Особенности управления в таможенных органах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности управления в таможенных органах

Содержание

1. Понятие управления

2. Законы управления

3. Принципы управления

4. Функции управления

5. Определение метода управления

1. Понятие управления

Управление - это есть цель и возможность ее достижения.

Система - это нечто целое, составленное из нескольких упорядоченных элементов. Между элементами системы существуют определенные связи.

Система управления - это конкретные люди, реализующие в деятельности организации особые управленческие функции.

Система управления в таможенных органах имеет своей целью - достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. (под системой управления подразумевается организационная структура предприятия.)

Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач, для этого требуется четкое управление внутри нее.

Управление - это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменении внешних и внутренних условий, путем принятия и реализации управленческих решений.

В состав функций управления входят: планирование, учет, контроль, регулирование, анализ.

Для формирования и реализации управленческого воздействия необходимо наличие субъектов управления, объекта управления и определение прямых и обратных связей между ними.

К субъектам управления в таможенных органах относятся все руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения подчиненным сотрудникам и коллективам и требовать их выполнения.

Объектами управления в таможенных органах выступают исполнители решений, приказов, поручений.

Управление в таможенных органах носит ступенчатый, иерархический характер поэтому различные уровни управления в таможенной системе выступают и как субъекты и как объекты управления.

Соответственно управление как вид деятельности в такой структуре имеет и распорядительную, и исполнительную сторону.

Существенную роль в системе управления играют взаимосвязи и взаимоотношения между субъектом и объектом управления, организационная структура управления и другие факторы.

Субъект (ФТС) управления получает информацию о фактическом состоянии объекта управления (РТУ, таможни…) и окружающей его внешней среды. Эта информация перерабатывается субъектом управления, в результате чего принимается решение, которому придается одна из форм управленческого решения (приказ, указание, резолюция) для передачи его содержания объекту управления по каналам прямой связи.

Информация о выполнении этого решения и информация о новом состоянии объекта управления вновь поступает к субъекту управления по каналам обратной связи.

Таким образом, управление является непрерывным процессом. Непрерывный характер управления таможенными органами обусловлен постоянством и непрерывностью информационных процессов происходящих в них.

Особенности присущие процессу управления в таможенных органах: ярко выраженная нацеленность управления на конечный результат служебной деятельности; сочетание управленческой деятельности внутри системы с работой участников ВЭД; допустимость разумного риска в процессе управления; динамичность процессов управления в условиях противоборства сотрудников таможенных органов с недобросовестными участниками ВЭД, контрабандистами; относительная неопределенность условий, в которых осуществляется управление.

2. Законы управления

Управление в таможенных органах опирается как на объективные экономические законы и законы управления, так и на формирование на их основе единой системы интересов всех участников оперативно-служебной деятельности (общественных, коллективных, личных)./

Знание законов управления позволяет учитывать их требования при создании систем управления и при организации их функционирования.

К ним относятся:

1. Закон единства системы управления.

2. Закон пропорциональности.

3. Закон оптимального соотношения централизации функций управления.

4. Закон соотношения управляемой и управляющей системы.

Действие закона единства системы управления проявляется в неразрывной цепи отношения управления от высших органов системы государственного управления до низших его звеньев, в непрерывности, ритмичности, согласованности всех стадий процесса управления; в единстве требований к сотрудникам аппарата управления.

Закон пропорциональности определяет, что важной задачей управления является обеспечение оптимальной пропорциональности между функционированием управляющей системы и управляемой системы. Пропорциональность измеряется тем, насколько полно и четко будет обеспечена управлением основная деятельность системы -- т.е. таможенное оформление и таможенный контроль, осуществление других функций, чтобы она могла с минимально возможными затратами дать необходимый эффект.

Закон оптимального соотношения централизации функций управления предполагает такое построение системы управления и такую организацию ее функционирования, при которой существует непрерывная и устойчивая подчиненность каждого нижестоящего звена системы таможенных органов центральным органам управления. (Сосредоточение управления, руководства в одном центре, право принимать наиболее важные решения остается за высшими уровнями управления).

Централизованное управление не означает жесткой регламентации деятельности всех звеньев системы. Существует оптимальный уровень централизации, под которым понимается максимальное соответствие форм централизации управления реальным потребностям системы./

Суть закона соотношения управляемой и управляющей системы состоит в требовании обеспечивать соответствие управляющей системы управляемой.

