Реинжиниринг бизнес-процессов в Уральском государственном университете путей сообщения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Уральский государственный университет путей сообщения"

(ФГБОУ ВПО УрГУПС)

Факультет экономики и управления

Кафедра "Экономики транспорта"

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

на тему: "Реинжиниринг бизнес-процессов в Уральском государственном университете путей сообщения"

Выполнил: студент группы МТл-432

М.А. Трушкова

Проверил: преподаватель

Ю.Л. Анашенкова

Екатеринбург - 2015

Содержание

1. Теоретические аспекты УрГПУС

1.1 Основные сведения об УрГУПС

1.2 Организационная структура предприятия

1.3 Анализ внутренней среды

1.4 Анализ внешней среды

1.5 Функции в бизнес-процессе

1.6 Вход-ресурс-выход

2. Применение методики РБП

2.1 Классификация процессов

2.2 Размер процессов

2.3 Матица выбора процесса

2.4 Этапы совершенствования бизнес-процесса

2.5 Причины проблем

2.6 Команда, которая будет заниматься внедрение бизнес-процесса

2.7 Масштабы, цели и сроки внедрений

2.8 Возможные вопросы скептиков

2.9 Карты бизнес-процесса



1. Теоретические аспекты УрГПУС

1.1 Основные сведения об УрГУПС

Сведения о дате создания образовательной организации: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Уральский государственный университет путей сообщения" создан распоряжением Совета Министров Союза Советских Социалистических Республик от 23.06.1956 N 3717.

Полное наименование учебного заведения: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Уральский государственный университет путей сообщения" (УрГУПС).

Сведения об учредителе: На основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 31.12.2004 N 1753-р полномочия учредителя осуществляет Федеральное агентство железнодорожного транспорта.

Федеральное агентство железнодорожного транспорта (Росжелдор) создано 9 марта 2004 года. Главная задача Агентства - реализация государственной политики в области железнодорожного транспорта и отраслевого образования.

По отношению к подведомственным вузам, Росжелдор выступает в качестве учредителя, главного координирующего звена и попечителя, защищающего интересы вуза на высоком уровне.

Миссия: Удовлетворение потребностей и ожиданий предприятий и организаций различных видов транспорта Уральского федерального округа и Пермского края, граждан Российской федерации и иностранных государств, других заинтересованных сторон на основе систематического и постоянного улучшения деятельности по обеспечению качества подготовки специалистов любого уровня образования, результатов научных исследований и разработок.

Видение: Превращение университета к 2020 г. в вертикально-интегрированный научно-образовательный комплекс, полностью удовлетворяющий потребности транспортной отрасли региона в подготовке высококвалифицированных кадров и проведении научных исследований.

Генеральная цель: Достижение устойчивого успеха в сложной, требовательной и постоянно изменяющейся среде за счет последовательного удовлетворения потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон сбалансированным образом на долгосрочной основе систематического и постоянного улучшения деятельности образовательного учреждения.

1.2 Организационная структура предприятия

В настоящий момент в состав университета входят следующие структурные подразделения:

- 6 факультетов;

- 23 кафедры;

- аспирантура и докторантура;

- более 30 научных подразделений;

- Челябинский институт путей сообщения;

- Курганский институт железнодорожного транспорта;

- Пермский институт железнодорожного транспорта;

- Филиал УрГУПС в г. Тюмени;

- Филиал УрГУПС в г. Нижнем Тагиле;

- Филиал УрГУПС в г. Златоусте;

- Представительство УрГУПС в г. Карталы;

- Колледж железнодорожного транспорта;

- Медицинский колледж УрГУПС;

- Академия корпоративного образования, включающая в себя Институт дополнительного профессионального образования, Институт заочного образования, Институт дистанционного образования, учебные центры.

Студенты и преподаватели:

- 13600 студентов ВПО (включая филиалы):

- 7020 - студенты дневной формы обучения;

- 6360 - студенты заочной формы обучения;

- 153 - студенты очно-заочная форма обучения.

- 7040 студентов СПО;

- 226 аспирантов;

- 1100 преподавателей:

- 330 - кандидаты наук, доценты;

- 74 - доктора наук, профессора.

Научно-исследовательская часть (НИЧ)

- Отдел аспирантуры и докторантуры;

- Отдел организации и планирования НИР;

- Бухгалтерия НИЧ;

- Научно-производственный центр "Промэлектроника";

- Межрегиональный центр "Охрана труда и промышленная экология";

- Отдел научно-технической информации:

а. Редакционно-издательская группа;

б. Патентно-лицензионная группа;

в. Научно-техническая выставка;

- Научно-исследовательская лаборатория "Режимы напряжения устройств; электроснабжения электрифицированных железных дорог";

- Научно-исследовательская лаборатория "Вес поезда";

- Научно-исследовательская лаборатория "Математическое моделирование и компьютерные технологии";

- Научно-исследовательская лаборатория "Система автоматизированного проектирования контактной сети";

- Студенческое проектно-технологическое бюро;

- Научно-исследовательская лаборатория "Геотехника";

- Научно-исследовательская лаборатория "Информационные технологии в управлении вагонным хозяйством";

- Научно-исследовательская лаборатория "Компьютерные системы автоматики".

