Планирование и управление работами проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторная работа 1. Планирование и управление работами проекта

Методические рекомендации

Основные этапы процесса планирования проекта:

Этап 1. Планирование целей

Этап 2. Построение иерархической структуры работ

Этап 3. Построение структурной схемы организации

Этап 4. Построение плана по вехам

Этап 5.Построение сетевой модели

Этап 6. Разработка календарного графика

Этап 7. Планирование ресурсов

Этап 8. Разработка бюджета проекта

Этап 9. Разработка плана проекта

Планирование целей проекта

Для того чтобы проект был успешным, у него должна быть четко определенная и реальная цель. Цель проекта- желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени. Цель проекта всегда связана с решаемой в ходе него проблемой или совокупностью проблем.

Проблема - это неудовлетворительное состояние системы (например, организации), которое не позволяет ей справиться с возникающим затруднением. Понимание проблемы в ходе разработки проекта возникает из соотнесения видения стратегических ориентиров, из анализа имеющихся затруднений и понимания того, какая именно система (организация в целом, или какая либо из ее подсистем) ответственна за решение поставленных задач.

Правильная постановка цели призвана изменить неудовлетворительное функционирование организации и обеспечить ее соответствие внешним вызовам.

Для того чтобы создать точную модель концептуальной разработки проекта, руководитель проекта и члены команды должны выполнить следующие работы:

- Формулировка проблемы или потребности. Управление замыслом проекта начинается с формулировки проблемы: для чего предназначен проект, почему возникла необходимость в поиске решения посредством этого проекта, в чем состоит суть проблемы.

- Сбор информации. На этом этапе осуществляется сбор данных об условиях осуществления проекта и его целях. Нельзя рассчитывать на эффективное начало работы над проектом в том случае, если его руководитель не имеет ясного представления о текущем состоянии дел.

- Ограничения. Помимо формулировки цели руководитель проекта должен заниматься выяснением ограничений, способных повлиять на его возможности достижения желаемых результатов. Временные и бюджетные ограничения, требования клиентов могут серьезно влиять на реализацию проекта.

- Анализ альтернатив. Обычно для каждой проблемы существует несколько альтернативных методов решения. При управлении проектами анализ альтернатив подразумевает, прежде всего, достижение ясного понимания природы проблемы и уже затем разработку различных вариантов ее решения. Эти решения помимо предоставления всем их разработчикам ясного понимания особенностей проекта, предлагают также возможные подходы к реализации проекта.

- Цели проекта. Концептуальная разработка должна завершаться разработкой конечных целей проекта с точки зрения его результатов, требуемых ресурсов и сроков работ. Если предыдущие этапы были выполнены надлежащим образом, то формулировка целей проекта станет логическим следствием проведенного анализа. Начинающие руководители проектов должны заботиться о том, чтобы не ограничивать информационный поиск в ходе проведения анализа альтернатив. Если поиск информации был проведен в необходимом объеме, то конечные цели проекта должны стать очевидными.

Сформулированные цели должны соответствовать принципу SMART, согласно которому они должны быть:

- ясными и точными (S -Specific);

- измеримыми (М - Measurable),

- достижимыми (А - Achievable);

- непротиворечивыми, (R - Related);

- определены по срокам их достижения (Т - Time-bound).

Результат 1-го этапа «Планирование целей»: документ, содержащий в своей основе формулировку целей, которые менеджер проекта должен согласовать с заказчиком и основными потребителями результатов проекта.

Практическое задание 1. «Формулирование целей проекта»

Описание ситуации для практического задания. Руководством компании N было принято решение о выпуске корпоративного фильма. Корпоративный фильм призван улучшить имидж компании.

Имидж компании -- один из самых серьезных моментов в бизнесе. Под имиджем следует понимать формирование и поддержание устойчивого положительного впечатления, каким его видят общественность, клиенты, партнеры, сотрудники компании. Видеофильм должен стать лицом, представляющим компанию, составляя у потенциального клиента впечатление о ней.

Корпоративный видеофильм должен быть направлен не только на внешнюю среду, но и на коллектив своих сотрудников, с целью формирования благоприятных корпоративных отношений, неформальной атмосферы, способствующих дружной работе.

Вы -- профессиональный менеджер проекта - приглашены возглавить этот проект. На реализацию этого проекта Вам будет предоставлено 2 месяца. Пожелание руководства компании - реализовать проектв кратчайшие сроки.

