Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 1. Место делопроизводства в структуре управленческого труда

1.1 История развития делопроизводства в Республике Беларусь

В рамках Полоцкого княжества (Х-ХШ вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале Х в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов (обязательных элементов документа) договора использовались печати. Состав документов этого периода разнообразен: уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В ХП в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Вхождение Беларуси в состав централизованного государства - Великого княжества Литовского предопределило возрастание роли документирования. В конце ХУI в. документы начали составлять на бумаге. Способом удостоверения документов была печать. В конце документа приводились такие реквизиты как дата и место составления, а автор указывался вначале. делопроизводство документация управление реквизит

В ХУ в. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая без изменений до ХУШ в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

В ХУ-ХУI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй - решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры - образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной, судебной.

В ХУI в. утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения.

В середине ХУП в. белорусский язык был заменен на польский в связи с вхождением Беларуси в состав Речи Посполитой.

А конце ХУШ в. белорусские земли вошли в состав России, что потребовало введения соответствующей системы документирования.

В первой половине ХIХ в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.

Приказное делопроизводство возникло в конце ХУ в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив».

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине Х1Х в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине ХIХ в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка.

После Октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. Был принят ряд декретов по упрощению и улучшению делопроизводства. Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

В 20-е годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Были изданы книги «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов», «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов». Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания».

С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял Госстандарт.

Постсоветский период начался с распадом СССР. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела, впоследствии преобразованный в БелНИИ документоведения и архивного дела.

С октября 1995 г. вступил в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1 - 95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 г. был введен в действие стандарт Беларусь СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (заменен на СТБ 6.38-2004 в 2004 году).

1.2 Документационное обеспечение управления

Предмет делопроизводства, его содержание

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование - это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация работы с документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Административным делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами.

Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.

В этой связи задачами курса являются:

определение роли делопроизводственных процессов в структуре управленческого труда;

изучение организации и условий труда работников служб документации;

определение роли организационной техники и унификации документов в повышении производительности управленческого труда;

приобретение навыков практического применения нормативно-правовых и методических документов по делопроизводству;

изучение требований к форматам бумаги, бланкам документов, машинописному тексту, составу реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов.

1.3 Основные нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие делопроизводство

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

· закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

· стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· методические указания по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:

- правила подготовки и оформления документов;

- организацию работы с документами;

- контроль исполнения документов;

- составление номенклатуры, оформление и формирование дел;

- экспертизу ценности документа;

- составление описи дел;

- оперативное хранение документов;

- передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

- по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);

- приватизации государственных и коммунальных организаций;

- распорядительной деятельности предприятий;

- организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

- оперативно-информационному регулированию деятельности организаций;

- переводу (перемещению) на другую работу;

- увольнению с работы;

- оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь определяют:

- номенклатуру и формирование дел;

- экспертизу ценности документов, подготовку дел к передаче и передачу их в архив;

- обеспечение сохранности документов архива;

- организацию работы архива.

1.4 Организационные основы делопроизводства

Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

· организация рационального документооборота,

· контроль исполнения документов,

· оперативное хранение документов,

· архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства

Статьей 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают надлежащие условия для документационного обеспечения управления своих аппаратов, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение производства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 89¹, 89², 89³, 89⁴, 224¹²) предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

· утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений - предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин;

· выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение - предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;

· несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения - штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;

· незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства имеют право:

· Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь и его заместитель;

· Государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь;

· Государственные инспекторы архивов и делопроизводства Республики Беларусь по областям и г. Минску.



2. Унификация и стандартизация управленческой документации

2.1 Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:

· документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;

· документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним.

Документом - это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.

Нормативный документ - документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Распорядительный документ - документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Текстовый документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

А) общие

· информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;

· социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;

· коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления - указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двухстороннего направления (переписка, договоры и т.д.);

· культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;

Б) специальные

· управленческая, создающая документы для целей управления;

· правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;

· учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.

Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).

9) По степени гласности выделяют документы обычные и конфиденциальные;

10) По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.

11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (от 10 до 75 лет).

13) По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.

2.2 Стандартизация и унификация управленческой документации

Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основными принципами унификации документов являются:

· унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

· единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

· комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

· информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

· сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

· стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

· экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.

Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным системам документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.

Код документа - идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.

Реквизит документа - обязательный элемент служебного документа.

Постоянная часть реквизитов документа - часть реквизитов документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизитов документа - часть реквизитов документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.

Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:

1) обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

2) сокращение количества функционирующих форм документов;

3) упорядочение информационных потоков.

Работы по унификации документов включают:

1) установление номенклатуры действующих форм;

2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

3) разработку структур документов;

4) создание общих синтаксических правил построения документа;

5) определение методов контроля информации документа.

Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности.

2.3 Унификация организационно-распорядительной документации

Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационно-правовая документация (устав организации, положение об организации, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника, инструкция по виду деятельности). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий, их структурных подразделений, работников;

- распорядительная документация (указ, приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- справочно-информационная документация (протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение) и справочно-аналитическая документация (акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия;

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов системы ОРД составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

· значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

· упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

· облегчить поиск и обработку документов;

· повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

· укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь (либо органов государственного управления, либо юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) ; код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания; гриф ограничения доступа; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; отметка об исполнителе; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель.

Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый - угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант - продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:

а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

документация по приёму на работу;

документация по переводу (перемещению) на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2005. - 87 с.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. - Мн.: БелНИИДАД, 2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов). Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.

Альбом состоит из следующих разделов:

распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;

организационные документы (положение, инструкция, правила);

справочно-информационные и справочно-аналитические документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);

документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).

2.4 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Бланк документа и требования к его разработке

Служебные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.

В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части - угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 200 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны - 30 мм, с правой - не менее 8 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм. Текст документов печатается на компьютере на бланках формата А4 - через одинарный межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через точно 14 пт.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трёх лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.)допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Реквизиты документов и их расположение

Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «коммуникационные данные», «место составления или издания» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве.

Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения - автора, дата, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения. Печать, отметка о заверении копии. Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.

...