшення обсягів інформаційних ресурсів, що використовуються для управління.

Ефективність використання інформаційних ресурсів підприємства визначає результативність реалізації не тільки його поточних завдань, а й стратегічних цілей розвитку, що потребує принципово нових підходів до інформаційного забезпечення всієї діяльності. Підвищення рівня інформаційного забезпечення діяльності підприємства приводить до збільшення оперативності та адекватності процесу прийняття управлінських рішень, зростання показників ефективності діяльності підприємства, стабілізації його фінансового стану. Все це веде до посилення конкурентних позицій підприємства.

Інформаційне забезпечення діяльності підприємства залежить не тільки від наявності інформаційних ресурсів, а й від можливостей впровадження інформаційних інновацій, впорядкування інформаційних потоків підприємства, від вирішення проблем його ефективної інформаційної взаємодії з суб'єктами ринку.

Таким чином забезпечення якісними інформаційними ресурсами та їх розвиток, ефективна інформаційна взаємодія з суб'єктами ринку відіграє важливе значення у розвитку підприємництва.

1. Поняття і роль інформації та комунікації в менеджменті

Кожне підприємство використовує велику кількість інформації. Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник: «межі інформації, яку може переробити людина за певний період». На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління. На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі [5, с.152].

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, -- ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною -- якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям [2, с.85].

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.

Сукупність вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди [2, с.86]:

1) інформація про стан зовнішнього середовища;

2) інформація про стан фірми (чи наявних передумов її створення). У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи:

а)ринкова кон'юнктура;

б)механізм регулювання діяльності фірми владними структурами держави.

Для характеристики ринкової кон'юнктури залучають дані, що наводять в офіційній літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон'юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види [8, с.296]:

- характеристика ринку (ємність, структура, насиченість відповідною продукцією);

- характеристика товару і можливості його збуту ( призначення товару, вимоги до якості, етапи «життя» на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

- рівень конкуренції (наявність конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

- рівень цін (види, аранжування і динаміка цін на відповідну продукцію, прогноз цінових тенденцій у майбутньому);

- можливості залучення коштів ( розвиненість банківських, інвестиційних та фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

- фінансові характеристики ( курси валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

- можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

- інші види інформації ( стабільність макроекономічної політики, рівень безробіття, активність іноземних інвесторів та ін.).

Найрегламентованішою і, на певний період достатньо однозначною, є інформація про механізм регулювання діяльності фірм, оскільки як економічні, так і адміністративні важелі держави встановлюються відповідними нормативними актами - законами, затвердженими законодавчою владою (Верховною Радою), декретами, прийняттями виконавчою владою (Кабінетом Міністрів), або інструкціями, положеннями, рішеннями тими установами, які наділені відповідними правами (від державних міністрів до місцевих органів самоврядування). Тому показники, що характеризують механізм регулювання, мають нормативний характер, тобто є обов'язковими, і нехтування ними призводить до економічних або адміністративних санкцій. Обсяг і зміст нормативної інформації значний і динамічний, що призводить до великої ймовірності похибок при обґрунтуванні доцільності діяльності фірм. Запобігти помилкам можна лише за умови постійного і систематичного висліджування нормативної документації. Тому на фірмі повинен обов'язково створюватись відділ чи підрозділ, який би займався даними питаннями.

Комунікація є смисловим аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи управлінську. Вона являє собою нову форму політичної, наукової, організаційної і технічної сили в суспільстві, за допомогою якої організація включається у зовнішнє середовище, здійснюється обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. Вона має досить широке тлумачення.

Комунікацію можна визначити як форму зв'язку, як один із проявів інформаційного обміну або обміну інформацією між живими істотами у процесі їх безпосереднього спілкування за допомогою технічних засобів.

Комунікації -- це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, що розмовляють під час особистого спілкування або в групах, на зборах, ведуть розмову по телефону чи читають і складають службові записки, листи і звіти [4, с.32].

Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, букв, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань і розумінь іншого, досягається довіра, взаємоприйняття поглядів і ін. Дослідження показують, що керівник 50-90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається дуже багато, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим постійно, щоб реалізувати свою роль у міжособистих відносинах, інформаційному обміні в процесах прийняття рішень, в плануванні, організації, мотивації і контролі.

Саме тому, що обмін інформацією входить в усі види управлінської діяльності, комунікацію називають зв'язуючим процесом, який пов'язує частини організації в єдине ціле. Тому, якщо усунути комунікацію, то організація перестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного, нескоординованого характеру.

Соціологічні дослідження показали, що 73% американських, 63% англійських і 80% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організацій. Стверджується, що ефективно працюючі керівники -- це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій і саме є комунікативними. Комунікабельність (комунікативність) -- це схильність, здатність до комунікацій, встановлення контактів і зв'язків, досягнення взаєморозуміння [4, с.51].

Теорія комунікації -- комплексна галузь знань. Її розробкою займаються спеціалісти в галузі психології, мовознавства, математичної логіки, електроніки та інших наук. Вчені досліджують види інформації і способи її передачі з точки зору впливу на поведінку окремих осіб і колективів. За теорією комунікації, їх бажана поведінка досягається тільки через розуміння і узгодження із прийнятою інформацією.

Щоб здійснювати комунікацію ефективно, тобто передавати якісь повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей, звітів і т.п. потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів і ін. Тому проблема підвищення ефективності комунікації має різні аспекти: формально-логічний, ціннісний, семантичний (смисловий; відноситься до значення слів), соціально-психологічний, текстово-логічний, організаційний, технічний.

Встановлення належної комунікації пов'язано з розв'язанням багатьох питань. Це готовність партнерів встановлювати комунікацію, виявлення та усунення перешкод, до цього вибір способів комунікації, правильне поєднання усної, візуальної та письмової форм комунікації тощо. Людську комунікацію прийнято вивчати не тільки в її теоретичних аспектах, але і як мистецтво, і практику.

Саме так розглядається здатність до комунікації (вміння говорити, слухати, писати, читати) і, зокрема, ораторське мистецтво, схильність до журналістики, викладацької роботи, рекламної справи, літератури, радіо- і телемовлення тощо.

На практиці ефективність комунікацій знижується, якщо неточно формулюється повідомлення, має місце помилковий переклад або нечітке тлумачення, допускаються втрати інформації у процесі передачі, її зберігання, має місце неуважність працівників, недостатній час для адаптації, передчасна оцінка, страх, відсутність передачі та ін.

На думку проф. Р.К.Юксвярава, серйозною перешкодою у налагодженні ефективних комунікацій в ділових організаціях є авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників виконувати свої обов'язки, відсутність здорової атмосфери у розробці ділової політики і мотивації для спілкування працівників між собою, неправильне визначення прав і відповідальності, страх керівників і підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації тощо [11, с.269].

До суб'єктивних факторів, що знижують ефективність контактів між окремими працівниками, слід віднести той факт, що люди, які обмінюються інформацією, по-різному витлумачують одні і ті ж поняття, мають неоднаковий рівень знань, перебувають у різному емоційному стані та ін. Тому в процесі спілкування і передачі інформації виникають перешкоди, спотворення інформації, непорозуміння, уповільнення інформаційного процесу тощо. До того ж потрібно мати на увазі, що одержувачі інформації сприймають насамперед ту інформацію, яку вони сподіваються одержати й іноді ігнорують дані, які суперечать уявленням, які у них склалися.

2. Етапи комунікаційного процесу

Злагоджену роботу організації забезпечує чітко організований комунікаційний процес. Комунікаційний процес -- процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються й осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї.

Елементами комунікаційного процесу є:

- відправник -- особа, яка збирає і передає інформацію, генерує ідеї;

- повідомлення -- осмислена ідея, закодована певним чином для адресата;

- канал -- засіб передавання інформації;

- отримувач -- особа, група осіб, яким призначена інформація;

- зворотний зв'язок -- інформація відправнику про те, наскільки правильно інтерпретовано його вихідне послання.