· функциональная сложность управляющей системы должна превышать функциональную сложность управляемой, уровень компетентности работников управления также должен превышать уровень компетентности управляемых;

· динамика совершенствования управляющей системы должна превышать динамику совершенствования управляемой системы.

3. Принципы управления

Под принципом управления понимается - основные идеи, правила, нормы и положения, которыми руководствуется управляющая система.

В практике управления таможенными органами применяются общие, частные и организационно-технологические принципы.

Общие принципы управления - это стратегические нормы управления и они действуют во всех сферах и подсистемах таможенных органов. /Однако действуют они специфически в каждой управляемой системе./

Системность - ведущий принцип управления.

Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует структурное и функциональное единство системы

Чем сложнее задача, стоящая перед таможенным органом, тем большую значимость приобретает принцип обратной связи системы.

Информация позволяет субъекту управления иметь представление о состоянии системы в каждый данный момент времени, о достижении заданной цели, с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Принцип информационной достаточности означает, что в условиях огромного роста объема информации в таможенной системе, в том числе управленческой большое значение приобретает интенсификация информационных процессов.

Частные принципы управления в таможенных органах подразделяются на 2-е группы:

1) принципы, применяемые в экономической, социально-политической и духовной сферах таможенной деятельности

2) принципы, имеющие место в системе таможенных органов, как государственной правоохранительной организации, обеспечивающей в пределах своей компетенции экономическую безопасность РФ.

Управление в таможенной системе опирается на следующие частные принципы:

- законности

- централизации в сочетании с децентрализацией

- непрерывности

- оперативности

- гибкости

- ответственности

- преемственности (когда новое, сменяя старое, сохраняет в себе некоторые его элементы.)

- нацеленности на конечный результат

- принципы организации деятельности государственной службы

- принципы подбора кадров их обучение и воспитание

- принципы осуществления оперативно-розыскной деятельности.

Организационно-технологические принципы управления лежат в основе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности руководителей таможенных органов.

К ним можно отнести:

- единоначалие

- конкретность

- разделение труда

- скалярный

- иерархичность

- единство распорядительства

- делегирование полномочий.

Принцип единоначалия предполагает, с одной стороны, коллегиальность управления, а с другой -- установление строжайшей персональной ответственности за исполнение функции. Коллегиальность не исключает, а предполагает личную ответственность каждого сотрудника за порученное ему дело.

На принципе единоначалия руководит системой таможенных органов руководитель ФТС (РТУ, таможен, таможенных постов). Наиболее важные вопросы руководством таможенных органов рассматривается на заседании коллегии ФТС России.

Успех управления таможенными органами обеспечивается единством действий всех должностных лиц. Важное значение имеет четкое определение места и роли каждого, ясное распределение их компетенции, функций и прав в общем деле.

Принцип конкретности управления требует четкого (конкретного) анализа ситуации, для чего нужна достоверная информация о системе управления и о ее внешней среде.

Принцип разделения труда предусматривает, что вся деятельность организации управления разбивается на простейшие операции, выполнение которых поручается конкретным звеньям системы управления. Каждое звено системы управления таможенными органами должно иметь четкие конкретные обязанности.

Скалярный принцип означает, что каждая организация, в том числе и таможенные органы должна иметь четкую определенную иерархическую структуру.

Принцип иерархии предусматривает, что ниже стоящие подчиняются вышестоящему. Каждый сотрудник административной иерархии отвечает перед вышестоящим не только за свои решения и действия, но и всех подчиненных ему сотрудников.

Принцип единства распорядительства определяет, что каждый сотрудник получает приказы и распоряжения от одного начальника, и что сотрудник не должен докладывать более чем одному вышестоящему руководителю.

Принцип делегирования полномочий означает, что при передаче задачи от руководителя к подчиненному должны также передаваться и права для ее решения, а подчиненный должен принимать на себя ответственность за них.

4. Функции управления

Функция управления - это назначение и виды управленческой деятельности.

В системе таможенных органов функции управления можно разделить на общие - отражающие стадии процесса управления и специфические - функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов.

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом.

К ним относятся:

- анализ и прогнозирование оперативно-служебной обстановки

- планирование

- организация

-регулирование

- учет и контроль.

Анализ и прогнозирование оперативно-служебной обстановки неразрывно связан с изучением, познанием и предвидением развития совокупности условий на том или ином участке таможенной деятельности, их влияние на результаты таможенного дела и принятие обоснованных решений и составление планов.

Под таможенной оперативно-служебной обстановкой понимают - совокупность взаимосвязанных элементов с находящимися в постоянном развитии экономическими, политическими, социальными, правовыми и другими условиями, существенно влияющими на таможенную деятельность.