Вы - автор идеи создания корпоративного видеофильма. Сформулируйте:

1. Обоснование инициации проекта (потребности, из-за которых проект образовался). Выпуск корпоративного фильма для улучшения имиджа компании.

2. Основную цель и продукт проекта, основные характеристики продукта. Цель: формирование благоприятных корпоративных отношений, неформальной атмосферы, способствующих дружной работе.

Характеристика: видеофильм, направленный на внешнюю среду, коллектив сотрудников.

3. Желаемые результаты проекта. Реализовать фильм в кратчайшие сроки, улучшить имидж компании, повышение эффективности работы.

4. Критерии успеха проекта. 1) нацеленность на результат; 2) поддержка руководства; 3) правильное планирование.

Лабораторная работа2. Декомпозиция целей проекта. Построение иерархической структуры работ (ИСР)

Методические рекомендации

Основной смысл построения иерархической структуры работ -- анализ всего состава работ по проекту. Анализ производится исходя из внутренней логики работ. Отправной точкой анализа является запланированное в проекте изменение, сформулированное в виде цели и пакет ее составляющих, сформулированных в виде задач.

Технология построения ИСР предусматривает, прежде всего, разбиение проектных работ на более мелкие и более управляемые элементы -- пакеты работ.

Создание ИСР подчиняется нескольким правилам:

- ИСР создается усилиями команды.

- Первый уровень завершается до того момента, как проект разбивается далее.

- Каждый уровень ИСР является меньшим фрагментом предыдущего уровня.

- Весь проект в целом включен в каждый самый высокий уровень.

- Работа направлена на продукцию, поставляемую в рамках проекта.

- Работа, не включенная в ИСР, не является частью проекта.

- ИСР можно использовать как образец для других проектов.

Разбивка проекта на рабочие пакеты или виды работ, должна, как правило, удовлетворять следующим требованиям, работы:

могут быть реалистично и уверенно оценены;

могут быть логично разбиты на подразделы;

могут быть завершены достаточно быстро;

имеют значимое завершение;

могут быть завершены без перерыва (без необходимости получения дополнительной информации).

ИСР составляется в виде дерева работ, в корне которого цели проекта.

Рис. 1 Схема ИСР

На рис.1представлен простой пример схемы ИСР. Наш проект имеет цель, состоящую из нескольких задач и подзадач:

На схеме четко видны зависимости между задачами и подзадачами. Соответственно, для выполнения Задачи 1 нужно закончить 3 подзадачи, а для выполнения всего проекта все 3 основные задачи.

Теперь проиллюстрируем эту схему на конкретном примере. Допустим, что цель проекта -- разработать небольшой Интернет сайт. Наша работа будет состоять из обычных для простого сайта задач: дизайна, верстки макетов, внедрения и установки и сдачи заказчику. Двигаясь дальше, попытаемся разложить задачи на более мелкие составляющие, то есть, мы проведем декомпозицию (рис.2). Данная схема не претендует на объективность и полноту, однако она показывает общее направление движения по декомпозиции задач.

Пользуясь такой схемой, очень легко сделать целый ряд полезных, а иногда и необходимых вещей:

- Не забывать о задачах, особенно критичных, которые можно отметить другим цветом.

- Отмечать выполнение тех или иных заданий.

- Сделать оценку проекта, причем, если идти «снизу вверх» то мы можем сделать точную оценку, а если «сверху вниз», то мы можем, убирая некоторые задачи, подогнать проект под определенный бюджет.

- Отметить на этой диаграмме исполнителей и не забывать о предупреждении (или бронировании) необходимых для проекта людей.

- Наметить план поставок, в случае большого проекта, выделяя законченные куски (на данной диаграмме это могут быть дизайн, верстка, внедрение и установка).

От такой диаграммы очень легко перейти к календарному плану работ.

При построении ИСР необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Работы нижнего уровня (дочерние) являются способом достижения работ верхнего уровня (родительские).

2. У каждой родительской работы может иметься несколько дочерних работ, достижение которых обеспечивает достижение родительской работы.

3. У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа.

4. Декомпозиция родительской работы на дочерние производится по единому критерию, в качестве которого могут выступать:

- компоненты результатов и продуктов проекта,

- этапы жизненного цикла проекта,

- ресурсы и функциональные виды деятельности,

- элементы организационной структуры.