У теорії управління дослідженню комунікаційного процесу приділяється значна увага. На початку побутувало уявлення про комунікаційний процес як просте «конвеєрне» передавання інформації. Комунікацію розглядали як односторонню дію.

Під впливом надбань гуманістичного напряму теорії управління прийшло розуміння того, що на сприйняття інформації отримувачем впливають багато чинників, які залежать від його особистісних характеристик (рівень знань, емоційно-психологічний стан, вік) і від стану середовища передавання інформації (організаційні, технічні перешкоди тощо). Тому відправник мусить впевнитись у тому, що повідомлення сприйнято й осмислено адресатом саме так, як передбачалося. Для цього потрібен зворотний зв'язок, за якого відправник інформації та її отримувач міняються комунікативними ролями.

Зворотний зв'язок мінімізує спотворення інформації «шумом» (неуважність співрозмовника, наявність інших джерел інформації, поганий технічний стан каналів зв'язку, специфіка стосунків «керівник -- підлеглий» тощо). У даному разі комунікаційний процес розглядається як взаємодія його учасників щодо інформації, якою вони обмінюються [5, с. 109].

Комунікаційний процес здійснюється в кілька етапів: зародження ідеї; кодування інформації і вибір каналу передавання; передавання ідеї; декодування (розшифровування символів відправника мовою отримувача); здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

Комунікаційний процес починається тоді, коли відправник вирішує повідомити якийсь факт, ідею отримувачу. Ця інформація є важливою для відправника, і він вважає, що її можна використати для досягнення певних цілей, обговоривши це попередньо з іншою зацікавленою людиною. Для цього він так подає інформацію (ідею), щоб вона була своєчасно прийнята отримувачем і дала йому змогу правильно інтерпретувати ситуацію. А це можливо лише в тому разі, коли ідея буде передана у вигляді зручного для сприйняття повідомлення за допомогою такого засобу (каналу), який мінімізує її спотворення, забезпечить потрібну швидкість передавання і дасть змогу без особливих зусиль розкодувати надіслану інформацію.

Комунікаційний процес вважають завершеним, коли отримувач підтвердив своє розуміння інформації відправнику. Для цього здійснюють зворотний зв'язок, у процесі якого з'ясовується, наскільки правильно зрозумів інформацію отримувач. Ефективність комунікації визначається тим, наскільки вона допомагає вплинути на поведінку адресата в бажаному руслі. Для цього необхідно враховувати деякі аспекти психології людини і дотримуватися певної послідовності здійснення комунікацій.

1. Привернення уваги адресата. Приймаючи рішення про передавання інформації, слід впевнитися, що співрозмовник налаштований на її сприйняття і віддає їй перевагу, незважаючи на наявність інших інформаційних джерел. (Це надзвичайно важливо при спілкуванні з начальником, особливо якщо він тяжіє до авторитарного стилю управління.)

2. Формулювання повідомлення. Фахівці у сфері психології управління радять, формулюючи повідомлення, дотримуватись певної його структури [10, с. 226].

Спершу слід переконливо описати ситуацію, яка потребує втручання; далі показати своє ставлення до неї (стурбованість, здивування тощо); відтак пояснити, яким чином ця ситуація стосується співрозмовника і чому саме йому передають інформацію («Я впевнений, що лише Вам під силу вирішити цю проблему»), і, нарешті, вказати, яких дій ви очікуєте від нього і як ці дії вплинуть на можливість фірми задовольнити певні його потреби. Важливо пам'ятати, що при усних комунікаціях (розмова віч-на-віч чи виступ перед аудиторією -- диспути, конференції, наради тощо) істотне значення має якість мовної «продукції» відправника інформації. «Люди втрачають повагу до тих, хто не може говорити як слід, і часто поважають тих, хто маніпулює словами із надзвичайною легкістю», -- зазначав відомий американський психолог Т. Шибутані.

