Оформление и составление документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Пермского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

СОЛИКАМСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ КОЛЛЕДЖ

Доклад

на тему: «Оформление и составление документов»

Выполнила: Букина Е.К.

Проверил: Плотникова Е.В.

Соликамск,2016

Содержание

Введение

Виды бланков. Реквизиты. Формуляры. Отметки на документах

Единые требования и правила оформления документов

Текст. Организационные и распорядительные документы. Информационно-справочные документы

Унифицированные формы технической документации. Диспетчерский журнал. Оперативные рапорты

Заключение

Список литературы

Введение

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Целью данной работы является ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачей работы являются:

Знать состав реквизитов организационных и распорядительных документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков организационных и распорядительных документов и состав обязательных реквизитов бланков;

Виды бланков. Реквизиты. Формуляры. Отметки на документах

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста.

На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;

место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Репарационный индекс».

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом вариантереквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров палей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ регулируются актами законодательства РБ.

Реквизиты документов -- это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде. Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Формуляр (договор) -- в торговом обороте типовой договор, который заранее разрабатывается и предлагается контрагенту для подписания. Контрагент не имеет возможности ни изменять, ни даже обсуждать предлагаемые условия.

Формуляр документа -- бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

В процессе работы над документами обычно принимают участие несколько должностных лиц или несколько структурных подразделений.

Отметка о получении документа. С момента проставления документ является собственностью организации. Проставляется работником или секретарем, располагается в правом нижнем углу, иногда на полях и включает дату получения, порядковый номер и подпись ответственного лица.

Резолюция. Проставляется руководителем организации. Резолюция - это письменное решение руководителя по вопросу, изложенному в документе. Резолюция пишется от руки, располагается на любом свободном месте в верхней части документа. Иногда резолюция пишется на отдельном листе маленького формата и прикрепляется к документу. Резолюция может быть:

· Полная (полное решение вопроса, например, «разрешить перевести в отдел..», «выдать премию» и т.д. Руководитель подписывается и ставит дату);

· Неполная (указания руководителя о порядке решения какого-либо вопроса + подпись и дата) Кому что сделать и в какие сроки.

Отметка о наличии приложений. Оформляется после текта, но до подписи ( приложение: акт сдачи приемки работ на 1 л в 2 экз.).На документах, которые сами являются приложение отметка оформляется в правом верхнем углу (Приложение к приказу …от..№…)

Отметка об исполнителе распоряжении в нижней левой части и ниже подпись и включает: ФИО и раб. Телефон подготовителя документа.

Отметка о контроле располагается в верхнем правом углу документа. Эта отметка означает, что срок исполнения данного документа контролируется.

Единые требования и правила оформления документов

управленческий документ реквизит распорядительный

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа".*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц".

Текст. Организационные и распорядительные документы. Информационно-справочные документы

Текст -- зафиксированная на каком-либо материальном носителе человеческая мысль; в общем плане связная и полная последовательность символов.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

Приказами оформляются:

· порядок деятельности предприятия;

· решения и поручения по организации работы;

· организационные мероприятия;

· итоги работы;

· результаты ревизии.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.

Организационные документы - документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.

Виды организационных документов:

Устав -регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица - это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом.

Унифицированные формы технической документации. Диспетчерский журнал. Оперативные рапорты

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Диспетчерский журнал является документом, показывающим использование всех автомобилей подразделения, а также результаты работы автотранспорта за день. Диспетчерский журнал устанавливает местонахождение выпущенных на линию автомобилей в течение рабочего дня, полнодневные простои и их причины и суточную выработку автотранспорта. Журнал также является документом, подтверждающим получение шофером исправной машины и путевого листа со сменным суточным заданием. Журнал ведется нарядчиком или диспетчером, в него заносятся ежедневно все без исключения автомобили, числящиеся по спискам данного подразделения, независимо от их состояния и местонахождения. В тех случаях, когда машина на линию не выпущена, указывается причина ее простоя. Данные о выработке автотранспорта ( тонн и тонно-километров) заносятся в журнал на второй день после обработки путевых листов. Рапорт - доклад оперативного персонала вышестоящему оперативному руководителю или руководству предприятия о вступлении на дежурство, о состоянии обслуживаемого оборудования, режимах его работы, об отклонениях от нормальной схемы установки и замечаниях по работе оборудования;

Заключение

Таким образом, мы ознакомились с основными видами документов и требованиями к их оформлению. Узнали состав реквизитов организационных и распорядительных документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков организационных и распорядительных документов и состав обязательных реквизитов бланков;

Также выяснили ,что документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Список литературы

http://www.ngpedia.ru/id19053p1.html

http://refleader.ru/merujgotrjge.html

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/5.htm

http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=8824

https://ru.wikipedia.org/wiki/Текст

Размещено на Allbest.ru