5. На одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую должны быть равнозначны. В качестве критерия равнозначности могут выступать: объем и время выполнения работ и пр.

6. При построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции.

7. Последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях ИСР. На верхних уровнях работы должны быть автономны.

8. Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

работы ясны и понятны менеджеру и участникам проекта (являются элементарными),

понятен конечный результат работы и способы его достижения,

временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены.

В зависимости от последовательности их применения для одного проекта можно построить несколько вариантов ИСР (рис.3):

продуктовый подход,

подход по жизненному циклу,

функциональный подход,

организационный подход,

смешанный подход (первый уровень -- продуктовый подход, второй уровень -- подход по жизненному циклу).

а) продуктовый подход б) подход по жизненному циклу

в) функциональный подход г) организационный подход

Рис. 2 Варианты построения ИСР

Интересен факт, что для различных задач управления проектом и различных субъектов управления удобен свой вариант ИСР, и современные программные продукты позволяют строить несколько вариантов ИСР и автоматически трансформировать их друг в друга.

Тем не менее, на практике чаще рекомендуется использовать смешанный вариант, при котором на верхнем уровне применяется продуктовый подход, а на втором уровне подход по жизненному циклу.

Практическое задание. «Структурная декомпозиция работ»

Описание ситуации для практического задания.

Руководством компании N было принято решение о выпуске корпоративного фильма.

Корпоративный фильм должен повышать имидж компании. Имидж компании - один из самых серьезных моментов в бизнесе.

Под имиджем следует понимать формирование и поддержание устойчивого положительного впечатления, каким его видят общественность, клиенты, партнеры, сотрудники компании.

Видеофильм должен стать лицом, представляющим компанию, составляя у потенциального клиента впечатление о ней.

Корпоративный видеофильм должен быть направлен не только на внешнюю среду, но и на коллектив своих сотрудников, с целью формирования благоприятных корпоративных отношений, неформальной атмосферы, способствующих дружной работе.

Вы -- профессиональный менеджер проекта -- приглашены возглавить этот проект.

На реализацию этого проекта Вам будет предоставлено 2 месяца.

Пожелание руководства компании -- реализовать проект в кратчайшие сроки.

Первое, что Вам нужно сделать, это составить подробный оптимальный план проекта и представить руководству общую стоимость проекта.

Одним из условий съемки фильма является согласование видео на различных этапах его производства с отделом секретности, поскольку производственный процесс носит секретный характер.

По предварительно разработанному планупредполагается осуществлять съемку, как на территории предприятия, так и на природе - во время проведения праздничных корпоративных мероприятий.

По окончании производства фильма решено провести его презентацию с приглашением высшего руководства компании.

Для достижения целей проекта необходима реализация 10 задач:

1. Написание сценария. Первый этап работ - длительность 7 рабочих дней. проект цель структура декомпозиция

2. Съемка интервью с одним из руководителей предприятия. Этот этап может быть начат только после окончания первого этапа. Его продолжительность 4 дня.

3. Подбор актеров. Этот этап может начаться только после написания сценария. Продолжительность этапа 12 дней.

4. Согласование с отделом секретности - выполняется после написания сценария. Продолжительность этапа 5 дней.

5. Съемка корпоративного праздника на природе. В любой момент после подбора актеров можно приступить к съемкам праздника. На это потребуется 3 дня.

6. Съемка в цехах. После завершения проверки отделом секретности можно приступать к съемкам в производственных цехах предприятия. Это займет 7 дней.

7. Монтаж отснятого материала. После проведения съемки интервью и корпоративного праздника, а также после съемки в цехах можно приступать к монтажу полученного видеоматериала в единый фильм. Монтаж предполагается осуществить в течение 5 дней.

8. Озвучение отснятого материала. Может быть осуществлено сразу же после завершения монтажа. Продолжительность этапа - 4 дня.

9. Проверка отделом секретности. Отдел секретности осуществляет контроль готового фильма непосредственно после монтажа. На это потребуется 3 дня.

10. Презентация фильма руководству компании N. Это мероприятие является завершающим, к его началу все остальные работы должны быть завершены. Презентация будет проходить в течение одного дня.

Задание: Постройте иерархическую структуру работ проекта

* По смешанному принципу

* По принципу этапов жизненного цикла

Размещено на Allbest.ru