Рисунок 1.2.1 - Организационно-штатная структура УрГУПС

1.3 Анализ внутренней среды

Внутренняя среда организации это ее внутренние элементы, которые влияют на ее потенциал и конкурентоспособность.

Внутренняя среда определяется внутренними факторами, влияющими на его организацию. Эти факторы определяются совокупностью условий и частью общей среды и влияют на организацию работы.

К внутренним факторам относятся:

1. Человеческие ресурсы. В данной организации работают 3,5 тыс. человек. У большинства сотрудников есть высшее образование и ученые степени. Заработная плата состоит из оклада и премии.

Стиль руководства авторитарно-демократический: руководитель выслушивает замечания и предложения работников, учитывает их мнения, предоставляет определенную самостоятельность, но в тоже время осуществляет строгий контроль и принимает единоличные решения.

2. Информационные ресурсы. Устойчивые темпы обновления информационной техники и технологий, применение новейших технологий в обучении студентов и работе сотрудников

3. Финансовые ресурсы. Университет поддерживает государство и ОАО "РЖД". Основной миссией УрГУПС является удовлетворение потребностей и ожиданий предприятий и организаций различных видов транспорта Уральского федерального округа и Пермского края, граждан Российской федерации и иностранных государств, других заинтересованных сторон на основе систематического и постоянного улучшения деятельности по обеспечению качества подготовки специалистов любого уровня образования, результатов научных исследований и разработок.

Со своей задачей УРГУПС справляется благодаря обеспеченности различными ресурсами, так же развита научная база (есть библиотека, научный зал, лабораторны, используются современные программные средства, Wi-Fi на территории Университета и т.д.)

1.4 Анализ внешней среды

Анализ внешней средыпроцесс стратегического анализа, предназначенный для контроля факторов, внешних по отношению к организации, с целью определения возможностей и опасностей.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на изменение среды организации. К таким факторам относятся:

1. Потребители. Потребителями услуг являются:

- работодатели, принимающие на работу выпускников вуза;

- научные центры и т.д.

2. Поставщики. В первую очередь выпускники школ, лицеев, колледжей и т.д. Так же поставщиком для УрГПС является Министерство образования и науки (различные нормативы и стандарты обучения).

3. Конкуренты. Появление новичков в отрасли образования возможно.

Каждый профильный вуз занимает определенную нишу. Готовит высококвалифицированные кадры для определённой отрасли. Именно поэтому в этой области с ним сложно конкурировать.

4. Законы и государственные органы. Государство постоянно контролирует образовательную отрасль. Для успешного функционирования необходимо периодически проходить аккредитацию и лицензирование вуза.

Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде, в то время как факторы косвенного воздействия влияют на организацию через изменение факторов прямого воздействия. К основным факторам косвенного воздействия относятся:

1. Состояние экономики. Состояние экономики оказывает влияние на работу в данной сфере.

2. Имидж организации. Благоприятный имидж и репутация вуза.

1.5 Функции в бизнес-процессе

Рассмотрим должностные обязанности сотрудников отдела качества.

Основные функции специалист по качеству:

- проведение аудитов Системы Менеджмента Качества;

- обеспечение выполнения заданий по повышению качества выпускаемой продукции, выполняемых работ (услуг);

- осуществление контроля деятельности подразделений Компании по обеспечению соответствия продукции, работ (услуг) современному уровню развития науки и техники, требованиям потребителей на внутреннем рынке, а также экспортным требованиям и др.;

- участие в разработке, совершенствовании и внедрении Системы Менеджмента Качества, создание стандартов и нормативов качественных показателей, контроль их соблюдения;

- проведение и оказание помощи в проведении мероприятий, направленных на вовлечение сотрудников компании в процесс постоянного совершенствования (улучшения) деятельности компании;

- оказание консультаций и помощи сотрудникам компании по вопросам менеджмента качества;

- оперативное и своевременное информирование руководства компании о выявленных несоответствиях, проблемах (узких местах) бизнес-процессов, в ходе выполнения работ;

- изучение причин, вызывающих ухудшение качества продукции (работ, услуг), участие в разработке мероприятий по их устранению и предупреждению;

- изучение передового отечественного и зарубежного опыта по разработке и внедрению Систем Менеджмента Качества.

- участие в разработке методик и инструкций по текущему контролю качества работ в процессе изготовления продукции, в испытаниях готовых изделий и оформлении документов, удостоверяющих их качество;

- разработка и организация мероприятий по результатам государственного надзора, межведомственного и ведомственного контроля внедрения и соблюдения стандартов и технических условий по качеству продукции, подготовке продукции к сертификации и аттестации.