3. Доведення повідомлення до адресата. Ефективність комунікації великою мірою залежить від правильності вибору каналу передавання інформації. Він повинен бути сумісним із типом символів, вибраних для кодування (усне повідомлення чи письмове, графічне зображення, засоби електронного зв'язку тощо). Канал має відповідати ідеї відправника інформації, в іншому разі комунікація погіршиться й ідея може бути сприйнята неправильно. Так, систематизовані звітні дані краще подати в письмовому вигляді; до наказу чи розпорядження ставитимуться відповідальніше, якщо вони викладені в письмовій формі. Інколи виникає необхідність скористатися кількома каналами (наприклад, повідомлення на загальних зборах і доведення рішення зборів до конкретних осіб, яких стосуються ці рішення) [7, с. 109].

4. Забезпечення розуміння повідомлення. Жодна людина в ролі отримувача не відчуває і не сприймає змісту повідомлення точно так, як його замислив відправник. Через систему зворотного зв'язку слід переконатися, що співрозмовник сприйняв інформацію саме так, як її передавали. Зворотний зв'язок може бути вербальним (підтвердження розуміння інформації через обмін репліками) і невербальним (міміка, жести тощо). Він дає змогу встановити міру розуміння співрозмовником повідомлення, довіри до нього і згоди з ним, а отже, знижує ризик прийняття ним неправильних рішень щодо наступних дій.

5. Визнання адресатом важливості інформації. Отримувач інформації має засвідчити свою готовність відреагувати на неї так, як це потрібно відправнику (менеджеру). Бажання або небажання виконувати певні дії залежатиме не тільки від того, наскільки зрозумілою за змістом є отримана адресатом інформація, а й від його психологічного стану, від стосунків між ним і відправником. Тому при спілкуванні слід налагодити хороший контакт зі співрозмовником, передбачити його реакцію на отриману інформацію, вибрати спосіб її подачі, щоб спонукати отримувача до дій, необхідних для усунення проблеми. Золоте правило комунікацій: «Якщо Вам не вдалося встановити хороші стосунки з людиною, не гайте марно часу, намагаючись переконати її, оскільки нікого не можна переконати лише логічними аргументами».

6. Виконання дій. Комунікацію вважають ефективною за умови, що адресат виконує ті дії, заради яких і відбувався обмін інформацією.

Отже, комунікаційний процес слід здійснювати з дотриманням певних вимог щодо його організації -- послідовності етапів, урахування психології учасників, використання зворотного зв'язку. Комунікація не є одностороннім актом передавання інформації; її мета -- розуміння адресатом суті явища, що описується в повідомленні, і спонукання його до певних дій. Тому для забезпечення ефективності комунікації важливо вибрати такі способи передавання інформації, які б якнайкраще цьому сприяли.

3. Налагодження ефективних комунікацій та їх удосконалення в організаціях

За типом відносин між учасниками можна виділити міжособову, публічну, масову і організаційну комунікацію. До міжособової комунікації прийнято відносити її засоби і форми, в яких повідомлення адресовано цілком конкретному індивіду; сюди входить бесіда, професійне обговорення, розсилання препринтів і ін. При налагодженні міжособових комунікацій слід враховувати роль комунікативних бар'єрів -- психологічних перешкод на шляху поширення і прийняття інформації, які виникають з різних причин: упередженість, соціальні, політичні, моральні професійні та інші відмінності між людьми і, зокрема, між джерелом інформації та її адресатом (одержувачем) і ін.

Існуючі міжособові бар'єри ефективної комунікації пов'язані 1) із сприйняттям; 2) семантичними бар'єрами; 3) невербальними перепонами; 4) неякісним зворотним зв'язком і 5) невмінням слухати. Перешкоди, обумовлені сприйняттям, полягають у наступному: люди реагують не на те, що в дійсності відбувається, а на те, що ними сприймається. Однією із перешкод правильного сприйняття є конфлікт між сферами компетенції, різними судженнями відправника і одержувача інформації. Повідомлення по-різному інтерпретується залежно від роду занять, спеціальності, у випадку недовіри, антагонізму [10, с.102].

Чималі труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникають через семантичні бар'єри, різне розуміння і тлумачення слів, тестів, інтонації.

