Защищённый документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru/

Защищённый документооборот

Понятие и содержание защищенного документооборота.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Безопасность ценной документируемой информации (документов) определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу (опасность) несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой.

Информация, имеющая интеллектуальную ценность для предпринимателя, обычно разделяется на два вида:

техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т. п.;

деловая: стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т. п.

Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющую тайну фирмы.

Выявление и регламентация реального состава информации, представляющей ценность для предпринимателя и составляющей тайну фирмы, - основополагающие части системы защиты информации.

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений.

В технологическом аспекте документооборот представляет собой схему (процесс) движения человекочитаемых (традиционных, бумажных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. Движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность в организационной, производственной, предпринимательской, научной и других сферах экономики. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации.

Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, т. е. объединение задач, обеспечивающих управленческие, делопроизводственные и почтовые функции. Документооборот отражает весь "жизненный цикл" документа.

Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников информации (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Каналы утраты конфиденциальной документированной информации имеются на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций; к ним относятся:

- кража (хищение) документа или отдельных его частей (листов, приложений, копий, схем, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей;

- несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, фото-, видео-, аудиодокументов, запоминание злоумышленником или его сообщником текста документа;

- тайное или разрешенное ознакомление сотрудника фирмы с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону или переговорному устройству, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов; документируемый защищенность машиночитаемый

- подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;

- дистанционный просмотр документов и изображений дисплея с помощью технических средств визуальной разведки;

- ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);

- случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;

- считывание данных в чужих массивах за счет использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах;

- утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и другой офисной техникой;

- гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.

Факторы, способствующие утрате конфиденциальной информации

Для электронных документов угроза утраты конфиденциальной информации особенно опасна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Утрата конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, по мнению ряда специалистов, может быть вызвана следующими факторами:

- непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации (далее - службы КД), системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы (самая частая и большая опасность);

- кражи и подлоги информации;

- угрозы, исходящие от стихийных ситуаций внешней среды;

- угрозы заражения вирусами.

В соответствии с указанными угрозами формируются задачи защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота, т. е. использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:

1) ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

2) персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

3) персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

4) жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. Его основу составляет действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность доставки документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой ему разрешена в соответствии с его функциональными обязанностями.

Защищенность документопотоков

Защищенность документопотоков достигается за счет:

1) одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

2) нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;

3) формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

4) использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;

5) регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между фирмами, т. е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;

6) организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации (службы КД) или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы;

7) перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу КД.

Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны усложнять работу персонала с документами и увеличивать сроки движения и исполнения документов.

Документопотоки, характеристика стадий каждого документопотока.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, вертикальные, восходящие и нисходящие.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные (восходящие и нисходящие) связывают организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.

Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любого предприятия складывается:

· Из документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, методические указания и рекомендации.

· Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. Отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты.

· Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью консультирования, получения информации. Письма, договоры, акты, счета, заявки, сертификаты и др.

· Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В нем выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных - письма, докладные, справки, отчеты и т.д.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Он обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. Положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, штатные расписания и др.

Маршруты документопотоков

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящие документы образуют три направления движения:

- руководству организации;

- руководству структурных подразделений;

непосредственно специалистам.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в организации технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другими реквизитами после рассмотрения руководителем.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Основные документопотоки в организации:

· поток входящей документации, состоящей из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации;

· работа с конфиденциальными документами;

· работа с письмами и обращениями граждан.

Стадии документопотоков

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

· прием входящих документов;

· первоначальная (экспедиционная) обработка (проверка правильности доставки и целостность вложений, учет поступивших документов и подготовка их к передаче по назначению);

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководством;

· исполнение резолюций;

· отправка ответных документов.

Внутренние документы проходят следующие стадии:

· подготовка проекта документа;

· перепечатка;

· согласование;

· визирование;

· подписание;

· исполнение.

Но некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Так, распорядительные документы проходят через юридический отдел.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложения адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата. Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

· составление проекта документа;

· его распечатка;

· согласование проекта;

· его визирование в необходимых случаях;

· подписание (утверждение) документа;

· регистрация и отправка документа.

Основные характеристики документопотока:

· содержание;

· структура;

· цикличность;

· направление;

· объем.

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по докуметам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов: регистрируемые и нерегестрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль службы ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Размещено на Allbest.ru