Основными элементами оперативно-служебной обстановки является:

- участники ВЭД - российские, иностранные физические и юридические лица, виды, объем и направление товарных потоков в зоне деятельности таможенного органа, распределение их по времени, месту, видам транспорта;

- участники ВЭД нарушающие таможенное законодательство - контрабандисты, криминальные структуры;

- силы и средства таможенных органов, их возможности по выполнению возложенных на них функций и задач;

- общегосударственные меры обеспечения экономической безопасности и защиты экономических интересов РФ;

- наличие в зоне деятельности таможенного органа других правоохранительных органов, ведомств и организаций по борьбе с контрабандой и таможенными нарушениями, возможность использования их для решения задач таможенных органов;

- среда, в которой осуществляется таможенная деятельность.

Планирование - основная функция управления, посредством которой в таможенных органах вырабатывается, организуется начало предстоящей деятельности.

С помощью планирования определяются цели и направление движения системы; разрабатываются методы, с помощью которых реализуются существующие проблемы, определяется темп развития системы.

Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных в плане задач.

Организация планирования осуществляется на всех уровнях управления

- стратегическом (ФТС)

- оперативном (РТУ)

-тактическом (таможня, таможенный пост).

Оно соответствует установленным календарным циклам функционирования таможенной системы: долгосрочные (5 и более лет); среднесрочные (от 1 года до 5 лет); текущие (до 1 года).

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия -- их создает другая функция управления -- организация.

Сущность этой функции состоит в создании системы, установлении необходимых связей и отношений между исполнителями, в определении форм и методов их деятельности.

В процессе реализации данной функции субъектом управления создаются условия необходимые для успешного приведения в жизнь принятых решений, в том числе и утверждение планов.

Организация реализуется в таможенных органах посредством выполнения таких управленческих работ как:

- постановка задач по выполнению решений и разработка планов

-организация взаимодействия

- подготовка исполнителей, включая их обучение.

Регулирование основная функция управления, посредством которой возрастает эффективность деятельности подчиненных и устраняются отклонения от параметров при планировании.

Регулирование осуществляется на основе результатов обратной связи.

Реализации функции управления «регулирование» включает исполнение таких работ как:

- анализ результатов контроля

- доведение решения в виде задач до исполнителей

- организация регулирования;

- проведение регулирования.

Сущность учета состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управленческой системы, направлении темпов ее движения, о достигнутых результатах и проблемах.

Контроль - это основная функция управления посредством реализации, которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени.

Главной задачей контроля является - выявление отклонений от параметров заданных при планировании и вскрытие причин их порождающих, а также положительных моментов дальнейшее развития, которых может послужить повышению эффективности всей деятельности таможенных органов.

Конкретные задачи и методы контроля определяются оперативной служебной обстановкой.

Контроль ведется в 2-х направлениях:

1) начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений;

2) совместно с ними по единому плану проверяется деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции контроля требуется выполнение управленческих работ:

- определение объектов, сроков, методов контроля

- определение исполнителей контроля их подготовка

- подготовка объекта контроля

- осуществление контроля, обработка данных контроля и их реализация.

Контроль необходим не только при рассмотрении результатов, но и для анализа и оценки управления в целом.

Все перечисленные функции управления находятся в неразрывной связи друг с другом и представляют неразрывное целое.

К специфическим функциям управления в таможенных органах относятся следующие функции:

функция управления таможенной деятельностью (управление таможенным оформлением и таможенным контролем, правоохранительной деятельностью, экономической деятельностью, деятельностью по правовому регулированию);

функция управления финансово-экономической деятельностью (управление финансовой деятельностью и управление бухгалтерской деятельностью);

функция управления социальной деятельностью (управление кадровой, трудовой и психолого-педагогической деятельностью, а также социальным обеспечением);

функция управления административно-хозяйственной деятельностью (управление административной деятельностью; управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством; управление всесторонним материально-техническим обеспечением).

5. Определение метода управления

управление закон таможенный стратегический

Методом управления называется совокупность путей, способов, приемов и форм воздействия на объект управления для достижения поставленной цели.

Они классифицируются по масштабам управления деятельности и по форме воздействия.

По масштабам управления деятельности в таможне различают общие и частные методы.

Общие направлены на решение глобальных проблем, стратегических задач таможенного дела. Они определяют способы достижения основных целей и задач функционирования всей таможенной системы.