Виявляється, що передати інформацію за допомогою слів не просто, оскільки одні і ті ж слова мають багато значень. Так, відоме слово "замок" має щонайменше три значення: замок-фортеця, дверний замок і замок -- якийсь предмет, став мокрим.

Значення символу виявляється завдяки досвіду; воно варіює у залежності від контексту, ситуації, при якій використано символ.

Семантичні труднощі виникають через різне тлумачення таких широковживаних слів, як "оптимальність", "ефективність", "продуктивність" тощо.

Часто причиною комунікаційних бар'єрів є недооцінка важливості комунікацій і неправильні психологічні установки окремих працівників.

Недоліки психологічної установки проявляються у стереотипі мислення -- надмірно спрощеному погляді окремих категорій людей або спеціальних груп при розгляді явищ чи процесів, упереджених міркуваннях, неправильному відношенні до чогось, недостатній увазі і втраті інтересу.

Обмін інформацією відбувається належним чином через погану структуру повідомлень (неправильний вибір слів, помилки в організації повідомлення, неправильна оцінка спроможного одержувача зрозуміти повідомлення і ін.), а також недостатню увагу до невербальних комунікацій.

Вже згадувалося, що в невербальній комунікації використовують, крім слів, будь-які символи: обмін поглядами, вираз обличчя, наприклад, усмішка, здивовано підняті брови, живий або відсутній погляд, погляд з виразом схвалення або несхвалення -- це все приклади невербальної комунікації.

Використання пальця як "вказуючого перста", прикривання рота рукою, доторкання до руки співрозмовника, в'яла поза також відноситься до невербальних способів передачі смислу (значення). Сюди ж можна віднести розширення зіниць, інтонацію, модуляцію голосу, плавність мови.

Американський вчений Мехребієн вважає, що 55% повідомлень сприймаються через обличчя, пози і жести, а 38% -- через інтонації і модуляції голосу. Звідси виходить, що лише 7% залишається словам, які ми вживаємо [7, с.204].

Треба правильно поєднувати слова із невербальними засобами, щоб передати те, що ви бажаєте. Слід знати звичаї інших народів.

Наприклад, прийнявши від японця візитку, слід зразу ж прочитати її і засвоїти. Якщо ж ви покладете її у кишеню, не прочитавши, то він розцінить це як свідчення того, що його вважають незначною особою. Таким чином, дуже часто те, як ми говоримо, важливіше того, що про ми говоримо.

Нерідко знижує ефективність комунікації поганий зворотний зв'язок. З огляду на це важливо, щоб людина була однаково точна, відправляючи і приймаючи інформацію. Необхідно також вміти слухати: спокійно, уважно, зосереджено, не перебивати, не задавати питання, не вступати в суперечки, терпляче вислуховувати, допомагати розкріпоститися, співпереживати тому, хто говорить. Неодмінно потрібно слідкувати за мовою, власною позою, жестами, вивчати прийоми емпатії (готовність "влізати в чужу шкуру").

Умовою успіху в менеджменті є вільний потік комунікацій, а це означає, що для ефективності виробництва необхідно, щоб цей потік передавався не лише зверху вниз (від керівництва до підлеглих), але й знизу вверх (від підлеглих до керівництва), а також горизонтально (на одному й тому ж рівні). Занадто часто менеджери покладаються виключно на комунікації зверху вниз, а це на практиці веде до того, що політика, стратегія і тактика організації часто залишаються незрозумілими для підлеглих.

Ось чому для успішних комунікацій необхідне двостороннє спілкування, яке дозволяє керівництву визначити, наскільки є зрозумілими для підлеглих завдання, що перед ними ставляться, використати їх пропозиції для досягнення успіху. Досягається це шляхом досконального проектування комунікаційного процесу, створення, при необхідності, різних комісій для опрацювання певних питань, проведення зустрічей, зборів та індивідуальних контактів [8, с.321].

Щоб досягти успіхів у міжособових комунікаціях, менеджер повинен мати чітке уявлення про перешкоди на шляху обміну інформацією в організації і про методи удосконалення такого обміну.