Основные функции делопроизводителя:

- ведение документооборота компании;

- регистрация и обработка корреспонденции;

- ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

- контроль своевременного исполнения документов;

- ведение архива документов;

- знание основных положений ЕГСД и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

1.6 Вход-ресурс-выход

Рисунок 1.4.1 - Вход-ресурс-выход "Маркетинговое подразделение"

Рисунок 1.4.2 - Вход-ресурс-выход "Отдел качества"



2. Применение методики РБП

2.1 Классификация процессов

Основные и вспомогательные процессы УрГУПС. Основными процессами можно считать те, которые непосредственно связаны с образовательной и научной деятельностью университета.

К вспомогательным процессам можно отнести:

- обеспечение университета кадровыми ресурсами;

- обеспечение финансовыми ресурсами;

- формирование, положений, стандартов, регламентов и т.д.;

- формирование инфраструктуру и т.д.

2.2 Размер процессов

Организационная структура является линейно-функциональной. Сущность линейно-функциональной структуры управления состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передаваться только одним доминантным лицом - руководителем, который получает официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем.

Рисунок 2.2.1 - Организационно-штатная структура УрГУПС

2.3 Матица выбора процесса

Процесс	Возможности для снижения издержек	Источники жалоб клиентов	Возможность улучшения	Простота улучшения	Источник недовольства сотрудников/жалоб клиентов	Итого
1. Переход к другому органу по сертификации	1	1	5	1	1	9
2. Привлечение сотрудников к СМК (обучение)	1	5	5	4	3	18
3. Составление отчета об СМК	4	4	5	4	4	21
4. Внедрение программы по поиску документации	1	4	4	3	3	15

Наиболее высокий рейтинг имеет процесс "Составление отчёта об СМК", именно этот процесс необходимо изменить в первую очередь. Данный процесс имеет меньшие издержки при внедрении, и поэтому он более приемлем. Так же изменения в данном процессе улучшат ситуацию организации. реинжиниринг бизнес процесс университет

2.4 Этапы совершенствования бизнес-процесса

1. Планирование. Будем рассматривать бизнес-процесс отдела менеджмента качества. БП "Составление отчёта об СМК" наиболее важен для данного отдела.

2. Анализ. Процессы УрГУПС, которые требуют усовершенствования:

- не все сотрудники привлечены к СМК, не все знают особенности и правила стандартов ISO;

- сложности в работе при поиске необходимых стандартов и положений;

- не все сотрудники могут самостоятельно разработать положение, стандарт, регламент и т.д. в соответствии с требованиями СМК;

3. Редизайнс. Провести анализ ситуации в компании. При работе необходимо способствовать поиску соответствующей документации через электронные ресурсы УрГУПС. Изменить план график внутренних аудитов, проводить их чаще.

4. Привлечение ресурсов. Увеличить штат сотрудников, задействованных в СМК(временно).

5. Внедрение. Провести внеплановый аудит. Дополнительные занятия и совещания по ознакомлению сотрудников СМК. После проведения обучения производительность увеличится.

6. Непрерывное совершенствование. Проведение аудитов. Консультирование сотрудников (при необходимости).

2.5 Причины проблем

- поиск необходимой для работы документации занимает слишком много времени;

- сотрудники выражают недовольство относительно сложной системой поиска нормативной документации для работы;

- не всё сотрудники знают особенности и правила стандартов ISO.

2.6 Команда, которая будет заниматься внедрение бизнес-процесса

1. Менеджер проекта: Помощник первого проректора по менеджменту качества;

2. Ответственный за процесс: Помощник первого пропретора по менеджменту качества, специалист АКО;

3. Пользователи: Специалисты из УТПУ, ОДО, отдела докторантуры и аспирантуры;

4. Скептики: Учебный отдел;

5. Ведущий: Первый проректор;

6. Эксперт в области технологий: Специалист из отдела управления информатизацией.

2.7 Масштабы, цели и сроки внедрений

Срок проведения изменений: 3 месяца.

Цель: привлечение сотрудников УрГУПС к всеобщей системе менеджмента качества.

Масштаб: привлечь по одному сотруднику с каждого отдела (на уровне всей организации).

2.8 Возможные вопросы скептиков

1. Достаточно ли подготовлен персонал к обучению?

2. Единое ли видение СМК у руководителя организации и у работников отдела качества?

3. Как именно будет проведено изменение?

2.9 Карты бизнес-процесса

1) Макросхема

Примечание:

1 - принятие данных (информация);

2 - выполнение отчета с помощью стандартов и электронных программ;

3 - анализ-отчёт СМК.

2) Функциональная схема

Размещено на Allbest.ru

...