Частные используются в оперативном и текущем управлении РТУ, таможни и таможенном посте.

В зависимости от форм воздействия применяются методы прямого и косвенного воздействия.

К методам прямого воздействия относят правовые и организационно-распорядительные.

К методам косвенного воздействия относят:

- социальные

- психологические

- экономические.

С помощью организационно-распорядительных (административных) методов формируются отношения, которые включают такие аспекты деятельности сотрудников как:

- долг

- полномочия

- ответственность

- дисциплина

Их особенность состоит в том, что они дают возможность руководителю таможенного органа принимать однозначное решение, основанное на обязательности исполнения нормативно-правовых документов.

В таможенных органах применяются 3 группы организационно-распорядительных методов:

1) организационный

2) распорядительный

3) дисциплинарный.

Организационный включает:

- регламентирование

- нормирование

- инструктирование.

Регламентирование представляет собой жесткий тип организационного воздействия. Оно устанавливает основу организационной системы и процессов, протекающих в них, и заключается в разработке и введении в действие организационных положений, к ним относят:

а) положения общеорганизационного характера - устанавливает порядок функционирования системы в целом

б) положения, определяющие и устанавливающие порядок работы (организационный статус различных подразделений, их задачи, функции, полномочия)

в) должностное регламентирование, осуществляется штатным расписанием и должностными инструкциями.

Нормирование -- это менее жесткий тип организационного воздействия и заключается в установлении норм и нормативов, которые служат ориентировкой в деятельности. Организационное нормирование определяет необходимые нормы, правила действий и взаимодействий в таможенной системе. В практике управления таможенными органами используются некоторые нормы времени и другие нормативы, и идет постоянный процесс их совершенствования.

Инструктирование - всегда имеет форму методической и информационной помощи, направленной на успешное выполнение работы.

Распорядительные методы - выражаются в повседневном оперативном обеспечении слаженной работы органов управления.

В основе распорядительных методов лежат полномочия и обязанности. Данные методы реализуются путем принятия решений коллегии ФТС, издания приказов, решений, положений, резолюций на документах, а также принятия и доведения управленческих решений в устной форме.

Приказы в таможенной системе издают только линейные руководители, распоряжения -- их заместители и руководители функциональных служб в пределах их прав и полномочий.

Суть методов дисциплинарного воздействия в таможенных органах состоит в установлении ответственности. Предназначены они для поддержания стабильности в системе управления, посредством дисциплинарных требований и ответственности.

Выделяют личную, коллективную, материальную, моральную, служебную ответственность.

Все 3 группы организационно-распорядительных методов как раздельно, так и совместно дополняют друг друга.

Правовые методы - представляют собой совокупность юридических средств и способов воздействия на элементы социально-экономической системы и отношения межу ними в процессе управления.

К правовым методам относятся:

- разработка, использование и применение правовых норм

- формирование правовых отношений

- соблюдение требований правовых актов.

Правовые нормы устанавливают место всех таможенный органов в таможенной системе и методы руководства ими, определяют характер и содержание отношений, в которые они вступают с другими организациями.

Основные правовые нормы:

- Таможенный кодекс таможенного союза

- закон «О службе в таможенных органах»

- закон «О государственной и гражданской службе»

- положение «О ФТС»

- положения о других таможенных органах.

Деятельность управленческого аппарата таможенных органов регламентируется правовыми актами трудового, гражданского законодательства.

Социальные и психологические методы занимают важное место среди методов управления в таможенной системе.

Эффективность служебной деятельности таможенных органов в значительной мере зависит, например, от текучести кадров, которая часто вызывается социальными и психологическими условиями труда в таможне, а также от таких факторов, как дисциплинированность, добросовестность сотрудников, психологический климат в коллективе и др.

Социальные и психологические методы управления представляют собой конкретные способы и приемы воздействия на процесс формирования и развития коллектива, на социальные процессы, проистекающие внутри него.

Целью социальных и психологических методов является обеспечение социальных потребностей сотрудников, их всестороннего гармонического развития и повышение на этой основе служебной активности личности и эффективной деятельности коллективов. Эти методы управления основаны на использовании социального механизма, действующего в коллективе, в состав которого входят неформальные группы, роль и статус личности, система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и другие социальные аспекты. (мероприятия по повышению культурного и квалификационного уровня сотрудников, по улучшению условий труда и быта).

Психологические методы управления направлены на регулирование отношений между сотрудниками таможенных органов путем создания оптимального психологического климата в коллективах.

Размещено на Allbest.ru

...