Найпростішою перешкодою в організаційних комунікаціях є перекручення повідомлень: 1) ненавмисно, в силу труднощів у міжособових відносинах; 2) свідоме перекручення інформації, коли хто-небудь (керівник) не згоден із повідомленням і змінює його в своїх інтересах; 3) внаслідок фільтрації, передачі інформації з одного рівня на інший тільки тих повідомлень, які його стосуються.

В комунікаційному процесі часто мають місце інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою поступаючої інформації та необхідністю підтримувати інформаційні обміни, не взмозі ефективно реагувати на всю інформацію.

Труднощі в налагодженні ефективної комунікації іноді виникають через недосконалу структуру управління: зайва кількість ієрархічних ступенів, недотримання норми керованості, нечіткий розподіл обов'язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.

Для удосконалення комунікацій в організаціях слід чітко визначати потребу в інформації кожного структурного підрозділу і кожного робочого місця, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних задач. Управлінська діяльність має набувати більш організованого характеру: повинні чітко плануватись масові організаційні заходи (збори, наради), зустрічі з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств та організацій.

Слід відновити подекуди забуту практику встановлення ящиків для пропозицій, ведення внутрішнього друкованого органу: багатотиражних газет, інформаційних бюлетенів і ін. Американські компанії розробляють і впроваджують пізні системи збору пропозицій, створюють спеціальні групи для апеляції, організують опитування, слідкують за відносинами між співробітниками [4, с.58].

Велике значення має техніка комунікації: використання правильних виразів, точних термінів, наглядних матеріалів, стилю викладу матеріалу, технічних засобів.

Нині знаходять застосування нові комунікаційні технології, оскільки аудіовізуальні засоби вступили в стадію кардинальних змін. Це пов'язане із успіхами в галузях телекомунікацій, кабельного телебачення, супутникових систем зв'язку, інтерактивних термінів типу "відеотекст".

Великі комунікативні можливості для підприємства і менеджменту відкриваються за умов приєднання підприємств та організацій до системи Інтернет -- самої великої глобальної інформаційної сітки у світі, якою нині користуються більше 70 млн. чол. З допомогою Інтернет можна: приймати та відправляти пошту; приймати участь у телеконференціях; обмінюватися файлами; вести одночасно розмову з декількома сотнями людей, не відходячи від комп'ютера; здійснювати пошук різної інформації; працювати у WWW; використовувати обчислювальні потужності суперкомп'ютерів.

Розвиток нових технічних засобів веде до зміни цілей і змісту повідомлень. Нині можна вести мову про тенденцію до інтерактивності нових комунікаційних каналів, завдяки чому, наприклад, споживачі не тільки зможуть одержувати інформацію, але відбирати і замовляти її, а також посилати повідомлення у відповідь.

Нові засоби забезпечують доступ до величезних банків даних, в результаті чого буде зростати інформованість учасників комунікаційного процесу. Крім того, об'єднання можливостей телефону, комп'ютера і телевізора дозволить направляти індивідуалізовані повідомлення старанно підібраній аудиторії.

Висновок

У загальному розумінні інформація - це незвичайний ресурс, споживання якого не зменшує його кількості та якості. Через те, що вартість виробництва разом з витратами на збирання, зберігання, пошук і обробку інформації значна, величезну перевагу має колективне використання інформації. Отже, однією з головних цілей розробки інформаційних систем є полегшення колективного використання інформації. Однак головні труднощі колективного користування інформацією виникають через ілюзорність поняття інформації порівняно з іншими ресурсами і через відсутність розуміння її структури і компонентів. Для того щоб колективно використовувати інформацію, споживачі повинні відчути зручність і корисність цього.

Інформація являє собою сукупність відомостей про факти, об'єкти, події та ідеї, які в даному контексті мають цілком певне значення, її можна створювати, передавати, зберігати, шукати, приймати, розмножувати, обробляти, знищувати. Обов'язкова вимога до інформації - наявність її носія, джерела і приймача, а також каналів зв'язку між ними. Важливість інформаційного забезпечення, як окремої категорії становить одну із характеристик сучасної «інформаційної» епохи. При цьому визначальною особливістю інформації є корисність для споживачів, зокрема, при розробці та впровадженні організаційно-керівних рішень. Фактично корисність інформації безпосереднім користувачам дозволяє відрізнити її від даних, які являють собою відомості про різні об'єкти, подані у формалізованому вигляді, придатному для обробки автоматичними засобами за можливої участі людини.

Комунікація є формою зв'язку між передавачем і приймачем, яка містить послання. Майже всі сфери людських відносин ґрунтуються на комунікації за допомогою мови, символіки, рухів, спонтанних виявів, засобом якої є послання або сигнали. Форма та зміст комунікативних процесів впливають на почуття, сприйняття й рішення, реалізуючись як визнання, критика, пересторога тощо. Очевидно, що управління без комунікацій неможливе. Комунікація в менеджменті -- обмін інформацією, внаслідок якого керівник одержує необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводить їх до підлеглих теж у формі інформації.

Незадовільно налагоджені комунікації породжують помилкові рішення, нерозуміння підлеглими вимог керівництва, погіршення відносин між людьми. Ефективність комунікацій зумовлює якість рішень і ефективність їх реалізації. В основному комунікація між людьми розгортається у площині змісту й площині зв'язків (стосунків).

Список використаних джерел

Бай С. І. Менеджмент організації. Практикум. -- К., 2012. -- 180с.

Будзан Б. П. Менеджмент в Україні: сучасність і перспективи. -- К.: Видавництво Соломії Павличко «Основи», 2013. -- 349 с.

Виноградський М. Д., Виноградська А. М., Шканова О. М. Менеджмент в організації. -- К.: Кондор, 2010. -- 596с.

Гавриленко А. В., Гаврилко Т. О. Основи менеджменту та маркетингу. -- К.: НАУ, 2009. -- 68с.

Гірняк О. М. Менеджмент: теоретичні основи і практикум. -- К.: Магнолія плюс, 2012. -- 335с.

Дерлоу Дес. Ключові управлінські рішення. Технологія прийняття рішень. - К.: Всеувито; Наукова думка, 2013. -- 242 с.

Костюк И. С. Основы менеджмента. -- Севастополь; Донецк: Вебер, 2010. -- 308с.

Пушкар Р. М. Менеджмент: теорія та практика. -- Т.: Карт-бланш, 2013. -- 490с.

Стадник В. В. Менеджмент. -- К.: Академвидав, 2008. -- 464с.

Федулова Л. І. Менеджмент організацій. -- К.: Либідь, 2009. -- 448с.

Хомяков В. І. Менеджмент підприємства. -- К.: Кондор, 2011. -- 432с.

Список використаної літератури

1. Бельчиков Я.М., Бирштейн М.М. Деловые игры. - Рига: Авотс, 1989.-234с.

2. Заграва Д.І. Уроки педагогічної майстерності. - К., 1989.

3. Єльникова Г. В. Методика викладання економічних дисциплін. Управління трудовими ресурсами: Навч. посіб. -- К.: Міленіум, 2003. -- 104 с.

4. Коломієць В.С. Ігри в структурі професійної підготовки: Зб. наук. праць / За ред. А.Й.Капської. - К., 1999. - С.153-160.

5. Найдьонов І. М., Ігнатюк А. І. Методика викладання фінансово-економічних дисциплін: Навч. посіб. -- К.: Вид-во О. О. Купріянова, 2002. -- 384 с.

6. Носаченко І.М. Диференційований підхід до навчання учнів за допомогою ігрових методів: Наук.-метод. зб. /Відповід. ред. Ничкало Н.Г. - К.: НДІ педагогіки, 1992. - 174 с.

7. Пугачев В.П. Тесты, деловые игры, тренинги в управлении персоналом: Учебник для студентов вузов. - М.: Аспект Пресс, 2002. - 285 с.

8. Педагогіка. Підручник для ВУЗів / Під ред. Головчука М.І. - Львів, 2001.

9. Щукина И.П. Педагогические проблемы формирования познавательных интересов учащихся. - М.: Педагогика, 1988. - 178 с.

Размещено на Allbest.ru

...